GUIDE GESTION des CONSOMMATIONS de CARBURANT SDIS 25 PROCEDURES DECLARATIVES
SOMMAIRE Généralités La DDSIS Cas n 1 : Alimentation des Véhicules de la DDSIS Cas n 2 : Utilisation du badge Engins en Renfort d un CSP ou d un CIS Cas n 3 : Utilisation d une carte TOTAL POOL pour action de formation ou mission logistique Cas n 4 : Les Colonnes de Renfort Les Groupements Territoriaux Cas n 5 : Alimentation des Engins du GT Cas n 6 : Utilisation d une carte TOTAL POOL pour déplacement national Cas n 7 : utilisation d une carte TOTAL POOL pour action de formation Cas n 8 : utilisation de la carte ou du badge Engins en Renfort d un CIS (complément ou action de formation)
Les CSP Cas n 9 : Alimentation d un Engin du CSP ou d un Engin dont le CIS est rattaché à une station CSP Cas n 10 : Alimentation d un matériel type lot, cellule, BRS BLS ou MPR du CSP ne disposant pas d un badge affecté Cas n 11 : Alimentation ponctuelle d un Engin en RENFORT dans une station CSP Cas n 12 : utilisation d une carte TOTAL POOL Cas n 13 : Prise de carburant dans une station rattachée à un autre CIS ou un autre CSP Les CIS Cas n 14 : Alimentation d un Engin du CIS Cas n 15 : Alimentation d un matériel type lot, BLS, MPR du CIS Cas n 16 : Alimentation ponctuelle d un Engin en RENFORT Cas n 17 : Déclaration suite à prise de carburant dans un autre CIS ou un CSP Cas n 18 : utilisation d une carte TOTAL POOL Cas n 19 : CIS sans badge ni carte Les cas particuliers ATD PLD Les Télépéages
Généralités La consommation de carburants au sein du SDIS 25 nécessite la mise en place de mesures de suivi et de déclaration dans le but de permettre une maîtrise des dépenses de carburant. Pour chaque véhicule ou engin, la consommation de carburant sera quantifiée et le kilométrage sera suivi. Chaque véhicule du SDIS 25 est rattaché à une station de consommation, il dispose d une carte ou d un badge unique permettant les prises de carburant. En cas de renfort sur un autre secteur chaque véhicule a la possibilité de faire un complément dans une station à condition de se déclarer dans l outil intranet créé à cet effet. Les matériels ne comportant pas de carte grise, à savoir cellules, remorques, MPR, BRS, BLS, lots divers sont rattachés à la consommation lots du centre (CSP ou CIS). Chaque Groupement Territorial dispose de cartes TOTAL POOL pour les déplacements nationaux. Des télépéages sont affectés à la DDSIS, dans les Groupements Territoriaux, dans les CSP (VTP et pool), dans certains CIS et à certains agents pour faciliter les déplacements départementaux empruntant l autoroute. En cas de perte de support le GLOG doit être immédiatement prévenu pour faire opposition
La DDSIS Cas n 1 : Alimentation des Véhicules de la DDSIS Chaque véhicule de la DDSIS dispose d une carte TOTAL, les cartes ne doivent ni être prêtées ni échangées En cas de perte de support le GLOG doit être immédiatement prévenu pour faire opposition A chaque prise de carburant, le kilométrage du véhicule doit être saisi après renseignement du code «DDSIS» Les cartes permettent la prise de carburant et le paiement des autoroutes Par sécurité, une seule prise de carburant est autorisée par 24h00 avec un maximum correspondant à 60l pour les VL et 90 l pour les utilitaires Les déplacements doivent donc être anticipés : prise de carburant la veille du déplacement, pour réassort le lendemain en cas d aller retour dans la journée Les cartes ne doivent pas être utilisées pour le paiement des parkings et notamment pour les déplacements en train nécessitant un stationnement de longue durée en gare L utilisation des cartes TOTAL affectées aux VL de la DDSIS ne nécessite pas de déclaration particulière Les données TOTAL sont importées dans la table carburant du SDIS 25 afin de disposer des données consommations de chaque véhicule L import des données TOTAL n exonère pas du remplissage des carnets de bord, qui justifient l opportunité des déplacements Renseigner les volumes de carburant consommés, dans le carnet de bord, permet en cas de vol de justifier de nos propres consommations L absence de déclaration ne concerne pas l usage des cartes TOTAL POOL des GT, du GLOG et des colonnes de renfort, explicités plus loin Mise à disposition de Cartes de Lavage TOTAL: les cartes TOTAL des Chefs de Groupement Fonctionnels permettent d acquérir une carte par Groupement Fonctionnel le GLOG tient à disposition des agents de la DDSIS : 2 cartes de lavage pour le lavage en station des véhicules
