Note de service n 1 Rentrée scolaire 2012 Circonscription de Joinville le 04/09/2012

Note de service n 1 Rentrée scolaire 2012 Circonscription de Joinville le 04/09/2012 A faire circuler et à émarger par tous les enseignants et membres du RASED La présente note de service a pour objet de rappeler les points essentiels concernant l organisation de la rentrée scolaire dans les écoles de la circonscription et les modalités de fonctionnement et de communication avec l Inspection de l Education Nationale. Les notes de service N 2 relative à l organisation pédagogique et N 3 relative à l Inspection individu elle vous seront adressées ultérieurement. Nom et prénom de l enseignant Emargement Nom et prénom de l enseignant Emargement SOMMAIRE I Fonctionnement de la circonscription Secrétariat de la circonscription Communication avec l Inspecteur de l éducation nationale De nouveaux documents pour la circonscription de Joinville Congés et autorisations d absences II Fonctionnement des écoles Registres obligatoires Inscription des élèves et «Base Elève 1 er degré» Contrôle de l assiduité scolaire Horaires-Surveillance des élèves Sécurité-Accidents Sorties et voyages scolaires Place et rôle des parents d élèves Calendrier des vacances scolaires 2012-2013 Inspection des enseignants Obligations de service dans les écoles Réunions de rentrée Documents à renvoyer à l I.E.N PIECES JOINTES Fiches à renseigner et à renvoyer pour le 18/09/2012 F1- fiche individuelle F2- fiche école Circonscription de JOINVILLE- Note de service n 1 du 04/09/2012

I. Fonctionnement de la circonscription Secrétariat de la circonscription de Joinville assuré par Jean-Michel NORE Horaires d accueil Matin Après-midi Lundi, mardi, jeudi, vendredi 8H 12h00 13 H 30-17 H 30 Mercredi 8 H 30 11 H 30 Communication avec l Inspecteur de l Education Nationale Demande d audience auprès de l IEN Les enseignant(e)s sont reçu(e)s sur rendez-vous et en font une demande écrite. Un rendez-vous peut être pris par téléphone, en cas d urgence. Le courrier administratif Tout courrier administratif doit emprunter la voie hiérarchique à l exception de celui pour lequel le Directeur Académique demande un retour direct pour urgence ou simplification (dans ce cas, transmettre une copie à l IEN). En ce qui concerne l'ien, ne personnaliser le nom que s'il s'agit d'un courrier confidentiel ; pour toute autre lettre, adresser à : M. l'inspecteur. Par courrier électronique : ce.0521043b@ac-reims.fr Pour toute correspondance administrative ou pédagogique et à chaque fois que cela est possible, privilégier la messagerie électronique (courriel et fichiers joints). Il est par ailleurs essentiel de consulter quotidiennement la boîte à lettre électronique : les notes de service et d information seront adressées à l ensemble des établissements scolaires par cette voie. Merci de signaler, rapidement, tout dysfonctionnement éventuel. Par courrier : à adresser de façon impersonnelle et suffisamment affranchi, à : Inspection de l Education Nationale de JOINVILLE 7 rue Gigoux 52 300 JOINVILLE Merci de tenir compte des délais liés à la transmission par la voie hiérarchique et de veiller à ce que toutes les informations parviennent dans les meilleurs délais, en particulier celles relatives aux remplacements des enseignants, aux intervenants extérieurs et aux sorties scolaires. Tout état doit être renvoyé renseigné avant la date limite même s'il s'agit d'un état néant. Vous faciliterez ainsi le travail de notre secrétaire. Enfin, je vous demande de me faire parvenir une copie des correspondances de l école adressées à la Municipalité. Par téléphone : vous pouvez joindre le secrétaire, au 03.25.94.12.12 aux heures d ouverture du bureau. Par télécopie : vous pouvez nous transmettre une télécopie au 03.25.94.69.26 Pour la bonne circulation de l information et en garantir la connaissance pour chacun, tout document doit être communiqué pour émargement à tous les enseignants (Enseignants itinérants, enseignants en congé, membres du RASED résidant administrativement dans l école). De nouveaux documents pour la circonscription de JOINVILLE Cette note est accompagnée des nouvelles fiches de renseignements. Ces fiches obligatoires devront être complétées et renvoyées au plus tard le 18 septembre 2012 à la circonscription sous format numérique. Chacune de ces fiches revêt pour moi une importance particulière ; c est le document de référence quant à la situation exacte d un enseignant, d une école. Ces différents documents, outils de pilotage de la circonscription, me permettront de préparer le mouvement des enseignants, la carte scolaire, les visites, les inspections Circonscription de JOINVILLE- Note de service n 1 du 04/09/2012 2

