Guide pratique Chronopost.fr Tout pour simplifier vos envois
Vous avez fait confiance à Chronopost laissez-vous laissez-vous guider guider Chronopost vous remercie de votre confiance et met tout en œuvre pour répondre à vos exigences. Pour vous familiariser avec notre entreprise et nos services, laissez-vous guider étape par étape dans l univers de Chronopost : découvrir nos services, préparer vos envois sur www.chronopost.fr, utiliser votre espace personnalisé Vous trouverez dans ce guide pratique toutes les informations pour démarrer sereinement et en toute simplicité. Vous souhaitez nous poser une question? N hésitez pas à contacter le Service Clients au 0825 801 801*. Nous nous tenons à votre entière disposition pour toute information complémentaire. Bienvenue dans votre univers de services Chronopost! * 0,15_TTC la minute. Tarif au 01/02/2010.
P. 7-10 Vos Solutions Chronopost.fr Gamme Livraison Garanties P. 11-22 Votre première commande Démarrage Elaboration d une commande P. 23-30 Votre espace client Outils de gestion Suivi & historique Paiement & facture P. 31-46 Vos envois bien préparés Bonnes pratiques d emballage Spécificités à l international P. 47-50 Vos envois à expédier Enlèvement Dépôt P. 51-55 Vos infos pratiques Service Clients - Dictionnaire
Qui sommes-nous? Chronopost, filiale du groupe GeoPost, s appuie sur son expérience pour vous proposer des solutions de transport et de livraison express en France et dans le monde. Excellence de la qualité de service, fiabilité et ponctualité sont les engagements que Chronopost a choisi de tenir chaque jour pour vos envois de moins de 30 kg. 4 000 tournées de livraison et 600 liaisons routières quotidiennes pour vous garantir des prestations uniques quel que soit votre secteur d activité. 3 500 salariés s engagent chaque jour pour vous assurer une prestation de qualité. 250 000 colis traités chaque jour, selon des process industriels de pointe parmi les plus performants d Europe. 25% du chiffre d affaires de Chronopost réalisé à l international. 20% des colis livrés aux particuliers grâce à la proximité et à la souplesse de notre réseau. 80 000 entreprises, aussi bien des TPE spécialisées dans l informatique que des grands groupes pharmaceutiques, nous font confiance pour répondre aux impératifs de leur activité. 28 000 clients utilisent Chronopost.fr pour leurs envois au quotidien. Les atouts de Chronopost Notre position de leader de l express matin Notre outil industriel performant Notre savoir-faire à l international Notre qualité de service Notre politique de développement durable La puissance du groupe GeoPost N 2 en volume en Europe 550 millions de colis transportés en 2008 300 000 clients 20 000 salariés 4
Chronopost.fr Chronopost.fr L expertise de Chronopost, directement sur Internet Chronopost.fr, c est : SIMPLE : l édition de votre lettre de transport, directement depuis votre bureau, RAPIDE : en quelques clics, SÉCURISÉ : suivi de vos envois sur Internet, impression des documents douaniers, règlement par prélèvement automatique Pour démarrer en toute simplicité, naviguez tout d abord dans votre espace client dédié afin de vous familiariser avec votre outil d expédition. Avec cet espace personnel, vous accédez à de nombreux avantages : Autonomie : suivez vos envois, accédez à l historique de vos commandes, récupérez vos lettres de transport (pendant 7 jours) et vos factures. Facilité : modifiez vos coordonnées, gérez toutes les informations vous concernant et suivez d un coup d œil tous vos colis dans notre réseau. Gain de temps : grâce aux carnets d adresses. Importez vos propres fichiers d adresses et toutes les coordonnées de vos destinataires seront pré-enregistrées. Simplification de la gestion avec le prélèvement automatique : consultez vos factures, gérez vos coordonnées bancaires et adresse de facturation et surtout, bénéficiez de remises pouvant aller jusqu à 35% de réduction*. * Voir page 27. 5
Chronopost.fr, un site pratique pour tous vos envois Conservez votre identifiant et votre mot de passe définis lors de votre inscription sur Chronopost.fr, ils vous permettront d accéder à votre espace client et à commander vos envois. Si vous perdez votre mot de passe, recevez-le par e-mail, en cliquant sur «mot de passe oublié». Si vous perdez votre identifiant, recevez-le par e-mail, en cliquant sur «identifiant oublié». PENSEZ-Y 6 Pour accéder en toute simplicité à vos données Client, inscrivez-les au dos de ce guide.
GAMME & SERVICES VOS SOLUTIONS VOS SOLUTIONS CHRONOPOST.fr CHRONOPOST.fr En France et dans le monde, une solution adaptée à vos besoins. Vos envois doivent être livrés en express en France ou à l autre bout du monde? La gamme de solutions Chronopost a été conçue pour répondre à toutes les exigences de votre activité. 7
Les solutions Chronopost Pour satisfaire vos exigences de simplicité et de rapidité, Chronopost vous propose une gamme complète de solutions pour vos envois nationaux et internationaux : France Express+ Chrono 10 : J+1 avant 10h Express Chrono 13 : J+1 avant 13h Rapide Dom Chrono Express : J+2 Europe Monde Chrono Premium : J+1 avant 10h30 Chrono Express : J+1 Chrono Express : J+1, 2 ou 3 Chrono Classic : J+2 France Une proximité client inégalée, un éventail de solutions pour tous les besoins. Chrono 10 : J+1 avant 10h Livraison de vos envois le lendemain avant 10h vers plus de 24000 communes dont 99% des 1000 plus grandes villes*. Vous pouvez démarrer ainsi votre activité au plus tôt, distribuez vos produits à durée de vie limitée, sensibles ou à forte valeur ajoutée, réduisez vos stock, gérez vos urgences Chrono 13 : J+1 avant 13h Vous disposez de l envoi en fin de matinée pour pouvoir l exploiter dès le début de l après midi. Service couvrant 100% du territoire** : un seul horaire de livraison partout en France dans les zones rurales et les grandes villes. Dom Chronopost est depuis plus de 15 ans le seul réseau express intégré en Outre-Mer. Chrono Express : J+2 Livraison express de vos envois en 2 jours à destination de la Guadeloupe, de la Guyane, de la Martinique, de Mayotte, de La Réunion. Europe Bénéficiez de 3 niveaux de services répondant au mieux à vos degrés d urgence. Chrono Premium : Amsterdam, Bâle, Barcelone >> J+1 avant 10h30 Livraison de vos envois le lendemain matin avant 10h30 à destination des principales métropoles d Europe. Chrono Express : Munich, Rome, Bucarest >> J+1 Livraison le lendemain dans les principaux centres économiques et en 1, 2 ou 3 jours pour les autres destinations. Chrono Classic : Berlin, Londres, Prague >> J+2 Livraison de vos envois en 2 à 4 jours vers 26 pays européens. Monde Une prestation porte-à-porte performante et fiable vers 230 pays et territoires dans le monde. Chrono Express : J+1, 2 ou 3 selon les destinations Ces délais moyens sont indicatifs. Pour plus de détails, se référer à nos conditions générales de vente (7.2) sur Chronopost.fr * Liste des communes desservies disponible sur www.chronopost.fr ** Hors îles du littoral. 8