le programme lavage rinçage est à privilégier car il répond au besoin de maintien en propreté des véhicules de la DDSIS l atelier départemental dispose d un nettoyeur type Karcher à disposition des agents pour les véhicules du SDIS 25
La DDSIS Cas n 2 : Utilisation du badge Engins en Renfort d un CSP ou d un CIS Le réassort d un véhicule de la DDSIS dans un CSP ou un autre CIS doit rester une mesure exceptionnelle La prise de carburant nécessite de demander au CSP ou au CIS le badge ou la carte engin en renfort Ce badge n étant pas affecté à un véhicule, celui qui bénéficie du plein doit se déclarer dans intranet Le CSP ou le CIS déclarera le prêt du badge pour le compte de «tel agent «de tel service» à la date indiquée L outil permettra de mesurer les écarts entre les volumes distribués et les volumes déclarés dans intranet par les bénéficiaires Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : champ à renseigner pour une station privée (CIS) / champ non renseigné pour les CSP Bes Centre / Bes EST / Pontarlier Carte badge utilisé Sélection badge CSP Renfort
La DDSIS Cas n 3 : Utilisation d une carte TOTAL POOL pour action de formation ou mission logistique Le GLOG dispose de 3 cartes POOL qui répondent à cinq besoins Alimentation des engins neufs réceptionnés non affectés à la DDSIS, qui nécessitent un réassort avant affectation en unité opérationnelle Répondre à la perte ou au vol d une carte affectée à un véhicule de la DDSIS pour lequel un paiement en station est nécessaire Compléter les demandes de cartes POOL des GT au cas où l ensemble des cartes sont déjà réservées Répondre aux besoins des stages départementaux qui nécessitent le déplacement d engins en groupe constitué COD ou FDF, et qui nécessitent plusieurs prises de carburant par jour Permettre l achat des cartes lavage en usage partagé pour la DDSIS Chaque utilisation des cartes POOL GLOG doit faire l objet d une déclaration, ces cartes ne sont pas affectées Les déclarations des pleins sur les véhicules concernés sont à la charge du bénéficiaire de la carte L utilisation des cartes POOL du GLOG ne nécessite pas de saisir le kilométrage en station, car les cartes ne sont pas affectées à un véhicule Le GLOG effectuera une déclaration de prêt précisant la date et l agent garant de l utilisation de la carte Lors de la prise de carburant il importe de conserver la date, le volume et le coût l immatriculation et le kilométrage afin de disposer des éléments lors de la déclaration ultérieure sur Intranet Une carte sera spécifiquement dédiée aux besoins de lavage Une carte sera spécifiquement dédiée aux missions logistiques pour les moyens non affectés à la DDSIS Une carte sera spécifiquement dédiée aux formations En cas de réalimentation d un groupe :
une transaction devra être effectuée pour chaque engin, il est interdit de passer plusieurs engins à la file un relevé devra être conservé pour chaque immatriculation comportant la date, le lieu, le volume, le coût et le kilométrage du véhicule une déclaration intranet devra être effectuée pour chaque engin bénéficiaire d un plein par le dépositaire de la carte L outil permettra de mesurer les écarts entre les volumes facturés sur les cartes POOL GLOG et les volumes déclarés dans intranet par les bénéficiaires Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : à renseigner Carte badge utilisé Sélection carte POOL : DDSIS / GTO / GTE / GTS
La DDSIS Cas n 4 : Les Colonnes de Renfort Le GGO dispose de 2 cartes Hors Parc identifiées : Colonne de Renfort 1 Colonne de Renfort 2 La carte est remise par l officier CODIS au chef de détachement du SDIS 25 La carte est réservée à l usage des véhicules du SDIS 25 Lors de la saisie du code en station aucune saisie kilométrique n est à effectuer, la carte n étant pas affectée Lors de l alimentation en carburant d un groupe ou d une colonne, les règles suivantes doivent être respectées une transaction devra être effectuée pour chaque engin, il est interdit de passer plusieurs engins à la file un relevé devra être conservé pour chaque immatriculation comportant la date, le lieu, le volume le coût et le kilométrage du véhicule le livret de suivi des pleins est renseigné par le chef de détachement dans le cas exceptionnel d alimentation d un ou plusieurs engins d un autre SDIS, le chef de détachement devra préciser sur le relevé le SDIS d appartenance de l engin en plus des renseignements précités ces mesures permettront le défraiement par l état des frais engagés une déclaration intranet devra être effectuée au retour de la mission par le chef de détachement pour chaque engin bénéficiaire d un plein Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner
