AIDE À LA PUBLICATION

AIDE À LA PUBLICATION MISE EN PAGE DE VOTRE OUVRAGE SOUS WORD 2007 (Hors Bande-dessinées et Albums photos) L objet de ce tutoriel est de vous guider durant les différentes étapes de mise en page avec le logiciel Word 2007 afin que votre livre offre un aspect professionnel et une lecture agréable. Voici les thèmes que nous allons aborder : Le format. Les marges. Passer au chapitre suivant (Saut de page). La police (Type et taille, téléchargement). Le corps de texte (Justifié, «Veuves et orphelines», césure des mots, etc.). Les tirets Cadratin Vs Trait d union. La pagination et les annotations (En-tête et pied de page). Insertion des feuillets de début et de fin d ouvrage (Saut de section, faux-titre, mentions légales, etc.). Astuces et bidouilles. La conversion au format PDF (Incorporer les polices, etc.). I LE FORMAT Une fois votre manuscrit terminé et corrigé, vous devrez déterminer le format de votre livre (poche, A5, Royal, etc.). Pour ce tutoriel, nous avons choisi le format de poche 11 x 18 cm que nous allons appliquer à notre document Word 2007 (La méthode reste identique quel que soit le format choisi). Ouvrez votre fichier Word et cliquez sur l onglet «Mise en page» dans la barre de Menu. 1

Cliquez ensuite sur l onglet «Taille» pour dérouler la liste des formats disponibles. Si vous avez opté pour un format en dehors des standards de Word 2007 (le format de poche 11 x 18 cm par exemple), sélectionnez «Autres tailles de papier» en bas de la liste. Dans la nouvelle fenêtre, entrez la largeur et la hauteur : Avant de cliquer sur «OK», vous avez la possibilité de renseigner les marges. 2

II LES MARGES À l aide des recommandations du tableau ci-dessous, définissez les marges «Haut, Bas, Intérieur, Extérieur et Reliure». FORMAT MARGES RELIURE 11 X 18 cm (Poche) De 1 à 1,5 cm De 0,2 à 0,6 cm 14 x 20 cm (Petit A5) De 1,5 à 2 cm De 0.5 à 0,8 cm 14,85 x 21 cm (A5) De 2 à 2,5 cm De 0,5 à 0,8 cm 15,6 x 23,4 cm (Royal) De 2 à 2.5 cm De 1 à 1.5 cm 21 x 29,7 cm (A4) De 2 à 2,5 cm De 1 à 1.5 cm Attention! Quelles que soient les marges choisies, celles-ci doivent rester homogènes : Haut = Bas = Extérieur = Intérieur. La marge «Reliure» viendra s ajouter à la marge intérieure. Dans l exemple cidessous, la marge intérieure totale sera donc de 1,3 + 0,2 = 1,5 cm. Cliquez sur l onglet «Marges» et renseignez les champs fléchés. N oubliez pas de sélectionner le mode «Pages en vis-à-vis» afin que votre document se présente sous la forme d un livre et validez. 3

Vous obtenez ainsi sur votre écran 3 pages au format 11 x 18 cm et aux marges désirées (en zoom 100%) : Remarque : Vous devrez ensuite appliquer manuellement la mise en page de votre choix sur les titres de chapitre (centrer, aligner à gauche ou à droite, souligner, etc.). III PASSER AU CHAPITRE SUIVANT Pour passer d un chapitre à l autre, vous ne devez en aucun cas utiliser la touche «Enter» jusqu à ce que le titre se place en haut de la page suivante. (Les lignes risquent d être décalées lors de la conversion au format PDF). Vous devez insérer un saut de page à la fin du chapitre précédent. Placez le curseur de votre souris à la fin du dernier paragraphe, puis, dans l onglet «Insertion» de la barre de Menu, sélectionner «Saut de page». Le chapitre suivant débutera ainsi sur une nouvelle page et ne posera pas de problème pour la conversion PDF. 4

IV LA POLICE Si ce n est déjà fait, vous pouvez à tout moment changer le style et la taille de police de votre livre. Évitez les polices fantaisistes qui rendront la lecture pénible. Voici une courte liste des polices conseillées : Times New Roman Garamond Book Antiqua Bookman Old Style Verdana Arial Century Gothic ou Comic sans MS dans le cas de livres pour enfants. Remarque : Vous avez également la possibilité de télécharger votre police sur un site spécialisé. Dans ce cas, soyez très vigilant. Celle-ci doit être publique et libre pour la commercialisation de votre livre. Choisissez une taille de police adaptée au format de votre livre : Format de poche et A5 : De 10 à 12 mm. Au-delà : De 12 à 14 mm. Pour changer la police de votre document, sélectionnez l ensemble du texte (raccourci «CTRL+A» sur PC). 5

