LIVRET PRATIQUE DU DOCTORANT CONTRACTUEL

LIVRET PRATIQUE DU DOCTORANT CONTRACTUEL VOTRE CONTRAT DOCTORAL À UNIVERSITÉ PARIS-EST Comprendre le contrat doctoral Votre contrat doctoral d un point de vue administratif Les missions complémentaires et les formations La fin de votre contrat doctoral 2015 2016

SOMMAIRE INTRODUCTION P. 4 P. 7 PRÉAMBULE P. 5 La communauté d universités et établissements Université Paris-Est COMPRENDRE LE CONTRAT DOCTORAL CONNAÎTRE VOS INTERLOCUTEURS ET LEURS RÔLES Caractéristiques principales du contrat doctoral, objectif et durée P. 8 Les interlocuteurs du doctorant contractuel P. 9 La représentation des personnels au sein d Université Paris-Est P. 11 P. 13 P. 33 VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF La signature de votre contrat doctoral P. 14 Votre rémunération P. 17 Votre protection sociale P. 23 Durée du travail, congés et absences P. 26 LES MISSIONS COMPLÉMENTAIRES ET LES FORMATIONS Missions complémentaires du doctorant contractuel P. 34 Les formations P. 38 P. 41 LA FIN DE VOTRE CONTRAT DOCTORAL Contrat arrivé à terme P. 42 Fin anticipée du contrat doctoral P. 43 Fin retardée du contrat doctoral P. 45 3

INTRODUCTION Le présent livret pratique du doctorant contractuel est complémentaire du guide du doctorant. Le guide du doctorant fournit à tous les doctorants inscrits à UPE les informations utiles pour le choix de leurs formations et pour la connaissance de l envi ron nement dans lequel ils évoluent. Le livret pratique du doctorant contractuel apporte des informations complémentaires spécifiques aux doctorants qui bénéficent d un contrat doctoral avec UPE : c est un vade-mecum des questions pratiques que les doctorants contractuels peuvent se poser, de la signature de leur contrat jusqu à son terme. Les informations sont également applicables aux Contrats à Durée Déterminée (CDD) d une autre nature qu un contrat doctoral, hors informations relatives aux missions complémentaires du doctorant contractuel. Le présent livret constitue une première approche des règles applicables à tout contrat de travail dans le secteur public dont un grand nombre sont également applicables dans le secteur privé. Les documents de référence mentionnés dans ce livret sont téléchargeables sur SOLSTICE, l espace numérique de travail (ENT) d Université Paris-Est : solstice. univ-paris-est.fr/ rubrique Ressources/ doctorant contractuel 4

PRÉAMBULE La communauté d universités et établissements Université Paris-Est Créée en 2007, Université Paris-Est (UPE) est une Communauté d universités et établissements (Comue) fédérant deux universités, une école vétérinaire, quatre écoles d ingénieurs, trois écoles d architecture, trois organismes de recherche, sept agences et centres techniques et deux centres hospitaliers. Parmi les compétences déléguées à UPE par ses établissements figure la formation doctorale, de l inscription jusqu à la délivrance du diplôme de docteur. UPE porte 6 écoles doctorales : Culture et Sociétés (CS) ; Mathématiques et Sciences et Techniques de l Information et de la Communication (MSTIC) ; Organisations, Marchés, Institutions (OMI) ; Sciences, Ingénierie et Environnement (SIE) ; Sciences de la Vie et de la Santé (SVS) ; Villes, Transports et Territoires (VTT). UPE est également co-accréditée pour les écoles doctorales Agriculture, Alimentation, Biologie, Environnement, Santé (ABIES) et Santé Publique (SP), portées par l Université Paris-Saclay. Les services administratifs d UPE sont localisés sur deux sites : à Champs-sur-Marne : 6-8, avenue Blaise Pascal Champs-sur-Marne 77455 Marne-la-Vallée ; à Créteil-La Pyramide : 80, avenue du Général de Gaulle 94000 Créteil. Plans d accès aux sites disponibles sur www.univ-paris-est.fr Accès directs (bas de page) 5

COMPRENDRE LE CONTRAT DOCTORAL CONNAÎTRE VOS INTERLOCUTEURS 7

COMPRENDRE LE CONTRAT DOCTORAL CONNAÎTRE VOS INTERLOCU CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DU CONTRAT DOCTORAL, OBJECTIF ET DURÉE Définition du contrat doctoral Le contrat doctoral est un contrat de travail de droit public que seuls les établissements publics d enseignement supérieur ou de recherche peuvent délivrer. Il est caractérisé par : sa durée : 3 ans ; son objet : la réalisation d un travail de thèse assortie ou non d une mission complémentaire ; sa réglementation : le décret n 2009-464 du 23 avril 2009 et le décret du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l État Créé en 2009, le contrat doctoral est un contrat de travail : le doctorant contractuel perçoit un traitement et non une bourse, il cotise au système de retraite, au régime général de sécurité sociale et à l assurance chômage. Double statut du doctorant contractuel Le doctorant contractuel est à la fois un étudiant et un agent contractuel (ou agent non titulaire) de la fonction publique. À ce titre, il est en relation avec plusieurs interlocuteurs durant son travail de thèse. 8