Volume : à renseigner Coût : à renseigner Carte badge utilisé Sélection carte POOL DIRECTION Carte total pool colonne renfort 1/ colonne renfort 2
Les Groupements Territoriaux Cas n 5 : Alimentation des Engins du GT Les engins et véhicules du GT sont rattachés à la station CSP de proximité Ils disposent de badges pour les GTO et GTS Les badges ne doivent être ni prêtés ni échangés car ils sont affectés au moyen et permettent de suivre les consommations Les données kilométrages doivent être saisies à la pompe lors du plein Les données station des logiciels CSP sont intégrées à la table carburant, il n est pas nécessaire d effectuer de saisie sur Intranet dans ce cas précis En cas de besoin ponctuel, pour alimenter un lot ou un matériel sans certificat d immatriculation, l agent utilise le badge «LOTS» du CSP, il n est pas nécessaire de faire de déclaration L import des données CSP et des données LECLERC n exonère pas du remplissage des carnets de bord, qui justifient l opportunité des déplacements (notamment pour les VL affectés) Concernant le GTE la logique est la même, les véhicules disposent d une carte LECLERC affectée. Les données LECLERC sont importées dans la table «carburants SDIS 25», il n est pas nécessaire de faire de déclaration particulière Concernant les lots pour le GTE, l agent utilise la carte «LOTS» du CSP, il n est pas nécessaire de faire de déclaration
Les Groupements Territoriaux Cas n 6 : Utilisation d une carte TOTAL POOL pour déplacement national Chaque GT dispose de 4 cartes POOL afin de permettre les déplacements nationaux en formation ou pour mission logistique Les GT ont la possibilité de solliciter la DDSIS dans le cas où les 4 cartes sont déjà réservées : demande à faire au GLOG via le service logistique de GT Chaque utilisation des cartes POOL GLOG doit faire l objet d une déclaration, ces cartes ne sont pas affectées Les déclarations des pleins sur les véhicules concernés sont à la charge du bénéficiaire de la carte Le service LOG du GT effectue une déclaration de prêt précisant la date et l agent garant de l utilisation de la carte L utilisation des cartes POOL ne nécessite pas de saisir le kilométrage en station, car les cartes ne sont pas affectées à un véhicule Lors de la prise de carburant il importe de conserver la date, le volume, le coût, l immatriculation et le kilométrage afin de disposer des éléments lors de la déclaration ultérieure sur Intranet L outil permettra de mesurer les écarts entre les volumes facturés sur les cartes POOL et les volumes déclarés dans intranet par les bénéficiaires Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : à renseigner Carte badge utilisé Sélection carte POOL : DDSIS / GTO / GTE / GTS
Les Groupements Territoriaux Cas n 7 : utilisation d une carte TOTAL POOL pour action de formation ou manoeuvre Les cartes TOTAL POOL peuvent être utilisées pour les déplacements nationaux ou pour répondre aux actions de formation et/ou de manoeuvre qui nécessitent le déplacement d engins en groupe avec potentiellement plusieurs prises de carburant par jour Chaque utilisation des cartes POOL du GT doit faire l objet d une déclaration, ces cartes ne sont pas affectées Les déclarations des pleins sur les véhicules concernés sont à la charge du bénéficiaire de la carte Le GT effectuera une déclaration de prêt précisant la date et l agent garant de l utilisation de la carte Lors de la prise de carburant il importe de conserver la date, le volume, le coût, l immatriculation et le kilométrage afin de disposer des éléments lors de la déclaration ultérieure sur Intranet En cas de réalimentation d un groupe : une transaction devra être effectuée pour chaque engin, il est interdit de passer plusieurs engins à la file un relevé devra être conservé pour chaque immatriculation comportant la date, le lieu, le volume, le coût et le kilométrage du véhicule une déclaration intranet devra être effectuée pour chaque engin bénéficiaire d un plein par le dépositaire de la carte L outil permettra de mesurer les écarts entre les volumes facturés sur les cartes POOL et les volumes déclarés dans intranet par les bénéficiaires Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner
Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : à renseigner Carte badge utilisé Sélection carte POOL : DDSIS / GTO / GTE / GTS
Les Groupements Territoriaux Cas n 8 : utilisation de la carte ou du badge Engins en Renfort d un CIS (complément ou action de formation) Le réassort d un véhicule du GT dans un CIS ou un CSP (autre GT) doit rester une mesure exceptionnelle La prise de carburant nécessite de demander au CSP ou au CIS le badge ou la carte engin en renfort Ce badge n étant pas affecté à un véhicule, celui qui bénéficie du plein doit le déclarer dans intranet Le CSP ou le CIS déclarera le prêt du badge pour le compte de «tel agent «de tel service» à la date indiquée Lors de la prise de carburant il importe de conserver la date, le volume, le coût, l immatriculation et le kilométrage afin de disposer des éléments lors de la déclaration ultérieure sur Intranet En cas de réalimentation d un groupe : une transaction devra être effectuée pour chaque engin, il est interdit de passer plusieurs engins à la file un relevé devra être conservé pour chaque immatriculation comportant la date, le lieu, le volume, le coût et le kilométrage du véhicule une déclaration intranet devra être effectuée pour chaque engin bénéficiaire d un plein par le dépositaire de la carte ou du badge L outil permettra de mesurer les écarts entre les volumes distribués et les volumes déclarés dans intranet par les bénéficiaires Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner
Coût : champ à renseigner pour une station privée (CIS) / champ non renseigné pour les CSP Bes Centre / Bes EST / Pontarlier Carte badge utilisé Sélection : Badge CSP Renfort Ou Sélection : carte renfort CSP MONTBELIARD Ou Sélection : carte en renfort o Choix de la station du CIS concerné
Les CSP Cas n 9 : Alimentation d un Engin du CSP ou d un Engin dont le CIS est rattaché à une station CSP Chaque Engin des CSP dispose d un support propre, d un badge (CSP avec station) ou d une carte LECLERC (CSP MONTBELIARD) Les cartes badges ne doivent ni être prêtées ni être échangées A chaque prise de carburant, le kilométrage du véhicule doit être saisi, après identification du code agent L identification du code agent ne concerne pas le CSP MONTBELIARD et l usage des cartes LECLERC Afin de disposer de données consommation par engin, il est interdit de passer plusieurs engins avec un même badge A chaque prise de carburant : utilisation du badge propre à l engin Les matériels considérés comme LOTS disposent d un badge propre L utilisation des badges CSP et des cartes LECLERC affectées aux engins ne nécessite pas de déclaration particulière Les données des stations CSP et de la station LECLERC Montbéliard sont importées dans la table carburant du SDIS 25 afin de disposer des données consommations de chaque véhicule L import des données CSP et des données LECLERC n exonère pas du remplissage des carnets de bord, qui justifient l opportunité des déplacements (notamment pour les VL affectés) Certains CIS constituent une exception car ils sont rattachés à une station CSP. Ces CIS disposent d un badge station CSP par engin et d un badge «LOTS» propre au CIS, ces badges ne nécessitent pas de déclaration
Les CIS concernés appliquent les règles propres à la station CSP, il s agit des CIS Marchaux rattaché au CSP BES EST Les CIS rattachés à la station CSP PONTARLIER : o Arc S/s CICON o Les Fourgs o Marais du Drugeon o Montperreux o Ouhans o Val d Usiers o Verrières de Joux L absence de déclaration ne concerne pas l usage des cartes TOTAL POOL des GT, du GLOG et des colonnes de renfort
Les CSP Cas n 10 : Alimentation d un matériel type lot, cellule, BRS BLS ou MPR du CSP ne disposant pas d un badge affecté Il est créé un badge «LOTS» dans les CSP et une carte LECLERC «LOTS» pour le CSP MONTBELIARD Ce badge sert au remplissage des lots et des matériels sans certificat d immatriculation : BRS BLS MPR Toutes Cellules Lots divers Ce badge ne sert pas au remplissage des lots des autres CIS Le badge est identifié, les données consommation sont intégrées dans la base, il n est pas nécessaire d effectuer de déclaration sauf volonté du Chef CSP
