MARCHES PUBLICS DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES VILLE D AMIENS POLE COMMUNICATION COMMUNICATION EXTERNE Hôtel de Ville BP 2720 80027 AMIENS CEDEX 1 CONCEPTION ET FABRICATION DU MAGAZINE VILLE D AMIENS LOT N 3 «Distribution du magazine de la Ville d Amiens et d éventuels documents annexes» Cahier des Clauses Techniques Particulières
Article 1 : Descriptif Magazine à périodicité mensuelle et ses suppléments ou annexes Format : A4 Pagination : 32 pages (prestation de base) Quadrichromie sur toutes les pages Base iconographique : 2/3 documents par page Papier : recyclé type Cyclus ou LWC ou équivalent Grammage : 90 g Tirage : 70 000 exemplaires (tirage en nombre inférieur ou supérieur possible selon accords) Nombre d exemplaires en distribution : 69 000 Livraison : le premier lundi de chaque mois, entre 8 heures et 12 heures (selon pagination et délais fixé à l Acte d engagement) ou selon accord (suppléments et annexes) Article 2 : Objet du marché Le présent Appel d Offres porte sur la distribution d un magazine mensuel depuis sa livraison à Amiens (Somme) par le prestataire chargé de l impression jusqu à sa distribution dans les boîtes aux lettres de l'ensemble des foyers de la Ville d Amiens. Une distribution conjointe avec le magazine, géographiquement ciblée, peut également être demandée. D'autres secteurs peuvent être ponctuellement déterminés. Par ailleurs, la société attributaire devra assurer chaque semaine, dès réception du numéro en cours, la mise sous pli et l'affranchissement vers la France et l étranger d'environ 300 exemplaires du journal, dans les enveloppes qui lui seront fournies (au format sans pliage) et à partir d'une liste d'étiquettes qui sera remise pour chaque prestation. Article 3 : Détail et nature des prestations 1) Distribution en boîtes à lettres La distribution dans toutes les boîtes à lettres des foyers de la Ville d Amiens devra être réalisée dans le délai fixé à l'acte d'engagement, ce délai ne pouvant excéder 48 heures après la livraison du magazine. a/ Cas particulier des boîtes à lettres siglées «Stop Pub» Sauf avis contraire clairement exprimé soit par la Rédaction du magazine (adresse signalée), soit par une annonce écrite sur la boîte à lettres, soit encore par le propriétaire du logement concerné, le magazine devra systématiquement être placé dans les boîtes où un autocollant «Stop Pub» a été apposé. 2
Cette disposition vaut également lorsque le souhait de ne pas recevoir de publicité a été exprimé par écrit de manière artisanale sur la boîte à lettres concernée. 2) Conditionnement et transport et livraison du magazine a / Conditionnement Les exemplaires façonnés sont conditionnés par liasses ficelées en croisement de 100 exemplaires. Les paquets conditionnés sont placés sur des palettes filmées permettant un déchargement aisé sur le point de distribution. Le véhicule assurant le transport est généralement équipé d un hayon élévateur. Cependant, afin d'assurer dans de bonnes conditions le déchargement et le transfert des palettes, il est souhaitable que les locaux à partir desquels s'organise la distribution soit équipé d'un quai de déchargement ou/et d'un chariot élévateur afin qu'aucun dommage ne puisse survenir pendant le déchargement ou la manipulation du lot de livraison. b / Transport et livraison Sauf contre ordre ou indications supplémentaires de la part de la Rédaction du magazine, la livraison doit intervenir dans les locaux à partir desquels s organise la distribution du magazine en porte à porte chaque lundi avant 12 heures. Le nom et les coordonnées de l'entreprise assurant l'impression et la livraison du magazine seront connus du titulaire du présent marché afin que celui-ci entretienne un contact direct à chaque livraison, notamment pour se faire confirmer l'heure précise d arrivée du véhicule et, le cas échéant, toute modification horaire de livraison. Dans l hypothèse où ce message ne serait pas transmis, la Ville d Amiens dégage toute responsabilité quant aux frais éventuels engendrés alors par l attente des personnels assurant la distribution. Le distributeur se réserve à cet égard toute possibilité d engager envers l imprimeur un recours en dédommagement financier pour le temps passé en attente de livraison à partir de l heure initialement fixée. Le prestataire devra indiquer dans son offre le nombre de points de livraison des exemplaires. Si celui-ci est supérieur à deux, un surcoût lié au transport pourra être demandé par le transporteur et restera à la charge du candidat. Au cas où l adresse de livraison viendrait à être modifiée, soit exceptionnellement, soit en raison d un changement définitif, le prestataire devra en avertir la rédaction du magazine et l imprimeur, par fax confirmé ultérieurement d un courrier, 24 heures au moins avant la date prévisible de livraison de l exemplaire concerné. 3
