Les Midis de la Conso - 24 avril 2012 - Quelques clés pour l optimisation du processus de consolidation Olivier Nardi Luxembourg Country Manager LE PEUT SE DIVISER EN 3 GRANDES ÉTAPES : Process Input Output La fiabilité et la rapidité de l obtention de l output dépend de l input et du process. La qualité et la diversité de l output influencera la forme et le fond de l input ainsi que le process. DE MANIÈRE PLUS DÉTAILLÉE Périmètre, normes comptables, législations, secteurs. Collecte des données des entités du Groupe Processus de consolidation Etats de restitution et d analyses = fournisseurs d info : Entités du groupe Autres services du groupe CAC/Auditeurs Conversions des devises Homogénéisation Eliminations fonds propres Minoritaires Eliminations Interco Ajustements de consolidations Réglementaires et légaux Audit/Analyses Analystes financiers Management Investisseurs. Manuel descriptif du processus de consolidation Luxembourg School for Commerce 1
POURQUOI OPTIMISER? (1/2) Délais de plus en plus courts Fréquence élevée Qualité et pertinence de l information Meilleure lisibilité des états financiers Flexibilité du processus POURQUOI OPTIMISER? (2/2) Source de communication et d amélioration de la performance d un groupe = Avantage compétitif (Pilotage du groupe) = Valeur ajoutée du processus de consolidation DES INFORMATIONS Process Input Output Luxembourg School for Commerce 2
MISE EN PLACE D UN PLANNING DÉCRIVANT L ENSEMBLE DES ÉCHÉANCES À RESPECTER: CUT OFF RÉCONCILIATION INTERCO MISE EN PLACE D UN MANUEL DE (1/2) Ce manuel comprendra notamment: Le(s) rôle(s) de chacun dans la consolidation Les règles en matière de changement de périmètre Les procédures de validation de l information et les règles d acceptation de l information L usage d une liasse de consolidation Les seuils appliqués par le groupe (par exemple : les sociétés non-consolidées car NS) et les informations à remonter en fonction de la méthode de consolidation MISE EN PLACE D UN MANUEL DE (2/2) Les références en matière de taux FX et les règles de conversion (niveau interco par ex.) Les règles de comptabilisation des transactions interco Le choix d un référentiel unique et les politiques comptables du groupe Le timing du processus de consolidation. - Une interaction avec les auditeurs est conseillée - Des instructions périodiques complèteront le manuel Luxembourg School for Commerce 3
PROCÉDURES STRICTES DE CUT-OFF Procédures strictes de cut-off par ex.: arrêt des comptabilisations interco en J-4 Arrêt complet de la comptabilisation sur la période par ex. en J-2 Janvier Février Mars Avril... CENTRALISATION DES CHANGEMENTS DU PÉRIMÈTRE Maison- Mère A B C D E RÉFÉRENTIELS Choix d un référentiel comptable pour le groupe par ex. IFRS Définition et usage d un plan de compte unique dont la maintenance est centralisée A Compte 101000 Capital Compte 111000 Prime d'émission Compte 131000 Réserve légale B Compte 101010 Capital Compte 112000 Prime d'émission Compte 135000 Réserve légale Groupe 100000 Capital 101000 Réserves... Luxembourg School for Commerce 4
LIASSE DE Usage d une liasse de consolidation avec contrôle de validation stricte et interfaçable avec le logiciel de consolidation ACCEPTATION DES LIASSES SOUS RÉSERVE DE LEUR VALIDATION INTERNE ET EXTERNE INTERFAÇAGE DES DONNÉES DU LOGICIEL COMPTABLE VERS LE LOGICIEL DE Fiabilise la remontée des informations comptables vers le logiciel de consolidation Permet un pré-remplissage de la liasse de consolidation et donc un gain de temps certain ainsi qu un réduction du risque d erreurs Luxembourg School for Commerce 5
MISE EN PLACE D INDICATEURS DE QUALITÉ Respect des délais et délais moyens de réponses aux demandes d infos concernant la structure du groupe Respect des délais dans l obtention en provenance des entités de reporting Qualité des informations de base communiquées DU PROCESSUS Process Input Output RÉCONCILIATION RÉGULIÈRE DES TRANSACTIONS INTERCO Quelques points-clés: Ségrégation en comptabilité locale des opérations interco B Réconciliation régulière et dans la devise de la transaction Usage de taux de changes fixés par la maison-mère Réconciliation centralisée >< décentralisée Instauration de la règle de l émetteur et mise en place de procédures de cut-off Définition de règles de comptabilisation pour les opérations plus complexes (ex. cessions d immo) Rapprochement par familles de comptes (éviter la compensation) Fixation de seuil de matérialité (report & réconciliation) Groupes significatifs : usage d un logiciel dédié à la réconciliation interco La réconciliation interco peut s opérer à un rythme plus soutenu que la consolidation en elle-même Luxembourg School for Commerce 6