Les CSP Cas n 11 : Alimentation ponctuelle d un Engin en RENFORT dans une station CSP Comme les autres CIS, les CSP disposent d un badge ou d une carte LECLERC «ENGIN en RENFORT» L utilisation des badges «Engin en Renfort» doit rester l exception et être mise en œuvre uniquement si l engin ne dispose pas d une autonomie suffisante pour faire retour à son CIS d affectation L agent prend le badge «Engin en Renfort» et accompagne à la station le conducteur ayant besoin d un réassort avant retour à son CIS l agent qui a mis à disposition le badge «Engin en Renfort» déclare dans INTRANET la mise à disposition en précisant : le nom du bénéficiaire + CIS l immatriculation du véhicule la date Le bénéficiaire du plein relève les données de consommation afin de pouvoir établir une déclaration au retour dans son CIS d affectation : la date le CSP le volume le coût (uniquement LECLERC MONTBELIARD) le kilométrage du véhicule Dans le cas de la mise à disposition pour un lot ou autre matériel sans certificat d immatriculation, d un autre CIS, le badge «Engins en Renfort» sera utilisé et l agent du CIS qui met à disposition son badge déclare : le nom du bénéficiaire + CIS «Lot CIS concerné» la date Les engins de prêt et les engins de réserves non affectés au CSP ou au GT, ne disposant pas de badge qui sont mis à disposition d un CSP temporairement pour répondre aux besoins du CSP, sont considérés
comme des engins en renfort, ils doivent être alimentés sur le badge ou la carte spécifique et doivent faire l objet d une déclaration La notion coût n est pas à préciser concernant les CSP (champs automatique) Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires Prêt Badge ou Carte Carburant Renseignement de l engin pour lequel le badge a été mis à disposition Renseignement de l agent pour lequel un badge ou une carte est mis à disposition pour une durée déterminée (mission ou formation)
Les CSP Cas n 12 : utilisation d une carte TOTAL POOL Chaque GT dispose de 4 cartes POOL afin de permettre les déplacements nationaux en formation ou pour mission logistique Les agents des CSP ont la possibilité de bénéficier des cartes POOL pour départ en stage national Chaque utilisation des cartes POOL doit faire l objet d une déclaration, ces cartes ne sont pas affectées Les déclarations des pleins sur les véhicules concernés sont à la charge du bénéficiaire de la carte Le service LOG du GT effectue une déclaration de prêt précisant la date et l agent garant de l utilisation de la carte L utilisation des cartes POOL ne nécessite pas de saisir le kilométrage en station, car les cartes ne sont pas affectées à un véhicule Lors de la prise de carburant il importe de conserver la date, le volume, le coût l immatriculation et le kilométrage afin de disposer des éléments lors de la déclaration ultérieure sur Intranet En cas de réalimentation d un groupe : une transaction devra être effectuée pour chaque engin, il est interdit de passer plusieurs engins à la file un relevé devra être conservé pour chaque immatriculation comportant la date, le lieu, le volume, le coût et le kilométrage du véhicule une déclaration intranet devra être effectuée pour chaque engin bénéficiaire d un plein par le dépositaire de la carte L outil permettra de mesurer les écarts entre les volumes facturés sur les cartes POOL et les volumes déclarés dans intranet par les bénéficiaires Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir
Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : à renseigner Carte badge utilisé Sélection carte POOL : DDSIS / GTO / GTE / GTS
Les CSP Cas n 13 : Prise de carburant dans une station rattachée à un autre CIS ou un autre CSP Au retour dans son CIS l agent qui a bénéficié d un plein doit le déclarer dans sa propre base Il doit sélectionner son engin et renseigner l utilisation d une autre station En ce qui concerne les pleins dans les CSP (sauf station LECLERC MONTBELIARD) la notion «coût» n est pas à renseigner : il s agit d une valeur automatique liée au volume déclaré En cas de remplissage d un lot préciser la mention «LOT CSP X» Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : champ à renseigner pour une station privée (CIS) / champ non renseigné pour les CSP Bes Centre / Bes EST / Pontarlier Carte badge utilisé Sélection : Badge CSP Renfort Ou Sélection : carte renfort CSP MONTBELIARD Ou Sélection : carte en renfort o Choix de la station du CIS concerné