Un maximum de souplesse pour vos destinataires GAMME & SERVICES Quelles que soient la typologie de vos clients ou les spécificités de votre activité, Chronopost s adapte et vous propose différents modes de livraison pour la France. 1 La livraison aux professionnels et aux entreprises Votre expédition est remise le lendemain à votre destinataire en main propre et contre signature. 3 La livraison en point Chrono Relais Nos 3 100 points Chrono Relais vous offrent des horaires d ouverture élargis et un retrait rapide de vos envois. Le destinataire est prévenu par SMS ou e-mail de l arrivée de votre colis dans le point. Pour connaître le point Chrono Relais le plus proche, consultez la liste sur www.chronopost.fr 2 La livraison au domicile privé Vos envois sont livrés directement au domicile de votre destinataire. En cas de présentation infructueuse, nous déposons votre envoi dans l un des 12 000 bureaux de poste ou dans l une des 70 agences Chronopost les plus proches. UN VÉRITABLE SAVOIR-FAIRE DE CE MODE DE LIVRAISON 20% des colis sont livrés à destination des particuliers. Ce type de livraison est idéal pour vos internautes, vos commerciaux itinérants, vos collaborateurs En option UN RÉSEAU DENSE POUR UNE PROXIMITÉ INCOMPARABLE 91% de la population française est à moins de 15 minutes d un point Chrono Relais. La livraison le samedi Un événement, une pièce manquante pour le bon fonctionnement de votre outil de travail pensez à la livraison le samedi. Pour un envoi déposé le vendredi, vous pouvez cocher la case prévue à cet effet lors du choix de votre produit. 9
Des garanties sur mesure pour vos envois 1 LES INDEMNITÉS CONTRACTUELLES En cas de perte ou d avarie, et si la responsabilité contractuelle de Chronopost est engagée, vous êtes indemnisé sur : la valeur d origine de la marchandise ou le montant de sa réparation ou les frais directs de reconstitution des documents. Cette indemnité est variable selon votre produit ou la solution choisie (hors contrat spécifique) sur présentation de justificatifs : Responsabilité contractuelle Gamme Express et Express + Chrono 10 Chrono 13 Chrono Express Chrono Premium Indemnisation pour perte ou avarie dans la limite de 250 par colis Exemple : Votre marchandise valait 40 : vous êtes remboursé 40. Votre marchandise valait 400 : vous êtes remboursé 250. Responsabilité contractuelle Gamme Rapide Chrono Classic Indemnisation pour perte ou avarie dans la limite de 23 par kilogramme sans pouvoir excéder 690 par colis Exemple : Votre marchandise valait 40 et pesait 1,5 kilos : vous êtes remboursé 34,50. Votre marchandise valait 800 et pesait 30 kilos : vous êtes remboursé 690. 2 UNE ASSURANCE AU CAS PAR CAS : L AD VALOREM Vous pouvez assurer les envois de votre choix en fonction de leur valeur ou sensibilité; il s agit d une assurance par colis. L assurance peut couvrir la perte et l avarie de votre envoi jusqu à 5000 _. Pour y souscrire, il suffit de faire «Afficher les options» lors du choix du produit, d indiquer le montant de la valeur à assurer et de cliquer sur «Calculer». 10
COMMANDE EN LIGNE VOTRE PREMIÈRE VOTRE PREMIÈRE COMMANDE COMMANDE Étape par étape, tout savoir pour démarrer sereinement! C est la première fois que vous effectuez un envoi sur Chronopost.fr? Découvrez toutes les étapes pour un démarrage en toute simplicité. 11
Depuis Chronopost.fr 1 Identifiez-vous Pour préparer des envois, il est nécessaire avant tout de s identifier dans votre espace client via la page d accueil ou via la rubrique «EXPEDIER». L identification vous fait gagner du temps sur votre commande. Vous serez automatiquement défini comme expéditeur. Les champs expéditeur seront alors pré-remplis. 2 commandez en ligne en 7 étapes Vous devez tout d abord renseigner le nombre d envoi que vous souhaitez commander puisque le processus diffère pour un ou plusieurs envois*. 1 re étape 2 e L expéditeur Le destinataire Le colis étape étape 3 e 4 e étape La solution Chronopost 5 e étape Le panier 6 e étape Le paiement 7 e étape L impression de la lettre de transport 12 *Voir page 16.
Les étapes de la commande 1 re étape L expéditeur Vos coordonnées enregistrées dans votre profil sont renseignées par défaut. Vous pouvez cependant les modifier si vous souhaitez envoyer un colis depuis une autre adresse. COMMANDE EN LIGNE 2 e étape Le destinataire L identification de votre destinataire pour un envoi national 1 2 3 1 2 Votre carnet d adresses Sélectionnez «Carnet d adresses Chronopost» et retrouvez les coordonnées que vous avez déjà enregistrées. RECHERCHEZ UN CONTACT La recherche est possible par la raison sociale, le nom, le prénom, la ville, la référence client Indiquez les 3 premières lettres puis cliquez sur OK. 3 TYPE DE DESTINATAIRE Sélectionnez votre type de destinataire : particulier, entreprise ou Point Relais. Lors du choix du Point Relais, vous obtiendrez la liste des Points Relais à proximité de l adresse du destinataire. 13
Le destinataire (suite) 4 4 Votre destinataire Renseignez les coordonnées de votre destinataire en n oubliant pas d indiquer toutes les précisions utiles au livreur (numéro de bâtiment, étage, code porte...). OU sélectionnez dans votre carnet d adresse le destinataire souhaité, les champs seront alors pré-remplis. ATTENTION : pour vos envois internationaux, prenez soin de respecter les formats des codes postaux*. Pas de caractères spéciaux ni d espace. 6 5 7 5 Case «alerte e-mail» Vous pouvez avertir gratuitement votre destinataire par e-mail qu un envoi va lui être expédié. 6 Nouveau contact carnet d adresses Si vous êtes amené à l avenir à refaire un envoi à ce destinataire, cochez la case «Enregistrer dans le carnet d adresses destinataire». Ainsi lors d un prochain envoi, en le sélectionnant dans le carnet d adresses, tous les champs seront pré-remplis. 7 L envoi retour (possible uniquement à destination de la France métropolitaine et Monaco) Vous pouvez créer un envoi retour identique. Ainsi vous commandez simultanément votre envoi et un retour avec le même produit (Chrono 13, Chrono 10...) mêmes options, même poids ; votre destinataire devenant expéditeur et vous-même le destinataire de ce retour. Exemple : J expédie un nouvel appareil à mon client qui doit me renvoyer son ancien appareil en retour. Pour un envoi retour différent, vous pouvez créer un envoi avec un autre service (service différent, poids différent, option différente). Exemple : j envoie des téléphones portables en panne au SAV en Chrono 13 et après réparation, ils me les retournent en Chrono 10 avant l ouverture de ma boutique. Dans les deux cas, vous obtenez donc une lettre de transport en format PDF que vous transmettez par e-mail à l expéditeur de l envoi. La lettre de transport est valable 30 jours. 14 * Voir sur www.chronopost.fr : Offre Chronopost/Guide export/format des codes postaux.
