Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) «Micro-évaluation de la capacité de gestion financière de World Wildlife Fund Madagascar and West Indian Ocean Program Office (WWF MWIOPO)» Rapport final succinct 04 juillet 2013
Eléments-clés sur la mission de micro-évaluation Agence(s) des Nations Unies mandatrice (s) : Nom du partenaire d exécution (PE) : Brève présentation du partenaire d exécution : Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) Dates de la micro-évaluation : Du 12 juin au 03 juillet 2013 World Wide Fund - Madagascar West Indian Ocean Program Office (WWF - MWIOPO) Méthodologie appliquée : Revue analytique de documentation Entretien Utilisation de la liste de contrôle B «Questionnaire de gestion financière» et «Questionnaire de la capacité du Partenaire dans le domaine de l approvisionnement» Analyse quantitative et qualitative des données WWF MWIOPO est une ONG internationale présente dans le territoire Malgache depuis 1963 et ayant pour mission l empêchement de la dégradation de l'environnement naturel de la planète et la construction d un avenir où les humains vivent en harmonie avec la nature. WWF MWIOPO a été retenu pour assurer la mise en œuvre du Projet SLM (MRPA) avec le PNUD. Résumé des risques liés à la capacité de gestion financière du PE Légende : E Élevé S Significatif M Modéré F Faible Domaines analysés 1. Partenaire d exécution Evaluation du risque E S M F Observations WWF MWIOPO dispose d une large expérience dans la gestion de projets multi-bailleurs à Madagascar (actuellement 50 projets). Elle est bien structurée tant au niveau du siège qu au niveau des structures décentralisées (site, région) lui permettant d être plus efficace dans la mise en œuvre et le suivi des activités liées à la gestion de projet. 2. Flux monétaires 3. Dotation en personnel 4. Politiques et procédures de comptabilité WWF MWIOPO assure la sécurisation des flux monétaires par l utilisation du circuit bancaire et le système de ségrégation des fonctions. Le personnel du site d Ampanihy se déplace en voiture à Tuléar pour recevoir les fonds pour ses activités en l absence d une banque dans la localité. Notons qu Ampanihy se trouve à 400 km de Tuléar (à 10 heures de route). Le personnel du service comptabilité est qualifié pour la tenue de la comptabilité suivant les normes comptables généralement admises. Le personnel comptable et financier en charge de la gestion financière des projets financés par le Système des Nations Unies n est pas familier avec les nouvelles procédures de remise d espèce aux partenaires d exécution (manuel HACT). Le formulaire FACE n est pas encore utilisé. Le système comptable permet d enregistrer convenablement les opérations par type de projet, par catégories de financement, par type de décaissement. Les charges communes sont réparties équitablement à chaque projet (facturation suivant le temps passé pour le personnel d appui, suivant la surface occupée pour le loyer, la JIRAMA, suivant le nombre de personnel pour les fournitures de bureau ). La comparaison des réalisations par rapport aux budgets est effectuée périodiquement pour tous les projets Les avoirs au niveau de la banque fait l objet de rapprochement périodique avec la comptabilité et chaque état de rapprochement est validé par un responsable (chef comptable au niveau de Tana et Senior Operation Officer au niveau du Tuléar). Les actifs de WWF MWIOPO sont assurés au niveau des compagnies d assurances et font l objet d inventaire périodique. WWF MWIOPO a mis en place un système de dénonciation des irrégularités et/ou fraudes constatées (appel vers une ligne directe au niveau de WWF Internationale). Ernst & Young 1
5. Vérification interne des comptes 6. Vérification externe des comptes 7. Etablissement de rapports et suivi 8. Systèmes d information Risque inhérent Risques spécifiques constatés dans l évaluation du système de gestion des finances publiques (macroévaluation) ; ou Risques spécifiques liés à la nature ou au fonctionnement du partenaire d exécution D une part : WWF MWIOPO dispose d un audit interne qualifié et indépendant (rattaché directement au Représentant Régional) ; Un plan d audit annuel est établi par l auditeur interne et validé par le Représentant Régional de WWF MWIOPO à chaque début de l année fiscale ; Les recommandations de l auditeur interne sont suivies systématiquement de plan d action de la part des audités qui sont en charge de les appliquées. La réalisation de ce plan d action est suivie non seulement par l audit interne de WWF MWIOPO mais aussi par le responsable de l audit interne au niveau de WWF Internationale ; Un audit interne est effectué