77100 MEAUX CEDEX. MAINTENANCE D UN AUTOMATE POUR LES ELECTROPHORESES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Version N 1 d Avril 2011 Page : 1 Service Biomédical
SOMMAIRE --------- ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONSULTATION. ARTICLE 2 - LIEU D'IMPLANTATION. ARTICLE 3 - CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES EQUIPEMENTS. ARTICLE 4 MAINTENANCES PREVENTIVES ARTICLE 5 MAINTENANCES CORRECTIVES ARTICLE 6 TAUX DE DISPONIBILITE ARTICLE 7 MISE A JOUR DES INSTALLATIONS ARTICLE 8 EVOLUTION DES INSTALLATIONS ARTICLE 9 - MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ARTICLE 10 CRITERES D ATTRIBUTION DU MARCHE Version N 1 d Avril 2011 Page : 2 Service Biomédical
ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONSULTATION. La présente consultation concerne la maintenance préventive et curative d un automate pour les électrophorèses des protéines et de l hémoglobine dont les caractéristiques principales sont données ci-dessous. ARTICLE 2 - LIEU D'IMPLANTATION. Ce matériel est destiné au laboratoire de biochimie du Centre Hospitalier de Meaux, situé au rez-de-chaussée, aile nord du bloc chirurgical ARTICLE 3 - CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES EQUIPEMENTS. A) LOT N 1 : Parie A : Maintenance d un automate d électrophorèse Le titulaire proposera un contrat de maintenance préventive et corrective de tous les matériels de la livraison comprenant pièces main d'œuvre et déplacements sur les bases ci-dessous, au-delà de l année de garantie (un an ou plus): Matériels couverts : Tous les équipements en annexe 1 Maintenance préventive: 1 ou 2 visites annuelles avec contrôle qualité et sécurité, pièces et main d'œuvre incluses pour chaque équipement. Formation complémentaire utilisateur à effectuer si nécessaire après les maintenances Maintenance corrective : sans limitation, pièces, main d'œuvre et déplacement inclus pour chaque équipement (fibres optiques exclues) Modalités de fonctionnement: le service fonctionne 8h/17, 5 jours par semaine soit 365 jours par an (T2 = 2340) Taux de disponibilité: 95 % Délais des interventions Couverture demandée : technicien sur site au maximum dans les 8 heures ouvrables suivant la demande d intervention. De 8h à 18h du lundi au vendredi Les visites de maintenance préventives seront à effectuer en accord avec le service utilisateur et le service biomédical sur programmation. Un calendrier des visites sera proposé. Si le Fournisseur estime que le nombre de maintenances préventives indiquées ci-dessus est insuffisant par rapport aux nécessités de son matériel, ou à sa pratique de programme de maintenance de ses matériels, il se doit d indiquer le nombre de maintenances préventives qu il conseille et doit les intégrer d office dans son offre de maintenance. Les pièces exclues du contrat devront être visées sur une liste exhaustive jointe au contrat et pourront être comptées dans le cadre de la partie B. Partie B : Prestations hors forfait de maintenance de la partie A Les prestations ci-dessus sont prévues pièces, main d œuvre et déplacements inclus. Par pièces, on entend les éléments des matériels, hors consommables, qui font partie intégrante des appareils décrits au lot N 1. Si le prestataire souhaitait retirer certaines pièces de sa maintenance (préventive et corrective), au risque que son offre soit déclarée non-conforme dans le cas ou les éléments décrits ne sont pas considérés par la Personne Publique comme faisant partie des retraits, il serait obligé de fournir, avec son offre, la liste exhaustive des pièces concernées. De même, seront déclarés hors forfait de maintenance, les interventions techniques inhérentes à : * une mauvaise utilisation du matériel * un sinistre de quelque nature que ce soit Version N 1 d Avril 2011 Page : 3 Service Biomédical
