Chambre des communes Services de la procédure Profil de compétences Greffier(ère)s à la procédure Procedural Clerk Competency Profile Employee s Guide Guide de l employé(e) Learning and Development Apprentissage et développement 0
Qu est-ce qu un profil de compétences? 2 Comment lire mon profil de compétences? 3 Comment mon profil de compétences peut-il m être utile? Comment mon profil de compétences a-t-il été rédigé? Profil de compétences des greffiers à la procédure 4 4 5 1
Le profil de compétences est un outil de gestion des ressources humaines conçu et utilisé avec l idée qu une organisation est à l image de ceux qui la composent. Un profil de compétences énonce les compétences essentielles pour offrir un rendement idéal dans un poste ou un rôle. Il contient donc tous les renseignements nécessaires pour : permettre le recrutement de candidats bien assortis aux postes; déterminer les besoins des employés en matière d apprentissage et de développement; faciliter les discussions sur le rendement; aider les employés à planifier et à gérer leurs carrières. Les compétences englobent les connaissances, les habiletés et les qualités requises pour occuper le plus efficacement possible un poste ou un rôle au sein d une organisation. La particularité du profil de compétences c est qu il traduit les compétences en comportements observables. 2
Ce profil de compétences comprend : les compétences considérées essentielles pour le rôle de greffier à la procédure; une définition de chaque compétence; une liste de comportements observables et mesurables associés à chaque compétence. Le profil comporte des compétences et comportements communs aux deux niveaux de greffiers à la procédure, IPG-E et IPG-C; seuls les niveaux de maîtrise des compétences peuvent varier selon les niveaux du rôle (IPG-E et IPG-C). Le niveau de maîtrise désiré pour chacune des compétences est identifié par une boîte, dans le coin droit inférieur de chaque page du profil. Consultez l échelle suivante pour connaître la définition des différents niveaux de maîtrise attendus. Niveau de maîtrise De base Intermédiaire Avancé Description La personne démontre la plupart des comportements associés à cette compétence dans des situations prévisibles. La personne démontre la plupart des comportements associés à cette compétence, dans n importe quelle situation. La personne démontre de façon constante tous les comportements associés à cette compétence, dans n importe quelle situation. 3
Voici des exemples d utilisation de votre profil de compétences : Avant un entretien portant sur le rendement, lisez votre profil et soulignez les comportements souhaitables que vous présentez et ceux qui demandent une amélioration. Inspirez-vous de votre profil pour bien connaître les compétences requises pour votre poste et pour établir votre plan de développement professionnel. Consultez le profil d un poste auquel vous désirez postuler pour mieux comprendre les compétences et les comportements qui s y rattachent. Le profil peut ainsi vous aider à : identifier les compétences à développer; vous préparer aux entrevues ou aux examens que vous devrez passer lors du processus de sélection. L équipe Apprentissage et développement de la Direction des ressources humaines, en collaboration avec les gestionnaires des Services de la procédure, a procédé à une cueillette de données au moyen de consultations avec des employés des Services de la procédure. Les données recueillies ont été analysées et une première ébauche du profil a été rédigée. Les gestionnaires et employés de chaque direction ont été invités à fournir des commentaires à l égard du profil et de sa représentativité de ce qui est nécessaire pour fournir un bon rendement dans ce poste. L étape suivante a consisté à analyser les commentaires recueillis au cours de ces consultations et à apporter des modifications au profil. Enfin, les représentants de chaque groupe de greffiers à la procédure et leurs gestionnaires ont été invités à valider le profil. Le profile a été finalisé, après certaines modifications. 4
Connaissances professionnelles Relations clients Capacité d analyse et de recherche Gestion de projets Capacité d adaptation Communication Travail d équipe Leadership Attitude professionnelle et gestion de soi 5
