THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL Sous thème : La communication écrite au cabinet médical : les écrits professionnels Module 5 : La communication interne : les notes La note est un moyen de communication écrite et interne à l établissement. Elle permet de correspondre entre services ou entre différents niveaux hiérarchiques. C est généralement un texte court qui concerne des personnes ou des faits qui permet à un supérieur hiérarchique ou à une personne de même niveau de : donner un ordre, rappeler des consignes, exposer une idée ou un fait. Elle est destinée à l ensemble du personnel ou à quelques personnes. Elle peut être affichée, distribuée, lue ou portée dans un service. En général, vous serez amenée à dactylographier deux types de note : la note de service, la note d information. I. LA REDACTION ET LES MENTIONS DES NOTES LA NOTE DE SERVICE LA NOTE D INFORMATION Définition Elle est émise par un supérieur hiérarchique et est destinée à ses subordonnés pour rappeler ou donner des consignes, un règlement ou des directives. Elle est émise par un supérieur hiérarchique ou par un professionnel de même niveau hiérarchique pour transmettre des informations, des précisions à caractère professionnel. Elle n est pas l expression d une autorité, elle a pour objectif d informer. Emétteur Un supérieur hiérarchique. Un supérieur hiérarchique ou personnel de Destinataire Le personnel de l établissement concerné ou d un service. Il se situe dans le titre ou en haut à droite. même niveau. Le personnel de l établissement ou d un service. Il se situe dans le titre ou en haut à droite.
Références Il n y a pas de référence mais un numéro d enregistrement sous l émetteur ou dans le titre. Il n y a pas de référence mais un numéro d enregistrement sous l émetteur ou dans le titre Pièces jointes Il n y a pas de pièces jointes. Il n y a pas de pièces jointes. Objet Il peut être contenu dans le titre ou être Il se situe sous le titre. Titre La date et le lieu Titre de civilité Formule de politesse précisé à part. Il y a toujours un titre accompagné d un numéro qui permet le classement «Note de service n».on y trouve aussi le nom du ou des destinataires précédée de la mention «A l attention de». Ils sont toujours précisés. Ils sont inexistants. LA NOTE DE SERVICE Il y a toujours un titre accompagné d un numéro qui permet le classement «Note d information n» On y trouve aussi le nom du ou des destinataires précédée de la mention «A l attention de». Ils sont toujours précisés. Ils sont inexistants. LA NOTE D INFORMATION Signature Nom + fonction Nom + fonction Diffusion Elle peut être affichée, distribuée. Elle peut être affichée, distribuée. Contenu Eventuellement un rappel des faits qui ont précédé la note. Sinon, il n y a pas à proprement parlé d introduction. Elle est courte. Il n y a pas de conclusion ou alors très brève. Eventuellement un rappel des faits qui ont précédé la note. Sinon, il n y a pas à proprement parlé d introduction. Elle peut être plus longue qu une note de service. Il n y a pas de conclusion ou alors très brève Expression Présentation Style impersonnel et direct. Elle doit être claire et concise. Un ton neutre et ferme (on utilise parfois l impératif). En général, il s agit de feuilles à en-tête pré- imprimé, format A4. Style impersonnel et direct. Elle doit être claire mais peut être plus longue. Un ton neutre. Feuilles blanches ou feuilles à en-tête préimprimé, format A4. Attention, en tant que secrétaire médicale, vous serez chargée : de mettre en forme les notes, il n y a pas de règles précises sur la présentation. Cela pourra varier d une structure à une autre. de dactylographier, donc de les présenter à la relecture au responsable pour vérification et signature.
II. EXEMPLES DE NOTES DE SERVICE CHR de LILLE Service Chirurgie Emetteur NOTE DE SERVICE N 30 A L ATTENTION DU PERSONNEL Titre, numéro et destinataires Objet : les nouvelles mesures d hygiène Objet Suite à la réunion du 01/10/2004, je vous rappelle que l augmentation des cas de maladies nosocomiales devient très inquiétante. Nous avons décidé d un commun accord d agir en conséquence. Rappel des circonstances Corps de la note Je vous demande donc de vous conformer strictement au nouveau règlement concernant les mesures d hygiène afin d éviter toute contamination. Ordre Date Lille, le 03/10/2007 Nom Qualité du signataire Le Chef du Personnel Jean LEBLANC Signature
CENTRE HOSPITALIER LAMBERT 20, rue Paul Bert 59000 LILLE Service du Personnel Lille, le 15 janvier 2007 Note de service n 10 A l attention du personnel administratif Objet : Congés parentaux Dans le cadre des congés parentaux à temps partiel, l étalement quotidien des prestations sera désormais requis, ceci afin d établir une règle commune équitable. Ainsi, le personnel administratif ne pourra plus prester des journées complètes et prendre congé d autres journées entières. L étalement devra prévoir, par exemple, une prestation le matin et le congé l après-midi. Le Directeur adjoint Chargé du personnel P. Bellemare.
III. EXEMPLES DE NOTES D INFORMATION CENTRE D ACTION SOCIALE L ESPOIR LILLE NOTE D INFORMATION N 3 A L ATTENTION DU PERSONNEL Objet : Fête de fin d année La fête de fin d année est prévue pour le MERCREDI 15 DECEMBRE 2011 à partir de 15h. Une animation, suivie d un goûter et de la remise des cadeaux aux enfants défavorisés du quartier aura lieu à la salle des fêtes du quartier. Vous êtes tous cordialement invités à vous joindre à cette manifestation. Merci de nous faire connaître votre décision quelques jours avant. Le 01 décembre 2011 L ASSISTANTE SOCIALE Annie LEROY (signature)
CENTRE HOSPITALIER SALENGRO 21, rue Paul Louis 59000 LILLE Service du personnel Lille, le 20 janvier 2007 Note d information n 5 A l attention du personnel soignant Objet : Proposition de formation Des actions de formations du personnel soignant vont être mises en place pour l année 2007. Le calendrier et les propositions de formations peuvent être consultés auprès du cadre infirmier de chaque service. Les fiches de candidature sont disponibles. La date limite d inscription est fixée au 20 février 2007. C. Fiche Chef du Personnel Diffusion : affichage