Puis renseignez les champs fléchés. V LE CORPS DE TEXTE Pour améliorer le confort à la lecture, il est conseillé de «justifier» le texte. Pour cela, sélectionnez l ensemble du document avec le raccourci CTRL+A, puis dans l onglet «Accueil» de la barre de Menu, cliquez sur l icône «Justifier». Les alinéas à chaque début de paragraphe ne seront pas impactés par cette manipulation. 6

Remarque : Par défaut, Word 2007 ajoute un espace entre chaque paragraphe. Si vous souhaitez les supprimer, sélectionnez l ensemble du texte (CTRL+A), puis «clique droit» et enfin «paragraphes». Dans la nouvelle fenêtre, cocher la case «Ne pas ajouter d espace entre les paragraphes du même style». Cliquez sur «OK» pour valider. 7

Vous pouvez désormais affiner la mise en page du corps de texte et supprimer les erreurs récurrentes. Dans certains cas, Word 2007 saute d une page à l autre en laissant une ou plusieurs lignes vierges en bas de la première page (Voir exemple ci-dessous). Dans cet exemple, Word 2007 refuse de couper sur deux pages un même paragraphe et laisse ainsi un espace blanc sur la première, ce qui dégrade l aspect esthétique du livre. Ce phénomène est dû à un paramétrage appelé «Éviter veuves et orphelines». Vous avez la possibilité de supprimer ce réglage (Il est conseillé de l appliquer à l ensemble du texte mais vous pouvez simplement effectuer cette manipulation sur le paragraphe concerné). «Clique droit» sur le paragraphe et sélectionnez «Paragraphe». 8

Dans la nouvelle fenêtre, décochez la case «Éviter veuves et orphelines». Remarque : Vous avez également la possibilité d activer la fonction «Ne pas couper les mots» si vous souhaitez éviter les césures des mots en bout de ligne. Cliquez sur «OK» pour valider. Notre texte est désormais propre, mais certains défauts peuvent encore subsister. En effet, il est habituel de voir sur certaines lignes des espacements très prononcés entre les mots ou encore d obtenir un point de ponctuation en début de ligne. Voici un exemple d espacements trop importants entre les mots : 9

Surlignez la ligne, puis clique-droit et sélectionnez «Police». Dans la nouvelle fenêtre, passez l espacement de «Normal» à «Condensé» et ajouter 0,1 pt. Si vous n obtenez pas le résultat escompté, recommencez en passant à 0.2 puis 0.3 pts jusqu à satisfaction. Dans notre exemple, 0.1 pt suffit. 10

Voici maintenant l exemple d un point de ponctuation placé en début de ligne : Le point d interrogation devrait être en fin de ligne et non au début de la ligne suivante. Vous devez, dans ce cas, insérer une espace insécable. Pour cela, supprimer l espace entre le dernier mot et le point d interrogation. Puis insérer l espace insécable (raccourci CTRL + SHIFT + «espace» pour les PC). VII LES TIRETS CADRATIN VS TRAIT D UNION Lorsque vous écrivez des dialogues, la forme la plus simple et la plus courante est de placer un tiret au début de chaque dialogue. Pour cela, il est d usage d utiliser un «tiret cadratin» et non un «trait d union». TYPE DE TIRET Symbole Raccourci clavier (sur PC) TRAIT D UNION - Touche 6 du clavier DEMI-CADRATIN CTRL + «moins» du clavier numérique CADRATIN CTRL + ALT + «moins» du clavier numérique Le demi-cadratin est réservé aux incises dans le texte. 11

Remarque : L utilisation d un tiret impose certains réglages pour obtenir une mise en page correcte. En effet, lorsque vous insérerez une espace après le tiret, Word transformera automatiquement vos tirets en «Liste à puces automatiques» qui donnera le résultat ci-dessous : Le dialogue est ici aligné après le tiret. Vous devez donc supprimer le paramètre «Liste à puces automatiques». Après avoir tapé une espace, l icône «Options de correction automatique» apparaît à gauche du tiret. 12

