canada Guide d implémentation de la politique de rémunération Juillet 2009

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TABLE DES MATIÈRES IMPLÉMENTATION DE LA POLITIQUE DE RÉMUNÉRATIONS: PRISE EN CHARGE, RESPONSABILITÉ ET DIRECTIONS Introduction 4 1. Développement d un plan d implémentation sur mesure pour chaque communauté 4 2. Éléments de rémunérations 5 A. Système de rémunération: niveaux et étapes B. Prestations d assurance et soins médicaux C. Plan d épargne retraite D. Financement communautaire E. Pension & hébergement F. Jours de congés/absences G. Congés maladie H. Vacances I. Journées additionnelles J. Engagement des membres 3. Les trois phases du plan d implémentation 7 Phase Un: application de l OIEC (ICAT) et implémentation du plan de développement Phase Deux: introduction ou consolidation des avantages sociaux et/ou consolidation de la grille globale Phase Trois: intégration complète de tous les éléments des pratiques recommandées de rémunérations

Développement d une implémentation sur mesure Plan pour chaque communauté 4. Responsabilité, surveillance et rapports 8 Importance d une bonne communication Information confidentielle 5. Exemple de plans d implémentation de rémunérations 10 La communauté avec une priorité de REER La communauté avec un fonds communautaire extraordinaire La communauté sous financée

Politique d indemnisations PARTIE 3 : IMPLÉMENTATION: PRISE EN CHARGE, RESPONSABILITÉ, DIRECTIONS Introduction Les recommandations du comité du développement des politiques salariales incluent quelques points majeurs. Les recommandations n exigent pas seulement la mise en place d un système commun des niveaux de salaires, mais aussi un plan de rémunération global, incluant une couverture d assurances, l augmentation des indemnisations des soins médicaux, le contrôle des charges d hébergement et de pension, mais aussi l équivalence dans les plans de REER, l uniformisation des politiques nationales pour les journées de congés, les vacances, les journées personnelles, et les absences liées à un deuil. Certains de ces éléments existent déjà d une façon ou d une autre dans toutes les communautés canadiennes. L objectif premier est que toutes les communautés du Canada développent un plan d implémentation qui intègre les pratiques de rémunération recommandées. Dans plusieurs communautés ce plan d implémentation devra se dérouler en trois phases, sur une durée de plusieurs années. Il est évident que l adoption de toutes les recommandations ne pourra se faire en une seule fois. On s attend aussi à ce que chaque communauté développe un plan d implémentation et que chacune ait conclu la première phase pour 2010. La politique de rémunération vise à garantir davantage de justice et de cohérence dans les pratiques de rémunération à l intérieur de et entre les communautés de L Arche à travers le Canada. Pour y arriver et afin de promouvoir la mobilité entre les communautés de L Arche, il est important qu à travers le Canada le développement de cette politique respecte les mêmes échéances, précisées dans la Partie 3. Les communautés auront la flexibilité de développer des plans d implémentation correspondant à leurs besoins spécifiques. 1. Développement d un plan d implémentation sur Le coût de ce plan pour chaque communauté est évidemment la source de préoccupation majeure pour les responsables de communauté, coordonnateurs de ressources humaines, membres des conseils d administration et directeurs financiers de toutes les communautés. Cependant, les frais de plusieurs éléments de rémunérations sont inexistants ou négligeables. Certains pourraient même vous faire réaliser des économies, qui pourront être utilisées pour financer d autres éléments de rémunérations impliquant de nouveaux coûts. La première phase d implémentation présentée dans la Partie 3 sera composée d éléments qui pourraient vous faire économiser, demander peu ou aucun frais. Comparativement à la première, la deuxième phase exigera généralement davantage de temps et de ressources. Chaque communauté devra étudier l adoption de plans financiers et L Arche Canada Guide d implémentation de la politique de rémunération 2009