TEURS LES INTERLOCUTEURS DU DOCTORANT CONTRACTUEL Le directeur de thèse Le directeur de thèse assure l encadrement scientifique et personnel du doctorant. Il suit régulièrement la progression de son travail. Le doctorant s engage de son côté sur un temps et un rythme de travail. Il a un devoir d information quant aux difficultés rencontrées et à l avancement de sa thèse. Il doit faire preuve d initiative dans la conduite de sa recherche. L école doctorale (ED) et le département des études doctorales (DED) L école doctorale assure une mission de suivi administratif et de formation des doctorants. Elle organise des formations spécifiques, complétées par des formations générales proposées par le département des études doctorales. L école doctorale est l interlocuteur privilégié du doctorant contractuel pour toute question d administration d ordre général relatif au déroulement de la thèse. Le département des études doctorales d Université Paris-Est coordonne la politique en matière de formation doctorale de l établissement. Il organise des formations communes à tous les doctorants. Pour plus d informations sur le ded et les ed : www.univ-paris-est.fr/ rubrique «Études doctorales» L unité de recherche/l équipe d accueil L unité de recherche est le lieu où le doctorant effectue son travail de thèse. Elle gère le quotidien du doctorant contractuel : ses horaires de présence, ses congés, ses visites médicales. Elle offre les mêmes services que ceux dont bénéficient les chercheurs : accès à la documentation, cantine Le doctorant doit respecter le règlement intérieur, les règles d hygiène et de sécurité, les horaires de l unité de recherche. Cette dernière alerte l école doctorale en cas de difficulté : absentéisme, abandon ou difficultés d organisation. 9

COMPRENDRE LE CONTRAT DOCTORAL CONNAÎTRE VOS INTERLOCU Le service ressources humaines Le service ressources humaines d UPE gère toute question qui impacte la rémunération du doctorant ou le contrat de travail de façon directe : mise en place du contrat doctoral, gestion des paies, arrêt maladie, accident du travail, avenant à contrat notamment en cas de mission complémentaire, attestations d emploi, démission, licenciement, document de fin de contrat, attestation Pôle Emploi. À NOTER Les recrutements et ordres de mission des doctorants contractuels sont gérés par l école doctorale. Les congés, horaires de travail, visites médicales sont gérés par les unités de recherche. COMMENT CONTACTER LE SERVICE RESSOURCES HUMAINES D UNIVERSITÉ PARIS-EST? Comue Université Paris-Est - Service des ressources humaines Aile Cassini, 4 e étage, bureau C405 6-8, avenue Blaise-Pascal, Champs-sur-Marne, Cité Descartes 77455 Marne-la-Vallée Courriel : rh@univ-paris-est.fr Téléphone : 01 64 15 31 75 10

TEURS LA REPRÉSENTATION DES PERSONNELS À UNIVERSITÉ PARIS-EST La commission consultative des doctorants contractuels - CCDC L article 10 du décret n 2009-464 du 23 avril 2009 prévoit qu «une commission consultative est instituée par le règlement intérieur de chaque établissement pour connaître des questions d ordre individuel relatives à la situation professionnelle des doctorants contractuels. Elle comporte, en proportion égale, des représentants du conseil scientifique et des représentants élus des doctorants contractuels. Cette commission rend des avis motivés au chef d établissement. Elle peut être saisie à l initiative de tout doctorant contractuel ou du chef d établissement.» La CCDC d UPE est composée de : trois représentants des doctorants contractuels ; trois représentants du bureau du Conseil Scientifique : le viceprésident recherche d UPE, la directrice et le directeur adjoint du département des études doctorales. Pour obtenir les coordonnées des doctorants contractuels membres de la CCDC : rh@univ-paris-est-fr La commission consultative paritaire des agents non titulaires CCP-ANT (hors doctorants contractuels) La CCP-ANT est obligatoirement consultée : sur les décisions individuelles relatives aux licenciements intervenant postérieurement à la période d essai et aux sanctions disciplinaires autres que l avertissement et le blâme ; sur toute question d ordre individuel relative à la situation professionnelle des agents non titulaires. 11

COMPRENDRE LE CONTRAT DOCTORAL La CCP-ANT d UPE comprend deux représentants de la direction d UPE, un représentant des agents contractuels de catégorie A et un représentant des agents contractuels de catégorie B. Pour obtenir les coordonnées des agents non titulaires membres de la CCP-ANT : rh@univ-paris-est-fr La présence des doctorants dans les instances d Université Paris-Est Les doctorants sont représentés au conseil de leur école doctorale de rattachement selon les modalités fixées par son règlement intérieur. Ils sont également représentés au conseil d administration d UPE selon les modalités définies par les statuts de la Comue. Pour plus d informations sur les statuts et le règlement intérieur d Université Paris-Est : www.univ-paris-est.fr rubrique Organisation Statuts et règlement intérieur 12

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF 13

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF LA SIGNATURE DE VOTRE CONTRAT DOCTORAL Calendrier Les contrats doctoraux débutent au plus tôt le 1 er octobre de l année de la première inscription en thèse, à l exception des contrats doctoraux issus des écoles normales supérieures qui débutent le 1 er septembre. Les contrats doctoraux peuvent cependant débuter plus tard mais toujours le premier jour du mois suivant la signature. À NOTER Un contrat doctoral est obligatoirement signé au plus tard 6 mois après la première inscription en thèse, sauf circonstances tout à fait exceptionnelles (pour tout renseignement : rh@univ-paris-est.fr). Formalités Début septembre, le service ressources humaines d UPE prend contact avec les doctorants contractuels par courriel en vue de la signature de leur contrat dans les locaux d UPE. Les doctorants contractuels, avant la signature du contrat, doivent avoir impérativement effectué leur inscription sur ADUM (www.adum.fr) et réglé les frais de scolarité afférents. Le doctorant contractuel doit se réinscrire en thèse chaque année (article 3 du décret n 2009-464 du 23 avril 2009) et acquitter les frais de scolarité afférents. Le non renouvellement de l inscription en thèse d un doctorant contractuel entraîne une procédure de licenciement dans les conditions prévues par le décret du 17 janvier 1986 relatif aux agents contractuels. 14

