MINUTES PROCÈS-VERBAL

TOWNSHIP OF RUSSELL REGULAR COUNCIL January 18, 2016 at 5:30 p.m. Gaston R. Patenaude Hall 717 Notre-Dame Street Embrun ON CANTON DE RUSSELL SÉANCE ORDINAIRE Le 18 janvier 2016 à 17 h 30 Salle Gaston R. Patenaude 717, rue Notre-Dame Embrun ON MINUTES PROCÈS-VERBAL Meeting ID/Identifiant de la réunion: Chair/Président: Prepared By/Préparé par: 2016-002 Pierre Leroux, Mayor/maire Joanne Camiré Laflamme Clerk/greffière Council Members Present: Membres du conseil présents: Staff Present: Membres du personnel présents: Pierre Leroux, Mayor/maire André Brisson, Councillor/conseiller Jamie Laurin, Councillor/conseiller Cindy Saucier, Councillor/conseillère Amanda Simard, Councillor/conseillère (arrived at 5:52 p.m. motivated and left the meeting at 7:02 p.m./arrive à 17 h 52 retard motivé et quitte la réunion à 19 h 02) Jean Leduc, Chief Administrative Officer/directeur général Joanne Camiré Laflamme, Clerk/greffière Richard Godin, Director of Finances/Treasurer / trésorier/directeur des finances Millie Bourdeau, Public Safety and Enforcement Director/CEMC/directrice de la sécurité publique et de l exécution des règlements/ccgsu Jonathan Bourgon, Manager Infrastructure Services / Gérant des services d Infrastructure Craig Cullen, Executive Director of Infrastructure Services/directeur exécutif des services d'infrastructure Maryse Roy, Deputy Clerk/greffière adjointe 1. ROLL CALL 1. APPEL The meeting was called to order at 5:30 p.m. Le rappel à l ordre est fait à 17 h 30. 2. PRAYER 2. PRIÈRE 3. NATIONAL ANTHEM 3. HYMNE NATIONAL

4. ADDITIONS, DELETIONS OR AMENDMENTS 1) Add item # 17 b) Councillor Brisson - Carnaval Brunch 4. ADJONCTIONS, EFFACEMENTS OU MODIFICATIONS 1) Ajouter l'article # 17 b) Conseiller Brisson - Brunch du Carnaval 5. ADOPTION OF THE AGENDA 5. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Moved by Councillor André Brisson Seconded by Councillor Jamie Laurin Motion to approve the agenda as amended. 6. DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST There was no disclosure of pecuniary interest. Proposé par le conseiller André Brisson Appuyé par le conseiller Jamie Laurin Motion d'adopter l'ordre du jour tel que modifié. 6. DÉCLARATION D'INTÉRÊT PÉCUNIAIRE Aucune déclaration d'intérêt pécuniaire. 7. ADOPTION OF MINUTES 7. L'ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX Regular Council Minutes - January 11, 2016 Moved by Councillor Cindy Saucier Seconded by Councillor Jamie Laurin Motion to approve the following Minutes as presented. Procès-verbal de la séance ordinaire du conseil - 11 janvier 2016 Proposé par la conseillère Cindy Saucier Appuyé par le conseiller Jamie Laurin Motion d'approuver le procès-verbal tel que présenté. 8. PRESENTATIONS 8. PRÉSENTATIONS 9. DELEGATIONS - PETITIONS 9. DÉLÉGATIONS - PÉTITIONS a. Delegation presented by United Way (Tim Halderson) - 2-1-1 Service in Ontario. Ms. Jodie Densmore and Mr. Tim Halderson made a Power Point Presentation. a. Délégation présentée par Centraide (Tim Halderson) - Le service 211 en Ontario Mme Jodie Densmore et M. Tim Halderson fait une présentation Power Point. 10. CONSENT ITEMS 10. POINTS PAR CONSENTEMENT Moved by Councillor André Brisson Seconded by Councillor Jamie Laurin Motion that all items listed under Consent Items be received as presented. Proposé par le conseiller André Brisson Appuyé par le conseiller Jamie Laurin Motion que tous les documents énumérés sous les points de consentement soit reçus tel que présentés. Page 2 of 9

