Word 2000 - Introduction 1 Microsoft Word, traitement de texte, permet de : Créer et enregistrer des documents Mettre en forme les caractères, les paragraphes, le document Utiliser des documents modèles et des assistants Utiliser des styles qui regroupent les mises en forme Compléter les saisies répétitives pendant la frappe Suggérer pendant la frappe Vérifier l orthographe et la grammaire Visualiser de différentes façons et imprimer Mettre en page en colonnes Numéroter les pages Insérer des liens hypertextuels Créer des lettres-type et des enveloppes Créer des tableaux Gérer un document au niveau de son plan Automatiser un document à l aide de codes de champs Créer des formulaires Éditer des formules mathématiques Insérer des graphismes Intégrer des effets spéciaux Créer des graphiques à partir de données Insérer des notes de bas de page et des notes de fin Gérer des index et des tables de matière Répertorier des révisions et des annotations Insérer des renvois, des légendes Travailler en équipe sur un même document Programmer des macro-instructions Réalisation Joël Leporcq - CDDP des Zardennes
Word s ouvre sur un document vierge Ouvrir un document Pour retrouver un document afin de le modifier, compléter, Menu Fichier, Ouvrir Word permet l exploration du dossier Mes documents, ou de tout autre dossier dans lequel se trouveraient des fichiers Word, en permettant la recherche, l affichage des propriétés de chaque document, 2
Apparences du document Zoom Affichage normal Mode Web Mode page Mode plan 3
Apparences du document mode page Travaillez en mode Page pour visualiser la façon dont le texte, les graphismes et les autres éléments sont positionnés sur la page imprimée. Cet affichage est utile pour la modification des en-têtes et des pieds de page, pour l'ajustement des marges et pour utiliser des colonnes et des dessins. 4 Mode page
Apparences du document mode plan Travaillez en mode Plan permet, et c'est l'une des nombreuses et précieuses ressources de Word, de surplomber le plan d'un document long aux fins de visualisation/navigation dans le document mais aussi de réorganisation de celui-ci. 5 Mode plan
Apparences du document aperçu avant impression En Aperçu avant impression, vous pouvez afficher plusieurs pages d'un document en taille réduite. Dans cet affichage, vous pouvez afficher les sauts de page, le texte masqué et les filigranes et vous pouvez également apporter des modifications de texte et de mise en forme avant d'imprimer le document. Pour passer en aperçu avant impression, cliquez sur le bouton Aperçu avant impression dans la barre d'outils Standard. 6
Déplacements dans un document Word propose tous les outils permettant d atteindre un point quelconque d un document. Les fonctions de déplacement les plus courantes possèdent des raccourcis clavier : GAUCHE DROITE CTRL+GAUCHE CTRL+DROITE CTRL+HAUT HAUT BAS FIN ORIGINE ALT+CTRL+PG.PRÉC ALT+CTRL+PG.SUIV PG.PRÉC PG.SUIV CTRL+PG.SUIV CTRL+PG.PRÉC CTRL+FIN CTRL+ORIGINE D'un caractère vers la gauche D'un caractère vers la droite D'un mot vers la gauche D'un mot vers la droite D'un paragraphe vers le haut D'une ligne vers le haut D'une ligne vers le bas Vers la fin de la ligne Vers le début de la ligne En haut de la fenêtre En bas de la fenêtre En haut de l'écran (défilement) En bas de l'écran (défilement) En haut de la page suivante En haut de la page précédente À la fin d'un document Au début d'un document Et avec la souris 7
Le zoom Un des raccourcis les plus utiles est cette fonction accessible aux possesseurs de souris à mollette : le zoom rapide. En effet, en maintenant la touche Ctrl (Contrôle) et en actionnant la mollette de la souris, il est possible de régler rapidement le niveau de zoom souhaité afin de contrôler l'aspect du document ou de s'y déplacer : De 10% de zoom à 500% en deux tours de mollette Cette astuce est d'ailleurs commune à plusieurs logiciels du même éditeur : non seulement Word mais aussi PowerPoint, le navigateur Internet, Publisher 8
Vérification orthographique Word offre des options de vérification automatique au cours de la frappe 9
Vérification orthographique Word offre des options de vérification automatique au cours de la frappe Que l on peut paramétrer Clic droit sur une faute et suggestions de Word 10
Synonymes Sélectionnez ou tapez un mot pour lequel vous souhaitez rechercher un synonyme, un antonyme ou des termes apparentés. Puis voyez le menu contextuel (clic droit) 11
12 Statistiques Pour compter le nombre de pages, de mots, de caractères, de paragraphes, ou de lignes du document en cours :
Mise en forme (caractères) Le caractère est la plus petite unité de formatage. Les lettres, chiffres, symboles, espaces, signes de ponctuations, peuvent être mis en forme individuellement. Le texte peut être mis en forme au niveau des caractères pour : mettre en relief une partie du texte (gras, italique, souligné, taille de la police, ) masquer du texte à usage privé ou interne mettre en relief l apparence ou la structure du texte (têtes de chapitres, titres, notes, ) Toutes ces fonctions sont disponibles dans le menu Format, fonction Police. Un grand nombre de ces spécifications de mise en forme disposent de raccourcis clavier (ex : Ctrl + G pour mettre le texte sélectionné en gras) 13
Mise en forme (caractères) Les fonctions les plus courantes sont regroupées dans la barre d outil Mise en forme. Si elle n est pas présente à l affichage, vous pouvez la demander. Une telle barre d outils est détachable, ou ancrable aux menus ou aux bords de la fenêtre de Word. Vous pouvez tout aussi bien la déplacer en dehors de la fenêtre de Word. Toutes les barres d outils sont configurables (ajout/suppression de boutons, ou création de vos propres barres d outils 14
Sélection de caractères Une modification de mise en forme au niveau caractères s appliquera : à la saisie des caractères à l endroit où elle a été faite aux caractères sélectionnés au moment où elle est faite Quelques procédés courants de sélection de caractères : Un mot Double-clic Un groupe de mots Souris (Word ajuste) Tout le texte Ctrl + A Une sélection précise Flèches + shift Un paragraphe Triple-clic 15
Reproduire une mise en forme Pour copier la mise en forme de caractère, sélectionnez le texte contenant la mise en forme que vous souhaitez copier. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme, puis sélectionnez le paragraphe ou le texte auquel vous voulez appliquer la mise en forme copiée. Le curseur prend l apparence d un pinceau Pour copier à plusieurs endroits la mise en forme sélectionnée, double-cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme. Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur ce bouton 16
Insérer une lettrine Cliquez sur le paragraphe qui doit commencer par une lettrine. Dans le menu Format, cliquez sur Lettrine. 17 L espace autour de la lettrine est réglable
Caractères spéciaux Le menu Insertion, fonction Caractères spéciaux, permet d introduire dans le texte des caractères qui ne peuvent être saisis au clavier : symboles, alphabets non européens, majuscules accentuées, Certaines polices, telles WingDings ou Zapf Dingbats, ne sont constituées que de symboles : 18 Word produit automatiquement certains caractères spéciaux dans le cadre de la correction automatique. Par exemple :) deviennent Bien sûr, les caractères spéciaux peuvent aussi être mis en forme.