3 e étape Le colis Les informations pour un envoi national COMMANDE EN LIGNE 2 1 3 1 poids Indiquez le poids de l envoi (poids maximum 30Kg). 2 nom de l envoi Donner un nom à l envoi vous permettra ensuite de l identifier plus facilement dans l historique de vos commandes. Vous pouvez ainsi mettre par exemple vos références produits ou dossier. Par défaut, la référence de l envoi est le numéro d envoi Chronopost composé de deux lettres, neuf chiffres et deux lettres. 3 date d envoi Précisez la date de l envoi. Il s agit de la date à laquelle vous avez prévu de déposer votre envoi. Chronopost.fr vous indique la date présumée de livraison et vous avez accès aux options qui en découlent (ex: proposition de la livraison le samedi pour un dépôt le vendredi). 15
3 e étape Le colis (suite) Les informations pour une commande de plusieurs envois Lorsque vous avez plusieurs envois à effectuer, Chronopost.fr facilite le processus et vous permet de gagner du temps. Ainsi, vous renseignez toutes les informations de vos envois tout en restant sur la même page. Vous pouvez réaliser jusqu à 49 lettres de transport en une commande. A B 1 2 3 4 5 16
Options Champs à remplir A Vos envois sont identiques On entend par envoi identique des colis ayant les mêmes caractéristiques : produit, date, poids, options (valeur à assurer, livraison le samedi). Et pour l international : dimensions, conditionnement, description, valeur en douane. COMMANDE EN LIGNE 1 Pour les envois nationaux Destinataires Indiquez vos destinataires en récupérant les coordonnées de vos carnets d adresses ou en remplissant les champs via l ouverture d un pop-up. B VOS ENVOIS ONT LE MÊME DESTINATAIRE On entend par destinataire identique, un destinataire ayant les mêmes coordonnées (raison sociale, prénom, nom, adresse, code postal, ville, pays, téléphone, e-mail). 2 3 Poids Remplir le poids de l envoi. Choisir un produit Choisissez votre produit. PENSEZ-Y 4 5 Valeur à assurer Indiquez si nécessaire le montant de la valeur à assurer. Bouton «calculer» Cliquez sur calculer pour obtenir le montant. Pour les envois internationaux, il faut préciser : La nature de l envoi Les dimensions La description de la marchandise La valeur déclarée en douane Validez votre commande pour accéder à votre panier Plusieurs envois pour le même destinataire? Bénéficiez du groupage tarifaire! Un groupage se définit comme des colis qui partent le même jour avec la même adresse expéditeur vers le même destinataire, avec le même niveau de service. Pour deux envois, vous bénéficiez automatiquement d une réduction de 10% sur le montant de chacun des envois. Pour trois envois et plus, la réduction est de 20% sur le montant de chacun des envois. 17
3 e étape Le colis (suite) Les informations pour un envoi international Pour les envois à l international, les informations du colis sont différentes de celles d un envoi national. Il faut préciser la description, les dimensions, la valeur à déclarer de votre marchandise pour la douane (cf page 37 sur la partie douane). 1 3 2 1 2 dimensions Vos envois à destination de l international peuvent être facturés selon le poids volumétrique. Il est donc nécessaire d indiquer les dimensions. (Non applicable en Chrono Classic). facture pro forma Vous pouvez éditer une facture pro forma* en cochant la case prévue à cet effet pour vos envois vers un pays ne faisant pas partie de l Union Européenne ou vers l Outre-Mer. NB : Il n y a pas la case «Editer une facture pro forma» lorsque vous effectuez un envoi vers l Union Européenne puisqu il y a la libre circulation des marchandises et lorsqu il s agit d un envoi de document selon la nomenclature douanière du pays. 3 VALEUR DÉCLARÉE EN DOUANE N indiquez jamais 0_ sur votre facture car votre envoi serait bloqué en douane pour estimation de la valeur. Un pop-in s affiche pour remplir les données nécessaires à l établissement d une facture pro forma. Elle sera disponible à la confirmation de paiement. PENSEZ-Y Selon le pays de destination, les formalités douanières diffèrent. Consultez les fiches pays sur Chronopost.fr pour bien expédier à l international. 18 * facture pour la forme. Document à établir en 5 exemplaires qui atteste de la valeur vénale d un envoi non destiné à la vente (effets personnels, cadeaux, échantillon) elle comporte la mention «marchandise sans valeur commerciale non destinée à la vente». Sinon, il est nécessaire de joindre à votre envoi une facture commerciale en 5 exemplaires.
4 e étape La solution Chronopost Optez pour la solution la plus adaptée COMMANDE EN LIGNE Selon les informations renseignées précédemment, choisissez le produit le mieux adapté à votre besoin. Pour faire le bon choix nous vous indiquons : la date présumée de livraison pour un dépôt ou pour un Enlèvement Sur Demande le jour même (vérifiez l heure limite pour un départ le jour même), le montant de l envoi. Options Vous pouvez assurer votre envoi jusqu à 5000. Pour un envoi à destination de la France métropolitaine et Monaco lors d un départ le vendredi, vous pouvez choisir la livraison le samedi matin. 19
5 e étape Le panier Votre commande en un clic 1 Nouvel envoi vers le même destinataire Pour bénéficier des réductions liées aux envois groupés, cliquez ici. 1 2 Mes avantages 2 3 Indiquez ici vos bons de réduction ou d achat si vous en avez reçu lors d une opération de promotion. Conditions générales de vente 4 3 5 Prenez connaissance des CGV et cochez cette case afin de pouvoir finaliser votre commande. DÉFINITIONS 4 5 Continuez vos achats Vous pouvez continuer vos achats. Votre commande sera conservée dans votre panier. RÉSERVEZ VOTRE ENLÈVEMENT SUR DEMANDE Voir page 48. Bon de réduction : C est une réduction en % qui s applique sur le panier ou sur un ou plusieurs produits du panier (selon les conditions de l offre promotionnelle concernée). Attention à respecter les minuscules et majuscules. Les bons de réduction ne sont pas cumulables et sont limités dans le temps. Bon d achat : C est une réduction en valeur qui s applique sur l ensemble du panier ou sur un ou plusieurs produits du panier (selon les conditions de l offre promotionnelle concernée). Attention à respecter les minuscules et majuscules. Les bons d achat ne sont pas cumulables et sont limités dans le temps. Si le montant du bon est inférieur à la commande Vous réglez la différence. Si le montant du bon est supérieur à la commande Le solde du bon est perdu. 20
6 e étape Le paiement 3 solutions sécurisées et rapides Pour le règlement de votre commande et si vous n avez pas opté pour le prélèvement automatique, vous pouvez choisir entre un paiement par Carte Bancaire ou un paiement par PayPal. COMMANDE EN LIGNE Si vous payez par prélèvement automatique, passez directement à la 7 e étape. Pour plus d information sur le prélèvement, reportez-vous à la page 27 de ce guide. 1 1 2 Carte bancaire Remplissez les champs requis. PAypal Vous avez déjà un compte PayPal? Identifiez-vous Vous n avez pas de compte PayPal? Remplissez le formulaire 2 Vérifiez les informations et acceptez le paiement. 21
7 e étape L impression de la lettre de transport La dernière étape avant l envoi Imprimez votre lettre de transport et collez la e-chronopass (partie de droite) sur votre envoi 17300 ROCHEFORT DESTINATAIRE : PIERRE MARIE BESNARD BESNARD HORTICULTURE ROUTE DE POTIRON GENETAY 72200 LA FLECHE FRANCE Code porte : Tél : 0243947184 e-mail : earl-besnard@yahoo.fr 1 EARL BEGOFYN Date d'impression: 15/02/2010 Poids déclaré : EXPEDITEUR : BEGOFYN EARL Référence de l'envoi : Chrono 13 N de colis : XY706682981FR CHRONOPOST, 10 Place du Général de Gaulle - 92768 Antony Cedex - France Société anonyme au capital de 32 632 000 euro - 383 960 135 RCS Nanterre - TVA intracommunautaire 82 383 960 135 ETS DURANT PIERRE DURAND 20 AVENUE DE CLICHY PARIS 75017 FR FRANCE 01 02 03 04 05 Contact : PIERRE DURAND Phone : 01 02 03 04 05 Ref : Reference : Date : 15/02/2010 Ref : Reference : XY70 Track R5 XY706682981FR 6682 9812 48H 6 2 1 FR-MNS 226-FR-72200 Delivery address Packages 1 of 1 Weight 04.000 KG 4 13H 15/02/2010 10010420100104 SHIP-1.0.26 Sender ETS DUPONT JEAN DUPOND 1 RUE BASSE 17300 ROCHEFORT Phone: 05 06 07 08 09 Référence : 3 PRISE EN CHARGE POSTE 72800974 1. Allez dans IBP: A8 2. Chronopost: 11 3. ChronosShip: 4 Suivez les instructions AM2 Service 5 U15 04.000 kg 0072 200X Y706 6829 8124 8226 2500 Lors de la livraison, les dommages ou spoliations doivent faire l'objet de la part du destinataire de réserves écrites, précises et complètes, datées et signées sur le bordereau de livraison. En cas de retard à la livraison de son fait, CHRONOPOST s'engage à régler une indemnité qui ne peut excéder le prix du transport (droits, taxes, et frais divers exclus), conformément à l'article 22.3 du contrat type - décret n 99-269 du 6 avril 1999. Toute réclamation doit être spécifiquement adressée au "Service Clients" dont les coordonnées figurent sur le bordereau de transport, au plus tard dans les vingt-et-un (21) jours qui suivent la livraison. Upon delivery, any damage or spoilage should be noted down precisely and completely by the recipient and should be dated and signed off on the delivery note. In the event of delay in delivery for which CHRONOPOST is responsible, it undertakes to pay an indemnity which cannot exceed the price of transport (excluding dues, duties, taxes and miscellaneous costs) in conformity with Article 22.3 of the standard contract - decree no. 99-269 of 6 April 1999. Any claim must be specifically sent to "Customer Service" the address of which is stated on the waybill, within not more than twenty-one (21) days as from the day of delivery. Partie de gauche : AIDE MÉMOIRE 1 Preuve de dépôt : à présenter au moment du dépôt puis à conserver. Partie de droite : E-CHRONOPASS 1 2 Coordonnées destinataire. Numéro d envoi qui vous permet de suivre l acheminement sur Chronopost.fr ou par SMS ou en contactant le serveur vocal au 0825 801 801*. 3 4 5 6 Coordonnées expéditeur. Produit Chronopost Ex : Chrono 13. Agence Chronopost de destination. Ex : Le Mans. Code Pays de destination : France. 22 * 0,15_TTC la minute. Tarif au 01/02/2010.
