Affaires sociales et formation professionnelle 99999 Circulaire FP N 04.14 du 08/09/14 Stages en entreprise Il est fréquent que les entreprises accueillent des stagiaires qui, dans le cadre de leur cursus pédagogique scolaire ou universitaire, doivent réaliser des périodes de formation en milieu professionnel ou des stages en vue d acquérir des compétences professionnelles et mettre en œuvre leurs acquis en vue d obtenir leur diplôme ou certification. La loi n 2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l encadrement des stages et à l amélioration du statut des stagiaires a été publiée au Journal Officiel le 11 juillet 2014. Suite à la publication de cette loi, il nous parait important de vous transmettre une synthèse sur la règlementation des stages en entreprise. Sont visés tous les stages, qu ils soient obligatoires ou non, à l exception : - des stages de la formation professionnelle continue (dans le cadre des plans de formation, périodes de professionnalisation, CIF, demandeur d emploi ) - des visites d'information, des séquences d'observation, des stages d'initiation, d'application ou des périodes de formation en milieu professionnel (relevant des articles L. 4153-1 du code du travail ou D. 331-1 et suivants du code de l éducation) réalisés par des jeunes de moins de 16 ans. Enfin, à titre d information complémentaire, nous vous indiquons ci-après les références des différentes circulaires UMIH qui ont été diffusées sur ce sujet : - circulaire UMIH du 08/09/10 n 13.10 relative aux Stages en entreprise - circulaire UMIH du 31/10/06 n 11.11 relative aux Stages en entreprise Loi Cherpion Cette circulaire se présente sous forme de fiches qui récapitulent les principes et mettent en évidence les nouveautés issues de la Loi du 10 juillet 2014. Il est à noter que nous sommes encore dans l attente de décrets qui doivent préciser certaines modalités d application. Suivez-nous sur www.umih.fr
Présentation des fiches Fiche n 1 : Fiche n 2 : Fiche n 3 : Fiche n 4 : Fiche n 5 : Fiche n 6 : Les principes du stage La convention de stage Le statut du stagiaire dans l entreprise Le versement de la gratification et la prise en charge des frais de restauration et de transport Le contrôle de l administration La demande en requalification de la convention de stage en contrat de travail 1
Fiche 1 Les principes du stage Le stage Le tutorat Nouveauté issue de la Loi La durée La carence Qu il soit obligatoire ou facultatif, le stage doit nécessairement être intégré à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire. De plus, il ne doit pas constituer une possibilité de recourir à de la main d œuvre en substitution du recrutement de salariés. L employeur ne peut donc pas accueillir un stagiaire pour : - exécuter une tâche régulière correspondant à un poste permanent, - faire face à un accroissement temporaire d activité de l entreprise, - occuper un emploi saisonnier, - remplacer un salarié en cas d absence ou de suspension de son contrat de travail. Pendant son stage, le stagiaire met en œuvre les acquis de sa formation en vue d obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. L entreprise qui accueille un stagiaire doit désormais obligatoirement désigner un tuteur qui sera chargé de l accueil et de l accompagnement du stagiaire. Ce tuteur sera le garant du respect des éléments pédagogiques de la convention concernant les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période de stage et la manière dont ce temps s inscrit dans le cursus de formation. Un accord d entreprise peut préciser les tâches qui seront confiées au tuteur ainsi que les conditions de l éventuelle valorisation de cette fonction. Attention : nous sommes dans l attente d un décret à venir précisant le nombre maximal de stagiaire pouvant être suivi par le tuteur. Nous vous tiendrons informés dès la publication dudit décret. La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire au sein d une même entreprise ne peut excéder six mois par année d enseignement. La durée du stage est appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l entreprise. Précisions sur la notion de présence effective du stagiaire : les périodes d absences liées aux congés et autorisations d absences qui concernent la grossesse, la paternité ou l adoption doivent être prises en compte pour apprécier la présence effective du stagiaire dans l entreprise d accueil. L accueil successif de stagiaires, pour effectuer des stages sur un même poste n est possible qu à l expiration d un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (sauf rupture avant terme du stage précédent à l initiative du stagiaire). 2