Merci de les remplir avec le plus grand soin. Les fiches à renseigner (à disposition sur le site de la circonscription) : F1: Fiche individuelle de renseignements pour tous les personnels exerçant au sein de la circonscription. F2: Fiche École à renseigner par les directeurs (trice) et les chargés d école. Congés et autorisations d absences L efficacité du remplacement est un enjeu majeur pour le service public d éducation. Afin d assurer la continuité du service et dans l intérêt des élèves, rappelons quelques éléments de bon fonctionnement : La bonne gestion des remplacements suppose une information rapide (dès 8H00) du secrétariat de la circonscription, par téléphone, au 03.25.94.12.12. Toute demande de congé (maladie, maternité, paternité, adoption, accident de service) doit être faite sur l'imprimé réglementaire mis en ligne - Vous le transmettez au secrétariat de l'inspection en double exemplaire sous 48 H, accompagné d un justificatif Toute demande d autorisation d absence relevant de l IEN (évènement familial, examens et concours, autre raison à préciser) ou relevant de l IA (droit syndical, garde d enfant malade, fonction élective, colloque, déplacement, autre à préciser) doit être faite sur l'imprimé réglementaire mis en ligne. Vous la transmettez au secrétariat de l'inspection en double exemplaire sous 48 H, accompagnée d un justificatif En cas d urgence, téléphoner à l IEN et confirmer par écrit avec un justificatif. Congés de maternité : Dès la connaissance d'une naissance prochaine, il est demandé aux enseignantes d'en avertir le secrétariat de l'ien afin de prévoir le remplacement dans les meilleures conditions possibles avec l'inspection Académique. Documents en ligne : rubrique Espace Administratif documents administratifs : imprimé congé ou imprimé autorisation d absence ou sur le site de l inspection académique : rubrique recherche de formulaires enseignants des écoles : imprimé congé ou imprimé autorisation d absence Je vous invite à être vigilant, les deux formulaires sont souvent confondus. En cas d erreur, l imprimé sera retourné à l intéressé(e). II. Fonctionnement des écoles Registres obligatoires Registre des élèves inscrits à l école Registre d appel journalier Inventaire du mobilier Registres de sécurité Recueil des notes de service Comptes de coopérative scolaire Registres des délibérations des conseils d école, conseils de maîtres et conseils de cycle. Important : En cas d absence du directeur titulaire, je demande qu un enseignant de l école assure le lien avec l inspection. Je demande donc aux directeurs de me proposer le nom d un collègue pour cette liaison. Inscription des élèves et «Base Elève 1 er degré» Pour admettre un enfant dans une école, la directrice ou le directeur doit exiger des responsables la production d un certificat d inscription délivré par le maire de la commune. Dans le cas d une première scolarisation, il est vérifié que l enfant est à jour en matière de vaccination obligatoire. Je rappelle qu il est interdit d exiger la production du carnet de santé (une photocopie de la page concernant les vaccinations sera suffisante). Une fois inscrit et admis à l école, l élève se trouve en obligation de suivre assidûment les activités initiées par les enseignant(e)s. Pour organiser vos effectifs, l application «Base Elèves 1 er degré» doit être mise à jour rapidement (répartitions, admissions définitives des élèves présents ) Une validation d effectifs est demandée par le Directeur Académique pour le 27 septembre 2012. Enfin, je vous rappelle que la loi du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées renforce les actions en faveur de la scolarisation des élèves Circonscription de JOINVILLE- Note de service n 1 du 04/09/2012 3

handicapés. Elle affirme le droit pour chacun à une scolarisation en milieu ordinaire au plus près de son domicile, à un parcours scolaire continu et adapté. Pour rappel : Elève en maternelle L admission des enfants âgés de 2 ans révolus au jour de la rentrée scolaire est effectuée dans la limite des places disponibles. Toutefois, les enfants qui atteindront cet âge dans les semaines suivant la rentrée et au plus tard au 31 décembre 2011, pourront être admis, à compter de leur jour d anniversaire, toujours dans la limite des places disponibles. Aucune rentrée d enfant de deux ans révolus ne peut se faire après le 1er janvier. d après la circulaire n 2004-054 du 23 mars 2004 Contrôle de l assiduité des élèves Je rappelle l importance de la tenue du registre d appel et du contrôle de fréquentation scolaire, seul moyen de dégager la responsabilité de l enseignant en cas de problème. Veillez à calculer les pourcentages mensuels et à les reporter en fin de registre pour signature de la Directrice ou du Directeur d école. En cas d absences répétées, justifiées ou non, continues ou discontinues, le signalement doit être fait auprès de la directrice ou du directeur qui engage alors un dialogue avec les responsables de l enfant. Je vous demande de me signaler, par écrit, les cas d absences prolongées ou répétées sans motif légitime ni excuses valables au moins quatre demi-journée par mois, la directrice ou le directeur saisit l IEN. Horaires - Surveillance des élèves Il est rappelé que relève de l obligation professionnelle de l enseignant, le respect des horaires de l école (au minimum, 10 minutes avant l heure de rentrée des élèves). Il en va de la sécurité des élèves, du respect à l égard des collègues et de l image du service public donnée aux familles. Surveillance des récréations et respect des horaires Il paraît indispensable que les enseignants soient sensibles aux questions de sécurité et irréprochables dans le domaine de la surveillance, en particulier : L horaire consacré aux récréations pour l élémentaire est de 15 minutes par demi-journée et pour la maternelle entre 15 et 30 minutes (passage aux toilettes, habillage et déshabillage compris). Les récréations doivent se situer à la mi-journée, en maternelle comme à l élémentaire, de façon à constituer une véritable coupure pour les élèves. Il est nécessaire de redoubler d attention et de ponctualité à chaque rentrée et sortie des élèves (temps d accueil respecté, surveillance au niveau des barrières et portails). La surveillance active des récréations, selon un tableau de service affiché est indispensable. Les enseignants chargés de la surveillance doivent effectuer cette tâche avec toute la vigilance requise. La surveillance doit être renforcée lorsque les circonstances l exigent. Le respect strict des heures de rentrée et de sortie s impose. C est un facteur important de crédibilité et de bonne réputation de l école. Le directeur est responsable de tout manquement à cette consigne. Chacun doit avoir à cœur de faciliter l exercice de cette responsabilité. Sécurité - Accidents Il en est de même concernant la sécurité dans les écoles. Signalez par écrit à la municipalité et à l IEN toute situation pouvant occasionner des accidents. Les accidents scolaires L'imprimé de dossier d'accident scolaire est à télécharger sur le document mis en ligne sur le site de la circonscription : rubrique Espace Administratif documents administratifs - imprimé accident scolaire ou sur le site de l Inspection Académique : rubrique recherche de formulaires enseignants des écoles - imprimé accident scolaire Il doit être transmis à l'ien en double exemplaire et complet (certificat médical, fiche statistique dans tous les cas où l'élève voit un médecin ou passe par l'hôpital (observatoire INSEE), plan et témoignages) : l'original vous sera renvoyé pour les archives de l'école et devra être conservé jusqu'à 3 ans après la majorité de l'élève, le second exemplaire sera transmis par l IEN à la DSDEN Circonscription de JOINVILLE- Note de service n 1 du 04/09/2012 4

ATTENTION : un nouveau texte relatif à l'information des parents lors d'un accident scolaire En référence au Bulletin officiel n 43 du 19 novembre 2009, circulaire n 2009-154 du 27 novembre 2009, il est rappelé que les déclarations d'accidents ne peuvent être consultées par les assureurs qu'à l'école et avec l'autorisation des parents de l'enfant accidenté. Le plan particulier de mise en sécurité (PPMS) et incendie M MARRAS Laurent (CPC-EPS) est en charge de ce dossier Comme chaque année les documents relatifs à la sécurité doivent être réactualisés : pour le PPMS 1 exercice ; pour l incendie 2 exercices, dont 1 avant fin septembre. Afin que chaque école anticipe l éventualité d un risque majeur, la circulaire du 29 mai 2002, définit les modalités de préparation et réalisation du Plan Particulier de Mise en Sûreté des personnes. Le PPMS sera présenté au premier conseil d école. L annexe n 3 du BO (cité en référence) et la fiche d évaluation de l exercice de simulation sont à renvoyer à l'ien pour le 14 décembre 2011. BO et aide de référence : - circulaire du 29 mai 2002, BO hors série n 3 - fascicule actualisé pour aider très concrètement les équipes à établir leur PPMS : site de la circonscription de La Chapelle Saint-Luc. Sorties et voyages scolaires M MARRAS Laurent (CPC-EPS) est en charge de ce dossier Les demandes d autorisation de sorties (régulières, occasionnelles, avec ou sans nuitée) seront rédigées sur les formulaires types, en veillant particulièrement au respect des normes d encadrement et à la qualité du projet pédagogique de la sortie. Les sorties régulières et occasionnelles, sans nuitée sont soumises à la seule décision du directeur, l IEN est alors informé. Les sorties avec nuitée(s) sont soumises à la décision de l IEN et du Directeur Académique. Il est indispensable de veiller au respect des délais et de renseigner les dossiers de façon exhaustive. Il convient d être attentif à ce que qu aucun élève ne soit écarté pour des raisons financières. Il est nécessaire de penser à prendre systématiquement les fiches sanitaires des élèves, quelle que soit la nature de la sortie car elles fournissent des renseignements utiles en cas de problème et d intervention du SAMU. Les demandes doivent parvenir à la circonscription dans les délais suivants, hors vacances scolaires : dans le département de la Haute Marne 4 semaines