ESPACE CLIENT VOTRE ESPACE VOTRE ESPACE CLIENT CLIENT Votre espace sécurisé et personnalisé sur Internet Accédez à de nombreuses fonctionnalités sur Internet : utiliser votre carnet d adresses, préparer vos envois, suivre vos colis, etc sans quitter votre bureau. 23
Bienvenue dans votre espace client L espace client vous permet de créer votre espace personnel et présente de nombreux avantage : autonomie, simplicité, gain de temps, simplification de la gestion (comptabilité). Mes carnets d adresses Visualisez, gérez, ajoutez de nouveaux contacts dans vos carnets d adresses expéditeurs et destinataires à l unité ou par fichier. Mon profil Vos données personnelles Récapitulatif de toutes vos informations personnelles : coordonnées, mot de passe et la possibilité de les modifier. Votre mode de paiement : - faites-ici votre demande de prélèvement automatique et offrez-vous plus de souplesse et de simplicité. Et ainsi, selon le nombre de colis confié à Chronopost, faites diminuer votre facture! (cf page 27) - accédez à vos coordonnées bancaires si vous êtes déjà en prélèvement. Lier votre compte Chronopost à un compte Orange. Pour les Clients Orange ou Mobile, Chronopost vous propose de vous simplifier l accès au site Chronopost.fr en utilisant l authentification Orange. Mes envois Toute votre activité du mois en un clin d œil : - avoir un suivi synthétique de ses envois (Envois en cours), - accéder à l historique de ses commandes (historique + facture pour les clients CB et PayPal), - obtenir ses factures (mois par mois pour les clients en prélèvement), - gérer ses factures pro forma et sa base d articles, - Suivre ses enlèvements. 24
Constituer et gérer votre carnet d adresses Bien gérer vos carnets d adresses destinataires est un réel avantage pour vos commandes et vous permet de gagner du temps lors de la préparation de vos envois : sélectionnez une de vos adresses et tous les champs du formulaire seront pré-remplis. 1 2 3 ESPACE CLIENT 1 2 AdresseS Expéditeurs Vous pouvez renseigner plusieurs adresses d expédition si, par exemple, vous utilisez les accès de votre espace client depuis différents sites et entités de votre société ou si vous souhaitez faire un envoi à un tiers. AdresseS Destinataires Vous pouvez ajouter une nouvelle adresse depuis cette rubrique. 3 Import/Export d adresses Et pour gagner encore plus de temps, vous pouvez importer/ exporter vos fichiers d adresses. Exporter votre carnet d adresses : vous visualisez l ensemble de votre carnet d adresses Chronopost.fr au format CSV. Importer des adresses : lorsque vous disposez de tout un carnet d adresses à importer sur Chronopost.fr, téléchargez le modèle de fichier depuis cette rubrique et remplissez les champs nécessaires en respectant le format requis. Cela vous ouvrira un fichier CSV. Créer une liste de diffusion : Grâce à la création d une liste de diffusion, lors de votre commande il suffira de saisir une seule fois les informations colis (poids, service, référence ). 25
Toutes les étapes pour importer un carnet d adresses sur Chronopost.fr Étape 1 Téléchargez le modèle de fichier depuis la rubrique «Import/Export des adresses». Cela vous ouvrira un fichier CSV définissant les champs à remplir. Étape 2 Copier/Coller les coordonnées de vos destinataires dans les champs correspondants. Veillez à bien renseigner le Code Pays (disponible en page 45 de ce guide). Pensez à supprimer la 1 re ligne avec les titres des champs. Étape 3 Étape 4 Une fois votre fichier renseigné et enregistré, il vous suffit de l importer sur Chronopost.fr Après l importation, Chronopost.fr procède à une vérification du fichier. Si vous avez fait une erreur de saisie, un pop-in vous précise les champs à corriger. PENSEZ-Y Liste de diffusion : Vous avez la possibilité d expédier des envois semblables (même produit, même poids, même valeur assurée) en une seule fois vers un ensemble de destinataire. Exemple : Vous expédiez tous les mois le même envoi d échantillons à vos différents représentants régionaux. Les envois sont tous identiques, vous avez besoin d éditer la même lettre de transport avec des destinations différentes. 26
Choisir le prélèvement automatique Avec le prélèvement automatique, nous vous proposons une alternative simple et sans engagement au paiement par carte bancaire. Plus besoin de rentrer votre numéro de carte à chaque commande, vous réglez tous vos envois du mois en une seule fois. Le prélèvement automatique, c est : Plus de souplesse Une seule et unique facture, disponible le premier jour du mois suivant. Le prélèvement intervient le 15 e jour ouvré du mois de l édition de la facture. Plus vous confiez de colis à Chronopost, plus le montant de votre facture diminue. >> Des remises allant jusqu à -35% NATIONAL < 5 envois Tarifs de base 5 à 10 envois - 3% international 2 à 5 envois - 10% 6 à 10 envois - 20% ESPACE CLIENT Plus de suivi Vous pouvez consulter à tout moment votre encours de consommation du mois et suivre vos commandes. Nous vous indiquons également le nombre d envois qu il vous reste à effectuer pour obtenir une remise supplémentaire! 11 à 20 envois - 5% 21 à 40 envois - 10% 41 à 60 envois - 20% 61 à 70 envois - 25% 71 à 100 envois - 30% 101 et + - 35% 11 à 20 envois - 30% 21 envois et + - 35% Remise mensuelle automatiquement appliquée sur votre facture, sur le montant total hors taxe de chaque catégorie d envois (national et international). Le taux de remise s applique si un des seuils d expédition a été atteint ou dépassé et uniquement sur le tarif hors taxe de l expédition, hors options et suppléments. Pour en bénéficier, remplissez le formulaire de demande de prélèvement en ligne puis renvoyez l autorisation de prélèvement ainsi qu un RIB. Rendez-vous dans la rubrique «Prélèvement automatique» de votre espace client. 27
Suivi et historique Grâce à la rubrique «Mes envois en cours» vous pouvez suivre et accéder aux informations de suivi de vos envois en ligne sur www.chronopost.fr. Vous pouvez aussi vous inscrire au Message Automatique de Suivi pour être informé en temps réel et gratuitement du suivi de vos envois, par e-mail et/ou SMS. Vous pouvez enfin suivre en direct chaque étape d acheminement de vos envois : moins de 10 minutes après l enregistrement de la livraison par le livreur, l information est disponible sur Internet. Vous pouvez effectuer une recherche selon différents critères : n de commande, produit, date et ainsi retrouvez le détail d une commande (facture, lettre de transport, suivi, preuve de livraison ). 28
Retrouver votre facture Vous retrouvez votre facture dans «Historique de mes commandes» en cliquant sur la commande concernée puis sur «Imprimez votre facture». ESPACE CLIENT Et en fonction de votre mode de paiement : Lorsque vous payez par prélèvement, un e-mail vous indique au début de chaque mois que votre facture est disponible. Si vous réglez par Carte Bancaire, vous pouvez retrouver votre facture dès que votre envoi a été pris en charge par Chronopost puisque vous êtes débité uniquement si votre envoi voyage. Ce process n est pas valable pour une commande avec enlèvement. Dans ce cas, votre commande est totalement débitée dès qu un seul colis a été pris en charge. Si vous réglez via PayPal, votre facture est disponible immédiatement. 29