Exemple : A l expiration d un stage de 3 mois, l employeur souhaitant recourir à un nouveau stagiaire sur le même poste, ne le pourra qu à l expiration d un délai de carence d un mois. Le nombre de stagiaires Nouveauté issue de la Loi Le nombre de stagiaires, dont la convention de stage est en cours sur une même semaine civile, au sein d une entreprise est désormais limité. Attention : nous sommes dans l attente d un décret à venir précisant les modalités de cette limitation. Nous vous tiendrons informés dès la publication dudit décret. L évaluation et l encadrement Le stagiaire doit évaluer la qualité de l accueil dont il a bénéficié dans l entreprise et transmettre le document à son établissement d enseignement 3
Fiche 2 La convention de stage La signature Les stages doivent obligatoirement faire l objet d une convention tripartite. Elle est impérativement signée par : - le stagiaire (s il est mineur, son représentant légal doit également signer la convention), - l entreprise d accueil, - l établissement d enseignement. Pour les stages dont la durée est supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d autorisation d absence au bénéfice du stagiaire. De plus, doit être annexé à la convention de stage d enseignement supérieur, la «charte des stages étudiants en entreprise» du 26 avril 2006. Les clauses obligatoires Attention : nous sommes dans l attente d un décret à venir précisant les mentions obligatoires qui doivent figurer dans la convention de stage. Nous vous tiendrons informés dès la publication dudit décret. Dans l attente, les mentions indiquées dans la circulaire UMIH du 08/09/10 N 13.10 sont toujours d actualité. 4
Fiche 3 Le statut du stagiaire dans l entreprise L inscription sur le registre unique du personnel Dans une partie spécifique du registre unique du personnel, il faut indiquer par ordre d arrivée : - les noms et prénoms du stagiaire Il est à noter que la précédente loi modifiant la règlementation des stages prévoyait un registre de conventions de stages, indépendamment du registre unique du personnel. Le décret qui devait déterminer les modalités d application, notamment les mentions devant figurer sur ce registre, n a jamais été publié! Attention : nous sommes dans l attente d un décret définissant les indications complémentaires à mentionner sur le registre. Dans l attente de ces indications, les noms et prénoms du stagiaire doivent désormais figurer dans le registre unique du personnel. Durée de travail, congés et repos Le stagiaire se voit appliquer les mêmes règles que pour les salariés en matière : - de durée maximale quotidienne et hebdomadaire de présence, - de présence de nuit, - de repos quotidien et hebdomadaire, - de jours fériés. Attention : l entreprise d accueil doit établir selon tous moyens un décompte des durées de présence du stagiaire dans l entreprise. En outre, en cas de grossesse, de paternité ou d adoption, le stagiaire bénéficie selon les mêmes durées que pour les salariés : - d autorisation d absence pour se rendre aux examens médicaux obligatoires dans le cadre de la surveillance médicale de la grossesse et des suites de l accouchement, - du congé maternité (y compris le congé prévu pour le père en cas de décès de la mère) - du congé paternité et d accueil de l enfant - des congés d adoption. Droits et libertés Discipline et sécurité Les restrictions apportées aux droits et libertés du stagiaires doivent être, comme pour les salariés, justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but recherché. Pour exemple : le stagiaire peut voir sa liberté vestimentaire restreinte pour des raisons d hygiène et de sécurité dans l entreprise. Bien que le stagiaire ne soit pas un salarié, il doit cependant respecter le règlement intérieur, les horaires, les règles d'hygiène et de sécurité ainsi que de confidentialités propres à l'entreprise. 5
Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour la santé ou la sécurité du stagiaire. En outre, l'entreprise d accueil a l obligation d'assurer une formation renforcée à la sécurité aux stagiaires affectés à des postes présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité. La liste des postes concernés est établie par l'employeur après avis du médecin du travail et du CHSCT ou, à défaut, des délégués du personnel s'il en existe. Cette liste est tenue à la disposition de l'inspecteur du travail. Enfin, en cas d accident de travail ou de maladie professionnelle dû à la faute inexcusable de l entreprise d accueil, le stagiaire pourra se retourner contre celle-ci. Protection contre la discrimination et le harcèlement Comité d entreprise L embauche du stagiaire Le stagiaire bénéficie des mêmes droits et protections que les salariés en matière de discrimination et de harcèlement moral et sexuel. Lorsqu il existe un Comité d Entreprise, l employeur doit l informer du nombre de stagiaires accueillis ainsi que des conditions de leur accueil et des tâches qui leur sont confiées. Dans les entreprises de moins de 300 salariés, ces informations sont intégrées dans le rapport sur la situation économique de l entreprise. Dans les entreprises de 300 salariés et plus, l employeur informe le comité d entreprise chaque trimestre. A l avenir ces informations