Pièces nécessaires le jour de la signature : une pièce d identité ou un titre de séjour en cours de validité un relevé d identité bancaire un certificat de scolarité de l année en cours la carte vitale Vous avez besoin d une attestation d emploi? À l occasion de démarches administratives, vous pouvez avoir besoin de fournir des attestations d emploi justifiant du fait que vous êtes bien titulaire d un contrat de travail et non démissionnaire. Les demandes d attes ta tion d emploi sont à adresser au service des ressources humaines : rh@univ-paris-est.fr Les doctorants contractuels ressortissants d un pays étranger Le contrat doctoral est un contrat de travail à durée déterminée. Pour bénéficier d un contrat doctoral vous devez être autorisé à occuper un emploi salarié en France. Les Français et ressortissants d un pays de la communauté européenne ont le droit de bénéficier d un contrat de travail en France sans conditions supplémentaires. À NOTER Tout doctorant étranger peut bénéficier d un accompagnement avant son arrivée en France ou pendant son séjour scientifique en France en prenant contact avec le service acc&ss Paris-Est : access@univ-paris-est.fr acc&ss Paris-Est fournit aux doctorants étrangers d UPE : une aide administrative ; des informations pratiques ; une aide pour la recherche de logement ; une aide pour apprendre le français. Pour plus d informations sur l accompagnement proposé par acc&ss Paris-est : access.univ-paris-est.fr 15

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF Les ressortissants d un pays hors communauté européenne doivent obtenir le droit de travailler en France. Deux procédures existent : le visa scientifique et l autorisation de travail temporaire Le visa scientifique a pour objet de faciliter l accueil des scientifiques étrangers au sein de l Union Européenne. Il vaut autorisation de travail. La procédure comprend trois étapes : Étape 1 : le service ressources humaines d UPE établit la convention d accueil sur demande du doctorant ou sur demande d acc&ss Paris-Est ; Étape 2 : UPE transmet la convention d accueil à acc&ss Paris-Est qui se charge de la transmettre à la préfecture compétente ; Étape 3 : dès son arrivée en France pour un long séjour, le doctorant prend contact avec acc&ss Paris-Est pour une aide administrative dans la délivrance de la carte de séjour portant la mention «scientifique». L autorisation de travail temporaire est délivrée par la DIRECCTE et doit accompagner le visa étudiant. La procédure est plus lourde pour le doctorant contractuel qui doit obtenir le renouvellement de son titre de séjour et de son autorisation provisoire de travail. Le service ressources humaines d UPE établit les demandes d autorisation de travail temporaire lors de l embauche et à chaque demande de renouvellement de ladite autorisation. Il est vivement recommandé aux doctorants contractuels concernés d opter pour la procédure de visa scientifique. 16

VOTRE RÉMUNÉRATION Montant La rémunération mensuelle minimale des doctorants contractuels est de : 1 684,93 brut si le doctorant n est pas titulaire d une mission complémentaire, soit environ 1 350 net ; 2 024,70 brut si le doctorant est titulaire d une mission complémentaire, soit environ 1 630 net. Cette rémunération peut être plus élevée. Supplément familial de traitement - SFT Le Supplément familial de traitement (SFT) est un complément de salaire versé à un agent public en fonction du nombre d enfants à charge au sens des prestations familiales et à condition que l autre parent des enfants à charge ne perçoive pas déjà un SFT. Montant du SFT par mois : 1 enfant à charge : 2,29 2 enfants à charge : 10,67 de part fixe et 0,03 % du traitement brut 3 enfants à charge : 15,24 de part fixe et 0,08 % du traitement brut par enfant supplémentaire : 4,57 de part fixe et 0,06 % du traitement brut. Le SFT doit être demandé par écrit au service ressources humaines d UPE. IMPORTANT Les montants versés comportent des seuils planchers et plafonds qui ne seront pas détaillés dans le présent livret. Des règles spécifiques sont applicables lorsque l agent public est séparé du parent de ses enfants à charge. Un enfant peut être considéré comme étant à charge jusqu à 21 ans. 17

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF Remboursement partiel de votre titre de transport Un agent qui utilise les transports en commun pour aller de son domicile à son travail bénéficie d une prise en charge partielle du prix du titre d abonnement. Le montant du remboursement est de 50 % de la dépense ou selon barème si l abonnement est annuel. Il se fait mensuellement sur la paie en cours. La première demande de remboursement doit être accompagnée du formulaire de demande de prise en charge des frais téléchargeable sur l Espace Numérique de Travail (ENT) et d un justificatif original de titre de transport qui varie selon le type d abonnement. Pour les demandes postérieures à la première demande, le ou les justificatifs originaux d abonnement suffisent. TYPE D ABONNEMENT JUSTIFICATIF À FOURNIR Abonnement Navigo annuel Attestation de contrat Navigo ou ou abonnement imagin R originale comportant : imagin R annuel nom, prénom de l agent, date de début d abonnement, date de fin d abonnement, zones d abonnement Abonnement Navigo mensuel Ticket de chargement de pass Navigo mensuel original Abonnement Navigo Ticket de chargement de pass hebdomadaire Navigo hebdomadaire original À NOTER Seules sont prises en compte les zones entre le domicile et le lieu de travail de l agent. Par lieu de travail, on entend l unité de recherche ou le lieu où s exerce la mission d enseignement du doctorant. Si l agent achète un abonnement qui couvre des zones allant au-delà de cette distance, seule les zones entre le domicile et le lieu de travail serviront de base au remboursement. 18

Lorsqu un agent habite hors Ile-de-France, le montant du remboursement est plafonné à 80,67 par mois et suppose la fourniture de justificatifs originaux de paiement. Les tickets à l unité ne sont pas remboursés. Lorsqu un abonnement expire, vous devez fournir un nouveau justificatif. Les remboursements sont suspendus jusqu à la fourniture de celui-ci. Si le justificatif est généré via Internet, il doit alors être tamponné à une agence SNCF ou RATP pour être authentifié. En aucun cas, une photocopie ou un document scanné ne peut servir de justificatif de paiement original. En cas de régularisation, celles-ci sont effectuées à l occasion de la saisie des paies qui suit la réception du ou des justificatifs d abonnement. Les justificatifs peuvent être envoyés par courrier au service ressources humaines ou peuvent être déposés directement au bureau des ressources humaines. 19