Cliquez dessus et sélectionnez «Arrêter la création automatique de lignes à puces». Lorsque vous taperez votre dialogue, il se présentera alors de la façon suivante : (Pensez ensuite à placer un alinéa devant le tiret). 13

Si vous souhaitez réactiver «Liste de puces automatiques», ou si l icône «Options de correction automatique» n apparait pas, cliquez sur le bouton «Office» en haut à gauche de la barre de Menu, puis sur «Options Word». Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez «Vérification» et cliquez sur «Options de correction automatique». 14

Enfin, dans l onglet «Lors de la frappe», cochez ou décochez «Listes à puces automatiques». VIII LA PAGINATION ET LES ANNOTATIONS Pour insérer les numéros de pages, ouvrez «En-tête et pied de page». Double-cliquez sur la zone d en-tête ou de pied de page ou utilisez les menus comme ci-dessous : Vous avez ici la possibilité de choisir l un des modèles de la liste déroulante. Dans notre exemple, nous avons sélectionné le menu «Modifier le pied de page» afin de le mettre en forme à notre guise. 15

Les en-têtes et les pieds de page apparaissent comme ceci : La pagination peut être insérée en haut ou en bas du document (Le choix est propre à chacun). Dans notre exemple, nous la placerons en bas de page. Placez le curseur de votre souris dans le «Pied de page», cliquez sur l icône «Numéro de page» puis sélectionnez le modèle de numérotation correspondant à la liste déroulante du menu «Bas de page». 16

Dans notre exemple, la numérotation s applique uniquement sur les pages paires car la fonction «Pages paires et impaires différentes» est activée. Nous souhaitons, pour notre ouvrage en cours, placer la numérotation sur l extérieur des pages (à gauche sur les pages paires et à droite pour les pages impaires). C est pourquoi, nous laissons la fonction «Pages paires et impaires différentes» activée. Rappel : Le premier chapitre de votre livre doit toujours débuter sur une page impaire. Insérez maintenant la numérotation sur une page impaire. Pour cela, placez le curseur de votre souris dans le «Pied de page» d une page impaire. Puis, Insérez le numéro comme ci-dessous : 17

Voici le résultat obtenu. Votre pagination est désormais prête sur l ensemble de votre document. Si vous ne souhaitez pas introduire d en-tête à vos pages, double-cliquez n importe où sur le texte pour sortir du mode «En-tête et pied de page». Cependant, vous avez ici la possibilité d ajouter des annotations en haut des pages. Nous allons donc inscrire le titre du livre sur la page impaire et le nom de l auteur sur la page paire. Nous vous conseillons de réduire la taille de la police dans ce cas (Choix propre à chacun). Si l en-tête (ou le pied de page) est trop proche du texte ou du haut de la feuille, vous pouvez ajuster l espacement en modifiant les valeurs des champs ci-dessous : Une fois l en-tête renseigné, double-cliquez sur le texte pour sortir. 18

Voici le résultat final. Remarque : Il est d usage de supprimer la pagination sur la dernière page de chaque chapitre. À notre connaissance, il n existe pas de moyen simple d y parvenir. C est pourquoi, nous vous proposons, à la fin de ce tutoriel, une méthode que l on pourrait cataloguer de «Astuces et bidouilles» que vous ne devrez pas appliquer avant d avoir terminé la mise en page complète afin d éviter les problèmes lors de la conversion PDF. IX LES FEUILLETS DE DÉBUT ET DE FIN Nous sommes ici à la dernière étape de la mise en page de votre livre. Il ne vous reste plus qu à insérer les feuillets de début et de fin. Il existe différentes possibilités, nous vous invitons à étudier les divers ouvrages dont vous disposez pour vous en inspirer. Mais voici tout de même une présentation standard : Page 1 et Page 2 : vierges (Ces pages sont nécessaires pour un bon encollage). Page 3 : un faux-titre (Ne reprenez pas l intégralité des informations de votre 1 ère de couverture. Indiquez simplement le titre de l ouvrage et éventuellement un sous-titre). Page 4 : Indiquez le nom de l éditeur et son adresse (si vous êtes un auteur auto-édité, indiquez Auto-édition) / Le n ISBN / La date du dépôt légal / Le copyright / Eventuellement, l auteur de la conception de la couverture. Page 5 : Reprenez les informations de la 1 ère de couverture. Page 6 : Vierge. Page 7 : 1 er chapitre. 19

