Rapport audit interne SOFIBUS Date d audit : 21 mars 13 Auditeur : Jean- François Vallès, Synopter Personnes présentes : Jean- Marc Costes Didier Charvoz Christian Roy Cadre de l audit interne Le rapport d audit interne porte sur l ensemble des actions relatives au périmètre du système de management environnemental de la société SOFIBUS pour la gestion du parc d activités des Petits Carreaux pour la période mars 2012 mars 2013. Actions correctives suite à l audit interne et à l audit de renouvellement 2012 Audit interne : pas de non conformité ni remarque Audit de suivi de certification ECOPASS : pas de non conformité mais une remarque qui a été traitée (retrait de la cuve à gasoil non routier). Synopter : audit interne SOFIBUS 21 mars 2013 Page 1
Fonctionnement du système de management environnemental 4.2. : Politique environnementale La politique environnementale est toujours adaptée à la démarche mise en œuvre par SOFIBUS. L évolution de la démarche, en particulier sur la question de l ambition donnée au parc d activités et donc de son positionnement économique, relève d une décision du Conseil d Administration. Or le contexte économique actuel est peu propice à des prises de risque aussi importantes. 4.3.1. : Aspects environnementaux En raison de l acquisition d une nouvelle parcelle, le périmètre de certification évolue dans son approche physique, la carte de représentation doit donc être mise à jour. Cette évolution n est pas de nature à engendrer une modification du fonctionnement de SOFIBUS et ne nécessite pas de renouveler l évaluation des aspects environnementaux (Cf. étude sur la biodiversité concernant l analyse de la parcelle). Les résultats de l enquête auprès des entreprises relèvent l intérêt de ces dernières pour la démarche, la nécessité de renforcer la communication sur ce sujet et de l importance des actions menées dans le cadre de la rénovation sur la question de la performance énergétique. Ces résultats n engendrent pas la nécessité de renouveler l analyse des aspects environnementaux. Les conclusions de l étude de la biodiversité ne remettent pas en cause la hiérarchisation des aspects environnementaux tel qu initialement réalisée. 4.3.2 : Exigences légales et autres exigences La veille juridique est toujours assurée par un cabinet externe à une fréquence régulière et adaptée, elle est renforcée par un suivi interne à travers une veille complémentaire. A la lecture des conclusions de l analyse de la veille juridique, il ne semble pas exister de modification règlementaire à même d impacter les activités de SOFIBUS. La société SOFIBUS n a pas souscrit volontairement à de nouveaux engagements. 4.3.3. : Objectifs, cibles et programme(s) La mise en œuvre des actions et leur suivi semblent être en phase avec le programme. Collecte des déchets : o Une benne à gravât a été mise en place afin d optimiser la gestion des déchets de l entretien du parc d activités. Il en résulte, en plus des gains environnementaux, des gains économiques. o Des actions spontanées sont menées auprès des entreprises afin de les informer des optimisations potentielles de leurs pratiques. Espaces verts : o Une étude sur la biodiversité a été menée permettant de collecter des informations intéressantes et des pistes d amélioration concernant l entretien du parc. Ces dernières seront intégrées en fonction du planning proposé. o Une veille technique sur les innovations dans les solutions de substitution aux produits phytosanitaires est mise en œuvre. Synopter : audit interne SOFIBUS 21 mars 2013 Page 2
Relations avec les locataires : o Les relations avec les locataires sont renforcées par la mise en œuvre d actions de communication : courrier électronique d information, livret sur les bonnes pratiques. Ces dernières seront confortées par la création d un espace locataire sur le site : annuaire, messagerie interne, diffusion d information o La dématérialisation des factures est toujours limitée en raison du faible attrait des entreprises pour cette solution. o L enquête de satisfaction a été réalisée avec un retour positif (96% de satisfaction des entreprises), y compris sur la démarche environnementale malgré un manque d information et de compréhension. o La mise en œuvre d une stratégie d animation plus ambitieuse est freinée par les expériences passées et la difficulté à appréhender les gains au regard des moyens humains à mobiliser et du faible retour dans le cadre de l enquête de satisfaction. Sur ce dernier point, il est essentiel de mettre en avant l intérêt exprimé par les entreprises pour se connaître afin de développer des synergies. Activités de bureau : o Les actions dans ce domaine se renforcent et les premiers résultats se font ressentir