* une évolution du matériel. Cette partie contient également les échanges standards ou remplacement par du neuf dans la limite des pièces exclues figurant dans les listes que le prestataire doit fournir à cet effet. Sont aussi désignées dans les prestations hors forfait les modifications des équipements demandées par le Centre Hospitalier ou la prise en charge de leur déménagement. Pour cela le Fournisseur devra donner au minimum les coûts de main d œuvre et les frais de déplacement qu il sera amené à facturer, ainsi que le rabais consenti sur la facturation de ces main d œuvre, déplacement et des pièces détachées. Le marché à bon de commande sera établi sur ces éléments. Un détail des différents contrats de maintenance curative et préventive sera fourni pour les partie : A. Prix d un contrat de maintenance tous risques. Prix d un contrat de maintenance préventive. ARTICLE 4 MAINTENANCES PREVENTIVES Au cours de ces visites (sur place ou dans les ateliers du fournisseur), il est procédé : * à la vérification de l état général de l équipement * au remplacement des pièces usagées dans le but d assurer et de conserver à un niveau optimal, constant et satisfaisant, l utilisation et la qualité de l équipement * aux réglages et étalonnages nécessaires * aux essais de fonctionnement et contrôle des sécurités * à la remise à jour éventuelle des logiciels La fréquence de ces visites est définie. Les dates seront déterminées selon un calendrier en accord avec le Client en heures et jours ouvrables. Ces visites feront l objet d un compte-rendu détaillé dont un exemplaire sera laissé au Client ARTICLE 5 MAINTENANCES CORRECTIVES La maintenance corrective consiste à la remise en état de fonctionnement de l équipement à la suite d une panne ou d une défaillance. La durée de ces visites devra être aussi réduite que possible de façon à ce que l équipement puisse être à nouveau opérationnel très rapidement. Au cours de ces visites, il est procédé : * à la recherche de cause de la panne ou de la défaillance * au remplacement des pièces incriminées * aux réglages et étalonnages nécessaires * aux essais de fonctionnement et contrôle des sécurités * à la remise à jour éventuelle des logiciels Le prestataire indiquera ses possibilités en terme de disponibilité ( horaires de son S.A.V., délais moyen d intervention) Dans le cas d exclusion de certaines pièces ou sous-ensemble de la couverture sous contrat, ces pièces ou sousensembles doivent être listées exhaustivement. Cette liste doit faire partie intégrante du descriptif du matériel couvert et doit être remise avec la proposition. ARTICLE 6 TAUX DE DISPONIBILITE Pour inciter à la recherche de la meilleure fiabilité, il est convenu de mesurer la disponibilité en bon état de fonctionnement de chaque Equipement au moyen d un indicateur appelé «TAUX DE DISPONIBILITE». Ce taux est fixé dans la description de chaque lot, pour chaque Equipement Il est défini par la formule suivante : T = 100 x ( 1 (T1/T2)) exprimé en % T1 : représente la somme des périodes d arrêts de l équipement Version N 1 d Avril 2011 Page : 4 Service Biomédical
T2 : représente la durée d utilisation annuelle effective d utilisation. Le temps passé a la maintenance préventive est inclus dans T2 puisque l équipement concerné est en état de fonctionnement avant cette maintenance préventive. La valeur de T2 est donnée dans le descriptif des lots. La période d arrêt de l équipement est compté de la manière suivante. En cas de panne ou de dysfonctionnement de l équipement entraînant la nécessité de faire intervenir le Service après vente du Fournisseur, le Client fait une demande d intervention téléphonique au Fournisseur pendant les heures ouvrables. La période d arrêt commence à la réception de l appel du Client par le Fournisseur. La période d arrêt cesse lorsque le personnel du Fournisseur remet l équipement concerné, en parfait état de marche, à la disposition du Client. Toutefois, ne sont pas comptés dans la période d arrêt : - le temps perdu par le Fournisseur aux torts du Client (ex : Impossibilité d accéder à l équipement). - les heures de samedi et dimanche sauf s il est prévu une prestation de SAV le samedi, dans ce cas, seul le dimanche est décompté. - le temps passé à une évolution de l équipement (matériel ou logiciel) - le temps passé à une formation du personnel du Client sur l équipement ARTICLE 7 MISE A JOUR DES INSTALLATIONS Pour les équipements contenant des logiciels embarqués, la remise à jour de ces logiciels doit être prévue au titre de l offre de maintenance préventive. On entend par remise à jour du logiciel, la fourniture, l installation et mise en service de nouvelles versions qui corrigent et/ou améliorent les anciennes versions en gardant les fonctionnalités initiales acquises lors de la mise en service ou lors de l évolution des matériels. Si, lors