Visioconférence : planification et réservation

Visioconférence : planification et réservation David Serouge, Directeur du STIC à la FMSS Stéphane Martel, STI V 1.4

Introduction Plan de la formation Formations offertes Soutien technique aux utilisateurs Processus de réservation des systèmes de visioconférence Fonctionnement d une salle de réunion 2

Site Internet http://www.usherbrooke.ca/visio/ 3

EX60 La visioconférence c est quoi? Site Participant Site Participant Participant Participant Agent de réservation Superutilisateur Site Participant Participant Site Organisateur Pont de visioconférence Organisateur Agent de réservation Superutilisateur Participant Superutilisateur Agent de réservation 4

Organisation du service CeCoVi : Centre de Coordination de la Visioconférence Finalise le coté technique des réservations de visioconférences. Supporte à distance les usagers. Forme les superutilisateurs et les agents de réservation. Agents et agentes de réservation dans les unités administratives. Superutilisateurs et superutilisatrices. 5

Formations disponibles Formation sur l ensemble du processus de réservation. Formation pour les superutilisateurs sur l utilisation de l équipement. Formation en ligne : Guides de fonctionnement des systèmes Guides de réservation pour les participants, organisateurs et agents de réservation, 6

Soutien technique Dans l unité administrative Pour les réservations : agent et agente de réservation. Pendant une visioconférence : superutilisateur ou superutilisatrice. CeCoVi Support à distance : Visioconférences ; Réservations ; Formation. 7

Soutien technique CeCoVi Horaire : du 24/06 au16/08 Lundi -> Jeudi : 6h30 à 22h00 ; 8h00 à 21h00 Vendredi : 6h30 à 20h00 ; 8h00 à 21h00 Samedi : 8h00 à 17h00 ; Fermé Dimanche : 8h00 à 16h00. Fermé Pour contacter un opérateur : Interne (Sherbrooke Longueuil ) : 66444 ; Montérégie : (450) 463-1835 poste 66444 ; Estrie : (819) 821-8000 poste 66444. 8

Réservation d une visioconférence Site Participant Site Organisateur Participant Agent de réservation Organisateur Agent de réservation Site Participant Participant Agent de réservation 9

Réservation - Organisateur Déterminer avec les participants le choix de la date et de l heure de la visioconférence. Vérifier avec l agent de réservation la disponibilité de l appareil et de la salle désirée. Demander aux participants l information concernant leur appareil à joindre à la séance de visioconférence (soit la fiche d équipement ou l adresse IP et le nom du site). Compiler les informations provenant des fiches d équipement des sites participants. Envoyer cette information à l agent de réservation. 10

Réservation - Participant Attendre une invitation de l organisateur. Valider avec l agent de réservation de votre unité adminsitrative la disponibilité de l appareil et de la salle de visioconférence pour la date choisie. Demander la fiche d équipement. Envoyer l information concernant votre appareil à joindre à la séance de visioconférence (soit la fiche d équipement ou l adresse IP et le nom de votre site). 11

Réservation L agent de réservation est le point de contact central au sein d une unité administrative. Pré-test de 30 minutes avant chaque visioconférence. Branchement automatique. 12

Questions importantes Nom du site : Nombre de personnes à chaque site : Le présentateur est à : Nom du technicien: Numéro de téléphone du technicien : Courriel du technicien : Adresse IP (système) : 13

Réserver une visioconférence dans TMS Se connecter à http://www.usherbrooke.ca/visio puis cliquer sur le bouton «système de réservation» Entrer votre CIP et le mot de passe de TMS. Saisir les informations de base (date, heure, titre de l activité). 14

Réserver une visioconférence dans TMS Saisir le «code de facturation» : code de votre unité administrative suivi de 02 : Formation ; 03 : Recherche ; 04 : Administratif ; 05 et 06 : Clinique Saisir les systèmes de visioconférence : Système organisateur ; Systèmes participants : Interne à l UdeS ; Interne au RUIS de l UdeS ; Externe. 15

Réserver une visioconférence dans TMS Titre de la séance de visioconférence : Cours Sigle - Titre du cours Réunion Département Titre de la réunion Assemblée Faculté Titre de l assemblée Rencontre Département Titre de la rencontre Se référer au document «Processus de réservation d une visioconférence». 16

Séquence de réservation Pour la session d automne à venir : 1 er mai pour les cours de 1 er cycle 15 mai pour les cours et séminaires de 2 e et 3 e cycle + formation continue 1 er juin pour les réunions administratives des programmes, des départements et des associations étudiantes 17

Séquence de réservation Pour la session d hiver à venir : 1 er octobre pour les cours de 1 er cycle 15 octobre pour les cours et séminaires de 2 e et 3 e cycle + formation continue 15 octobre pour les réunions administratives des programmes, des départements et des associations étudiantes (confirmation après le 7 décembre) 18

Séquence de réservation Pour la session d été à venir : 1 er mars pour les cours de 1 er cycle 1 er mars pour les cours et séminaires de 2 e et 3 e cycle + formation continue 15 mars pour les réunions administratives des programmes, des départements et des associations étudiantes (confirmation après le 29 mars) 19

Fonctionnement d une salle de Salle automatisée. visioconférence Utilisation d un panneau tactile. Visioconférence déjà connectée. Support : Superutilisateur ; ou CeCoVi. 20

Fonctionnement d une salle de réunion 21