3) Retard de livraison et diffusion du magazine Sauf accord explicite et confirmé par écrit entre le prestataire et la Ville d Amiens, tout retard de livraison sera sanctionné par les pénalités décrites dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières. Néanmoins, et dans le souci de faciliter en tout premier lieu la bonne diffusion du magazine, la Ville d Amiens se réserve le droit de faire procéder en cas de retard technique ou de délais supplémentaires dans l'impression ou le façonnage du magazine, à une livraison en deux lots. Dans ce cas, sitôt qu'elle en sera informée, la Ville d Amiens préviendra la société attributaire du marché et établira avec elle un échéancier précis afin que la distribution s'organise au mieux par secteurs géographiques concernés. Si, soit par suite d'une défaillance technique lors de l'impression, soit à cause de difficultés dans le transport, un retard intervenait dans la livraison du magazine, les délais admis pour la distribution seraient allongés d'une durée égale, dans la limite des heures ouvrables du jour suivant la limite de fin de distribution. 4) Organisation de la distribution Dès réception du magazine dans ses locaux, la société attributaire en fera livrer par ses services 300 exemplaires à la Rédaction du magazine afin que puisse être donné, après vérification par la directrice de la publication ou toute autre personne habilitée, l'ordre définitif de distribution. Sitôt cet ordre reçu, la société attributaire devra mettre en œuvre la distribution du magazine dans la boîte aux lettres postale de chaque foyer, en organisant notamment la répartition des exemplaires auprès des distributeurs. Afin de ne pénaliser aucune commune, il est fortement souhaitable que la société candidate puisse présenter une formule technique offrant des variations régulières dans les circuits de distribution assurés par son personnel. Lorsqu'une même adresse compte plusieurs foyers, le distributeur devra tenir compte du nombre de foyers et distribuer un nombre égal d'exemplaires. Si l'accès de l'immeuble est impossible et qu'une seule boîte aux lettres commune est accessible (cas de certaines maisons dites "amiénoises"), les exemplaires du magazine y seront glissés. Dans tous les cas, il est exclu que le distributeur dépose le ou les exemplaires remis pour distribution sur les marches ou le pas de porte de l'immeuble. Cette procédure entraînerait l'application des pénalités "pour dégradations" décrites au CCAP. Dans les immeubles locatifs comptant plus de dix foyers, le distributeur devra impérativement distribuer le magazine dans chacune des boîtes aux lettres. Il ne saurait être admis par exemple qu'un lot de magazines soit déposé dans l'un des accès communs de l'immeuble. Cette procédure entraînerait l'application des pénalités décrites au CCAP pour "défaut de distribution". 4
Lorsque l'accès de l'immeuble est impossible (accès sécurisé par clé ou digicode) la société de distribution devra prendre un contact initial avec le gardien ou le concierge pour organiser les distributions à venir. Si le gardiennage de l'immeuble n'est pas assuré et si aucun contact avec une personne pouvant donner accès chaque semaine aux boîtes aux lettres n'est possible, la société attributaire devra informer par fax, confirmé d'un courrier, la rédaction du magazine de l'adresse précise où il est impossible d'assurer la distribution. Il est à noter qu'à défaut de respecter cette procédure, la société attributaire s'exposerait, en cas de réclamations des habitants de l'immeuble, aux pénalités décrites au CCAP pour "défaut de distribution". Article 4 : Couplage de documents dans la distribution Le candidat présentera une offre de distribution commune à plusieurs autres documents non émis par la Ville d Amiens. Cependant quelle que soit la solution retenue: - il est exclu que des documents, autres que ceux édités par la Ville d Amiens et distribués en couplage avec le magazine, soient glissés à l'intérieur du magazine ouvert ou plié. Une telle procédure entraînerait l'application des pénalités décrites au CCAP ; - en cas de distribution couplée avec d'autres documents, les délais d exécution sont fixés à l'acte d'engagement restent inchangés. Article 5 : Contrôle et réclamations La Ville d Amiens se réserve le droit de faire procéder à des contrôles de qualité des opérations de distribution par un organisme indépendant de son choix. Cependant, en annexe de son offre, la société candidate décrira le procédé de contrôle de qualité relatif à la bonne distribution du journal qu'elle compte mettre en œuvre pour la durée du présent marché. Par ailleurs, sans préjuger d'éventuelles pénalités telles que décrites au CCAP, chaque distribution devra impérativement prendre en compte les réclamations adressées à la société attributaire par la rédaction du magazine, par téléphone, télécopie ou courrier. À ce titre, la société attributaire désignera en son sein un interlocuteur spécifique chargé : - de réceptionner d'éventuelles réclamations dues à une non-distribution ou à un retard de diffusion - et de prendre contact dans la matinée du jour prévu de livraison avec la rédaction du magazine pour organiser la diffusion. Cet interlocuteur sera identifié auprès de la Ville d Amiens dans les jours qui suivront la notification du marché. 5