JIRO SY RANO MALAGASY D.G.A.A DIRECTION DES APPROVISIONNEMENTS PROCEDURES ACHATS LOCAUX - Juillet 2007-1
SOMMAIRE ARTICLE 1 : OBJECTIFS ARTICLE 2 : DEFINITIONS ARTICLE 3 : TYPES DE CONSULTATION DES FOURNISSEURS DAPPRO et DIR ARTICLE 4 : CONTRAT POUR ACHAT SUPERIEUR A 10.000.000 Ariary ARTICLE 5 : NORMES D APPROBATION DES ACHATS TRAITES PAR DAPPRO ARTICLE 6 : TYPES D ACHAT SUIVANT MODE DE REGLEMENT ARTICLE 7 : ACHAT D URGENCE PAR DIR ARTICLE 8 : ACHAT D URGENCE PAR DAPPRO ARTICLE 9 : ACHAT DIRECT PAR «PETITE CAISSE DAPPRO» ARTICLE 10 : BON DE RECEPTION (BR) ARTICLE 11 : TRAITEMENT DES FACTURES DES FOURNISSEURS D ANTANANARIVO 3 3 3 6 6 6 8 8 8 9 9 2
ARTICLE 1 : OBJECTIFS Attribution des parts de responsabilité à toutes les entités impliquées dans l opération «ACHAT» en vue de sécurisation et transparence d une part, respect des différents délais d autre part. ARTICLE 2 : DEFINITIONS - Achats par Bon de Commande : Type d achats utilisé pour les fournisseurs acceptant un paiement à crédit - Achats par Lettre de Commande (LC) «virement bancaire à réception facture» : Type d achats utilisé pour les fournisseurs exigeant un paiement 15 jours à réception facture (pratiqué seulement par DAPPRO à TANA). - Achats en espèces : Type d achats utilisé pour les articles d un montant inférieur à 70000 Ar auprès des fournisseurs exigeant un paiement au comptant en espèces. - Achats par chèque : Type d achats utilisés auprès des nouveaux fournisseurs ou fournisseurs occasionnels exigeant un paiement au comptant, pour les articles d un montant supérieur à 70000 Ar. Toute modification du montant seuil se fait par note de service - Achats à crédit avec acompte: Type d achats utilisé pour les matériels ou articles non disponibles sur le marché local, nécessitant une commande ferme, ou articles à confectionner. Mode de paiement exigé par le fournisseur, un acompte pour confirmation de commande et le reste à crédit. Le règlement de l acompte, ne dépassant pas 30% du montant total de la commande, se fait par virement bancaire à la commande (Art 6.4) et le solde à la livraison ou à crédit. - Achats au comptant par virement bancaire à la commande : Type d achats utilisé pour les fournisseurs exigeant un paiement intégral avant livraison des matériels. - Achats urgents : Besoins des matériels ou de service à caractère urgent et imprévisible dont l indisponibilité pourrait générer des préjudices pour la Société - Bon de réception : Le Bon de Réception est une pièce attestant la réception en bonne et due forme des matériels commandés par le Réceptionnaire - Réceptionnaire : - Le Magasinier pour les matériels «Entrée Magasin» assisté d un représentant de la Direction d Appui Technique ou Service Technique DIR, pour la réception des matériels techniques - Le Service demandeur pour les matériels «Imputation Directe» ARTICLE 3 : TYPES DE CONSULTATION DES FOURNISSEURS DAPPRO et DIR 3.1.- Base de données «Fournisseurs» : Objet : Recensement des fournisseurs existants par catégorie d article 3
Inventorier tous les fournisseurs Import (DAPPRO) et locaux. références fournisseur : - Adresse téléphone fax mail compte bancaire. produits ou services fournis Mise à jour base de données le cas écheant 3.2.- Achat à partir de Demande de Prix Objet : Articles ne figurant pas ni dans le fichier prix (Art 3.3) ni dans les achats sous contrat (Art 3.4.). Processus d achat : DAPPRO : Consultation automatique par MAIL (DAPPRO) de TOUS LES FOURNISSEURS DE LA BASE DE DONNEES pour le produit considéré (Cf. Note DGAA/DAPPRO/N 032/ 07 du 16 Février 2007) DIR (SAPPRO) : Consultation par FAX de TOUS LES FOURNISSEURS DE LA BASE DE DONNEES pour le produit considéré DAPPRO et DIR : - Réception des offres par mail/fax - Etablissement tableau de comparaison. - Engagement des procédures de commande L offre retenue et le tableau de comparaison à joindre au dossier de commande. 3.3.- Achat sur Fichier Prix Objet : - Raccourcir les délais de traitement des achats répétitifs relatifs aux articles courants dont les fournisseurs sont bien ciblés par les demandes de prix antérieures (Art. 3.2) - Prévenir les tendances de réajustement des prix à la hausse par le Fournisseur à chaque consultation. - Mise à jour fichier prix : Le fichier prix est à mettre à jour périodiquement par lancement nouvelles demandes de prix. 4