Les CIS Cas n 14 : Alimentation d un Engin du CIS Les engins et véhicules du CIS sont rattachés à une station définie dans le cadre d un marché public Quelques CIS du SDIS 25 constituent une exception car ils sont rattachés à une station CSP. Ces CIS disposent d un badge station CSP par engin et d un badge «LOTS» propre au CIS, ces badges ne nécessitent pas de déclaration Toutes les stations des CIS ne permettent pas une intégration des données station dans la base carburant SDIS 25, les mouvements d engins ne permettent pas la création d un support par engin du SDIS, aussi il est nécessaire que chaque prise de carburant soit validée par une déclaration dans l outil Intranet mis en place à cet effet Pour l alimentation des Engins du CIS, l agent utilise le badge «ENGINS 1» ou le badge «ENGINS 2» Les engins de réserve ou les engins de prêt temporaire sont considérés comme des engins nécessaires au fonctionnement du CIS, en conséquence les badges «ENGINS 1» et «ENGINS 2» doivent être utilisés dans le cas de moyens mis à disposition du CIS Au retour dans son CIS, l agent effectue une déclaration selon les modalités suivantes. Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir dans véhicule de mon centre Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner
Coût : champ à renseigner Carte badge utilisé : Carte de mon centre o Carte/ badge Engin1 ou Engin 2
Les CIS Cas n 15 : Alimentation d un matériel type lot, BLS, MPR du CIS Pour l alimentation des lots, des MPR, des BLS, des matériels sans certificat d immatriculation, l agent utilise le badge «LOTS» Le badge «LOTS» est réservé aux lots du CIS Dans le cas d un besoin exceptionnel d alimentation d un lot ou autre matériel sans certificat d immatriculation, d un autre CIS, le badge «Engins en Renfort» sera mis à disposition du demandeur La déclaration concernant les lots du CIS se fait dans les conditions suivantes Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir dans lot du centre Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : champs non renseigné Volume : à renseigner Coût : champ à renseigner Carte badge utilisé : Carte de mon centre o carte badge/ lot
Les CIS Cas n 16 : Alimentation d un Engin en Renfort Pour l alimentation ponctuelle d un engin d un autre CIS lors d intervention ou de stages l agent utilise le badge «Engin en Renfort» L utilisation des badges «Engin en Renfort» doit rester l exception et être mise en œuvre uniquement si l engin d un autre CIS ne dispose pas d une autonomie suffisante pour faire retour à son CIS d affectation Ces dispositions ne concernent pas les engins de réserve, les engins prêtés ou les engins affectés temporairement au CIS L agent prend le badge «Engin en Renfort» et accompagne à la station le conducteur ayant besoin d un réassort avant retour à son CIS Le bénéficiaire du plein relève les données de consommation afin de pouvoir établir une déclaration au retour dans son CIS d affectation : la date le lieu le volume le coût le kilométrage du véhicule l agent qui a mis à disposition le badge «Engin en Renfort» déclare la mise à disposition en précisant : le nom du bénéficiaire + CIS l immatriculation du véhicule la date Dans le cas de la mise à disposition pour un lot ou autre matériel sans carte grise, d un autre CIS, le badge «Engins en Renfort» sera utilisé et l agent du CIS qui met à disposition son badge déclare : le nom du bénéficiaire + CIS Lot CIS Y la date Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires Prêt Badge ou Carte Carburant
Renseignement de l engin pour lequel le badge a été mis à disposition Renseignement de l agent pour lequel un badge ou une carte est mis à disposition pour une durée déterminée (mission ou formation)
Les CIS Cas n 17 : Déclaration suite à prise de carburant dans un autre CIS ou un CSP Au retour dans son CIS l agent qui a bénéficié d un plein doit le déclarer dans sa propre base Il doit sélectionner son engin et renseigner l utilisation d une autre station En ce qui concerne les pleins dans les CSP la notion «coût» n est pas à renseigner : il s agit d une valeur automatique liée au volume déclaré Pour le CSP MONTBELIARD station LECLERC, la notion coût doit être renseignée En cas de remplissage d un lot du CIS préciser la mention «LOT CIS» Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : champ à renseigner pour une station privée (CIS) / champ non renseigné pour les CSP Bes Centre / Bes EST / Pontarlier Carte badge utilisé Sélection : Badge CSP Renfort Ou Sélection : carte renfort CSP MONTBELIARD Ou Sélection : carte en renfort o Choix de la station du CIS concerné