de ces mises à jours, un remplacement ou une extension de matériel (cartes électroniques, disques, mémoires, PC, etc.) était nécessaire, cette prestation serait due sans surcoût. ARTICLE 8 EVOLUTION DES INSTALLATIONS On entend par évolution des installations, une modification matériel et/ou logiciel qui permet d accroître les fonctionnalités de l installation et/ou d en augmenter les performances générales et/ou particulières. Ces évolutions devront faire l objet de propositions chiffrées en dehors du contrat de maintenance et devront indiquer l impact quelles auront sur celui-ci. ARTICLE 9 - MAINTENANCE DES INSTALLATIONS Pour déterminer les moyens techniques dont disposera le fournisseur pour assurer la maintenance des matériels précités, les offres préciseront les points suivants: - Nom et adresse de la succursale ou du concessionnaire auquel il conviendra de s'adresser, - effectif technique disponible au niveau de la succursale et degré de qualification des agents (BTS, INGENIEUR, etc.) - effectif technique des autres agences pouvant éventuellement intervenir - délais maximum d'intervention - délais d'approvisionnement minimum et maximum en pièces de rechange - délais maximum de livraison des pièces de rechange - horaires d ouverture du S.A.V. Les visites de maintenance préventives seront à effectuer avec l'accord du service utilisateur. Le marché de maintenance, lot N 1, partie : A et B, sera conclu pour une période de 1 an, renouvelable 3 fois. Ils pourront être résiliés par l une ou l autre des parties trois mois avant une des dates anniversaires de ce marché. Cette dates anniversaires sera définie soit dans la notification du marché soit dans le CCAP. Le montant du contrat sera soumis à l application des stipulations prévues au CCAP. En cas de modification de la configuration de l équipement de base (matériel ou logiciel en cas d évolution, c est à dire augmentations des performances ou des fonctionnalités de base), un avenant, au prorata temporis de la période restant à courir, sera effectué pour introduire dans le contrat la notion du nouvel équipement à prendre en compte ainsi que la modification de prix correspondant. Il n y aura pas de modification de contrat par avenant pour remise à jour (matériel ou logiciel sans modification des fonctionnalités initiales). Version N 1 d Avril 2011 Page : 5 Service Biomédical
Inversement en cas de diminution dans la configuration l équipement de base (matériel ou logiciel, c est à dire diminutions des performances ou des fonctionnalités de base ou mise en réforme de l équipement), un avenant, au prorata temporis de la période restant à courir, sera effectué pour introduire dans le contrat la notion de diminution (ou d annulation) d équipement ainsi que la modification de prix correspondant. Ces modifications de configuration pourront intervenir à tout moment. D'une manière générale, le titulaire s'engage à fournir, pour toutes interventions, un relevé mentionnant le Nom de la personne qui a effectué l'intervention, sa qualité, la cause de l'intervention, le dépannage effectué. Le cas échéant, les pièces changées et le nombre d'heures passées à l'intervention seront consignés sur le relevé. Ce relevé sera signé par une personne du CENTRE HOSPITALIER de MEAUX désignée par eux, après chaque intervention. En cas de pannes graves, récidivantes ou mal élucidées par les techniciens du service après-vente local ou régional du fournisseur, le CENTRE HOSPITALIER de MEAUX se réservera le droit de faire appel à un spécialiste du Constructeur. Les frais inhérents aux déplacements de ce spécialiste seront pris en compte intégralement par le fournisseur. ARTICLE 10 - CRITERES D ATTRIBUTION DU MARCHE Nous retiendrons les critères suivant et par ordre de priorité : 1 ) Exploitation 60% 2 ) Installation et SAV 40% Qualité et quantité de techniciens au SAV pouvant intervenir Délai garantie d intervention délai d approvisionnement en pièces détachées Dressé par : A le Le CENTRE HOSPITALIER de MEAUX le FOURNISSEUR Annexe 1 : Lu et approuvé N Inventaire Désignation Type N Série Date de mise en service 2007B051 AUTOMATE POUR CAPILARYS 2 1131 06/02/2007 ELECTROPHORESE 2007B052 UNITE CENTRAL SLIM CASE 62664558 06/02/2007 2007B053 MONITEUR SAMSUNG - 710N MJ17HMDLA32887 T 06/0/2007 Version N 1 d Avril 2011 Page : 6 Service Biomédical