Mise en forme (paragraphes) Un paragraphe est borné par la marque de fin de paragraphe. Word permet de rendre visible ces marques : Comme pour les caractères, la mise en forme peut se décider avant ou après la saisie. Dans le deuxième cas, il suffit que le curseur se trouve quelque part à l intérieur du paragraphe. La mise en forme d un paragraphe concerne : L alignement Le centrage Les bordures Les trames Les retraits négatifs 19 C est la marque de fin de paragraphe qui «contient» toute la mise en forme du paragraphe. Si vous effacez une marque de fin de paragraphe, le paragraphe prend la mise en forme du paragraphe suivant.
Mise en forme (paragraphes : tabulations et retraits) La manière la plus rapide pour définir tabulations et retraits est sans doute la règle (si pas visible : Affichage Règle) : Retrait négatif Retrait de la première ligne Retrait à gauche Retrait à gauche Voir aussi le menu Format, fonction Tabulations La règle permet également de définir et de modifier les tabulations : Type de tabulation 20 Tabulation dans la règle
Mise en forme (paragraphes : bordures et trames) Bordure : ligne entourant complètement ou partiellement un ou plusieurs paragraphes Vous pouvez utiliser la barre d outils Tableaux et bordures pour en régler toutes les options. Cette barre d outils peut s utiliser aussi pour ajouter une trame (une couleur de fond) à vos paragraphes, à coupler éventuellement avec la bordure : 21
Styles (styles intégrés ) Un style est un ensemble d attributs de mise en forme, enregistré, et destiné à être réutilisé pour appliquer l ensemble des attributs en une seule fois. Pour mettre en forme un ou plusieurs paragraphes à l aide d un style intégré : Placez-vous dans le paragraphe (ou sélectionnez-les) Choisissez Format Style Ou utilisez la barre d outils Mise en forme 22
Styles (créer un style ) Utilisez Format Style Cliquez sur Nouveau Cliquez sur Format pour avoir accès à toutes les options Écrivez un nom dans la zone Nom Indiquez s il s agit d un style Paragraphe ou Caractère : 23
Le mode plan Le mode plan vous permet d isoler la structure de votre document et de travailler tantôt sur cette structure et tantôt sur le texte du document, de vous déplacer très rapidement dans le document en utilisant sa structure, d assurer la cohérence document avec plus de facilité en gardant son plan accessible, réorganiser le texte en agissant au niveau du plan, Mode plan Pour gérer le plan : Utiliser le mode plan et les boutons de la barre d outils pour définir les niveaux de titres (pendant ou après l élaboration du document) Ou : Travailler en mode normal ou en mode page, et utiliser les styles Titre 1, 2, ou 3 24
Choisir la fonction Dessiner du menu Tableau Faire un tableau Le curseur de la souris est devenu un crayon à l aide duquel vous pouvez dessiner les contours, les lignes ou les colonnes du tableau La barre d outils pour les tableaux apparaît Pensez à utiliser la barre d outils (ainsi que le clic droit) pour ajouter, supprimer, des cellules, des lignes ou des colonnes, fusionner ou dissocier des cellules, colorer, ajuster, 25
Les assistants Avec Word, sont fournis des assistants, logiciels qui prennent en main la réalisation d un document spécifique, demandant simplement à l utilisateur d exprimer des choix ou de préciser des données. Exemple d assistant : le CV (faire Fichier Nouveau ) L utilisateur est ensuite guidé jusqu à la réalisation finale, aussi automatisée que possible, du document. Le document final reste modifiable et l utilisateur peut le compléter, modifier des styles, etc 26
Conclusion Ce document n est qu une simple introduction à Word. Bien des fonctions de ce traitement de texte y sont ignorées : colonnes, numéros de pages, lettres types et publipostage, listes à puces, les modèles, formules mathématiques, graphismes, effets spéciaux, notes de bas de page, index et table des matières, révisions et annotations, programmation de macros,! L aide intégrée à Word est complète et couvre tous les aspects du logiciel avec possibilités de démonstration. Plusieurs techniques de recherche dans l aide coexistent : 27