Lire votre facture 1 N client, N de facture et date 1 N Client : N Facture : Date : CHRONOPOST 10, Place du Général de Gaulle - 92 768 Antony Cedex - France Tél. : +33 (0) 8 25 80 18 01 - Fax : +33 (0) 8 25 80 18 02 Société Anonyme au capital de 32.632.000 383 960 135 RCS Nanterre - Code T.V.A. FR : 82 383 960 135 W0221379 W10010000039423 31/01/2010 2 ETS DUPONT JEAN DUPOND 1 RUE BASSE 17300 ROCHEFORT Le corps de la facture contient au minimum le nombre d objets, le poids et le montant 5 2 Votre identité et votre adresse de facturation 3 Page 1/ 1 Date Commande N Objet Arrivée Poids* Produit Montant HT ( ) TVA 1 08/01/2010 O003276990 XF800203265FR TN 0.03 Chrono Express 72.7 I 2 15/01/2010 O003292701 XY706300197FR 33370 0.1 Chrono 13 17.0 N 4 Vos remises du mois* 6 3 26/01/2010 O003317402 XY706429185FR 22100 10.2 Chrono 13 24.55 N 3 Libellé Sous-Total 114.25 Bonus Intégral (5.0%) -6.26 N Coefficient Ajustement Pétrole appliqué sur le prix du transport hors prime d'assurance et options (services plus) : Route Avion 7 5 6 1.78 N 9.09 I CAP (COEFFICIENT d AJUSTEMENT PÉTROLier) 7 Total HT 118.86 Montant TOTAL 8 4 Taux de TVA TVA MONTANTS EN EUROS Code Taux H.T. T.V.A. T.T.C. N 19.6 37.07 7.27 44.34 Net à payer 126.13 I 0.0 81.79 0.0 81.79 TOTAL FACTURE 118.86 7.27 126.13 Article 262 I 1, 262 II 11 bis, 294.2.1, 259 A 3 du CGI 8 Date de prélèvement sur le compte* 9 Cette facture sera prélevée sur votre compte le 15/02/2010 * Poids P : Poids mesuré par Chronopost V : Poids volumétrique mesuré par Chronopost 9 30 * Pour les clients en prélèvement.
VOS ENVOIS BIEN VOS ENVOIS BIEN PRÉPARÉS PRÉPARÉS Emballez, pesez, étiquetez, ajoutez vos documents douaniers C est envoyé! Préparation Comment préparer votre colis, comment calculer le poids de votre colis, quelles formalités pour un envoi de marchandises hors Union Européenne, comment remplir les documents douaniers? Vous trouverez ici les règles et conseils à suivre pour envoyer tous vos colis. 31
Les bonnes pratiques pour emballer et étiqueter 1 ère étape Emballez Pour l envoi de marchandises : Emballage extérieur Choisissez votre emballage en fonction de la forme, du poids, du volume et de la nature des objets à expédier. Vérifiez que le carton est de bonne qualité et résistant (en particulier à l humidité). Sa qualité relève de votre responsabilité. Emballage intérieur Emballez chaque objet et vérifiez qu il est bien calé. N hésitez pas à utiliser du papier bulle ou un emballage rembourré. Pour les objets à bords saillants, renforcez les extrémités avec du carton ondulé, de la mousse ou du papier bulle pour éviter les chocs. Système de fermeture Utilisez du ruban adhésif résistant pour fermer votre colis. La fermeture avec de la ficelle est fortement déconseillée : elle peut causer des désagréments au moment du traitement. Pour des colis volumineux ou lourds, les zones de fermeture doivent être renforcées. Une gamme d emballages pratiques et robustes est aussi à votre disposition dans les agences Chronopost et par correspondance (bon de commande dans la rubrique Offre Chronopost > Produits & délais > Les emballages). 32
2 ème étape Vérifiez que votre colis respecte les normes A/ Poids maximum : chaque colis ne doit pas excéder 30 kg. B/ Dimensions minimales pour une lettre : 22,9 cm x 16,2 cm C/ Dimensions maximales pour un colis : L 1,50 m L + 2H + 2l 3 m EXCEPTION : Pour la livraison en point Chrono Relais, le poids maximum est de 20 kg, les dimensions maximales sont : L 1m et L + 2H + 2l 2,5 m. 3 ème étape Étiquetez Seule l étiquette de transport doit figurer sur l emballage. Elle doit être apposée sur la surface la plus large du colis et le code à barres doit être toujours parfaitement lisible. Préparation Lettre Les codes à barres doivent être lisibles par scan en une seule lecture. Ne collez pas votre étiquette à cheval sur le recto et le verso : posez-la sur un seul côté de l enveloppe. 33
Colis Prenez garde à positionner votre étiquette sur une surface parfaitement lisse. Ne la collez pas sur une zone de fermeture du carton par exemple. Si l emballage mentionne l indication «Haut/Bas», collez l étiquette sur le dessus du colis. Tube Sur ce format cylindrique, privilégiez la lisibilité du code à barres. Pour cela, faites attention au sens de l étiquette afin que le code à barres soit parallèle au tube. 34
4 ème étape Classe 1 Classe 4 érifiez que vos envois ne relèvent V pas d une des catégories suivantes Matières et objets explosifs Matières solides inflammables, sujettes à l inflammation spontanée ou qui, au contact de l eau, dégagent des gaz inflammables Classe 2 Classe 5 8 conditionnement peuvent présenter un danger pour les personnels de conduite ou de manutention, l environnement, la sécurité des engins de transport ou endommager les autres colis transportés, les véhicules ou les tiers. Classe 3 Classe Matières comburantes et peroxydes organiques Classe Matières radioactives Sont également exclus les objets, qui, par leur nature ou leur + Gaz comprimés, liquéfiés ou dissous sous pression 6 Matières liquides inflammables Matières toxiques et infectieuses Classe Matières corrosives 9 Matières dangereuses diverses Préparation 7 Classe PENSEZ-Y Chronopost transporte sous certaines conditions vos marchandises dangereuses emballées en quantités limitées pour les classes 2 à 9 (à l exception des classes 6.2 et 7) à destination de la France et de l Europe via son réseau routier (en respect de la réglementation ADR). Si vous souhaitez plus d informations, contactez votre interlocuteur commercial. 35
La force de Chronopost à l international Vos avantages Chronopost Le pré acheminement le plus performant du marché : nos horaires d enlèvement très compétitifs nous permettent de connecter vos colis à nos hubs le jour même. Un statut de commissionnaire en douane : les procédures de dédouanement express sont intégrées à nos prestations. Un statut d OEA (Opérateur Economique Agréé) : garantit un haut niveau de sûreté et permet d accélérer le traitement du trafic international à l export. Une alliance avec des partenaires locaux sélectionnés pour leur performance. Un Service Clients International : 55 spécialistes formés aux spécificités du transport international et qui sont en relation directe avec nos partenaires dans les pays desservis. 36
