Commission Régionale de Contrôle des Clubs FONCTIONNEMENT D UN CLUB ASSOCIATION LOI 1901 A Les Statuts B L Assemblée Générale C Organisation interne D Conservation des documents E Assurances F Ressources G Comptabilité Pascaline/CRCC 1
A LES STATUTS Article 1 Dénomination de l Association Article 2 Objet: Pratique du Football Article 3 Adresse: Siège de l Association Article 4 Durée: Eventuellement indéterminée Article 5 Adhésion: Souscription d un bulletin d adhésion, respect de la liberté d opinion, interdiction de toute discrimination sociale, religieuse ou politique. Article 6 Article 7 Article 8 Article 9 Article 10 Cotisation: Montant fixé par le Conseil d administration Radiation: Décès, démission, non paiement de la cotisation, Ressources: Cotisations, subventions, recettes de manifestations, Comptabilité et budget annuel : Comptabilité complète de toutes les recettes et dépenses par le Trésorier. Budget annuel adopté par le Conseil d administration avant le début de l exercice. L exercice comptable va du 1 er juillet au 30 juin suivant. Les conventions : Tout contrat ou convention passés par l Association et un administrateur ou un de ses proches doit être soumis au Conseil d administration et présentés à la prochaine Assemblée Générale. 2
Article 11 Article 12 Conseil d Administration : Les Statuts doivent comporter des dispositions permettant de garantir l égalité des hommes et des femmes aux instances dirigeantes. X membres élus par l Assemblée Générale pour X années. - Election d un Président, il représente l Association dans tous les actes de la vie civile, d un Secrétaire, chargé des Procès verbaux des réunions et Assemblée Générale et de toute la correspondance et des archives, d un Trésorier, chargé de la comptabilité(il rend compte à l Assemblée Générale annuelle qui approuve sa gestion). Réunions du Conseil d Administration de manière régulière, sur convocation du Président. Elles font l objet d un procès verbal. Article 13 Rémunération: Les membres du Conseil d Administration ont droit au remboursement de leurs frais sur justificatifs. Article 14 Assemblée Générale ordinaire: Comprend tous les membres à jour de leur cotisation. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Chaque année, l Assemblée élit les dirigeants au scrutin secret. Article 15 Assemblée Générale extraordinaire: Pour modifier les statuts, décider la dissolution, ou la fusion de l Association. Article 16 Règlement intérieur : - Décidé par le Conseil d Administration, il sera soumis pour approbation à l Assemblée Générale. -Ils imposeàtouslesmembres - Il précise les statuts(cotisations, adhésions ) 3
B L ASSEMBLEE GENERALE Elle doit se dérouler obligatoirement dans les six mois suivant la clôture de l exercice comptable. La convocation doit indiquer :Ladate (postérieure au 30 juin pour lefootball), l heure,le lieu de la réunion, l ordredu jourprécis et l identité du signataire. Un registre de présence est recommandé si les statuts prévoient un quorum. Contenutypeduprocèsverbal,signéparlePrésidentetlesecrétaire -OuverturedelaséanceparlePrésident - Rapport sur l activité de l Association pour l année écoulée et approbation(1) - Rapport sur la situation financière et approbation (1) - Affectation du résultat comptable - Perspectives pour la nouvelle année(année en cours) - Actualisation de la cotisation - Renouvellement des membres du Conseil d Administration - Nomination d un Commissaire aux comptes - Questions diverses(la parole est donnée aux membres présents) (1):Lerésultatduvotedoitêtrementionné expressément etrésumédurapportàannexer 4
C ORGANISATION INTERNE Les Associations sont libres de s organiser comme elles l entendent (liberté associative). Mais on en attend un fonctionnement démocratique. Obligation pour les Associations sportives:assemblée Générale. Elections des dirigeants. Transparence de la gestion. Organisation classique: Assemblée Générale Conseil d Administration Bureau N.B.: Le Conseil d administration et le Bureau peuvent être confondus. Les Clubs «Omnisports» sont organisés en sections qui ne disposent pas de la personnalité morale. Toute décision prise à l intérieur d une section, engage l ensemble de l Association. Les dirigeants sont responsables de leur gestion, quelle que soit leur fonction. C est en principe l Association qui est responsable civilement, envers les membres ou les tiers, des fautes commises par les dirigeants quand ils représentent l Association. Les dirigeants sont pénalement responsables des infractions commises dans le fonctionnement de l Association (Infractions au droit du travail. Non paiement de cotisations sociales, etc ) 5