périodiquement par l auditeur interne de WWF internationale. D autre part : L effectif de l audit interne (une seule personne) semble ne pas être raisonnable par rapport aux volumes d activité et aux nombres de sites à auditer (12 sites) au sein de WWF MWIOPO et exige un planning de mission chargé à l Auditeur; L audit interne n agit pas pour le compte d un projet en particulier et n intègre pas la vérification des fonds provenant d un bailleur en particulier dans ses programmes de travail. La vérification externe des comptes de WWF MWIOPO en tant qu entité est assurée par l auditeur de WWF Internationale. La planification de cet audit est effectuée au niveau de WWF internationale. L audit externe d un projet est effectué périodiquement par des cabinets d audit locaux conformément au protocole d accord signé entre WWF MWIOPO et chaque bailleur. Les rapports établis par WWF MWIOPO sont établis à partir de retraitement sur tableur Excel des informations issues du logiciel de comptabilité. Les données de base pour chaque projet sont envoyées mensuellement par les structures décentralisées auprès du siège. Les risques d erreurs sont couverts en partie par la séparation des fonctions c est-à-dire que le Directeur Administratif et Financier assure la validation de tous les «livrables» par rapport aux informations comptables et les normes exigées. Le système comptable de WWF MWIOPO est supporté par un logiciel comptable intégré ACCPAC et dont l accès est règlementé. Les données financières des sites sont enregistrées dans le logiciel cash book et envoyées périodiquement au siège pour consolidation et importation dans le logiciel ACCPAC. WWF MWIOPO dispose de politiques et procédures relatives à l entretien du système et à la protection/sauvegarde des données. Le retard de la réception des fonds constitue un facteur de blocage pour la mise en œuvre du projet. Le déblocage des avances de fonds sont toujours exposés à des retards dans la mesure où le transfert ne peut être effectué qu après validation des rapports financiers. L exercice comptable de WWF MWIOPO (1er juillet de l année N au 30 juin de l année N+1) diffère de celui de certains bailleurs dont PNUD (1er janvier au 31 décembre 2013). Cette situation engendre un surplus de retraitement des données comptables pour la clôture des comptes du bailleur pouvant entrainer un risque d omission de données. Evaluation du risque global E S M F Conclusion générale : Le risque global lié à la capacité de gestion financière de WWF MWIOPO est évalué à «MODERE» du fait que l entité dispose déjà de système financier bien développé et un cadre de contrôle fonctionnel. Toutefois, la mise à disposition de fonds au site d Ampanihy (site du Projet SLM de PNUD) n est pas encore satisfaisante. Un seul auditeur interne pour les 12 sites et 50 projets de WWF MWIOPO semble ne pas être suffisant pour couvrir les activités de contrôle. Par ailleurs, le mécanisme de transfert de fonds ne permet le déblocage des fonds à temps. Ernst & Young 2
Résumé des risques liés à la capacité du PE dans le domaine de l approvisionnement Légende : E Élevé M Modéré F Faible Domaines à examiner 1. Organisation et ressources humaines 2. Politiques et Procédures du Système d approvisionnement 3. Identification des fournisseurs potentiels 4. Appel à soumission et évaluation des offres 5. Préparation des bons de commandes 6. Suivi et transmission des ordres d'achats Evaluation des Risques E M F Observations WWF MWIOPO dispose d un service en charge des approvisionnements, dont le personnel possède les qualifications et l expérience appropriées. Un manuel de procédures couvrant toutes les étapes du système d approvisionnement et spécifie les responsabilités des personnes entrant dans le processus. Une liste restreinte de fournisseurs est mise à jour régulièrement. Un système d évaluation des prestations fournies par un fournisseur est systématiquement effectué par WWF MWIOPO à postériori. L auditeur a constaté certaines faiblesses concernant la sélection des prestataires de Tuléar lors de sa dernière intervention en Mai 2013. Les recommandations assorties de plan d action sont en cours de mise en œuvre. WWF MWIOPO applique les procédures d appel à soumission et d évaluation des offres définies dans leur manuel de procédures Le dépouillement des offres n est pas fait en publique et aucune information relative aux critères déterminant l attribution d une offre à un soumissionnaire n est communiquée à l externe. L auditeur a constaté certaines faiblesses concernant la sélection des prestataires de Tuléar lors de sa dernière intervention en Mai 2013. Les recommandations assorties de plan d action sont en cours de mise en œuvre. WWF MWIOPO utilise des bons de commande standards mais qui ne sont pas pré-numérotés. La préparation des bons de commandes et contrats se fait dans le cadre d une séparation des tâches appropriée et d un niveau de responsabilité bien défini par le manuel de procédures. Le service approvisionnement prend des mesures pour assurer le suivi des commandes et activer les livraisons. 