Equipements de Recherche Médicale à l Hôpital Erasme Règlement adopté par le Conseil d administration du Fonds Erasme pour la recherche médicale le 8 mars 17 concernant les dispositions particulières relatives à l appel «Equipements de Recherche Médicale à l Hôpital Erasme». TABLE DES MATIERES CHAPITRE I CHAMP D'APPLICATION Article 1... 2 Article 2... 2 Article 3... 2 Article 4... 2 CHAPITRE II CANDIDATURES II A. PROMOTEURS Article 5... 2 Article 6... 2 II B. DÉPÔT DES CANDIDATURES Article 7... 3 II C. CARACTÉRISTIQUES Article 8... 3 Article 9... 3 Article 10... 3 CHAPITRE III CONDITIONS D OCTROI Article 11... 3 CHAPITRE IV PROCÉDURE D ÉVALUATION Article 12... 4 Article 13... 5 CHAPITRE V DISPOSITIONS FINANCIÈRES Article 14... 5 CHAPITRE VII DROITS ET OBLIGATIONS DES PROMOTEURS Article 15... 5 Article 16... 5 Article 17... 6 Article 18... 6 1
CHAPITRE I CHAMP D'APPLICATION Article 1 Le présent règlement est exclusivement applicable au financement d équipement dans le cadre de l appel «Equipements de Recherche Médicale à l Hôpital Erasme» du Fonds Erasme pour la Recherche Médicale. La demande de financement doit être accompagnée d un projet de recherche d équipe(s) médicale(s) de l Hôpital Erasme. Définition : l équipement médical doit être nécessaire pour la réalisation d un projet de recherche avec une finalité de recherche sur le malade. La recherche doit être axée vers des soins cliniques. Article 2 Tous les secteurs de la recherche médicale sont potentiellement concernés. Article 3 Le(s) programme(s) de recherche est (sont) appelé(s) à être exécuté(s) au sein de l Hôpital Erasme. Article 4 Le directeur de programme est la personne en charge de la responsabilité scientifique ainsi que de la gestion administrative du programme de recherche financé. Son rôle : responsable de la mise en œuvre du projet, de sa validité scientifique, éthique et financière auprès du Fonds Erasme, de l Université libre de Bruxelles et de l Hôpital Erasme. CHAPITRE II CANDIDATURES II A. Directeur de programme Article 5 Celui ci est médecin à l Hôpital Erasme, porteur d une thèse de doctorat ou agrégé de l enseignement supérieur. Article 6 Les candidats directeurs de recherche peuvent avoir des conventions de recherche en cours ou introduire une demande via l une de celles ci. 2
II B. DÉPÔT DES CANDIDATURES Article 7 L appel à candidatures «Equipements de Recherche Médicale à l Hôpital Erasme» est publié sur le site du Fonds Erasme, sur l intranet de l Hôpital Erasme et par voie d affichage. Un courrier est envoyé aux Chefs de service et au Président du Conseil Hospitalier pour la Recherche Clinique. II C. CARACTÉRISTIQUES Article 8 Une candidature permet de solliciter un financement pour l achat d un équipement dont le coût maximal TVAC est déterminé par le Conseil d Administration du Fonds Erasme. Le montant sollicité sera étayé par une ou plusieurs offres de prix (catalogue, liste de prix, offres d un ou plusieurs fournisseurs éventuels ). Le financement ne peut excéder le montant accordé mais d autres sources de financement peuvent intervenir. Celles ci doivent figurer dans le budget joint au dossier de candidature pour attester de la crédibilité d un projet dont le budget total serait supérieur au montant disponible. Article 9 Les installations techniques spécifiques et dédicacées strictement indispensables à l installation de l équipement ne sont pas considérées comme faisant partie du coût de celui ci. Ce point doit être intégré dans le business plan établi en concertation avec l'hôpital Erasme. Article 10 Seuls sont éligibles les frais d équipement. CHAPITRE III CONDITIONS D OCTROI Article 11 Les financements accordés font l'objet d'une convention d une durée de cinq ans entre le Fonds Erasme pour la recherche médicale, le directeur de programme et l Hôpital Erasme. L Hôpital Erasme s engage à utiliser les équipements de recherche visé à l article 1 du présent règlement à des fins de recherche scientifique, pendant une durée minimale de 10 ans à dater de l achèvement des travaux d installation. A défaut de respecter cette destination, l Hôpital Erasme s engage à céder à titre gratuit au Fonds Erasme l équipement financé. De même, dans l hypothèse où l Hôpital Erasme procéderait à la vente de cet équipement durant cette même période de 10 ans, il s engage à en reverser le produit au Fonds Erasme. 3