Vos expéditions à l international 1 Le calcul du poids volumétrique (hors Chrono Classic) C est le principe du kilo de plume et du kilo de plomb. Si le poids volumétrique est supérieur au poids réel de votre colis, c est le poids volumétrique qui s applique selon la formule suivante : Poids Volumétrique = longueur x largeur x hauteur 6000 2 les FORMALITÉS DOUANIÈRES Pour l envoi de documents : pas de formalités L envoi de documents* ne nécessite pas de formalités douanières à l international. Sont considérés comme documents, les supports papier sans valeur commerciale*. À l exportation, un document papier à valeur commerciale est considéré comme une marchandise* (hors UE). Attention, dans certains pays**, la réglementation douanière attribue une valeur commerciale aux envois du type : calendriers, catalogues, disquettes, CD, DVD, photographies, passeports, rapports annuels, plans, livres, brochures, dessins, magazines, journaux, manuscrits... * Se référer au dictionnaire p. 53-54. ** Pour plus d informations : consultez la classification des envois dans les fiches pays sur www.chronopost.fr ou dans le manuel international. EXemple : Vous devez envoyer un colis de 10 kilos dont les dimensions sont : Longueur = 50 cm/largeur = 50 cm/hauteur = 30 cm Poids volumétrique 50X50X30 = 12,5 kg 6000 Poids volumétrique (12,5 kg) > poids réel (10 kg) Pour calculer votre tarif, prenez en compte le poids volumétrique de 12,5 kilos. 37 Préparation
Pour l envoi de marchandises vers l Union Européenne* : pas de formalités à l exception des territoires suivants, pour lesquels les envois doivent être accompagnés de factures en 5 exemplaires (se reporter page 39) : Büsingen et l île d Helgoland (Allemagne), les îles Féroé, Groenland (Danemark), les îles Canaries, Ceuta, Melilla (Espagne), les îles Aland (Finlande), le Mont Athos (Grèce), Campione d Italia, Livigno, San Marin et le Vatican (Italie), Jersey, Guernesey et l île de Man (Grande-Bretagne). POUR RAPPEL Les pays suivants font partie de l Union Européenne : Allemagne Autriche Belgique Bulgarie Chypre Danemark Espagne Estonie Finlande France Grèce Hongrie Irlande Italie Lettonie Lituanie Luxembourg Malte Pays bas Pologne Portugal République Tchèque Roumanie Royaume Uni Slovaquie Slovénie Suède hors Union Européenne* : passage en douane obligatoire Toutes vos marchandises*, quelle que soit leur valeur, doivent être accompagnées de factures en 5 exemplaires dont au moins 1 original. Les envois vers l Outre-Mer et Andorre sont soumis à cette même réglementation. Documents à joindre Marchandises destinées à la vente Marchandises non destinées à la vente Facture commerciale*, en 5 exemplaires sur papier à en-tête de votre société Facture pro forma* en 5 exemplaires sur papier à en-tête de votre société * Se référer au dictionnaire p. 53-54. 38
POUR LES MARCHANDISES DESTINÉES À LA VENTE Facture commerciale* (en 5 exemplaires sur papier à en-tête de la société) Numéro de la facture Date de la facture (obligatoire) Papier à en-tête obligatoire pour les entreprises avec adresse complète et numéro de Siret en bas de page. Date de paiement N de nomenclature douanière* (facultatif) Si l adresse de facturation du destinataire est différente de l adresse de livraison, indiquez-la en bas de la facture. Description détaillée facilitant les opérations en douane. Montants des frais de port* Incoterm* Possibilté d ajout d une déclaration d origine* Signature obligatoire pour validation de la facture (cachet facultatif) PENSEZ-Y Utilisez la langue anglaise pour les pays non francophones. Paiement anticipé : 0.50 % d escompte par mois entier Early payment : 0.50 % discount per full month Pénalités de retard : une fois et demie le taux d intérêt légal Late penalties : 1.5 times the legal rate of interest 20 Bd Poissonnière 75009 Paris - Tél. : 01 44 50 51 31 - Fax : 01 44 50 51 32 - SARL au capital de 100 000 euros - RCS Paris B 444 979 918 www.iletaitunemarque.fr Le numéro de téléphone est obligatoire pour informer le destinataire rapidement en cas de besoin. Unité monétaire (USD, EUR...) Précisez les conditions d escompte et les pénalités de retard PENSEZ-Y Pour l envoi de plusieurs colis à un même destinataire, apposez votre facture sur le 1 er colis. Préparation * Se référer au dictionnaire p. 53-54. 39
POUR LES MARCHANDISES NON DESTINÉES À LA VENTE Facture pro forma* (en 5 exemplaires sur papier à en-tête de la société) Numéro de la facture (facultatif) Papier à en-tête obligatoire pour les entreprises avec adresse complète et numéro de Siret en bas de page. Date de la facture (obligatoire) Nom et adresse complets du destinataire N de nomenclature douanière* (facultatif) Description détaillée facilitant les opérations en douane. Valeur vénale* : il est nécessaire d indiquer la valeur de la marchandise même s il s agit d un produit sans valeur commerciale*. Le numéro de téléphone est obligatoire pour informer le destinataire rapidement en cas de besoin. Unité monétaire (USD, EUR...) Signature obligatoire pour validation de la facture (cachet facultatif) 40 PENSEZ-Y Utilisez la langue anglaise pour les pays non francophones. 20 Bd Poissonnière 75009 Paris - Tél. : 01 44 50 51 31 - Fax : 01 44 50 51 32 - SARL au capital de 100 000 euros - RCS Paris B 444 979 918 www.iletaitunemarque.fr * Se référer au dictionnaire p. 53-54. PENSEZ-Y Vous pouvez éditer votre facture pro forma via votre espace client OU lors de votre commande à l étape «Colis» (cf. p. 18).
L édition pro forma Grâce à Chronopost.fr, vos formalités douanières sont simplifiées. Vous pouvez gérer vos articles et éditer vos factures pro forma directement en ligne dans votre espace client. La facture pro forma est utilisée lorsque le colis n a pas de valeur commerciale ou si le colis n est pas destiné à la vente. Lorsque le colis est destiné à la vente, vous devez utiliser les factures commerciales (voir p. 38-39 de ce guide). Il est possible de renseigner les articles que vous expédiez. Ainsi, lorsque vous avez besoin d éditer une facture pro forma, vous n avez qu à sélectionner les articles contenus dans le colis. Préparation Vous pouvez également créer une pro forma avec les articles que vous avez l habitude d expédier. Par exemple : Vous expédiez à vos prospects ou clients internationaux les produits de votre gamme. Vous pouvez donc créer une pro forma «gamme» détaillant chaque produit et vous utilisez cette pro forma pour chacun de vos envois. 41
Zoom sur la déclaration d origine 1 Pour vos envois de marchandises d une valeur inférieure à 6000 e HT Il est conseillé de mettre une déclaration d origine* pour vos envois de marchandises originaires et fabriquées dans l Espace Economique Européen (Union Européenne*, Islande, Liechtenstein, Norvège) et à destination des pays listés ci-dessous. Elle permettra au destinataire de bénéficier de la réduction ou de l exonération des droits de douane*. Elle peut également faciliter le dédouanement dans le pays de destination. Elle peut être rédigée directement sur la facture ou sur papier à en-tête de l entreprise. Liste des destinations concernées : ACP* Afrique du sud Albanie Algérie Andorre bosnie- Herzégovine Chili Cisjordanie Collectivités Territoriales* Croatie Egypte Gaza Islande Israël Jordanie Liban Liechtenstein Macédoine Maroc Mexique Monténégro Norvège Serbie Suisse TOM* Tunisie Turquie 2 Pour les envois de marchandises d une valeur supérieure à 6000 e HT Pour les envois de marchandises d une valeur supérieure à 6 000 HT qui sont originaires et fabriquées dans l Espace Economique Européen et à destination des pays listés ci-dessus, il est nécessaire de mettre un EUR1* ou un ATR*. Pour plus de détails, se reporter au manuel international ou sur www.chronopost.fr > Offre Chronopost > Guide Export > Les formalités douanières. 42 * Se référer au dictionnaire p. 53-54.