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF Comprendre un bulletin de paie Remboursement domicile-travail : il ne s agit pas d une rémunération mais d un remboursement. Rémunération brute : rémunération avant prélèvement des charges sociales. À verser : sommes brutes versées à l agent. À déduire : charges salariales prélevées sur le montant brut de la rémunération de l agent. Pour information : «charges patronales» versées par votre employeur. Montant imposable de l année : le montant total à déclarer aux impôts figure sur votre bulletin de paie de décembre dans cette rubrique. Nom et adresse d envoi du bulletin de paie : il est envoyé par courrier postal quelques jours après le virement de la paie. Rémunération nette à payer : rémunération après prélèvement des charges sociales. 20

À NOTER Les doctorants contractuels ne sont pas rémunérés sur indice, mais selon un montant brut. Le nombre d heures effectuées ne figure pas sur votre bulletin de paie (cf. paragraphe «durée du travail», p. 26). Les paiements sont exclusivement effectués par virement bancaire et au plus tard le dernier jour du mois. Les paies sont préparées un mois à l avance. Les éléments figurant sur le bulletin reçu sont donc des éléments qui ont été intégrés en début de mois et ne prennent pas en compte les changements intervenus pendant ce dernier. Vous devez conserver vos bulletins de paie toute votre vie, si vous perdez un bulletin de paie vous pouvez en demander une copie au service ressources humaines d Université Paris-Est. 21

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF Changement de compte bancaire En cas de changement de compte bancaire, vous devez remplir le formulaire de demande de changement de domiciliation bancaire disponible sur l ENT d Université Paris-Est et le retourner accompagné de votre nouveau relevé d identité bancaire au service ressources humaines. Ces documents peuvent être envoyés au service ressources humaines d UPE sous forme de scan dès lors qu ils sont lisibles et de bonne qualité. Changement d adresse En cas de changement d adresse, vous devez communiquer celle-ci au service ressources humaines d humaines d UPE par courriel : rh@univ-paris-est-fr Régularisations sur rémunération en général Tout salaire contient une part dite «insaisissable». Les déductions sur salaire sont donc plafonnées en fonction de cette part insaisissable. si le montant de la déduction est < ou = à la quotité saisissable : la régularisation est opérée en une fois ; si le montant de la déduction est > ou = à la quotité saisissable : la régularisation se poursuit tous les mois jusqu à ce que montant à déduire soit entièrement recouvré. Si votre contrat prend fin avant que la régularisation n ait été opérée : l agence comptable d UPE prendra contact avec vous afin de vous demander le versement des sommes encore dues à UPE. 22

Impôts sur le revenu Votre rémunération est imposable au titre des impôts sur les revenus lorsque vous remplissez les deux conditions suivantes : vous avez travaillé au cours de l année précédente ; vous êtes âgé de plus de 18 ans. Vous devez remplir personnellement une déclaration de revenus chaque année. Pour plus d informations sur la déclaration de revenus : vosdroits.service-public.fr rubrique particuliers VOTRE PROTECTION SOCIALE Le régime de sécurité sociale Les doctorants contractuels d UPE relèvent du régime général de la sécurité sociale à compter de la signature de leur contrat doctoral et non de la sécurité sociale étudiante. Plusieurs situations sont à distinguer en fonction de la situation du doctorant contractuel l année précédant la date de signature du contrat doctoral : (Voir tableau page suivante) Plus d informations, contacter la CPAM sur www.ameli.fr 23

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF SITUATION ANTÉRIEURE Le doctorant contractuel relevait de la sécurité sociale étudiante ou de la MGEN Le doctorant contractuel n était affilié à aucun régime de sécurité sociale en France DÉMARCHE À EFFECTUER Le doctorant doit faire connaître son changement de situation à la Caisse Primaire d Assurance Maladie (CPAM) la plus proche de son domicile. Il devra fournir une copie de son contrat doctoral et de son premier bulletin de paie. Le doctorant doit faire une demande de carte vitale à la CPAM la plus proche de son domicile. Informations utiles sur UPE en vue de ces démarches : Numéro employeur d UPE : 770 5503 168 426 69 038 Organisme auquel seront versées les cotisations des agents UPE : Urssaf 14, rue de Beaune - 93 518 Montreuil Siège social : COMUE Université Paris-Est, 6-8, avenue Blaise Pascal, Champs sur Marne - 77455 Marne la Vallée Vis-à-vis du service ressources humaines d UPE, si vous n aviez pas de numéro de sécurité social définitif lors de la signature de votre contrat doctoral, vous devez, dès réception, fournir une copie lisible de votre carte vitale ou de votre attestation vitale. IMPORTANT Importance de ces démarches : Le régime de base de la sécurité sociale est obligatoire. Un numéro de sécurité social définitif est l unique moyen de vous identifier sans risque d erreur en vue de votre future retraite. 24

La mutuelle ou complémentaire santé Contrairement à l assurance maladie qui est obligatoire. L assurance complémentaire également appelée «mutuelle» n est pas obligatoire. Elle est toutefois vivement conseillée. Le doctorant contractuel peut s inscrire à la mutuelle de son choix. Du fait de son double statut étudiant et agent contractuel, le doctorant contractuel peut choisir une mutuelle étudiante : www.smerep.fr/ ou www.lmde.com/ une mutuelle du secteur public : www.mgen.fr/particuliers/ toute autre mutuelle : celle du conjoint selon sa situation professionnelle, ou des parents ; toute autre mutuelle dans le commerce. La protection sociale lors d un déplacement professionnel Lorsqu un agent public se déplace dans l exercice de ses fonctions en dehors de son lieu de travail et de sa résidence, il doit être titulaire d un ordre de mission. L ordre de mission lui permet de continuer à bénéficier de sa protection sociale durant de son déplacement. Il peut également permettre le remboursement de certains frais de mission selon les cas. Votre contact pour les ordres de mission est votre école doctorale. La protection sociale à l étranger Dans les pays de l espace économique européen Vous pouvez vous faire rembourser vos frais médicaux dans certains pays de la communauté européenne à condition de vous munir de la carte européenne d assurance maladie dont vous devez faire la demande auprès de la Caisse Primaire d Assurance Maladie (www.ameli.fr). 25