L acquisition de tout matériel doit se faire dans le respect des prescriptions en la matière définies par le service compétent de l Hôpital Erasme et après établissement d un business plan (contrat d entretien et coût éventuel des installations techniques). L Hôpital Erasme s'engage toutefois à laisser le matériel en question à la disposition du(des) directeur(s) de programme pendant le temps nécessaire à la poursuite des recherches qui ont motivé son acquisition. L Hôpital Erasme s'engage, en outre, à ne pas aliéner ou prêter ce matériel sans l'approbation du Fonds Erasme pour la recherche médicale. Dans tous les cas où le matériel n'a pu être acquis que moyennant l'apport d'un financement complémentaire, le Conseil d Administration du Fonds Erasme pour la recherche médicale tranche la question de la propriété avec les autorités de l Hôpital Erasme. CHAPITRE IV PROCÉDURE D ÉVALUATION Article 12 Les critères pris en compte dans l évaluation de ces candidatures sont les suivants, en ordre hiérarchique : CRITÈRES Qualités du(des) programme(s) de recherche : Faisabilité Méthodologie et pertinence Originalité Collaborations Qualités du(des) directeur(s) de programme et des utilisateurs potentiels de l équipement : CV et publications Rayonnement international Principales réalisations en recherche Caractéristiques de l équipement demandé : Choix technique et performances de l équipement Nécessité, double emploi potentiel Taux d utilisation Capacité d accueil (expertise, infrastructure) Adéquation de l offre de prix avec l équipement sollicité Business plan (réalisé en collaboration avec l'hôpital) 4
Article 13 La procédure d évaluation prévoit le classement par une Commission scientifique composée de membres du Conseil Hospitalier de la Recherche Clinique. Celui ci se réserve le droit de faire appel à un examen à distance par des experts extérieurs (si nécessaire). Le classement motivé de la Commission scientifique sera transmis au Conseil d Administration de l Hôpital Erasme et ensuite au Conseil d Administration du Fonds Erasme pour la recherche médicale qui prendra les décisions d octroi. CHAPITRE V DISPOSITIONS FINANCIÈRES Article 14 Les subsides mis à la disposition du Directeur de programme sont gérés par le service financier de l ULB. Un compte interne au sein de la comptabilité de l Université est attribué pour la durée de la convention. La(les) facture(s) du fournisseur est(sont) payée(s) par l Université, le directeur de programme s étant engagé, lors de la signature de la convention, à ce que les dépenses ne soient engagées que dans le cadre de ladite convention. Toute modification des dépenses prévues doit recevoir l'approbation préalable du Conseil d Administration du Fonds Erasme pour la recherche médicale. Les subsides peuvent être utilisés pendant la durée de la convention. Si un solde subsiste à la fin de la convention, une demande justifiée de prolongation peut être sollicité auprès du Conseil d Administration du Fonds Erasme. Si aucune demande de prolongation n'a été introduite, le solde subsistant au delà de six mois après le terme de la convention revient au Fonds Erasme pour la recherche médicale. CHAPITRE VII DROITS ET OBLIGATIONS DES PROMOTEURS Article 15 Tout programme de recherche financé doit respecter les dispositions légales en vigueur en matière d éthique. Article 16 Le directeur de programme doit se soumettre à la discipline imposée par l'autorité académique de l Hôpital Erasme dans lequel il travaille et en respecter les règlements. Il est aussi tenu, à l égard du Fonds Erasme de la recherche médicale de respecter le règlement en matière de propriété, de protection et de valorisation des résultats des recherches réalisées au sein de l Hôpital Erasme. 5
Article 17 Toutes les publications scientifiques basées sur les résultats des recherches entreprises dans le cadre d'une convention «Equipements de Recherche Médicale à l Hôpital Erasme» doivent mentionner explicitement le support du «Fonds Erasme pour la Recherche Médicale». Tous les règlements en rapport avec la propriété intellectuelle et les brevets en vigueur à l ULB sont d application. Article 18 Tous les deux ans, le Directeur de programme fait un rapport scientifique et financier qu il adresse au Secrétaire du Fonds Erasme et au Président du Conseil Hospitalier de la Recherche Clinique. Il est transmis au Conseil d Administration du Fonds Erasme. Annuellement, les services financiers de l ULB établissent un relevé des dépenses et le communiquent au Secrétaire du Fonds Erasme qui le transmet au Conseil d Administration du Fonds Erasme. 6