Destinations & délais au départ de la France métropolitaine & Monaco KAZAKSTAN MONGOLIE KAZAKSTAN MONGOLIE KAZAKSTAN KAZAKSTAN KAZAKSTAN MONGOLIE MONGOLIE IRAN IRAN IRAN MALI MALI MALI NIGER NIGER VENEZUELA VENEZUELA TCHAD YEMEN SOUDAN SOUDAN VENEZUELA OMAN TCHAD BIRMANIE SOUDAN BIRMANIE YEMEN TCHAD KENYA GABON CONGO GABON VENEZUELA CONGO COLOMBIE ANGOLA BOLIVIE NAMIBIE YEMEN MALAISIE PHILIPPINES INDONÉSIE MALAISIE KENYA MALAISIE CONGO TANZANIE ETHIOPIE ANGOLA INDONÉSIE ZAMBIE INDONÉSIE INDONÉSIE ZAMBIE MOZAMBIQUE NAMIBIE MALAISIE MOZAMBIQUE NAMIBIE ANGOLA ZAMBIE ZAMBIE NAMIBIE BOLIVIE PHILIPPINES PHILIPPINES SOUDAN TANZANIE ANGOLA PÉROU KENYA TANZANIE BOLIVIE PÉROU GABONKENYA BIRMANIE OMAN MALAISIE TANZANIE PÉROU PHILIPPINES PHILIPPINES CONGO PAKISTAN ARABIE SAOUDITE NIGER GABON BIRMANIE BIRMANIE ETHIOPIE ETHIOPIE COLOMBIE BOLIVIE ETHIOPIE IRAN OMAN NIGER MALI ETHIOPIE PAKISTAN ARABIE SAOUDITE PAKISTAN YEMEN YEMEN COLOMBIE PÉROU OMAN IRAN OMAN SOUDAN COLOMBIE VENEZUELA COLOMBIE NIGER TCHAD TCHAD ARABIE SAOUDITE ARABIE SAOUDITE PAKISTAN PAKISTAN MALI ARABIE SAOUDITE M MONGOLIE KENYA GABON CEUTA CEUTA ET MELLILA ET MELLILA CONGO MOZAMBIQUE MOZAMBIQUE TANZANIE INDONÉSIE CHILI PÉROU CHILI Zones de destination applicables pour Chrono Express et Chrono Classic Union européenne Monde Outre mer 44 1 4 8 2 5 9 3 6 ANGOLA CHILI ZAMBIE CHILI BOLIVIE NAMIBIE NOUVELLE ZELANDE MOZAMBIQUE NOUVELLE ZELANDE NOUVELLE ZELANDE 7 CHILI NOUVELLE ZELANDE 45 * Meilleurs délais exprimés en jours ouvrés. Ils sont indicatifs et peuvent être soumis à modification. Pour connaître les délais par destination, les conditions particulières à l international et les territoires desservis, consultez www.chronopost.fr.
Destinations & délais au départ de la France métropolitaine & Monaco LEXIQUE LEXIQUE EXPORT EXPORT Quelques astuces pour vos envois nternationaux MELLILA Le lexique français / anglais des termes les plus utilisés AELE (Association Européenne de Libre Echange) EFTA (European Free Trade Agreement) Boîte Postale P.O. Box Date : Jour/Mois/Année Date : Month/Day/Year Déclaration d origine Statement of origin Dédouanement par un transitaire Clearance by a forwarding agent Destinataire Receiver, consignee Document Document Douane Customs Droit de douane Customs duty Etiquette de transport Consignment note / Waybill 1 Vérifiez que le contenu de votre envoi est autorisé dans le pays de destination. Renseignez-vous auprès des services consulaires (ambassades, chambres de commerce et d industrie...) du pays de destination afin de vous assurer des conditions d importation de matériels spécifiques. 2 Indiquez obligatoirement le numéro de téléphone du destinataire sur l étiquette de transport ainsi que l adresse complète (la ville, le code postal, le code pays et le pays de destination). 4 Veillez à informer votre destinataire qu il lui appartient d acquitter les éventuelles taxes et droits de douane*, à la livraison ou dès la réception de la facture. 5 L exportation de marchandises soumises à CITES*, à l inspection sanitaire ou phytosanitaire, ou à la présentation d une licence, nécessite des formalités de dédouanement spécifiques pouvant entraîner un délai supplémentaire de 24 heures minimum. Expéditeur Facture Groupage H.T. (Hors Taxe) Marchandise Numéro code-barres Numéro de nomenclature douanière Port Sender Invoice Multiple parcel shipment Free of tax Merchandise Bar code number Customs tariff number Carriage 3 Pour certains pays ayant un alphabet différent (Russie, Asie, pays arabes), nous vous conseillons d inscrire l adresse en caractères latins sur l étiquette de transport et sur les factures et de faire figurer sur le colis l adresse locale. Préparation Sans valeur commerciale No commercial value GP GP Taxe T.V.A. (Taxe sur Valeur Ajoutée) Union Européenne Valeur pour douane Tax V.A.T. (Value Added Tax) European Union Value for customs purposes only PENSEZ-Y Pour certaines destinations, 5 exemplaires originaux de la facture commerciale ou pro forma sont nécessaires. Reportez-vous aux fiches pays sur chronopost.fr ou dans le manuel international. Pour en savoir plus sur la douane, vous pouvez vous renseigner auprès de UBIFRANCE au 01 40 73 30 00 ou sur www.douane.gouv.fr. * Meilleurs délais exprimés en jours ouvrés. Ils sont indicatifs et peuvent être soumis à modification. Pour connaître les délais par destination, les conditions particulières à l international et les territoires desservis, consultez www.chronopost.fr. 46 * Se référer au dictionnaire p. 53-54. 43
VOS ENVOIS À VOS ENVOIS À EXPÉDIER EXPÉDIER Faire enlever ou déposer vos envois, c est vous qui choisissez. Comment nous remettre vos envois? Découvrez les différentes possibilités ainsi que toutes les formalités à suivre. EXPÉDITION 47
L enlèvement sur demande Évitez de vous déplacer et profitez de la possibilité de réserver un enlèvement sur demande en ligne. PENSEZ-Y Vous pouvez le réserver via la barre de navigation ou via votre panier qui, par défaut, indiquera votre adresse pour l enlèvement. Limitation par demande : Vous pouvez faire enlever jusqu à 10 envois en même temps. Si vous avez plus d envois à faire le même jour, réitérez la demande. Les dimensions totales de votre expédition (de tous vos colis réunis) : ne doit pas dépasser 1m 3 sinon, faites votre demande aurpès du Service Clients au 0825 801 801. Couverture : France métropolitaine. 48
Remplir les champs obligatoires du formulaire de réservation d un enlèvement : L adresse d enlèvement Vous pouvez extraire une adresse de votre carnet d adresses Chronopost. Le créneau horaire désiré Le créneau horaire proposé par défaut est le prochain créneau le plus proche disponible. Les dimensions de votre envoi le plus volumineux Après validation, vous arrivez sur le panier. Vous pouvez soit passer au règlement, soit continuer vos achats. PENSEZ-Y Réservez votre enlèvement dès le matin pour un passage du chauffeur l après-midi même. Attention : pas d enlèvement le samedi. EXPÉDITION 49
Les points de dépôts Pour simplifier le dépôt de vos colis, Chronopost vous propose plusieurs lieux de dépôt au choix. Choisissez parmi les 15 000 points de dépôt à votre disposition : Dans un bureau de poste : 12 000 bureaux Un large choix de dépôts proches de chez vous. Dans un point Chrono Relais : 3 100 points des points de proximité avec des horaires d ouvertures élargis et 6j/7. Parmi les 3 100 points Chrono Relais : 95% des points Chrono Relais ouverts avant 8h00, 97% des points Chrono Relais ouverts après 19h00, 99% des points Chrono Relais ouverts le samedi après-midi, 72% des points Chrono Relais ouverts le dimanche. Dans une agence Chronopost : 70 agences Vous avez la possibilité de déposer des envois pour un départ le jour même avec des horaires plus tardifs (jusqu à 20h ou 21h). Trouvez le point le plus proche de chez vous sur Chronopost.fr, rubrique «Où nous trouver». 50