D CONSERVATION DES DOCUMENTS Duréedeviedel Association: Statuts et règlement intérieur Extrait du Journal officiel publiant la déclaration de constitution Documents délivrés par les services préfectoraux Procès verbaux des Assemblées Générales et Conseils d Administration Les doubles des bulletins de salaire ou autres rémunérations doivent être conservés sans limitation de temps. Dixans: Documents comptables et pièces justificatives Si travaux: commande, contrat, factures Relevés de compte bancaire Cinqans: Livredepaie Quittances de loyer Deuxans: Factures: Electricité, gaz, eau téléphone, 6
E ASSURANCES Article:L321.1ducodedusport Les groupements sportifs sont obligés de souscrire pour l exercice de leur activité des garanties d assurance couvrant leur responsabilité civile, celle de leurs préposés salariés ou bénévoles et celle des pratiquants du sport. Les licenciés et les pratiquants sont considérés comme des tiers entre eux. Les garanties couvrent également les arbitres dans l exercice de leurs activités. Toute association sportive est tenue d informer ses adhérents de leur intérêt à souscrire une assurance couvrant les dommages corporels auxquels peut les exposer leur pratique sportive. Lorsqu une association sportive propose à ses membres d adhérer à une assurance collective qu elle a souscrite, elle doit remettre à chaque adhérent, une notice définissant les garanties du contrat. A défaut, l association commet une faute engageant sa responsabilité. L Association doit souscrire une assurance obligatoire de Responsabilité Civile Automobile pour ses véhicules. N.B. : Il arrive souvent que les Associations fassent appel aux véhicules des salariés ou des bénévoles. L Association doit vérifier que les contrats d assurance de ces personnes comportent l usage «professionnel» ou «affaires». Il est possible de souscrire une extension de garantie pour l utilisation de ces véhicules qui n appartiennent pas à l Association. Ne pas oublier de déclarer, au préalable, toute manifestation exceptionnelle non prévue au contrat et de déclarer les activités nouvelles créant des risques supplémentaires. 7
F RESSOURCES I Lotos traditionnels Conditions d organisation: - Lots non constitués d argent - Misesinférieuresà20euros - Organisation dans un regroupement de personnes ayant des activités ou affinités identiques et dans le but de procurer une source de financement. - Maximum, trois lotos dans l année sans autorisation préfectorale. II Loteries et Tombolas Interdits depuis 1836 mais: - Une association peut en organiser si elle a un but non lucratif, avec une autorisation préfectorale. - Elles doivent être destinées à des actes de bienfaisance ou au financement d activités sportives à but non lucratif. - Elles doivent recevoir l autorisation du Préfet départemental du siège de l Association III Mécénat et parrainage - Mécénat: Soutien matériel sans contrepartie directe(assimilable à un don), constaté par un contrat écrit. Il ouvre droit à une réduction d impôts. - Parrainage: Soutien matériel en vue d en retirer un bénéfice direct(opération de publicité imposable aux impôts commerciaux: émission d une facture) IV Cotisations - Permettent de financer les frais de fonctionnement - Non obligatoire et fixée par le conseil d administration ou l assemblée générale 8
V Subventions Peuvent être versées par: Etat, DDJS, Région, Département, Commune, Fondations, Instances européennes. Forme: - Espèces ou nature(mise à disposition matériels, personnels locaux) - Générale ou spécifique(projet particulier) - Couverture frais de fonctionnement(subvention de fonctionnement) - Financement immobilisations(subvention d investissement) Sisupérieuresà153K =DépôtàlaPréfecture de:-budget -comptes - comptes rendus financiers des subventions affectées VI Ventedesboissons La vente de boissons alcooliques dans les enceintes sportives est interdite (dérogations municipales possibles: 10 autorisations annuelles) VII Dons Toutes les associations peuvent recevoir des dons manuels des particuliers ou des établissements d utilité publique. 9
G COMPTABILITE Il est recommandé à toutes les associations de tenir une comptabilité, celle-ci devenant obligatoire pour les associations qui perçoivent des subventions. Toutes les opérations financières liées à l activité de l association doivent être comptabilisées dans l ordre chronologique (Journal des recettes et des dépenses) en respectant les principes du Plan comptable général. Contrôle régulier des comptes bancaires (avec état de rapprochement : solde comptable / solde figurant sur relevé bancaire). Constatation de la dépréciation des immobilisations par l amortissement. Etablissement en fin d exercice comptable - d un compte de fonctionnement(charges et produits) faisant apparaître le résultat comptable de l exercice. - d un bilan représentatif de la situation patrimoniale de l association à la date de clôture de l exercice(passif: origines des ressources et actif: emplois des ressources). 10