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF À défaut de remboursement sur place, il est nécessaire de conserver les factures et de les envoyer à la CPAM dès votre retour. Dans les pays hors communauté européenne Certains pays ont souscrit avec la France des accords bilatéraux de sécurité sociale permettant aux agents en déplacement de demander le remboursement de leurs dépenses de santé, selon le contenu de l accord, à leur propre caisse d assurance maladie. Liste des pays et contenu des accords : www.cleiss.fr/docs/textes/index.html Les soins médicaux et frais d hospitalisation peuvent coûter très chers dans certains pays. Il vous est conseillé de souscrire un contrat d assurance ou d assistance offrant des garanties en cas de maladie à l étranger et de rapatriement sanitaire. DURÉE DU TRAVAIL, CONGÉS ET ABSENCES Durée du travail Le contrat doctoral est un contrat de travail à temps plein : la durée annuelle du travail dans le secteur public est de 1 607 heures (la durée mensuelle du travail à temps plein est par usage de 151,67 heures) ; la durée hebdomadaire du travail peut varier d un établissement à l autre, et également d une unité de recherche à l autre. Le nombre d heures effectuées ne figure pas sur votre bulletin de paie. Vos horaires de présence à votre unité de recherche sont régis selon les règles de l unité de recherche. 26

Congés annuels Tout agent en activité à droit pour une année de service accompli du 1 er janvier au 31 décembre à un congé annuel égal à 5 fois le nombre de jours travaillés par semaine. Un agent à temps plein a donc droit à 25 jours de congés annuels. Lorsque la durée hebdomadaire de travail est supérieure à 35 heures l agent en activité a droit à des RTT Récupération de Temps de Travail. Nombre de RTT en fonction de la durée hebdomadaire de travail : Durée hebdomadaire Nombre maximum de jours de RTT 35H30 3 36H00 6 36H30 9 37H00 12 37H30 15 38H00 18 38H30 20 Il existe également des autorisations spéciales d absence exceptionnelle liées : à la vie familiale (mariage, PACS, naissance, adoption, maladie très grave ou décès) ; à la vie syndicale ; à la participation à des concours, des jurys d assise ; à des mandats politiques. Votre interlocuteur est votre unité de recherche : pour connaître vos horaires de présence, et vos droits à congé (incluant congés + RTT) ; pour poser des congés. Il n est pas nécessaire de transmettre vos feuilles de congé au service ressources humaines d UPE. IMPORTANT À l issue de votre contrat, vos congés sont présumés avoir été consommés. Ils ne peuvent pas donner lieu à une indemnité compensatrice de congés payés. 27

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF Maladie Votre médecin vous prescrit un arrêt de travail pour maladie? Vous disposez alors d un délai de 48 heures pour transmettre : les volets 1 et 2 de votre arrêt de travail ou bulletin d hospitalisation à la CPAM ; le volet 3 ou bulletin d hospitalisation au service ressources humaines d UPE. Vous devez également prévenir les personnes (unité de recherche, directeur de thèse) avec lesquelles vous travaillez de vos dates d arrêt maladie. Vous n avez pas le droit de travailler lorsque vous êtes en arrêt maladie. À NOTER La CPAM n indemnise pas les arrêts maladies inférieurs ou égaux à trois jours. Accident du travail DÉFINITION Accident qui survient par le fait ou à l occasion du travail de toute personne salariée ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit pour un ou plusieurs employeurs ou chefs d entreprise. Si vous êtes victime d un accident du travail vous devez informer ou faire informer votre employeur dans les 24 heures. L employeur a alors 48 heures pour déclarer l accident à l Assurance Maladie. Votre employeur doit vous remettre une feuille d accident du travail (formulaire S6201) qui vous ouvre une prise en charge à 100 % des frais médicaux liés à votre accident dans la limite des tarifs de base de l Assu rance Maladie sans avance de frais. Contact pour les accidents du travail : 01 64 15 31 75 rh@univ-paris-est.fr/ Plus d informations sur www.ameli.fr 28

Maternité Conditions d ouverture du droit à indemnités journalières : vous devez justifier de 10 mois d immatriculation en tant qu assurée sociale à la date prévue de votre accouchement ; vous devez également justifier d un certain nombre d heures travaillées avant la date prévue de votre accouchement. Vos obligations en tant qu agent contractuel : vous devez informer l Assurance Maladie de votre grossesse au plus tard avant la fin du troisième mois de grossesse. Dates de congé maternité et durée du congé maternité : L Assurance Maladie vous notifie vos dates de congé maternité. Si vous attendez votre premier enfant le congé maternité dure 16 semaines en tout. Six semaines avant la date prévue d accouchement et 10 semaines après. Vous devez informer votre employeur avant la date de début du congé maternité et transmettre vos dates de départ et retour au service ressources humaines d UPE. Paternité Le congé paternité est un droit ouvert à tout salarié quelle que soit son ancienneté à l occasion de la naissance d un enfant dans les situations suivantes : vous êtes le père de l enfant ; ou si vous n êtes pas le père de l enfant, mais vous êtes le conjoint de la mère, ou son partenaire de PACS ou vous vivez maritalement avec elle. Durée du congé paternité : 11 jours consécutifs (samedi, dimanche et jour férié compris) pour la naissance d un enfant ; 18 jours pour une naissance multiple ; Le congé paternité doit être pris 4 mois maximum après de la naissance de l enfant. 29