en particulier pour celui de la consommation de papier et d électricité. Gestion des lots et des bâtiments : o Une veille et une recherche de solutions pour une production locale d énergie sont toujours d actualité. o Les nouveaux panneaux de signalisation des passages piétons sont alimentés par des panneaux photovoltaïques. o Différentes solutions techniques sont étudiées pour optimiser la consommation électrique des mats d éclairage. o L amélioration de la performance énergétique des bâtiments dans le cadre des rénovations continue avec différentes actions : mise en place de double vitrage, nouvelles solutions d éclairage, isolation des plafonds Cette stratégie trouve un écho favorable auprès des entreprises car elle répond à un réel besoin exprimé dans le cadre de l enquête de satisfaction. o Afin d optimiser ces interventions, il est envisagé de faire appel à un thermicien en amont des projets de rénovation afin d identifier les actions prioritaires et d évaluer les gains potentiels. o Le suivi des différents chantiers est toujours assuré et les artisans sont toujours impliqués dans la démarche. 4.4.1 : Ressources, rôle, responsabilité et autorité L organisation interne semble être toujours bien adaptée à la démarche. Il est intéressant de noter le niveau d appropriation persistant de la démarche par les différents employés de la structure. 4.4.2 : Compétences, formation et sensibilisation Aucune action spécifique en 2012 Synopter : audit interne SOFIBUS 21 mars 2013 Page 3
4.4.3 : Communication La communication interne sur le SME semble être toujours adaptée et opérationnelle. La mise à jour du site internet favorise la communication autour de la démarche. Les outils de suivi de la fréquentation sont déployés, les résultats devront faire l objet d un traitement pour assurer un suivi clair. L enquête de satisfaction montre la nécessité de renforcer l information des locataires sur le sujet à travers un travail de vulgarisation et de valoriser la démarche afin qu elle contribue pleinement à l image du parc d activités. Déclaration environnementale simplifiée (projet pour 2013) : o La déclaration semble complète et de nature à informer les lecteurs sur les actions mises en œuvre et celles planifiées. De même, elle apporte un éclairage pertinent sur les résultats obtenus. o Dans le chapitre Relations avec les locataires, il serait intéressant de mettre en avant quelques résultats clés de l enquête de satisfaction. 4.4.4. : Documentation La documentation version papier est mise à jour en fonction de la nécessité. Les outils de suivi informatique sont régulièrement utilisés. 4.4.5. : Maîtrise de la documentation : La maîtrise de la documentation est suffisante et adaptée. La gestion des documents officiels a été optimisée et semble être performante. Il pourrait être opportun de réaliser un tableau de suivi. 4.4.6. : Maîtrise opérationnelle : La maîtrise opérationnelle semble toujours de qualité. 4.4.7. : Préparation et réponse aux situations d urgence La préparation et la situation d urgence sont suffisantes et efficaces. L enregistrement des situations d urgence pouvant survenir est efficace. 4.5.1. : Surveillance et mesurage Les tableaux d indicateurs et les ratios associés évoluent dans le sens d une meilleure compréhension par les lecteurs de la performance du SME mise en œuvre. Il serait intéressant d essayer de chiffrer les coûts de la démarche ainsi que les gains afin d avoir une vision aussi économique. 4.5.2. : Evaluation de la conformité Il ne semble pas exister de problème particulier au regard des résultats de la veille règlementaire. 4.5.3. : Non- conformité, action corrective et préventive RAS Synopter : audit interne SOFIBUS 21 mars 2013 Page 4
Conclusion Le système de management environnemental de SOFIBUS concernant le parc d activités des Petits Carreaux est toujours adapté à la structure et au périmètre. Son appropriation par le personnel est toujours élevée, malgré les années et le contexte économique. Les principales actions programmées ont bien été mises en œuvres. La déclaration environnementale donne les informations environnementales clés et permet de mesurer les progrès de l organisme. L évolution de la démarche dépendra de la possibilité et de la capacité à faire évoluer le positionnement économique du parc d activités, et donc le faire monter en gamme. Néanmoins, le contexte économique actuel et sa localisation interrogent sur la faisabilité et donc la nécessité d approfondir cette question. Les exemples anglais, plus proche du modèle économique de SOFIBUS, doivent continuer à être une source d inspiration et de réflexion pour l évolution du parc d activités. Synopter : audit interne SOFIBUS 21 mars 2013 Page 5