VOS INFOS VOS INFOS PRATIQUES PRATIQUES A vos côtés, à tout moment! Une question? Avec Chronopost, vous êtes accompagné avant, pendant et même après vos envois. Découvrez comment faire appel au Service Clients et utiliser le dictionnaire. 51 AIDE ET CONSEILS
Le Service Clients et une hotline à votre écoute Le Service Clients : Plus de 280 conseillers clientèle à votre écoute de 8h à 19h du lundi au vendredi et de 9h à 13h le samedi. Nos équipes vous renseignent sur : vos informations commerciales la réservation de vos enlèvements sur demande le suivi de vos envois nationaux et internationaux les formalités douanières de vos exportations Une question? Besoin d une information? Contactez le Service Clients au 0 825 801 801* ou Consultez www.chronopost.fr / Rubrique Aide *0,15 e TTC la minute. Tarif au 01/02/2010. 52
DICTIONNAIRE DICTIONNAIRE CHRONOPOST CHRONOPOST ACP : états de l A.C.P. (Afrique, Caraïbes et Pacifique). Assurance Ad Valorem : il s agit d une assurance que vous avez la possibilité de souscrire afin d assurer vos colis à hauteur de 20 000 HT par colis, contre les risques de perte et d avarie. Cites : Convention on International Trade of Endangered Species. Cette convention sur le commerce international des espèces de flore et de faune sauvages menacées d extinction (Convention de Washington), vise à les protéger, et par conséquent à contingenter leur importation. Un document CITES est obligatoire pour tout envoi d objets manufacturés issus de ces espèces menacées. Collecte : opération qui consiste à récupérer de façon quotidienne ou ponctuelle vos plis ou vos colis. Collectivités Territoriales : Mayotte et Saint- Pierre-et-Miquelon. Bien qu étant des collectivités territoriales françaises, elles ont un statut douanier spécifique qui leur donne le droit de percevoir des droits et taxes et donc de demander des factures pour permettre leur calcul. sur papier libre, soit sur les factures pro forma ou commerciales. Elle remplace le document EUR 1 pour de nombreux pays. Document : information sur support papier sans valeur commerciale. Selon le poids, la nature et la destination, un document peut devenir une marchandise. Pour les envois internationaux, les documents de plus de 3 kg sont considérés comme de la marchandise. DOM : Guadeloupe, Guyane française, Martinique et La Réunion. Bien qu étant des départements français, ils ont un statut douanier spécifique qui leur donne le droit de percevoir des droits et taxes (TVA, octroi de mer qui peut dépasser les 20% de la valeur du bien expédié) et donc de demander des factures pour permettre leur calcul. Droits et taxes de douane : les droits de douane sont un moyen fiscal de contrôler les importations. Les taxes de douane correspondent généralement à l application de la TVA. Droits de douane, taxes et redevances ou impositions diverses à l occasion de l importation de marchandises sont dûs par le destinataire, à la livraison ou à la réception de la facture. Commissionnaire en douane : toute personne physique ou société faisant profession d accomplir pour autrui les formalités de douane, que cette profession soit exercée à titre principal ou qu elle constitue le complément normal de l activité principale. Chronopost est commissionnaire en douane et est habilité à effectuer les formalités de douane pour ses clients. Déclaration d origine : ou déclaration d exportation, atteste que la marchandise est d origine et de fabrication européennes et que sa valeur vénale est inférieure à 6 000 HT. Elle peut se faire soit Etiquette / lettre de transport : document réglementé que vous préparez et apposez sur votre envoi recensant les coordonnées de votre destinataire, le poids ainsi que d autres mentions utiles à la livraison de votre envoi. EUR 1 et ATR : ces documents, selon la valeur de l envoi, permettent aux produits d origine et de fabrication communautaires (EUR 1 uniquement) de bénéficier de franchises de droits de douane ou de réductions tarifaires dans les pays de l AELE, l ACP, TOM, Maghreb et dans plusieurs autres pays. 53 AIDE ET CONSEILS
Facture commerciale : document à établir en 5 exemplaires, sur papier à en-tête, sur lequel figure la description détaillée de la marchandise destinée à être mise en vente. Facture pro forma : facture pour la forme. Document à établir en 5 exemplaires, sur papier à en-tête de l entreprise, qui atteste de la valeur vénale d un envoi non destiné à la vente (effets personnels, cadeaux, échantillons...). Il comporte la mention marchandises sans valeur commerciale non destinées à la vente. Franchise : la franchise implique une exemption de droits et/ou de taxes de douane. Groupage (taux de) : nombre de colis à destination du même destinataire et pour la même adresse pris en compte pour une facturation groupée. Incoterm : terme définissant les conditions de livraison stipulées sur le contrat de vente. Marchandise : matériel qui, par définition, a une valeur pour la douane et/ou commerciale. Numéro de nomenclature douanière : Référence utilisée par les douanes pour la désignation des marchandises. Port : prix du transport d une lettre ou d un colis. PSM : Poste de Saisie Mobile permettant de flasher les colis et de recueillir la signature des destinataires. Tracking : suivi du colis. TOM : La Nouvelle Calédonie, la Polynésie française, les Terres Australes et Antarctiques françaises et Wallis et Futuna. Chronopost dessert : la Nouvelle Calédonie, la Polynésie française et Wallis et Futuna. Bien qu étant des territoires français, ils ont un statut douanier spécifique qui leur donne le droit de percevoir des droits et taxes et donc de demander des factures pour permettre leur calcul. Union Européenne : elle regroupe actuellement 27 pays : Allemagne Autriche Belgique Bulgarie Chypre Danemark Espagne Estonie Finlande France Grande-Bretagne et Irlande du Nord Grèce Hongrie Irlande Italie Lettonie Lituanie Luxembourg Malte Pays-Bas Pologne Portugal Roumanie Slovaquie Slovénie Suède Tchèque (République) Valeur commerciale : prix de vente des marchandises devant figurer sur les factures commerciales. Valeur vénale : valeur indicative des marchandises (estimation de leur prix sur le marché) devant figurer sur les factures pro forma. 54
notes 55 AIDE ET CONSEILS
votre espace client sur chronopost.fr votre espace client sur chronopost.fr Votre identifiant... Votre mot de passe... www.chronopost.fr 0825 801 801* CHRONOPOST SA 10 pl. du Général de Gaulle 92768 Antony Cedex Tél. : +33 (0)1 46 48 10 00 Fax : +33 (0)1 46 48 10 50 * *0,15 e TTC TTC la minute la minute. Tarif au 01/01/2008 au 01/02/2010. CHRONOPOST SA au capital de 32.632.000 - RCS Nanterre 383 960 135 - Document non contractuel - Réalisation : - Impression : Altavia Paris RCS Bobigny B 323 790 956 - Crédits photos : C. Mercier - Getty Images - Istock - Dépôt légal mars 2010.