Comprendre les activités de la Chambre des communes, se comporter en tenant compte de l environnement et de la culture de celle-ci et appliquer les connaissances et techniques liées aux divers domaines d activité des Services de la procédure. 1. Démontre la connaissance des règles de procédure, des pratiques et des précédents. 2. Démontre une connaissance des théories et concepts liés aux domaines d activité. 3. Démontre des connaissances spécialisées liées à son domaine d affectation et les applique à une variété de situations et contextes. 4. Démontre la connaissance des opérations, des objectifs, des enjeux et des priorités reliés à son domaine d affectation en y alignant ses actions. 5. Utilise efficacement les outils d ordre informatif, administratif et logistique pour accomplir ses tâches. 6. Apporte ses connaissances au développement d'autres secteurs des Services de la procédure en s impliquant dans des projets spéciaux. 7. Fonctionne au sein du milieu organisationnel et de sa culture en prodiguant des conseils d expert ou d experte qui sont appropriés. 8. Maintient la qualité de l information selon les normes établies. 9. Connaît les diverses structures de l organisation et saisit les liens hiérarchiques de la Chambre. Niveau de maîtrise désiré IPG-E De base IPG-C Avancé 6
Interagir avec les clients et leur offrir des solutions et conseils, tout en respectant les lignes directrices de l administration de la Chambre des communes et les ressources, et l usage et la procédure parlementaire. 1. Propose des solutions appropriées aux problèmes en soulignant les avantages et les limites de chacune. 2. Démontre un esprit créatif dans sa façon d aborder les problèmes et de présenter les solutions. 3. Soutient les clients en leur offrant l information, les outils et/ou la formation. 4. Reste sensible à la réalité politique et aux préoccupations des clients. 5. Traite la clientèle avec tact et recherche un terrain d entente propice à l identification de solutions. 6. Assure l uniformité dans la prestation des services en s assurant de ne pas favoriser un parti politique au détriment d un autre. 7. Démontre et promeut la compréhension et le respect pour les élus et les institutions parlementaires. Niveau de maîtrise désiré IPG-E Intermédiaire IPG-C Avancé 7
Recueillir, identifier et traiter des données dans le but d offrir des conseils et de l information appropriés. 1. Identifie l information pertinente, fiable et nécessaire à son travail. 2. Obtient des données à l aide des ouvrages de référence spécialisés habituellement utilisés, des journaux, systèmes de recherche en ligne ou d autres sources appropriées et crédibles. 3. Démontre des techniques permettant de recueillir auprès des personnes des renseignements utiles et suffisants. 4. Identifie l importance relative des composantes des questions ou des problèmes et en saisit l impact afin de prendre des mesures appropriées et/ou de fournir des conseils opportuns. 5. Élabore et met en œuvre des méthodologies, dans le cadre des mandats qui lui sont confiés, pour atteindre les meilleurs résultats en tenant compte des données et enjeux pertinents. 6. Révise et analyse l information, en fait la validation et la synthèse et en assure l organisation à la lumière du contexte, des besoins et des enjeux. 7. Reconnaît les liens et les tendances d une situation ou d une problématique pour en déterminer la ou les cause(s) et ensuite proposer des solutions logiques. 8. Évalue correctement les conséquences et risques associés aux réponses, recommandations, avis ou solutions qu il ou elle propose. Niveau de maîtrise désiré IPG-E IPG-C Intermédiaire Avancé 8
Planifier, coordonner, exécuter les activités de façon efficace. 1. Planifie et coordonne des activités et des ressources afin de rencontrer les échéanciers et objectifs fixés. 2. Évalue correctement les délais requis pour effectuer un travail en tenant compte du degré d importance et fixe, ou modifie, ses échéanciers en conséquence. 3. Se donne des méthodes de travail qui maximisent ses efforts et sa contribution auprès des clients et collègues. 4. Définit des paramètres et propose des méthodes de travail novatrices pour maximiser l efficacité des ressources allouées. 5. Prépare la documentation appropriée et tient ses dossiers à jour. 6. Prépare des plans qui sont pratiques et efficaces pour la mise en œuvre des options choisies. 7. Anticipe les embûches potentielles qui peuvent survenir dans le cadre des projets qui lui sont confiés et prévoit des plans de rechange. 8. Veille à la préparation et à la gestion de budgets et de contrats. Niveau de maîtrise désiré IPG-E IPG-C Intermédiaire Avancé 9
Démontrer une attitude favorable envers le changement tout en facilitant l acceptation du changement par les autres. 1. Démontre, par ses paroles et actions, une souplesse et une ouverture au changement. 2. Identifie les aspects avantageux des changements, favorise un climat qui facilite son acceptation par les autres tout en maintenant l efficacité de ces derniers. 3. Identifie les aspects négatifs pouvant être amenés par certains changements et propose des solutions pour diminuer de tels effets. 4. S adapte rapidement aux mandats, enjeux, priorités et objectifs changeants. 5. Propose et met en œuvre de nouvelles façons de faire les choses sans préjudice à la tradition et aux règles prévalentes. 6. Fournit de l information, de l encouragement, des outils et/ou de la formation pour aider les autres à s'adapter à de nouveaux systèmes ou de nouvelles situations. Niveau de maîtrise désiré IPG-E IPG-C Intermédiaire Avancé 10