dans un autre département 8 semaines à l étranger 12 semaines BO de référence : - BO n 7 du 23 septembre 1999 et n 22 du 8 juin 2000 : normes d encadrement - BO n 2 du 13 janvier 2005 : les séjours scolaires courts et les classes de découvertes Intervenants extérieurs : Un dossier d agrément est disponible sur le site de la circonscription /EPS/ Intervenants extérieurs. Il sera envoyé à l IEN suffisamment tôt afin que la demande soit examinée avant que l intervention ait lieu. Place et rôle des parents d élèves Je vous encourage à veiller à l application du décret n 2006-935 du 28 juillet 2006 et à la circulaire n 2006-137 du 25 août 2006 relative à la «place et au rôle des parents d élèves» dont voici quelques extraits :. «Les parents des élèves nouvellement inscrits sont réunis par le Directeur d école dans les premiers jours suivant la rentrée scolaire. Le conseil des maîtres, présidé par le Directeur d école organisera au moins deux fois par an et par classe une rencontre entre les parents et les enseignants. Les parents sont tenus régulièrement informés des résultats et du comportement scolaires de leurs enfants, notamment par l intermédiaire du livret scolaire. Circonscription de JOINVILLE- Note de service n 1 du 04/09/2012 5

Le Directeur d école veille à ce qu une réponse soit donnée aux demandes d information et d entrevues présentées par les parents. Toute réponse négative doit être motivée. Lors de sa première réunion, le conseil d école examine les conditions d organisation du dialogue avec les parents. Le conseil d école peut prévoir toutes actions supplémentaires pour tenir compte des spécificités locales et des orientations du projet d école. Les conditions d accueil des parents sont précisées. Les parents d élèves sont informés des décisions prises, notamment en ce qui concerne le nombre, la nature, et la date des rencontres prévues.» Elections des représentants au conseil d école En référence à la note de service du 31 mai 2012 publiée au BO du 14 juin 2012, la date des élections de parents d élèves est fixée au 12 et 13 octobre 2012. Le premier conseil d école doit être réuni dans les quinze jours suivant la proclamation des résultats des élections. Il est utile de rappeler qu une réunion d information préparatoire aux élections est à organiser au tout début d année scolaire Par ailleurs, «chaque parent d un enfant, quelle que soit sa situation matrimoniale, est électeur, et éligible, à ces élections, sauf dans le cas où il s est vu retirer l autorité parentale. Ces situations sont très rares et il n appartient pas à l école d effectuer des investigations à ce sujet». Calendrier des vacances scolaires 2012-2013. Rentrée scolaire des enseignants lundi 3 septembre 2012 Rentrée scolaire des élèves mardi 4 septembre 2012 Vacances de la Toussaint samedi 27 octobre 2012 lundi 12 novembre 2012 Vacances de Noël samedi 22 décembre 2012 lundi 7 janvier 2013 Vacances d'hiver samedi 16 février 2013 lundi 4 mars 2013 Vacances de printemps samedi 13 avril 2013 lundi 29 avril 2013 Vacances d'été Fin des cours : samedi 6 juillet 2013 Le départ en vacances a lieu après la classe, la reprise des cours le matin des jours indiqués. Les élèves qui n'ont pas cours le samedi sont en congés le vendredi soir après les cours. Inspection des enseignants Le programme d inspection 2012/2013 concernera prioritairement les enseignants qui ont une ancienneté de note supérieure à trois ou quatre ans. Les enseignants qui souhaiteraient être inspectés dans le courant de l année se feront connaître avant les vacances de Toussaint, en m adressant un bref courrier rappelant les dates des dernières inspections ainsi que les notes obtenues. La note de service N 3 rappellera les objectifs ainsi que les modalités de l inspection. Obligations de service dans les écoles Conformément à la circulaire n 2008-105 du 6 aout 2008 relative aux obligations de service des personnels enseignants du premier degré exerçant dans les écoles, voici un rapide rappel sur l organisation horaire : Les 108 heures annuelles de concertation comprises dans le temps de service hors temps d'enseignement sont réparties de la manière suivante : 18 heures animations pédagogiques, 6 heures (3 x 2h) réservées aux conseils d'école, 24 heures consacrées à la concertation interne des maîtres (conseils de maîtres de cycle et conseils de maîtres d'école) et organisées par les directeurs. 60 heures consacrées à l'aide personnalisée de l'élève ou au travail en groupes restreints, notamment en maternelle, auprès des élèves rencontrant des difficultés dans leurs apprentissages et au temps d'organisation proportionné correspondant. Jean-Michel NORE (secrétariat IEN), José FRAGA (CPC généraliste), Laurent MARRAS (CPC EPS) ainsi que Olivier HUEL (animateur informatique) sont à votre disposition. Restant à votre écoute, L Inspecteur de l Education Nationale Michel de la Cruz Circonscription de JOINVILLE- Note de service n 1 du 04/09/2012 6