Cas n 18 : utilisation d une carte TOTAL POOL du GT Chaque GT dispose de 4 cartes POOL afin de permettre les déplacements nationaux en formation ou pour mission logistique Les agents des CIS ont la possibilité de bénéficier des cartes POOL pour départ en stage national Il s agira le plus souvent de la mise à disposition d un véhicule du GT en usage partagé avec une carte POOL Chaque utilisation des cartes POOL doit faire l objet d une déclaration, ces cartes ne sont pas affectées Les déclarations des pleins sur les véhicules concernés sont à la charge du bénéficiaire de la carte Le service LOG du GT effectue une déclaration de prêt précisant la date et l agent garant de l utilisation de la carte L utilisation des cartes POOL ne nécessite pas de saisir le kilométrage en station, car les cartes ne sont pas affectées à un véhicule Lors de la prise de carburant il importe de relever la date, le volume et le coût et le kilométrage afin de disposer des éléments lors de la déclaration ultérieure sur Intranet L outil permettra de mesurer les écarts entre les volumes facturés sur les cartes POOL et les volumes déclarés dans intranet par les bénéficiaires Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : à renseigner Carte badge utilisé Sélection carte POOL : DDSIS / GTO / GTE / GTS
Cas n 19 : CIS sans badge ni carte Quelques CIS du SDIS 25 sont alimentés par des stations qui ne disposent pas de support badge ou carte Les agents du CIS doivent remplir un fichier type SDIS 25 envoyé au fournisseur par le GLOG Le fichier doit être joint aux factures Ce fichier précise : La date Le nom de l agent Le CIS L immatriculation Les agents des CIS ont obligation de renseigner ce fichier En cas de remplissage d un lot ou d un matériel sans certificat d immatriculation, l agent porte la mention «LOTS» sur le fichier de la station Au retour au CIS, l agent qui a effectué le plein effectue une déclaration dans le Fichier Intranet selon les modalités définies au cas n 14 Les CIS sans carte ni badge n ont pas autorisation à alimenter des engins en Renfort, l engin demandeur devra se rapprocher du CIS le plus proche disposant de badges ou de cartes Chemin d accès déclaratif : Intranet Mes formulaires o Déclaration prise de carburant Choix du véhicule ou lot : à choisir dans véhicule de mon centre Validation de l agent qui a effectué le plein Date : à renseigner Kilométrage véhicule : à renseigner Volume : à renseigner Coût : champ à renseigner Carte badge utilisé : Carte de mon centre o CIS sans support
Cas Particuliers Identifiés L utilisation du badge «Engin en Renfort» dans les CIS est réservé aux engins extérieurs qui s alimentent avant retour dans leur CIS d affectation Les VLCG lorsqu elles s alimentent dans leur CIS d affection utilisent le badge «Engin 1» ou «Engin 2» du CIS et effectuent une déclaration propre au CIS Les VLCG lorsqu elles s alimentant dans une autre station doivent le faire sur la base du badge «Engin en Renfort» du CIS sur lequel le plein est fait, le CIS déclare le prêt du badge, le chef de groupe déclare le plein de cette VLCG en sélectionnant l affectation de l engin. Les engins de réserve ou prêté aux CIS sont considérés comme des engins nécessaires au fonctionnement du CIS : en cas de prêt le badge «Engins 1» ou «Engins 2» du CIS sera utilisé et le moyen sera recherché dans la base pour la déclaration avec son CIS d affectation usuel. A l inverse dans les CSP les engins de prêt ou de réserve non affectés au CSP seront alimentés à partir du badge «Engin en Renfort CSP» et déclarés sur Intranet Les VLS sont considérés comme des engins, ils doivent disposer d un badge pour ceux affectés au CSP, ceux affectés aux CIS sont alimentés le badge «Engins 1» ou «Engins 2» du CIS Les Engins Pompe qui tournent sur place lors d une intervention et qui nécessitent un complément de carburant sont alimentés exceptionnellement à l aide de jerrican en utilisant le badge «Engins 1» ou «Engins 2» du CIS s ils sont alimentés sur leur secteur puis une déclaration sera faite sur l engin Les Engins Pompe qui tournent sur place lors d une intervention et qui nécessitent un complément de carburant sont alimentés exceptionnellement à l aide de jerrican en utilisant le badge «Engin en Renfort» du CIS sur lequel l engin est en Renfort L alimentation des engins doit se faire à la station de manière générale.