Processus d achat : La DAPPRO ou SAPPRO/DIR : - Etablit le tableau de comparaison de prix à signer par le Directeur des Approvisionnements ou le DIR, tableau qui vaut pièce justificative de l achat : Pour les achats sur fichier prix, la production de Facture Proforma n est plus requise. - Engage les procédures de commande selon le mode de paiement du fournisseur retenu. - Si le fournisseur retenu procède à une révision de prix, une nouvelle consultation par Demande de Prix s impose 3.4.- Achat suite à Appel d Offres Objet : - Achat sous contrat pour une période déterminée : Articles concernés :. Articles stratégiques : ingrédients, combustibles, lubrifiants, filtres pour groupe, listing pré imprimé.. Achat ponctuel matériels de grande valeur. Processus d achat : - Les unités envoient à la DAPPRO les SPECIFICATIONS TECHNIQUES requises Anglais/Français (si pour achat import) et les TERMES DE REFERENCE, dûment signés par les Responsables Hiérarchiques - La DAPPRO élabore le dossier d Appel d Offres et le Projet de contrat. - Approbation et signature du dossier d Appel d Offres par la Direction Générale. - Réception des offres par la DAPPRO. - Dépouillement et évaluation des offres : La Commission d évaluation à TANA doit être composée de la DAPPRO, DFIN et les Directions Techniques concernées. Pour les grands Appel d Offres (Combustibles, lubrifiants, achat groupes, ), la Commission doit être composée des Directeurs. Les Critères d évaluation et système de notation doivent être définis avant dépouillement. Le Rapport d évaluation paraphé page par page est à signer par tous les membres de la commission. - Toutes les correspondances avec les fournisseurs se font par le biais du mail «commission_evaluation@jirama.mg» pour les DAO traités par DAPPRO, FAX signé seulement «Commission d Evaluation» pour les DIR. - Lettre de notification pour l adjudicataire et le projet de contrat en deux exemplaires à signer par la Direction Générale au vu du rapport d évaluation 5
- Transmettre au fournisseur la notification et le projet de contrat - Engager les procédures de commande (locale ou import) conformément aux termes du contrat. ARTICLE 4 : CONTRAT POUR ACHAT SUPERIEUR A 10.000.000 Ariary Tout achat d un montant supérieur ou égal à 10.000.000 Ariary dont le délai de livraison prévu n est pas immédiat (matériels non disponibles), doit être réglementé par un contrat. ARTICLE 5 : NORMES D APPROBATION DES ACHATS TRAITES PAR DAPPRO - Toutes les commandes d un montant supérieur ou égal à 1.000.000 d Ariary doivent être approuvées par la Direction Générale Adjoint Administratif. (Cf. Note DGAA/DFIN/n 029/2007 du 09 Mai 2007) - Toutes les commandes d un montant supérieur ou égal à 10.000.000 d Ariary doivent être approuvées par le Directeur Général ARTICLE 6 : TYPES D ACHAT SUIVANT MODE DE REGLEMENT 6.1.- Achats par Bon de Commande - La DAPPRO ou SAPPRO/DIR établit le BC/BR conformément à la DA des unités clientes. - Remise du BC au Fournisseur par DAPPRO ou SAPPRO/DIR sauf pour les pièces véhicules achetées à TANA, BC à transmettre à la Direction Administrative et Logistique pour enlèvement. - Livraison des matériels par les fournisseurs. Matériels Techniques spécifiques : Réception technique conjointe par la DAPPRO ou SAPPRO/DIR et la Direction d Appui Technique ou Service Technique DIR concernés.. Matériels pour réapprovisionnement en commandes ouvertes: Avant chaque livraison, le fournisseur doit présenter un échantillon à la DAPPRO ou SAPPRO/DIR.. Pour les imprimés, la présentation d un bon à tirer est obligatoire avant exécution des travaux.. BR à signer par le responsable du magasin ou les clients et à retourner immédiatement à la DAPPRO ; BR01 pour paiement facture et BR02 pour mise à jour stock le cas échéant. 6.2.- Achats par Lettre de Commande (LC) «virement bancaire à réception facture» Pratiqués seulement par DAPPRO - La DAPPRO établit la Lettre de Commande conformément à la DA des unités clientes avec les prix 6
du fournisseur retenu - Remise de la LC au Fournisseur par DAPPRO - Livraison des matériels (cf - Art 6.1) 6.3.- Achats à crédit avec acompte (Pratiqués seulement par DAPPRO) - La DAPPRO établit la LC conformément à la DA des unités clientes avec les prix du fournisseur retenu - Après signature de la LC, la DAPPRO adresse une demande de caution correspondant au montant de l avance demandée (garantie bancaire ou chèque) auprès du fournisseur (cf. DGAA/DAPPRO/ n 171 / 07 du 28 Juin 2007) - La DAPPRO établit une Demande de Paiement d Avance (DPA) pour l acompte demandé par le fournisseur - Le Service comptabilité de la DFIN établit une pièce de Paiement (PP) correspondant au montant de l avance demandée et transmet le dossier au siège de la DFIN pour traitement - Au vu de la caution, la DFIN/DFT procède au virement bancaire de l avance au compte du fournisseur et inscrit le n de l ordre de virement sur la LC avant renvoi à la DAPPRO - La DAPPRO transmet la LC au fournisseur tout en exigeant un récépissé d acompte - Livraison des matériels (cf - Art 6.1) - Restitution de la caution au fournisseur 6.4.