DÉCENTRALISATION DES AJUSTEMENTS LOCAUX MAIS CENTRALISATION DES CORRECTIONS DES ERREURS LOCALES Décentralisation au maximum des retraitements d homogénéité (centralisation des erreurs locales dans ce processus d homogénéité = gain de temps). Suppose une communication / information efficace a posteriori avec les entités du Groupe Fixation de seuil de matérialité CHOIX D UN OUTIL-SYSTÈME OPTIMAL (1/3) Quelques atouts indispensables: Multilingue et Multi GAAP (IFRS, LuxGAAP, USGAAP, Fr GAAP) Le(s) consolideur(s) doivent être maîtres du système et de son paramétrage L éditeur doit assurer la maintenance technologique et normative du produit L outil doit être ouvert,flexible et aisé à l utilisation et dans sa personnalisation (gestion des spécificités clients) Il doit contenir un ensemble de règles de validation à chaque étape du processus et doit permettre d en créer de nouvelles spécifiques à l entreprise client L outil doit permettre une décentralisation aisée du processus de consolidation (une application full web sera à privilégier dans ce sens) CHOIX D UN OUTIL-SYSTÈME OPTIMAL (2/3) Une visibilité «at a glance» de la situation des entités consolidées (workflow) avec possibilité de blocage /déblocage de chacune Interfaçage entre le logiciel de consolidation et les systèmes comptables Existence d une liasse de consolidation «uploadable /downloadable» Possibilité de combiner différentes façons d entrer des données dans l outil pour répondre à différents types de besoins/situations Possibilité de remonter des informations qualitatives Transparence des traitements automatiques générés par le système (conversion, réconciliation, élimination, minoritaires,...) Luxembourg School for Commerce 7
CHOIX D UN OUTIL-SYSTÈME OPTIMAL (3/3) Possibilités de consolider et comparer différents types/natures de données (Actual, Budget, Forecasts, ) Possibilités de simulation et d extrapolation en toute sécurité (ex. changement de périmètre ou création de sous-groupes) Possibilités de produire une consolidation «analytique» ou en segment Traçabilité et auditabilité des données, ajustements locaux, traitements de consolidation (drill down, contributive, ) accessible à tout moment Grande flexibilité dans la création de rapports de restitution et d analyses pour différents types d utilisateurs et de besoins (internes & externes) Traitement efficace des éliminations interco (problème de devise par ex.) et rapports de restitution lisibles + Option d aide à la réconciliation MISE EN PLACE D INDICATEURS DE QUALITÉ Nombre de corrections opérées sur les dossiers des filiales Total des erreurs non-significatives en valeur absolue (y compris les intercos) Total des ajustements comptabilisés en valeur absolue (y compris les intercos) Il sera aussi intéressant de distinguer 2 aspects: Erreurs identifiées par le service consolidation Erreurs détectées par les auditeurs (=défauts au processus) DE L OUTPUT Process Input Output Luxembourg School for Commerce 8
L OUTPUT EST LA FINALITÉ DU PROCESSUS DE DE L OUTPUT L output ou reporting est la finalité du processus de consolidation dans son ensemble. A ce titre, il doit: Répondre aux besoins de communication internes et externes du groupe et ce, dans des formats différents et pour de multiples intervenants / services Soutenir les besoins analytiques des décideurs internes et externes aussi bien au niveau financier qu à celui de la gestion Être flexible, pertinent, rapide et évolutif pour faire face à des demandes ponctuelles d informations et sous différentes formes COMMENT OPTIMISER LE REPORTING CONSOLIDÉ D UN GROUPE? DE L OUTPUT Quelques points-clés: Identifier, hiérarchiser et rationaliser les besoins des différents intervenants Identifier les éléments structurants des différents reportings destinés à répondre aux besoins des multiples acteurs Définir les formes de restitutions exigées, souhaitées ou ad hoc Définir les informations «brutes» à obtenir en amont pour alimenter le processus ainsi que leur(s) traitement(s) dans ce dernier Définition et mise en place du cadre propre à recueillir et à traiter ces informations Acquisition d un outil capable de supporter et traiter les cadre(s) défini(s) Si besoin, modifier l organisation et la culture du groupe CONCLUSION Une optimisation du processus de consolidation et par conséquent l obtention d une clôture rapide associée à une haute qualité et lisibilité des informations restituées impliquent des changements importants dans la culture et les différents systèmes de l entreprise. Luxembourg School for Commerce 9
Questions? MERCI A TOUS! olivier.nardi@sigmaconso.lu +352 661 730 310 +352 27 02 01 20 www.sigmaconso.eu Luxembourg School for Commerce 10