Exceptionnellement pour de petits compléments, un jerrican peut être utilisé pour les engins des CIS qui décalent peu : le badge «Engins 1» ou «Engins 2» sera utilisé, l intégralité du volume pris sera affecté à l engin déclaré Les prises de carburant en jerrican doivent rester marginales et concernent les lots pour lesquels le badge «LOTS CIS» est utilisé
ATD PLD Les 2 entités sont rattachées à une station propre et constituent 2 lots identifiés du marché carburant L utilisation des badges de l ATD et de la PLD nécessite la réalisation d une déclaration sur Intranet. PLD : les moyens affectés sont la VLU, les réserves départementales, qui sont alimentés à partir du badge «Engin 1» ou «Engin 2» PLD : la PLD n a pas vocation à alimenter des Engins en Renfort, le badge n est donc pas affecté PLD et ATD comportent 3 exceptions : 3 VL affectées aux 2 contrôleurs et au Chef d Atelier qui sont rattachés à la DDSIS et donc alimentées à partir de cartes TOTAL En cas de prise de carburant à la station locale le badge «Engin en Renfort» de l ATD sera utilisé pour ces 3 VL ATD : les moyens rattachés sont la VL Astreinte, la VLU prêt, le Camion Atelier, le Camion Plateau Les véhicules en attente d affectation, en cours de transfert, en attente de réforme, sont affectés provisoirement à l ATD et sont alimentés à partir du badge «Engin en Renfort» de l atelier. Les véhicules en entretien à l atelier sont alimentés à partir du badge «Engin en Renfort» de l atelier. Les Véhicules Navette et Astreinte sont alimentés à partir des badges «Engins 1» et «Engins 2» de l atelier, les cartes TOTAL mises à disposition constituent une sécurité et ne doivent être utilisées qu en cas d absolue nécessité pour prise de carburant ; une déclaration spécifique devra être faite en cas d utilisation de la carte TOTAL Les cartes TOTAL de la Navette et de la VL astreinte permettent de prendre l autoroute, des télépéages sont affectés à ces véhicules en complément Les déclarations se font dans les mêmes conditions que pour un CIS en respectant les dispositions déclaratives des cas 14 à 18
Les Télépéages Les télépéages permettent de dissocier le paiement des autoroutes des consommations de carburant. Ils doivent donc être utilisés en priorité par rapport aux cartes TOTAL. Les cartes TOTAL permettent dans tous les cas de prendre l autoroute sur le réseau français. Les télépéages ne nécessitent pas de déclaration particulière. Un suivi quant aux mises à disposition doit être réalisé au sein de la DDSIS, du GT ou du CIS qui en est doté. Les télépéages ont vocation à être utilisés prioritairement pour les déplacements à caractère non opérationnel. 1 ) Déplacements à caractère non opérationnel : 1.1 Véhicules disposant d un télépéage affecté : Véhicules affectés faisant régulièrement un trajet autoroute dans le Département du Doubs VL Chefs de Service GTO et GTE VL Chefs CSP et quelques Chefs CIS GTO et GTE Les VTP : DDSIS / GT / CSP VL Scénic (DDSIS) Véhicules Astreinte Mécanique et Astreinte SIR Véhicules Navette DDSIS GTO GTE VLSM CSP GTO et GTE
1.2 Télépéages en usage partagé : Pool DDSIS : affectation aux 3 Groupements fonctionnels GLOG : 2 badges GEC : 1 badge GGO : 1 badge Pool GTO : GT : 4 badges CSP BES Centre : 2 badges CSP BES Est : 2 badges 1 badge par CIS : Baume les Dames / Saint Vit / Clerval / Pierrefontaine / Rougemont / Sancey Pool GTE : GT : 4 badges CSP Montbéliard : 2 badges 1 badge par CIS : L Isle sur le Doubs / Béthoncourt / Audincourt Valentigney / Trois Cantons / Mathay / Pont de Roide Pool GTS : GT : 4 badges 2 ) Déplacements à caractère opérationnel : Véhicules non dotés de badges affectés : A l engagement : demande d ouverture des barrières au CODIS en précisant entrée et sortie Prise de contact du CODIS avec AP2R en précisant le motif de la mission Au retour : demande d ouverture des barrières au CODIS en précisant entrée et sortie Prise de contact du CODIS avec AP2R en précisant le retour au CIS
Facturation transmise à la DDSIS pour trajet avec véhicule identifié sans badge Véhicules non dotés de badges affectés et disposant d une carte TOTAL : possibilité d utiliser la carte TOTAL Véhicules dotés de badge : utilisation du télépéage affecté. 3 ) Oubli de badge, perte de ticket péage : Mesures à prendre sur Autoroute : Déclarer à la borne de sortie : l immatriculation du véhicule, l affectation et l appartenance au SDIS 25, le nom du conducteur Demander l établissement d une facture ticket au nom du SDIS 25 Un message courriel devra être adressé au Chef GLOG, avec copie au chef de service log du GT concerné Remettre le ticket sous 48h au GLOG pour faire effectuer le paiement qui doit intervenir sous 8 jours maxi.