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF OBLIGATIONS Vous devez informer votre employeur de la date et la durée de votre congé paternité au moins un mois avant la date choisie. Vous pouvez le faire par lettre recommandée, par e-mail ou par courrier simple. Ce congé ne peut pas vous être refusé ni être décalé sans votre accord. Vous devez fournir à l Assurance Maladie une copie de l acte de naissance de l enfant ou du livret de famille. Indemnités journalières de la sécurité sociale/ Régularisation En cas d arrêt maladie, congé maternité, congé paternité, ou arrêt de travail consécutif à un accident du travail, le service ressources humaines d UPE établit une attestation de salaire qu il transmet à votre CPAM. Sur la base de cette attestation, la CPAM va vérifier si vous avez droit à des indemnités journalières de sécurité sociale, et vous verser lesdites indemnités si vous y avez droit. Pendant cette période votre salaire n est pas encore affecté par votre arrêt. Dès lors que vous percevez vos indemnités journalières de sécurité sociale, vous devez transmettre rapidement votre attestation d indemnités journalières de sécurité sociale au service ressources humaines d UPE. Vous pouvez vous procurer cette attestation auprès de l Assurance Maladie ou sur www.ameli.fr. Cette attestation servira de base à la régularisation de votre salaire qui n avait jusque-là pas été affecté par votre arrêt. La régularisation des indemnités journalières sur votre rémunération En cas d arrêt maladie, congé maternité, congé paternité votre rémunération est affectée de deux façons différentes selon votre ancienneté en tant que doctorant contractuel : 30

Si votre ancienneté en tant que doctorant contractuel à UPE est inférieure à 4 mois Si votre ancienneté en tant que doctorant contractuel à UPE est supérieure à 4 mois Vous ne percevez pas de rémunération pendant une durée égale à la durée de votre arrêt sauf en cas d accident du travail Vous bénéficiez du maintien de votre salaire pendant la durée de votre arrêt Si vous n avez pas de droit au maintien de votre rémunération pendant votre arrêt, UPE doit procéder à une suspension de salaire durant la durée de votre arrêt ou à une régularisation de votre salaire en déduisant de votre rémunération le nombre de jours d absence. Si vous avez droit au maintien de votre salaire pendant la durée de votre arrêt, UPE doit régulariser votre salaire en déduisant de votre rémunération les indemnités journalières que l Assurance Maladie vous a versées. Si vous ne transmettez pas l attestation d indemnités journalières au service ressources humaines d UPE rapidement, vous vous exposez à ce qu UPE procède à une estimation de vos IJSS et régularise d office votre rémunération. Absences injustifiées Le contrat doctoral confère des droits et obligations à chaque partie au contrat : votre employeur s engage à vous encadrer, à vous fournir les moyens nécessaires à la réalisation de votre thèse et à vous rémunérer ; vous vous engagez à fournir un travail selon une durée et des horaires déterminés. Votre rémunération est la contrepartie de votre présence à votre unité de recherche aux horaires définis par celle-ci. 31

VOTRE CONTRAT DOCTORAL D UN POINT DE VUE ADMINISTRATIF Toute absence qui ne résulte pas d un congé accepté par votre unité de recherche, d un arrêt maladie, maternité ou paternité est une absence injustifiée. Elle vous expose à une suspension de rémunération ainsi qu à des sanctions disciplinaires. 32

LES MISSIONS COMPLÉMENTAIRES ET LES FORMATIONS 33

LES MISSIONS COMPLÉMENTAIRES ET LES FORMATIONS MISSIONS COMPLÉMENTAIRES DU DOCTORANT CONTRACTUEL Le service du doctorant contractuel peut soit être exclusivement consacré aux activités de recherche liées à la préparation du doctorat soit inclure des missions complémentaires. Les missions complémentaires dans le cadre du contrat doctoral peuvent être consacrées aux activités suivantes : enseignement dans le cadre d une équipe pédagogique ; diffusion de l information scientifique et technique ; valorisation des résultats de la recherche scientifique et technique ; missions d expertise effectuées dans une entreprise, une collectivité territoriale, une administration, un établissement public, une association ou une fondation. Elles ne peuvent dépasser une durée fixée par les textes, et détaillée dans le paragraphe suivant. Procédure d approbation : les missions complémentaires supposent l avis favorable du directeur de l école doctorale, du directeur de thèse et du directeur de l unité de recherche. Un complément de rémunération mensuel minimum de 339,77 brut (280 net) est alloué pendant 12 mois chaque année universitaire au cours de laquelle la mission s effectue. Les doctorants sans financement ou titulaires d un contrat autre que le contrat doctoral (CIFRE, contrat de recherche, contrat à durée déterminée, bourse, etc.) peuvent effectuer des vacations. Missions d enseignement à UPE Procédure de recrutement et de renouvellement La campagne de recrutement et de renouvellement des missions d enseignement se déroule chaque année en juin. 34

Les candidatures se composent d un formulaire de déclaration de candidature et d un CV. Le formulaire est transmis aux candidats potentiels par le service ressources humaines d UPE (pour les candidats déjà titulaires d un contrat doctoral) début juin ou par l école doctorale lors de la campagne d attribution des contrats doctoraux pour les nouveaux doctorants contractuels. Toute candidature à mission d enseignement doit être transmise à UPE qui se charge de les transmettre aux deux universités membres de la Comue : l Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) et l Université Paris-Est Marne-la-Vallée (UPEM). La commission d attribution des missions d enseignement composée de représentants d UPE, de l UPEM et de l UPEC se tient chaque année mi-juillet, elle attribue les missions d enseignement à cette date. Seules les candidatures transmises à UPE dans les délais impartis sont examinées. Contenu de la mission Il s agit d un service d enseignement dans le cadre d une équipe pédagogique pour un service égal à 64 heures de travaux dirigés maximum par année universitaire. Il peut cependant être inférieur à ce plafond de 64 heures. Pour rappel, le doctorant contractuel titulaire d une mission d enseignement doit suivre 120 heures de formations réparties sur la durée totale de la mission dont 60 heures issues du module pédagogie du département des études doctorales d UPE. Les missions d enseignement sont arrêtées annuellement. Elles peuvent ne pas être renouvelées l année universitaire suivante sur demande du doctorant ou sur demande de l université d enseignement à l occasion de la campagne de renouvellement des missions. 35