7. Réception et contrôle Le service approvisionnement et le service logistique prennent des mesures pour assurer une réception et un contrôle adéquat des marchandises. 8. Vérification de la facture et paiement 9. Enregistrement des approvisionnements 10. Audit & informations sur les irrégularités Evaluation du risque global E M F La facture fait l objet de plusieurs vérifications avant le paiement. Les niveaux d autorisation dépendent du montant de la facture mais inclus généralement le Service Approvisionnement, le Finance Officer, le chef de projet demandeur, le Senior Management team, le Représentant Régional). Le service approvisionnement a un système de suivi à jour des offres émises par WWF MWIOPO (offre numérotée séquentiellement) Les pièces relatives aux offres effectuées sont classés correctement (classeurs et scan). L auditeur interne de WWF MWIOPO local et international (WWF International) assure l audit périodique du service approvisionnement. WWF MWIOPO a mis en place un système de dénonciation des irrégularités constatées en matière d approvisionnement. Conclusion générale : Le risque global lié à la capacité de WWF MWIOPO dans le domaine de l approvisionnement est évalué à MODERE dans la mesure où l entité dispose d un département en charge de l approvisionnement, formé par des personnes compétentes et régi par un manuel de procédures formalisé. Néanmoins, pour la structure de Tuléar, l application de certaines procédures est en cours de mise en place. Ernst & Young 3
Recommandations sur les capacités du PE Renforcer les travaux de contrôle exercé par l auditeur interne sur le financement PNUD et voir la possibilité de recruter une personne supplémentaire pour optimiser les tâches liées aux contrôles. Utiliser un logiciel plus performant répondant aux volumes de transaction traités par WWF MWIOPO et réduisant les retraitements extra comptables des données destinées à la production des rapports financiers des projets. Définir un plan de formation concernant les procédures de remises d espèces et l utilisation du formulaire FACE (Formulaire D'autorisation De Financement Et De Confirmation Des Dépenses) pour les rapports financiers des projets financés par les organismes du Système des Nations Unies tels que PNUD, FAO. Favoriser l utilisation de mécanismes de transfert de fonds plus sécurisé dans la mise en œuvre du projet SLM dans le site d Ampanihy par l intermédiaire d autres systèmes financiers tels que Mobile Banking ou les institutions de micro finance. Suivre l application correcte et d une manière permanente des procédures de WWF MWIOPO au niveau du site de Tuléar notamment pour la sélection des prestataires et l évaluation des offres. Recommandations sur la modalité de remise d espèces Nous recommandons que le PNUD continue à utiliser la modalité de remise directe d espèces étant donné que le partenaire d exécution a une bonne capacité de gestion financière et cette modalité lui permet d avoir le contrôle des opérations pour atteindre les objectifs prévus pour le projet. Conclusion générale La capacité de WWF MWIOPO en termes de gestion financière présente un risque global évalué à «MODERE», ce qui signifie que le système est bien développé et que le cadre de contrôle est fonctionnel pour garantir que (i) les remises d espèces seront utilisées comme convenu avec le PNUD et (ii) qu elles feront l objet de rapports appropriés. Les faiblesses identifiées, spécifiquement sur la structure décentralisée de Tuléar, peuvent être maîtrisées par l entité et le PNUD. Le risque pour la capacité de WWF MWIOPO en termes de gestion de l approvisionnement est également évalué à «MODERE», domaine pour lequel un cadre de gestion adéquat est opéré au niveau de la structure centrale et que l entité essaie de mettre en place auprès de ses structures décentralisées. La modalité par remise directe d espèce est la mieux appropriée. Le risque devrait être atténué par la revue du mécanisme de transfert de fonds à l entité et au site d intervention, le renforcement des activités de contrôle interne et le suivi des plans d actions définies dans le cadre des recommandations d audit ainsi que la formation du personnel. Yann RASAMOELY Country Managing Partner Ernst & Young 4