9 e Assemblée générale annuelle Association des Conseils des infirmières et infirmiers du Québec PROJET DE PROCÈS-VERBAL SÉANCE DU : Vendredi le 30 septembre 2016 De 11 h 00 à 14 h 00 LIEU : CIUSSS de l Est de l Ile-de-Montréal, HMR, Pavillon Rosemont 5689, boul. Rosemont Montréal (Québec) H1T 2H1 Conférence téléphonique : 1 866 827-6872 Webinaire : https://zoom.us/j/900789829 SUJET COMMENTAIRES Proposé par 1. Ouverture de l assemblée et mot de la présidente Mélanie Rocher, présidente de l association, souhaite la bienvenue à tous et à toutes. Elle ouvre la rencontre à 11 h 00 et les présences sont prises en note. Chantal Voghel, CIUSSS du Nord de l Ile-de-Mtl Véronique Lachance, CIUSSS de la Capitale Nationale 2. Présentation des membres du Conseil d administration La présidente présente chacun des membres du conseil d administration. Outre les huit (8) membres réguliers, trois (3) membres ont été cooptées en mai 2016 en prévision des élections et assurer ainsi la connaissance des dossiers en cours. Les membres cooptées sont : Édith Caron, CISSS de la Côte-Nord, Julie Laflamme, CIUSSS de l Estrie-CHU de Sherbrooke et Ginette Parisé, CISSS de Lanaudière. 3. Lecture et adoption de l ordre du jour 4. Procès-verbal de la 8 e AGA de l ACIIQ du 25 septembre 2015 Mélanie Rocher soumet l ordre du jour et celui-ci est adopté à l unanimité. Rinda Hartner, CIUSSS Centre Sud de l'ile de Mtl France Albert, CISSS de la Côte Nord 4.1. Lecture et approbation La lecture est confirmée avoir été faite précédemment par les membres et le procès-verbal est approuvé à l unanimité, sans ajout ni modification. 4.2. Affaires en découlant Point 3.1 (Présentation des objectifs de l année 2014-2015) Financement des CECII Le poste de DSI au MSSS ayant changé de titulaire en janvier 2016, la nouvelle DSI, Sylvie Dubois, sera contactée dans les prochains mois afin de revoir avec elle les modalités mises de l avant pour favoriser le fait que les CECII reçoivent le financement nécessaire pour réaliser leurs mandats, une demande qui avait été faite initialement à Danielle Fleury. À suivre. Monique N Guyen, CIUSSS de l Est de l Ile-de-Mtl Manon Dinel, CISSS des Laurentides Page 1 sur 6
5. Rapport annuel Point 4.2 Proposition de l assemblée sur les frais bancaires La trésorière, Véronique Lachance, informe l assemblée que la demande de remboursement des frais bancaires en tant qu organisme sans but lucratif a été acceptée par la caisse Desjardins. Ce montant est de 100 $ en 2015-2016 sur un frais total de 123.40 $. Cette compensation annuelle sera variable et sera déclarée à chacun des bilans financiers. 5.1. Bilan de l année 2015-2016 Mélanie Rocher présente les activités réalisées par l ACIIQ, soit : 1. Seize (16) rencontres régulières du CA 2. Une assemblée générale extraordinaire 3. Une rencontre des présidentes des CII avec invitation aux DSI 4. Tenue du premier colloque de l ACIIQ 5. Amendements des statuts et règlements de l ACIIQ 6. Deux (2) rencontres téléphoniques avec la DSI du MSSS 7. Présence des présidentes des CII à la table des DSI une fois par année 8. Participation au colloque de l ACMQ 9. Revue de notre cotisation annuelle : 28 adhésions /34 établissements (le 26 sept 2016) 10. Support écrit développé pour les CII dans leur demande de cotisation 11. Formation sur les rôles et responsabilités d un CII offert à un CII du Québec 12. Développement d une offre de services de l ACIIQ à nos membres 13. Info ACIIQ (6) en 2014-2015 et (5) en 2015-2016 (au 30 août 2016) 14. Support aux CII sur demande 15. Envoi d une correspondance au MSSS sur la gouvernance dans la refonte de la LSSSS 16. Comité de sélection pour l Insigne du mérite de l OIIQ 17. Élaboration des besoins et soumissions pour le site internet 5.2. Rapport de la trésorière Véronique Lachance, présente les revenus et dépenses de l année 2015-2016. Tel que le tableau l indique, à la fin de l année financière le 31 mars 2016, le solde au compte était 4 871.76 $. La mise à jour en date du 30 septembre 2016, est de 15 595.96 $. Les états financiers présentés sont adoptés à l unanimité. France Albert, CISSS de la Côte-Nord Marie-Claire Bélisle, CIUSSS du Centre-Ouest de l Ile-de- Mtl PV AGA 2016-09-30_projet.docx Page 2 sur 6