a. Minutes of the Limoges Citizens Committee - December 8, 2015 11. REPORTS FROM DEPARTMENTS AND COUNCIL COMMITTEES a. Procès-verbal du comité des citoyens de Limoges - 8 décembre 2015 11. RAPPORTS DES DÉPARTEMENTS ET COMITÉS DU CONSEIL a. Paylist - December, 2015 a. Liste des comptes - décembre 2015 That Council receive the paylist for the month of December 2015. Que le conseil reçoit la liste des paiements pour le mois de décembre 2015. b. Signing Authority at RBC - Report FS 01-2016 Be it hereby resolved that Council authorizes the Mayor or his designate along with the Treasurer, Deputy- Treasurer or Assistant-Treasurer to sign on the following Royal Bank of Canada accounts: 116-196-7 General account 116-197-5 Development charge account 116-213-0 Reserve dedicated to parks account. The authorized signatories are as follows: Mayor: Pierre Leroux Designate: Amanda Simard Director of Finance / Treasurer: Richard Godin Deputy-Treasurer: Josiane Samson, CPA, CGA Assistant-treasurer: Lucille Bazinet. c. 2015 Budget Item Transfers to 2016 - Report FS 02-2016 That Council receives report FS 02-2016 dated January 18th, 2016 and approves that an amount of $33,813, representing the unused portion of the $40,000 2015 capital budget for the replacement of Town Hall humidifiers be transferred to a b. Autorité des signataires à la BRC - Rapport FS 01-2016 Que le conseil autorise le maire ou son désigné ainsi que le trésorier, la trésorière-adjointe ou l assistantetrésorière à signer sur les comptes bancaires à la Banque Royale du Canada suivants : 116-196-7 compte général 116-197-5 compte frais de développement 116-213-0 compte réserve dédiée aux parcs. Les signataires autorisés sont comme suit: Maire: Pierre Leroux Désigné: Amanda Simard Directeur des finances / trésorier: Richard Godin Trésorière-adjointe: Josiane Samson, CPA, CGA Assistante-trésorière: Lucille Bazinet. c. Transfert d'items budgétaires de 2015 au budget 2016 - Rapport FS 02-2016 Que le conseil reçoit le rapport FS 02-2016 daté du 18 janvier, 2016 et approuve qu un montant de 33,813 $, représentant la portion non-utilisée du 40,000 $ qui a été approuvé au budget capital 2015 pour le remplacement Page 3 of 9

specific reserve and that that same amount be added to the 2016 capital budget for the completion of that project which will be financed by this specific reserve. Also, that Council approves that an amount of $16,296, which was included in the 2015 operational budget and that represents a portion of a $20,000 budget item to finance the review of our Development charges be transferred to the 2016 budget. This expense is to be financed by our development charge revenues. d. First Attendance Facility - Report PIC 02-2016 Councillor Simard arrived at the meeting at 5:52 p.m. That Council receive report PIC 02 2016, and approve, as recommended in this report, the establishment of a procedure for a First Attendance Facility for the review of parking tickets, being Part II of the Provincial Offences Act as of March 1st, 2016. This procedure is to remain confidential. e. Blue Dot Municipal Declaration - Report IS-PW-1-2016 That Council acknowledge receipt of the resolution submitted by the Environmental Advisory Committee and adopt the resolution in Appendix A of this report. f. Notice of Proposed Amendments to Council s Procedural By-law # 2015-45 - Report CL 02-2016 That Council receive report CL 02-2016 dated January 18, 2016 as Notice regarding proposed amendments to d humidificateurs de l hôtel de ville, soit transféré dans une réserve spécifique et que ce même montant soit ajouté au budget capital 2016 pour la finalisation de ce projet qui sera financé par cette même réserve. Également, que le conseil approuve qu un montant de 16,296 $, inclus dans le budget opérationnel 2015 et représentant une portion du 20,000 $ pour une revue de nos frais de développement, soit transféré au budget opérationnel 2016. Cette dépense est financée par nos revenus de frais de développement. d. Établissement de première comparution - Rapport PIC 02-2016 La conseillère Simard arrive à la réunion à 17 h 52. Que le conseil reçoit le rapport PIC 02 2016 et approuve, tel que recommandé dans ce rapport, la mise en place d'une procédure pour l application d un Établissement de première comparution qui permet la révision de billets de stationnement sous la partie II de la Loi sur les infractions provinciales, en date du 1er mars 2016. Cette procédure doit demeurer confidentielle. e. Déclaration municipale bleu terre - Rapport IS-PW-1-2016 Que le conseil reçoit la résolution soumise par le comité consultatif sur l environnement and adopte la résolution en annexe A de ce rapport. f. Avis de modifications proposées au règlement de procédures du conseil # 2015-45 - Rapport CL 02-2016 Que le conseil reçoit le rapport CL 02-2016 daté du 18 janvier 2016 à titre d avis au sujet de modifications proposées au Page 4 of 9

