Liste du bénévolat Les tâches 1. Comité communication Chaîne d'appel Archiviste (distribuer et ramasser les différents formulaires remis au cours de l'année, ramasser des photos et vidéos pour publicité) Représentant du Club pour le Récréatif (promotion du volet, rencontre des parents lors du début de session, ramasse les documents d inscription du récréatif) Remplir et envoyer les cartes et/ou lettres de remerciement (pour les commanditaires, les juges lors des compétitions, les bénévoles exceptionnels etc.) Responsable des commandites Recherche de commandite/dons pour activité spécifique Recherche de subvention annuelle (lettre à envoyer avec plan de commandite) S assurer de la visibilité des commanditaires lors de nos activités et sur le site Web Contact avec media (avoir un lien avec les journaux régionaux, placer au besoin les articles sur les résultats des compétitions etc.) 2. Comité ressources humaine Parent gérant d équipe Conjointement avec l entraineur titulaire, le parent aidera à la transmission des informations à tous les membres de l équipe S occupe de ramasser tous les documents, chèques des membres de son équipe
Responsable de la distribution des billets (cellier, party d Halloween et spectacle) pour son équipe A l aide de l entraineur planifie les besoins (bénévoles et autres) pour les compétitions Tenir une liste de bénévoles et le suivi des heures offertes 3. Comité activités Activité à la ville : a. Spectacles Gérant (e) d activité Coordonne toute l organisation S occupe du cahier de charge conjointement avec la ville (planification des besoins matériel sur le site de compétition) Recrute les bénévoles (envoie courriel et prise de nom) Lors de la compétition, s assure du bon fonctionnement sur le premier plancher Assistant gérant d activité Assiste le gérant de compétition dans toutes ses taches Lors de la compétition s assure du bon fonctionnement sur le 2 ième plancher Assiste le responsable bénévoles Responsable bénévoles S occupe de l horaire des bénévoles Prépare l horaire et envoie l horaire Lors de la compétition, s assure du bon roulement des bénévoles. Responsable Cantine S assure de l achat des aliments pour la cantine et les bénévoles
Prépare un menu pour la cantine Responsable de la vente aux membres à la fin de la compétition (minimiser les pertes) Annonceur Préposé à l'accueil Moitié-moitié Préposé table de vente Vidéaste Photographe Responsable décoration Responsable cadeaux Cueillette des textes pour les athlètes b. Compétitions à domicile Gérant (e) de compétition Coordonne toute l organisation S occupe du cahier de charge conjointement avec la ville (planification des besoins matériel sur le site de compétition) Recrute les bénévoles (envoie courriel et prise de nom) Lors de la compétition, s assure du bon fonctionnement sur le premier plancher Assistant gérant de compétition Assiste le gérant de compétition dans toutes ses taches Lors de la compétition s assure du bon fonctionnement sur le 2 ième plancher Assiste le responsable des bénévoles Responsable bénévoles S occupe de l horaire des bénévoles Prépare l horaire et envoie l horaire Lors de la compétition, s assure du bon roulement des bénévoles.
Lors de la compétition s assure que tous les postes nécessitant des bénévoles sont comblés Responsable Cantine S assure de l achat des aliments pour la cantine et les bénévoles Prépare un menu pour la cantine Responsable de la vente aux membres à la fin de la compétition (minimiser les pertes) Responsable pour conception et impression de programme Responsable pour l équipement : location, montage/démontage, son, audiovisuel, estrades, podium, etc. Vestiaires (surveillance, propreté etc) Annonceur Préposé à l'accueil Moitié-moitié Préposé table de vente Responsable cantine Marqueurs Chronométreurs Estafettes Crieurs Placiers Vidéaste Photographe Responsable des juges (accueil, repas, service, etc) Élaboration d un menu pour la compétition Responsable d accueil des invités (conception de la trousse d'information, recherche de rabais pour invités à la compétition, bien être des clubs invités, identification des locaux, direction /réservation des hôtels pour les clubs invités) Responsable des vestiaires des
athlètes Préposé compilation Préposé aux médailles Trouver les dignitaires pour la remise de médailles Préposé à l'horaire c. Compétitions extérieures Réservation hôtel Réservation restaurant Toquage Maquillage Cueillette des repas d'équipe Responsable d'équipe Responsable du fan club Gestion du transport Personne ressource de la compétition Responsable trousse d'urgence Responsable vente équipement : pince-nez, casque de bain, etc. d. Gala Location de salle, équipement Réservation traiteur, bouffe Choix des thèmes Animation Conception, impression, vente billets Cadeaux aux athlètes Cadeaux aux entraineurs Prix de présences Diaporama Vidéo (support technologique) Décoration salle e. Séance photo Gérant d'évènement Réservation photographe Responsable de l horaire Planification des salles et piscines Planification maquillage et toque Feuillet d explication parents Accueil et bien être des photographes
Collecte des dons pour photographe Tri des photos par niveau et distribution Cantine et collation f. Camp d'été Responsable du développement camps d'été avec l équipe des entraineurs (objectifs et à qui s'adresse le camp, trouver les spécialistes, planification entraineurs responsables et co-entraineurs, horaire camp d'été) Conception et impression du dépliant (dépôt au CA pour le mois de mars) Gestion des inscriptions Location des locaux Suivi des présences Accueil des athlètes Vente de matériel 4. Comité financement/publicité a. Cellier Conception et impression de billet Remise de billets Collecter les chèques Tenir liste à jour des billets remis et de l'argent Achat du cellier Gestion d'achat des bouteilles Organisation du tirage Publiciser les gagnants b. Party Halloween du 28 octobre Responsable des ventes de billets et de la collecte des chèques Responsable de la décoration Achat du dessert Recherche de commandite/cadeau Préposé à l accueil Planification des tables c. Autres activités de financement Responsable de l organisation de
d autres activités de financement tels: soirée bowling, cabane à sucre, vente hotdog, emballage, ramasse de bouteille, etc. 5. Comité équipements entrainement a. Vêtement et accessoires Tenir inventaire vêtement, pincenez, bonnet bain Prendre les commandes et ramasser l argent (chèques) Vérifier les commandes Distribuer les commandes b. Articles promotionnels avec le logo du club Tenir l'inventaire Faire le suivi des ventes c. Planifier et organiser la prise de mesure maillot de routine Recruter les bénévoles Planifier besoin en salle d. planifier et organiser la fripperie Informer la coordonnatrice des besoins en locaux pour qu elle en fasse la demande Recruter les bénévoles Faire un appel à toutes les nageuses actuelles et anciennes pour avoir des vêtements usagers Avec la coordonnatrice, communiquer avec les différents distributeurs pour kit d essayage (vêtement de club/maillot de bain et autres) Ramasser les vêtements usagers et faire une liste de vente S assurer que les vêtements sont bien identifiés Tenir liste de commande Ramasser l'argent 6. Comité équipement électronique Prise d'inventaire, suivi de l inventaire
Entreposage du matériel Transport du matériel Aide au support lors de bris ou non fonctionnement des appareils. Responsable des achats d équipement