LES MISSIONS COMPLÉMENTAIRES ET LES FORMATIONS Missions d enseignement hors UPE Le doctorant contractuel d UPE peut effectuer une mission d enseignement dans un établissement extérieur à la Comue à condition : de respecter la procédure de recrutement de l établissement en question ; que l établissement d accueil assume le coût de la rémunération de la mission via une convention de financement signée avec UPE qui rémunère le doctorant contractuel. Prendre rapidement contact avec le service ressources humaines d UPE pour la mise en place de la convention de financement de la mission. En l absence de convention de financement, le doctorant ne pourra pas percevoir son complément de rémunération. Diffusion de l information scientifique et technique, valorisation des résultats de la recherche Il n existe pas de campagne de recrutement spécifique à ces types de mission. Ces dernières sont en général proposées par des unités de recherche à des doctorants contractuels sur des projets bien spécifiques. Expertise dans une entreprise, une collectivité territoriale, une administration, un établissement public, une association ou une fondation : doctorant-conseil Le contenu de cette mission est défini entre le partenaire et le doctorant contractuel, selon la procédure d approbation (cf. p. 34). La durée de la mission est de 32 jours maximum par an. Le coût de la rémunération versée par UPE au doctorant est facturé à l entreprise ou établissement dans lequel se déroule la mission d expertise. 36

Avantages pour l entreprise ou établissement ou association : bénéficier d une expertise de haut niveau à un prix compétitif ; la gestion du contrat de travail est assurée par UPE ; repérer d éventuels futurs collaborateurs. Avantages pour le doctorant contractuel : apporter une expertise dans un environnement professionnel ; apporter une valeur ajoutée à sa formation ; préparer son projet professionnel post doctorat. Il est conseillé d attendre la deuxième année de thèse pour effectuer ce type de mission. Le doctorant contractuel doit postuler directement auprès des entreprises ou établissements qui l intéressent et leur proposer ce dispositif. Pour mettre en place la convention de financement, et l avenant au contrat doctoral : rh@univ-paris-est.fr Plus d information sur le dispositif «Doctorant Conseil» sur www.univ-paris-est rubrique Entreprises et Partenaires Cas particulier des vacations Les vacations sont exclues pour tout doctorant contractuel déjà titulaire d une mission complémentaire. Certains doctorants sont titulaires d un contrat de travail avec UPE qui n a pas la qualité de contrat doctoral, les vacations ne sont alors pas exclues. Lorsque les vacations ne sont pas interdites, deux préalables sont nécessaires : avis favorables des directeurs de thèse, d unité de recherche et d école doctorale ; autorisation de cumul signée par le président d UPE. 37

LES MISSIONS COMPLÉMENTAIRES ET LES FORMATIONS Les autorisations de cumul ne sont pas automatiquement accordées, il est vivement recommandé de solliciter le service ressources humaines d UPE avant d envisager d effectuer des vacations. À défaut, vous vous exposez à un refus d autorisation de cumul, et par conséquent à ne pas être rémunéré pour les heures de travail effectuées. LES FORMATIONS Université Numérique Paris Ile-de-France (UNPIDF) L université numérique Paris Ile-de-France est une structure d aménagement du numérique de l enseignement supérieur de la région Ile-de-France, elle compte de nombreux établissements d enseignement supérieur parmi ses membres dont UPE. Du fait de ce partenariat avec UNPIDF, les doctorants contractuels d UPE peuvent accéder à toutes les formations, y compris celles réservées au personnel. Plus d informations sur l UNPIDF : unpidf.univ-paris1.fr/ Inscription en ligne - Catalogue de formations : formation.unpidf.fr/ Pour toute question : rh@univ-paris-est.fr Les formations proposées par le département des études doctorales et les écoles doctorales UPE propose des cursus de formation à l ensemble de ses doctorants, tout au long de la thèse : des formations professionnalisantes pour préparer l après-thèse ; des formations de langue pour préparer les doctorants à leur future carrière dans un contexte de mobilité internationale ; 38

des formations à l enseignement destinées principalement aux doctorants en contrat doctoral avec missions d enseignement. Plus d informations sur les formations proposées par le département des études doctorales : www.univ-paris-est.fr rubrique Etudes doctorales/formations proposées aux doctorants Retrouvez les formations proposées par chacune des écoles doctorales sur leurs sites web dédiés : www.univ-paris-est.fr/fr/les-ecoles-doctorales/ 39

LA FIN DE VOTRE CONTRAT DOCTORAL 41

LA FIN DE VOTRE CONTRAT DOCTORAL L article 12 du contrat doctoral d UPE indique que : «à l issue de la période de trois ans, le doctorant contractuel cesse son activité sans qu UPE ait à lui signifier un préavis. Il ne peut prétendre à une indemnité de fin de contrat destinée à compenser la précarité de sa situation. Le titulaire du présent contrat n acquiert pas de droit à occuper ultérieurement un emploi au sein d UPE ni dans un des établissements tutelles de l unité de recherche où il exerce». Si vous êtes titulaire d un contrat à durée déterminée de doctorant, votre contrat prend fin à la date de fin de contrat indiquée dans le contrat. CONTRAT ARRIVÉ À TERME Au terme de votre contrat doctoral, vous pouvez vous trouver dans deux situations différentes : HYPOTHÈSE N 1 Vous avez trouvé une nouvelle affectation dans un établissement public ou une université. Il vous sera probablement demandé un certificat de cessation de paiement (document attestant de la date de fin de votre contrat de travail) par votre nouvel employeur. Ce document est disponible au début du dernier mois de votre contrat doctoral. Pour obtenir ce document : rh@univ-paris-est.fr ou 01 64 15 31 75. À NOTER Si vous avez trouvé une affectation dans un établissement du secteur privé ce document ne vous sera pas demandé. IMPORTANT Le contrat doctoral n est pas cumulable avec un autre contrat de travail. Si votre nouveau contrat débute avant la fin de votre contrat doctoral, vous avez deux solutions : demander à votre nouvel employeur s il est d accord pour que votre nouveau contrat débute après la fin de votre contrat doctoral ; à défaut, démissionner de votre contrat doctoral. 42