Assurer un traitement et un transfert efficaces des informations et idées, de sorte à favoriser l atteinte des résultats visés et de bonnes relations. 1. Démontre de bonnes capacités d écoute. 2. Utilise, tant à l oral qu à l écrit, un langage adapté à la réalité de ses interlocuteurs ou interlocutrices et au contexte. 3. Exprime les idées, les concepts et les informations de façon claire et précise. 4. S assure que le message est compris de la même façon par toutes les parties. 5. Garde ses collègues et/ou le gestionnaire informé de l état de ses dossiers et de ses projets. 6. Fait preuve d empathie et de sensibilité dans ses discussions au plan individuel et tient compte des différences linguistiques et culturelles. 7. Démontre ses habiletés de présentation ou d animation dans le but de transmettre de l information, de dispenser de la formation ou d obtenir l adhésion à ses avis ou ses idées. 8. Établit et fait la promotion des normes de qualité de l information. 9. S assure de la qualité des documents sous sa responsabilité. 10. Crée, maintient, sollicite et nourrit ses réseaux de contacts internes et externes, dans son domaine d expertise et dans des domaines connexes. 11. Identifie les similitudes entre les différents points de vue afin de favoriser la collaboration et de faciliter le consensus. Niveau de maîtrise désiré IPG-E IPG-C Intermédiaire Avancé 11
Former et nourrir des relations sur la base d intérêts professionnels et collaborer de façon proactive avec les autres pour atteindre des objectifs communs. 1. Écoute et prend en considération les différentes opinions lors d échanges avec les autres. 2. Comprend et assume pleinement son rôle et l ampleur de ses responsabilités dans les différentes équipes et saisit les liens qui existent entre son rôle et celui des autres. 3. Favorise la cohésion au sein d équipes de travail en faisant des compromis lorsque c est nécessaire et en respectant les différences. 4. Partage avec ses collègues l information utile à la réalisation et à l avancement du travail d équipe et à l atteinte des objectifs. 5. Reconnaît l expertise de ses collègues et n hésite pas à y faire appel. 6. Soutient ses collègues dans l accomplissement de leurs tâches, en cas de besoin. 7. Reconnaît les situations potentiellement conflictuelles dans lesquelles il ou elle est impliqué(e), tente de les résoudre et sollicite de l aide au besoin. 8. Reconnaît les situations qui requièrent le soutien de ses supérieurs ou ses supérieures. Niveau de maîtrise désiré IPG-E IPG-C Intermédiaire Avancé 12
Contribuer au développement et à la direction des personnes et des initiatives. 1. Aide ses collègues à comprendre leurs rôles et responsabilités dans le cadre des projets qu il ou elle gère. 2. Coordonne les efforts d autres personnes dans le cadre des mandats qui lui sont confiés. 3. Prend des initiatives et des décisions dans le cadre de ses rôles et responsabilités. 4. Aide et favorise le développement de collègues s adaptant à un nouveau secteur d activité en leur partageant ses connaissances et en leur donnant de la rétroaction. 5. Évalue le rendement des personnes qui relèvent de lui ou d elle selon les besoins, et leur donne de la rétroaction constructive lorsque nécessaire. 6. Reconnaît ouvertement les efforts et le bon travail des personnes qui relèvent de lui ou d elle, lorsque c est approprié. Niveau de maîtrise désiré IPG-E IPG-C Intermédiaire Avancé 13
Bien se connaître et savoir se maîtriser afin d opter pour des comportements positifs et de faire preuve de professionnalisme. 1. Assume avec assurance et honnêteté ses décisions et les conséquences de ses actions, et apprend de ses erreurs. 2. Fait preuve de jugement et de transparence quant aux décisions prises et aux actions posées afin de pouvoir les justifier de manière satisfaisante. 3. Persévère dans sa recherche de solutions aux problèmes malgré les obstacles et les délais serrés. 4. Connaît et reconnaît ouvertement ses capacités et ses limites. 5. Est conscient(e) des éléments qui suscitent en lui ou en elle des réactions et sait maîtriser ses émotions de manière à maintenir un environnement de travail sain. 6. Est conscient(e) des réactions qu il ou elle est susceptible de déclencher chez les autres et choisit une façon appropriée de maximiser les réactions positives et de minimiser les réactions négatives, lorsque c est opportun, de manière à maintenir ou à augmenter son niveau de crédibilité. 7. Recherche les occasions de participer à des projets plus complexes avec des gens plus expérimentés afin de perfectionner ses compétences spécialisées. Niveau de maîtrise désiré IPG-E Avancé IPG-C Avancé 14