- Achats au comptant par virement bancaire à la commande (Pratiqués seulement par DAPPRO) - La DAPPRO établit la LC conformément à la DA des unités clientes avec les prix du fournisseur retenu accompagnée d une Demande de Paiement Intégral (DPI). - Le Service comptabilité de la DFIN établit la Pièce de Paiement (PP) correspondant au montant de la DPI et transmet le dossier au siège de la DFIN pour traitement - La DFIN/DFT procède au virement bancaire au compte du fournisseur et inscrit le n de l ordre de virement sur la LC avant renvoi à la DAPPRO. - La DAPPRO transmet la LC au fournisseur - Le fournisseur livre les matériels et transmet la facture «payé et livré» à la DAPPRO - BR à signer par le responsable du magasin ou les clients et à retourner immédiatement à la DAPPRO ; BR01 pour justification des écritures comptables et BR02 pour mise à jour stock le cas échéant. 7
6.5.- Achats au comptant par chèque ou en espèces - La DAPPRO ou SAPPRO/DIR établit une Demande de Paiement par chèque ou espèces - Le Service Comptabilité établit la Pièce de Paiement correspondant au montant total de la Demande - La DFIN/DFT ou Service Compta DIR effectue le décaissement en espèces où émet le chèque - La DAPPRO ou SAPPRO/DIR effectue le retrait du chèque ou des fonds auprès de la DFIN ou Service Compta DIR - Enlèvement des matériels auprès des fournisseurs et retrait facture «payé et livré» par DAPPRO ou SAPPRO/DIR. - Etablissement BR correspondant aux achats par la DAPPRO ou SAPPRO/DIR. - BR à signer par le responsable du magasin ou les clients et à retourner immédiatement à la DAPPRO ou SAPPRO/DIR ; BR01 pour justification des écritures comptables, et BR02 pour mise à jour stock le cas échéant. ARTICLE 7 : ACHAT D URGENCE PAR DIR Le SAPPRO doit vérifier au préalable la disponibilité ou non des matériels requis au niveau du stock national, calculer le coût et le délai d acheminement puis se référer aux prix de références avant d effectuer l achat sur place ARTICLE 8 : ACHAT D URGENCE PAR DAPPRO - L unité cliente envoie la DA par Fax à la DAPPRO et l originale par courrier ARTICLE 9 : ACHAT DIRECT PAR «PETITE CAISSE DAPPRO» 9.1.- OBJET Honorer les petites prestations et les achats urgents au comptant d une valeur inférieure ou égale à 20.000 Ariary (duplication et reliures de documents, petites fournitures non disponibles en stocks, etc ) 9.2.- MODALITE DE RENFLOUEMENT - La DAPPRO : - constitue les pièces de justification comptables des dépenses engagées sur le fonds précédent - établit une demande de fonds sous forme de DA à signer par le Directeur des Approvisionnements 8
- transmet la DA signée avec toutes les pièces justificatives des dépenses engagées à DFIN/ Service Compta - DFIN : - Décaissement ARTICLE 10 : BON DE RECEPTION (BR) Le Bon de Réception est à retourner à la DAPPRO ou SAPPRO/DIR, dûment signé par le Réceptionnaire et son hiérarchie dans les 48 heures suivant la réception ARTICLE 11 : TRAITEMENT DES FACTURES DES FOURNISSEURS D ANTANANARIVO Dès réception factures, la DAPPRO effectue le rapprochement des factures fournisseurs aux Bons de Réception (BR01). 11.1.- VISA «BON A PAYER» Signature «Bon à payer» par DAPPRO - Factures d un montant inférieur à 10.000.000 Millions Ariary - Factures combustibles / lubrifiants / produits sous contrats avec livraisons périodiques Signature «Bon à payer» par DGAA - Factures d un montant supérieur à 10.000.000 Millions Ariary paraphées par le Directeur APPRO, factures relatives à un achat occasionnel matériels Mixtes Signature «Bon à payer» par DGAE - Factures d un montant supérieur à 10.000.000 Millions Ariary paraphées par le Directeur APPRO et par le Directeur d Appui Technique Elec., factures relatives à un achat occasionnel matériels Elec. Signature «Bon à payer» par DG - Factures d un montant supérieur à 10.000.000 Millions Ariary paraphées par le Directeur APPRO et par le Directeur d Appui Technique Eau, factures relatives à un achat occasionnel matériels Eau. 11.2. - Ordonnancement factures Après visa «Bon à payer», les factures sont transmises par DAPPRO au Service Comptabilité de la DFIN pour comptabilisation (TOC) et ordonnancement paiement. 9