Council s Procedural By-law # 2015-45 as described in this report and authorize the Clerk to bring forward a chart with the proposed amendments and amending bylaw for consideration by Council at its next Regular Council Meeting on February 1, 2016. g. Employee Code of Conduct Policy - Verbal Report from CAO That Council approve a By-law to adopt the Employee Code of Conduct Policy. règlement de procédures du conseil # 2015-45 tel que décrit dans ce rapport et autorise la greffière d apporter de l avant un tableau ainsi que le règlement avec les modifications proposées pour considération à la prochaine séance ordinaire du conseil du 1er février 2016. g. Politique du code de conduite des employés - Rapport verbal du DG Que le conseil adopte un règlement afin d'adopter la politique du code de conduite des employés. 12. NOTICE OF MOTIONS 12. AVIS DE MOTIONS 13. QUESTION PERIOD ON MEETING OF THE DAY Council members and staff answered questions from the public: 1. Mr. Charles Armstrong : a) (ref. # 11 d First Attendance Facility) - Why do the procedures have to remain confidential? And what are the laws/regulations that applies? b) (ref. # 11 g - Employee Code of Conduct Policy) - Will the policy be public? 2. Ms. Linda A'Black: a) (ref. # 11 e - Blue Dot Municipal Declaration) - Explained the ultimate goal of the Blue Dot and that there is no financial impact for Council. 3. Mr. Harry Baker: a) (ref. # 11 e - Blue Dot Municipal Declaration) Could this be a moral obligation? 13. PÉRIODE DES QUESTIONS SUR LA RÉUNION DU JOUR a. Les membres du conseil et du personnel répondent à des questions du public sur les sujets suivants: 1. M. Charles Armstrong : a) (réf. # 11 d - Établissement de première comparution) - Pourquoi les procédures doivent rester confidentielles? Et quelles sont les lois/règlements qui s appliquent? b) (réf. # 11 g - Politique du code de conduite des employés) Est-ce que la politique sera publique? 2. Mme Linda A Black : a) (réf. # 11 e - Déclaration municipale bleu terre) - Explique le but ultime de bleu terre et qu'il n'y a pas d'impact financier pour le conseil. 3. M. Harry Baker : a) (réf. # 11 e - Déclaration municipale bleu terre) Pourrait être une obligation morale? 14. RESOLUTIONS 14. RÉSOLUTIONS Page 5 of 9

Moved by Councillor Amanda Simard Seconded by Councillor André Brisson Motion that Council approve all recommendations listed on the Agenda under item #11 Reports from Departments and Council Committees. It was moved by Councillor Amanda Simard and seconded by Councillor André Brisson to amend the motion as follows: Add the following at the end of the paragraph: Except for item 11 e) which will be deferred to the next Regular Council meeting of February 1st, 2016. The motion to amend APPROVED and the main motion APPROVED AS AMENDED Proposé par la conseillère Amanda Simard Appuyé par le conseiller André Brisson Motion que le conseil approuve toutes les recommandations énumérés à l ordre du jour au #11 Rapports des départements et comités du conseil. Il est proposé par la conseillère Amanda Simard et appuyé par le conseiller André Brisson que la motion soit modifiée comme suit: Ajouter à la fin du paragraphe : «à l exception de l article 11 e) qui sera différée à la prochaine réunion du conseil le 1 er février 2016.» La motion pour modifiée ADOPTÉE et la motion principale ADOPTÉE DANS SA FORME MODIFIÉE 15. BY-LAWS 15. RÈGLEMENTS Moved by Councillor Amanda Simard Seconded by Councillor Cindy Saucier Motion that Council approve By-law 2016-004 for first, second and third reading as listed on the Agenda. 2016-004 Being a By-law to adopt the Employee Code of Conduct Policy - CAO 16-2015 dated December 14, 2015 Proposé par la conseillère Amanda Simard Appuyé par la conseillère Cindy Saucier Motion que le conseil approuve le règlement 2016-004 en première, deuxième et troisième lectures tel qu'indiqué sur l'ordre du jour. 2016-004 Étant un règlement pour adopter la politique du code de conduite des employés - CAO 16-2015 daté du 14 décembre 2015 16. NEW BUSINESS REPORTS 16. RAPPORT D'AFFAIRES NOUVEAUX 17. OTHER BUSINESS - BUSINESS PRESENTED BY COUNCIL MEMBERS a. Mayor Leroux - Invitation to Sponsor the 18th "Banquet de la Francophonie de Prescott et Russell" on April 2 2016 (update from last Council meeting) 17. RAPPORTS DIVERS - PRÉSENTÉ PAR LES MEMBRES DU CONSEIL a. Maire Leroux - Invitation à commanditer le 18e Banquet de la Francophonie de Prescott et Russell le 2 avril 2016 (suivi de la dernière rencontre du conseil) Page 6 of 9