Toutes ces pages ne contiennent pas de pagination, nous allons voir ci-après comment procéder. Remarque : Comme rappelé précédemment, le premier chapitre commence toujours sur une page impaire. Si vous souhaitez rajouter des pages telles que «Du même auteur» ou «Remerciements», pensez à introduire des pages vierges si nécessaire afin que le 1 er chapitre débute sur une page impaire. Pour insérer des pages vierges, placer le curseur de votre souris au début de la première page, puis, dans l onglet «Mise en page» de la barre de Menu, cliquez sur «Sauts de pages» et sélectionnez «Page suivante». Une page blanche apparaît devant le premier chapitre. 20

La numérotation des pages s en trouve décalée. Nous avons ainsi créé une nouvelle section : Section 1 = page vierge / Section 2 = Chapitres. Selon notre présentation standard, nous devons insérer 6 pages. Vous devez donc insérer 5 sauts de page dans la section 1. Placez le curseur sur la page de la section 1 et cliquez sur «Insertion» de la barre de Menu puis «Saut de page». Pour éviter d exécuter cette manipulation plusieurs fois, vous pouvez utiliser la fonction «Répéter une action» en appuyant sur F4 ou en utilisant le raccourci CTRL+Y (pour les PC). On constate ici que la numérotation débute à la première page blanche. Or, nous ne souhaitons pas voir de numéro avant le début du premier chapitre. Nous allons donc supprimer les en-têtes et pieds de page de la section 1. 21

Pour cela, vous devez tout d abord supprimer le lien entre les deux sections. Lorsque l on passe en mode «En-tête et pied de page», on constate à droite de la section 2 un onglet «identique au précédent». Vous devez supprimer ce paramètre. Placez votre curseur dans le pied de page de la section 2 puis cliquez sur l icône «Lier au précédent» dans la barre de menu. Vous constaterez que l onglet «Identique au précédent» a disparu. 22

Exécutez cette manipulation sur une page paire et une page impaire si vous aviez choisi de les différencier. Il ne vous reste plus qu à supprimer les numéros de pages dans la section 1 et remplir les feuilles vierges selon le modèle standard comme ci-dessous : Pour le feuillet de fin, insérez à la fin de votre document une nouvelle section comprenant une page vierge et une seconde sur laquelle vous devrez indiquer la mention : «Achevé d imprimer en France par BNC Publications, 27300 BERNAY, France». Rappel : Vous devrez là aussi supprimer les en-têtes et pieds de page. En fonction du papier choisi, vous pouvez, par exemple, préciser en haut de cette dernière page : «Le papier de cet ouvrage est certifié FSC, garantissant la gestion durable des forêts». 23

X ASTUCES ET BIDOUILLES Vous n avez désormais plus qu une seule chose à faire : Supprimer les numéros sur les dernières pages de chapitre. Ne connaissant pas de moyens appropriés, nous vous proposons l astuce du carré blanc posé sur le numéro. Dessinez un carré avec l outil dessin. 24

Puis placez-le sur le numéro de la dernière page. Supprimez le contour pour rendre le carré invisible. Copiez-collez ce carré sur toutes les dernières pages de chapitre. 25

Votre fichier est désormais terminé, vous devez maintenant le convertir au format PDF pour l impression. XI CONVERSION AU FORMAT PDF Par chance, la version 2007 de Word bénéficie de la conversion au format PDF. Vous n avez donc pas besoin d un logiciel supplémentaire. Si vous avez téléchargé une police sur un site spécialisé, vous devez l incorporer dans le PDF (Si possible, nous vous conseillons d éviter les polices en téléchargement qui peuvent entraîner des difficultés d impression). Cliquez sur le bouton «Office» de la barre de Menu et ouvrez «Options Word». Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez «Enregistrement» puis cochez «Incorporer les polices dans le fichier» et cliquez sur «OK» pour valider. 26

Nous allons enfin convertir votre document au format PDF. Cliquez sur «Enregistrez-sous» puis sélectionnez «PDF ou XPS». Enregistrez le fichier sur votre ordinateur en vérifiant que la case «Publication en ligne et impression» est cochée. Vérifiez la mise en page du PDF avant de le transmettre. Nous espérons que ce tutoriel répondra à la plupart de vos interrogations. Si vous avez besoin de précisions ou si vous rencontrez un problème non abordé dans ce tutoriel, n hésitez pas à nous contacter par email ou par téléphone, nous ferons en sorte de répondre au mieux à vos questions. Email : fb@bnc-publications.com ou Tél : 09.54.96.89.05 27