HYPOTHÈSE N 2 Vous êtes à la recherche d un emploi Vous avez le droit de vous inscrire à Pôle-Emploi et de prétendre aux allocations de retour à l emploi à trois conditions : avoir cotisé à Pôle Emploi ; être involontairement privé de votre emploi ; être effectivement à la recherche d un emploi. À NOTER Les allocations de retour à l emploi servent à financer votre recherche d emploi. Vous devez être en mesure de prouver que vous êtes effectivement à la recherche d un emploi. Toute réinscription en thèse doit être signalée à Pôle Emploi. FIN ANTICIPÉE DU CONTRAT DOCTORAL Le contrat doctoral peut prendre fin de façon anticipée à l initiative du doctorant contractuel ou de l employeur. Cas particulier de la période d essai : le contrat doctoral comporte une période d essai d un mois. Pendant cette période, l employeur ou l agent peut mettre fin au contrat à tout moment sans motif ni préavis. Démission La démission est un mode de rupture du contrat de travail à l initiative du doctorant contractuel. Dans la mesure où le doctorant contractuel s est volontairement privé d un emploi, il n a en principe pas droit aux allocations de retour à l emploi. Il n existe pas de forme légale particulière pour présenter sa démission. En théorie, la démission peut être présentée à l oral comme à l écrit. Afin d éviter tout litige, il est préférable de procéder par écrit soit par e-mail, soit par courrier recommandé avec accusé de réception adressé au service ressources humaines d UPE. 43

LA FIN DE VOTRE CONTRAT DOCTORAL Il est recommandé de tenir informés au préalable vos directeurs de thèse et d unité de recherche. IMPORTANT Vous devez respecter un délai de préavis dont la durée varie en fonction de votre ancienneté : ANCIENNETÉ DURÉE DU PRÉAVIS Moins de 6 mois 8 jours Entre 6 mois et moins de 2 ans 1 mois 2 ans de service et plus 2 mois Si vous souhaitez être dispensé de votre préavis, vous devez en formuler la demande dans votre courrier de démission en précisant la date à laquelle vous souhaitez que votre contrat doctoral prenne fin. Licenciement Le licenciement est la mesure par laquelle, agissant d une manière unilatérale, un employeur met fin au contrat de travail qui le lie à un agent. Le contrat doctoral vous confère à la fois des droits mais également des obligations. Si certaines obligations ne sont pas remplies, votre employeur peut engager une procédure de licenciement. La non-réinscription en thèse implique le licenciement (décret du 23 avril 2009 relatif au doctorant contractuel). D autres motifs peuvent fonder un licenciement : insuffisance professionnelle, motif disciplinaire, inaptitude, faute grave, etc. La procédure de licenciement est encadrée par le décret n 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l État. Le licenciement intervient à l issue d un entretien préalable. L agent, à l encontre duquel cette mesure est envisagée, peut se faire accompagner par la personne de son choix à l entretien. Il a droit à la communication de son dossier individuel. La commission consultative paritaire des doctorants 44

contractuels doit être consultée lorsque l employeur envisage un licenciement. La décision de licenciement est notifiée par écrit et suppose le respect d un préavis identique au préavis prévu pour les démissions. Le doctorant licencié peut contester son licenciement et engager une procédure contentieuse contre son ancien employeur. FIN RETARDÉE : PROLONGATION DU CONTRAT DOCTORAL Circonstances exceptionnelles Le contrat doctoral peut être prolongé par avenant pour une durée maximale d un an si des circonstances exceptionnelles concernant les travaux de recherche du doctorant contractuel le justifient. Cette prolongation est prononcée par le président au vu de la demande motivée présentée par l intéressé, sur proposition du directeur de l école doctorale et après avis du directeur de thèse et du directeur de l unité ou équipe de recherche concernée. Maternité, paternité, longue maladie, adoption Si, durant l exécution du contrat, le doctorant a bénéficié d un congé de maternité, de paternité, d un congé d adoption, d un congé de maladie d une durée supérieure à quatre mois consécutifs ou d un congé d une durée au moins égale à deux mois faisant suite à un accident de travail, la durée du contrat peut être prorogée par avenant si l intéressé en formule la demande avant l expiration de son contrat initial. La durée de cette prorogation est au plus égale à la durée du congé obtenu dans la limite de douze mois. Les prolongations de contrat doctoral demeurent exceptionnelles. Elles ne sont jamais automatiques et doivent être demandées par le doctorant. Elles ne peuvent être acceptées que si les conditions réglementaires énoncées sont remplies. 45

Retrouvez l ensemble des informations sur le déroulement de la thèse dans le Guide du doctorant 2015/2016 Sur www.univ-paris-est.fr/publication/guidedoctorant2015 Université Paris-Est Juillet 2015 Conception : Service Ressources Humaines/Service Communication Conception graphique : xjd Impression : Le Réveil de la Marne PROMOUVOIR LA GESTION DURABLE DE LA FORÊT

6-8, avenue Blaise-Pascal Champs-sur-Marne, 77455 Marne-la-Vallée www.univ-paris-est.fr rh@univ-paris-est.fr Téléphone : 01 64 15 31 75 Télécopie : 01 64 15 32 87