6. Site internet Tel que noté l an passé, le fournisseur ixmedia n a pas été en mesure d apporter un service professionnel adéquat et de résoudre les problèmes techniques récurrents. En respect de la proposition à cet effet lors de l AGA 2015, un processus d appel d offres a été enclenché à l été 2016. L Association a procédé à la suite de la réception des cotisations 2016-2017 pour s appuyer sur une capacité financière pouvant répondre à ce changement. Actuellement, deux soumissions sont en attente. Il faut prévoir un coût de 6 000 $ environ et un AGE sera sans doute nécessaire sous peu pour prendre une décision. À suivre. 7. Présentation des objectifs 2016-2017 Mélanie Rocher nomme les objectifs pour la nouvelle année, soit : 1) Rencontre des présidentes au moins 2 fois par année (par conférence téléphonique et webinaire) 2) Élaboration d un guide de fonctionnement pour les CII 3) Formations pour les CII selon le besoin des membres 4) Maintenir nos interventions auprès du MSSS 5) Élaboration d un modèle de règlements de base pour les CIIA 6) Révision de l infrastructure de notre site internet 7) Dépôt d outils, de documents et d informations cliniques ainsi que d avis juridiques sur le site 8) Réalisation et disponibilité de canevas modèles pour les CII membres Questions de l assemblée : Sur la gratuité des formations de l ACIIQ : Mélanie Rocher confirme que les formations sont gratuites pour les CII membres (sauf le coût du support informatique et les frais de déplacement du formateur s il y a lieu). Sur l offre de services de l ACIIQ et sa différence par rapport à l OIIQ : L ACIIQ se démarque par un soutien personnalisé aux CII. La présidente cite comme exemples : un guide de fonctionnement des CII, des conseils sur le rôle stratégique des CII avec avis juridiques en appui (au besoin), des réponses rapides ainsi qu un accompagnement dans toutes les démarches réservées aux CII. Guide de fonctionnement des CII : Plusieurs membres mentionnent que le guide de fonctionnement est particulièrement attendu. À ce sujet, il est demandé d y ajouter un chapitre portant sur le rôle politique des CII devant les différentes instances du réseau. Des moyens et des conseils sur le rôle politique des membres des CII sont nécessaires afin d outiller et de développer des habiletés devant cette réalité incontournable. PV AGA 2016-09-30_projet.docx Page 3 sur 6
Sur la disponibilité de canevas modèles : Ces documents seront déposés sur le site internet dans les prochaines semaines. Commentaires de l assemblée L identité de l ACIIQ est bien définie dans son offre de services et se distingue nettement de toute autre organisation. Ses objectifs clairs et ciblés au soutien précis des CII sont très appréciés et son soutien ponctuel est très aidant. 