The Township is not interested at this time to sponsor this event. b. Councillor Brisson Embrun Carnaval Brunch Reminder that next Sunday, January 24, brunch is organized by the Optimist Club of Embrun and Sunday, January 31, brunch is organized by the volunteer firefighters. b. La municipalité n est pas intéressée à ce moment Blemj de commanditer cet événement. Conseiller Brisson Brunch du Carnaval d Embrun Rappel que dimanche prochain le 24 janvier, le brunch est organisé par le Club Optimiste d Embrun et dimanche le 31 janvier, le brunch est organisé par les pompiers volontaires. 18. PUBLIC MEETINGS - HEARINGS 18. CONSULTATIONS PUBLIQUES - AUDIENCES 19. CLOSED SESSION 19. SESSION À HUIS CLOS Pursuant to sections 239(2) and (3.1) of the Municipal Act, 2001, S.O. 2001, chapter 25 Moved by Councillor Jamie Laurin Seconded by Councillor Amanda Simard Motion to Move into Closed Meeting at the hour of 6:35 p.m. to address matters pertaining to sections 239 (2) of the Municipal Act, 2001, S.O. 2001, chapter 25 to consider matters relating to: 1 - Hay Group Studies (Market Salary Survey) s. (b) personal matters about an identifiable individual, including municipal employees; and s. (d) labour relations or employee negotiations. Councillor Simard left the meeting at 7:02 p.m. during the closed session. Public meeting reconvened at the hour of 7:26 p.m. Conformément aux articles 239 (2) et (3.1) de la Loi sur les municipalités, 2001, L.O. 2001, chapitre 25 Proposé par le conseiller Jamie Laurin Appuyé par la conseillère Amanda Simard Motion pour ouvrir une réunion à huis clos à 18 h 35 afin de traiter des questions relatives aux articles 239 (2) de la Loi sur les municipalités, 2001, L.O. 2001, chapitre 25 afin de discuter de questions concernant: 1 - Études du Hay Group (Étude salariale du marché) art. (b) des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité; et art. (d) les relations de travail ou les négociations avec les employés. La conseillère Simard quitte la réunion à 19 h 02 pendant la session à huis clos. La réunion publique est convoquée de nouveau à 19 h 26. Page 7 of 9

Report out of closed session: 1 s. (b) and (d) - Hay Group Studies (Market Salary Survey) - Council was briefed on the subject and as a result of the closed session, the following by-law was presented to Council for consideration. Moved by Councillor Cindy Saucier Seconded by Councillor Jamie Laurin Motion that Council approve By-law 2016-005 for first, second and third reading: 2016-005 Being a by-law to adopt the Township of Russell Salary Structure. Résultat de la séance à huis clos: 1 art. (b) et (d) - Études du Hay Group (Étude salariale du marché) Le conseil est informé sur le sujet et comme résultat de la séance à huis-clos, le règlement suivant est présenté au conseil pour considération. Proposé par la conseillère Cindy Saucier Appuyé par le conseiller Jamie Laurin Motion que le conseil approuve le règlement 2016-005 en première, deuxième et troisième lectures : 2016-005 Étant un règlement pour adopter la structure des salaires du canton de Russell. 20. CONFIRMING BY-LAW 20. RÈGLEMENT DE CONFIRMATION Moved by Councillor André Brisson Seconded by Councillor Cindy Saucier That By-law 2016-006, being a By-law to confirm the proceedings of the Council of The Corporation of the Township of Russell at its Regular Council Meeting held on January 18, 2016 be read a first, second and third time and passed. 21. NEXT MEETING The next regular public meeting of Council will be held on Monday, February 1, 2016 Proposé par le conseiller André Brisson Appuyé par la conseillère Cindy Saucier Que le règlement 2016-006, étant un règlement pour confirmer les procédures du conseil de la Corporation du canton de Russell lors de sa séance ordinaire du 18 janvier 2016 soit déposé et réputé lu en première, deuxième et troisième lectures et adopté. 21. PROCHAINE RÉUNION La prochaine réunion publique ordinaire du conseil aura lieu le lundi, 1er février 2016 22. ADJOURNMENT 22. AJOURNEMENT Meeting was adjourned at 7:27 p.m. La réunion est ajournée à 19 h 27. Page 8 of 9

Pierre Leroux Mayor/maire Joanne Camiré Laflamme Clerk/greffière Page 9 of 9