figureront dans la base unique des données. Les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles du Comité d Entreprise dans les mêmes conditions que les salariés. Réduction de la période d essai En cas d embauche du stagiaire dans l entreprise dans les trois mois suivant l issue du stage de dernière année d étude : - La durée du stage est déduite de la durée de la période d essai sans pour autant réduire celle-ci de plus de la moitié, - La durée du stage est déduite intégralement de la durée de la période d essai si l embauche est effectuée dans un emploi correspondant aux activités confiées au stagiaire durant le stage. Droits liés à l ancienneté Lors de l embauche d un stagiaire à l issue d un stage d une durée supérieure à deux mois, la durée du stage est prise en compte pour l ouverture et le calcul des droits liés à l ancienneté. 6
Fiche 4 Versement de la gratification et prise en charge des frais de transport et de restauration Attention : nous sommes dans l attente d un décret à venir sur les modalités de versement de la gratification. Nous vous tiendrons informés dès la publication dudit décret. Prise en compte de la durée du stage Le stagiaire n étant pas un salarié de l entreprise, l indemnisation versée par l employeur est une gratification. Elle n a donc pas le caractère d un salaire au sens de l article L. 3221-3 du code du travail ou L. 242-1 du code de la Sécurité sociale. Cette gratification mensuelle est obligatoire pour les stages d une durée supérieure à 2 mois consécutifs ou non au sein d une même entreprise. Pour plus de précisions sur l appréciation de la durée du stage voir fiche n 1 Montant Le montant de la gratification mensuelle minimale à défaut de convention de branche ou d accord professionnel étendu est fixé par décret. (Pour mémoire, le secteur CHRD n a pas signé d accord ou de convention en la matière.) Nouveauté : Le montant de la gratification, fixé par décret, sera au moins égal à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale et s appliquera aux conventions de stages signées à compter du 1 er septembre 2015. Attention, le décret pourrait prévoir une augmentation progressive de la gratification avec une application aux conventions de stages signées avant le 1 er septembre 2015. Modalités de versement Prise en charge des frais de transport et de restauration La gratification est due dès le premier jour du premier mois de la période de stage. Son montant minimal forfaitaire n est pas fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois. Il est accordé au stagiaire, dans les mêmes conditions que pour les salariés, la prise en charge de ses frais de restauration (accès au restaurant ou aux titres-restaurant) ainsi que de ses frais de transport : domicile - lieu de stage. 7
Fiche 5 Le contrôle de l administration Contrôle Les inspecteurs du travail sont habilités à constater les manquements relatifs : 1/ à l interdiction d accueil d un stagiaire pour : exécuter une tâche régulière correspondant à un poste permanent, faire face à un accroissement temporaire d activité de l entreprise d accueil, occuper un emploi saisonnier, remplacer un salarié en cas d absence ou de suspension de son contrat de travail, 2/ au nombre maximal de stagiaire dans l entreprise, 3/ au nombre maximal de stagiaire par tuteur, 4/ à la désignation du tuteur et sa mission, 5/ au congé lié à la grossesse, paternité ou adoption, 6/ à la durée maximale quotidienne et hebdomadaire de présence, 7/ à la présence la nuit, 8/ au repos quotidien et hebdomadaire, 9/ aux jours fériés. De plus, lorsque l inspecteur ou le contrôleur du travail constate l un des manquements ci-dessus mentionné, il en informe le stagiaire ainsi que l établissement d enseignement dont il relève ainsi que les institutions représentatives du personnel de l entreprise d accueil Attention : nous sommes dans l attente d un décret à venir sur les modalités d information de l inspection du travail. Nous vous tiendrons informés dès la publication dudit décret. Sanction Les manquements relatifs au non-respect du nombre maximal de stagiaire, de la durée maximale quotidienne et hebdomadaire de présence, de la présence la nuit, du repos quotidien et hebdomadaire, des jours fériés, de la désignation d un tuteur et ou de sa mission, est passible d une amende de 2000 par stagiaire concerné. Ce montant est porté à 4000 en cas de réitération dans un délai d un an à compter du jour de la notification de la première amende Le délai de prescription de l action de l Administration par l amende est de deux ans révolus à compter du jour où le manquement a été commis. 8
Fiche 6 la demande de requalification de la convention de stage Procédure Lorsque le Conseil de prud hommes est saisi d une demande de requalification de la convention de stage en contrat de travail, l affaire est portée directement devant le bureau de jugement. Il doit statuer dans un délai d un mois suivant sa saisine. 9