8. Élections 8.1. Présentation de la présidente, de la secrétaire d élections et nomination d une ou d un scrutateur 8.2. Appel aux candidatures 8.3. Période d élections Le conseil exécutif de l ACIIQ soumet le nom de Manon Dinel comme présidente des élections 2016. Le conseil exécutif de l ACIIQ soumet le nom de Colombe-Hélène Jacques, adjointe administrative de l ACIIQ, comme secrétaire des élections. Le scrutateur sera le vice-président, Steeve Gauthier. Steeve Gauthier mentionne les noms des administrateurs sortants : François-Régis Fréchette, Rinda Hartner, Marie-Ève Ouellet et Mélanie Rocher. Le poste de Manon Dinel est cédé pour les deux années restantes à son mandat. Steeve Gauthier souligne l apport exceptionnel de chacun de ces administrateurs dont celui de Manon Dinel en tant membre fondateur. Ces mandats auront une durée quatre (4) ans et le poste cédé se terminera dans deux (2) ans. Le déroulement des élections s effectue par sondage Survey Monkey, posté électroniquement aux présidentes des CII membres et par vote secret pour les membres sur place. Les candidats sont : Édith Caron du CISSS de la Côte-Nord, Cédric Desbiens du CISSS des Laurentides, Rinda Hartner du CIUSSS du Centre-Sud de l Ile-de-Montréal, Julie Laflamme du CIUSSS de l Estrie- CHUS, Ginette Parisé du CISSS de Lanaudière et Élizabeth Sévigny du CUSM. La présidente des élections, Manon Dinel, déclare la fermeture des élections à 12 h 14. Véronique Lachance, CIUSSS de la Capitale Nationale Marie-Claire Bélisle, CIUSSS du Centre-Ouest de l Ile-de- Mtl Marie-Ève Ouellet, CISSS de la Gaspésie Cécile Tailleur, CHU de Québec Université Laval PV AGA 2016-09-30_projet.docx Page 4 sur 6
À 12 h 18, la présidente remercie toutes les personnes ayant offert leur candidature et félicite tous les élus : Édith Caron, Cédric Desbiens, Rinda Hartner et Julie Laflamme sont élus jusqu en 2020 et Ginette Parisé est élue comme administratrice intérimaire jusqu en 2018. 9. Affaires diverses Aucune affaire n est soulevée. Plusieurs membres profitent de ce moment pour remercier chaleureusement la présidente sortante, Mélanie Rocher, pour son implication et sa solidité tout au cours de son mandat. Steeve Gauthier prend la parole pour ajouter l apport colossal de Mélanie et sa facilité à regrouper les talents et aptitudes de chaque membre du CA. L Association est devenue ce qu elle est aujourd hui grâce, entre autres, à son leadership et peut continuer plus aisément. 10. Questions du parquet Guide de fonctionnement Les membres reviennent sur cet important sujet car ce document sera essentiel aux membres des CII et leur présidente afin d exercer un leadership politique et stratégique. Il est proposé par Steeve Gauthier de le construire en collectif, en respectant les réalités de chaque région et en formulant les nouvelles réalités et les nouvelles problématiques depuis la réorganisation du réseau. À noter que l ACIIQ est maintenant inscrit au registre des lobbyistes à Québec. Statistiques annuelles des interventions Une formule doit être mise en œuvre pour bien mesurer, quantifier le temps investi par l Association. Règlements sur les CIIA Manon Dinel fait part à l assemblée que la loi indique que les CIIA sont un comité (obligatoire) et non un conseil. Elle se questionne sur la manière d intégrer ce comité, de spécifier les rôles dans une efficace collaboration, d inclure la participation des CIIA aux rencontres des CII et leur coopération aux travaux des CII ainsi que d utiliser les budgets à bon escient. Il est suggéré de travailler ensemble à cette rédaction et de demander un avis légal à Me Sonia Amziane à ce sujet. Un suivi auprès de Sylvie Dubois, DSI du MSSS, sera aussi fait sur le processus électoral. PV AGA 2016-09-30_projet.docx Page 5 sur 6
11. Levée de l assemblée par la présidente Mélanie Rocher, présidente de l ACIIQ, lève l assemblée à 12 h 50. Rinda Hartner CIUSSS Centre Sud de l'ile de Mtl Mélissa Lalonde CIUSSS de l Est de l Île-de-Mtl Mélanie Rocher, présidente Marie-Ève Ouellet, secrétaire PV AGA 2016-09-30_projet.docx Page 6 sur 6