administratifs pour atteindre les objectifs de cette phase. Dans la troisième phase du plan d implémentation chaque communauté sera amenée à intégrer pleinement tous les éléments de la politique de rémunérations. Chacune devra développer un plan d implémentation qui réponde aux caractéristiques et défis qui lui sont propres. À cet égard, le plan de chaque communauté sera «fait sur mesure». L Arche Canada, en collaboration avec les coordonnateurs régionaux, soutiendra chacune des communautés à mesure qu elle avance dans sa phase d implémentation, et ce, jusqu à son aboutissement. 2. Éléments de rémunération La politique de rémunération représente divers éléments fondamentaux décrits en détail dans le document de politique de rémunération de L Arche Canada. Dans cette section ces éléments seront spécifiquement décrits en terme d étude pour le développement d un plan d implémentation. A. Système de rémunération des niveaux et étapes C est la pièce centrale de la politique de rémunération, déjà prête à appliquer. L atelier des ressources humaines de L Arche Canada, qui aura lieu à Montréal en novembre 2009, inclura une formation sur place, utilisant l outil interactif d évaluation des coûts (OIEC -ICAT Interactive Costing Assessment Tool). L efficacité de cet outil, développé par L Arche Canada en consultation avec le Hay Group, a été testée dans plusieurs communautés à travers le Canada en tant que projet pilote. Les directeurs financiers, les coordonnateurs de ressources humaines et/ou responsables des communautés auront droit à une formation et à une consultation individuelle sur son utilisation. Cet outil est essentiel pour Cercle rouge Une des conséquences importantes de ce nouveau système est que toute communauté ayant actuellement un «double système» de rémunérations (avec des traitements de rémunération différents pour les membres de la communauté et les employés) auront désormais un système à un niveau. Alors qu aucun individu ne souffrira d une baisse de salaire, dans les cas où un individu est actuellement rémunéré à un plus haut salaire que celui qu il toucherait selon la nouvelle grille de salaire, cette personne sera «dans le cercle rouge». Ce terme indique que le salaire actuel serait «gelé», jusqu à ce que les autres personnes, rémunérées selon le nouveau système, rattrapent le même niveau. Cette période de «rattrapage» dure jusqu à ce que les ajustements à l inflation au cours des années (qui affecteraient le système entier) amènent les autres au niveau de l individu qui est «dans le cercle rouge». une bonne adaptation du système actuel de rémunérations d une communauté aux exigences naissantes d un système commun. Comme ses caractéristiques lui permettent de travailler avec les ressources financières disponibles, chaque communauté pourra intégrer ce nouveau système dans la Phase Un de son plan d implémentation. La tranche «niveau 1» de la grille de rémunération engendrera des économies dans certaines communautés. Ces économies seront redistribuées dans les domaines engendrant de nouveaux coûts. L Arche Canada Guide d implémentation de la politique de rémunération 2009

B. Avantages sociaux et soins médicaux La majorité des communautés au Canada offrent tout un choix d assurances vie, handicap à long terme, médicales et dentaires. Dans certaines communautés le coût de ces prestations est partagé entre les individus et la communauté. Pour les communautés n offrant pas ce genre d avantages sociaux, il sera important d en inclure l introduction dans la Phase Un, ou encore un plan de recherche des options disponibles pour préparer leur introduction dans la Phase Deux. Quant aux communautés offrant actuellement des avantages sociaux basés sur le partage des coûts, leur objectif dans la Phase Deux ou Trois du plan d implémentation pourra être de couvrir un plus grand pourcentage des coûts. C. Plan d épargne retraite La majorité des communautés participent aux REER. L objectif ultime de toutes les communautés est de participer, en adaptant la contribution de l employé à un tarif d au moins 5% de son salaire annuel. Pour les communautés qui ne participent pas au plan, la Phase Un devrait inclure d agir en conséquence pour commencer, à un niveau modeste s il le faut. Au moment de la Phase Deux, toutes les communautés devront participer aux REER et être en voie d atteindre l objectif minimal. D. Fonds communautaire Toute communauté devant mettre un terme aux contributions à la vie communautaire devra élaborer une façon de s acquitter des dépenses jusqu alors couvertes par ce fonds. En cherchant soit à diriger les fonds publics vers ces dépenses, soit à y diriger l argent collecté dans des levées de fonds. Les communautés pratiquant des prélèvements extraordinaires pour la vie communautaire, peuvent retravailler de façon significative les rémunérations globales dans leur ensemble. Une augmentation des bénéfices marginaux et des charges d hébergement pourrait à la fois mener à une redistribution des revenus qui s aligneraient avec le nouveau système de rémunération, et répondre aux besoins de la communauté. E. Hébergement Les frais d hébergement doivent être conformes aux directives des normes provinciales pour l emploi. On détermine généralement le montant des frais d hébergement selon le taux de rémunération perçue par la personne qui paie l hébergement. Dans certaines communautés le taux d hébergement courant excède les limites provinciales. Dans d autres, les frais courants sont loin en dessous de ce qui est autorisé. Il y a une grande disparité entre les communautés dans le traitement de l hébergement. Les quelques communautés dont les pratiques courantes ne répondent pas aux directives provinciales, doivent immédiatement prendre les dispositions nécessaires pour ajuster les frais d hébergement en conséquence. De telles dispositions constitueront clairement une priorité de la phase 1. Une bonne communication provinciale est ici essentielle, si l on veut encourager les communautés à œuvrer pour une meilleure cohérence dans le traitement de l hébergement. Dans de nombreuses communautés, travailler à une bonne communication provinciale sur l hébergement sera un bon objectif pour la Phase 1. Peut-être sera-t-il nécessaire d augmenter les frais dans les communautés où les frais d hébergement se situent fortement en dessous des normes. Dans certaines communautés, et en ce qui concerne les personnes vivant actuellement en foyer, seule une augmentation progressive dans le temps devrait être étudiée, car celles-ci verraient leur salaire directement réduit par l implémentation L Arche Canada Guide d implémentation de la politique de rémunération 2009

d une augmentation des frais d hébergement à tous les niveaux. (Ceci est un autre «cercle rouge»). On pourra cependant commencer à appliquer les frais d hébergement actualisés aux nouveaux assistants. De même, les communautés ayant des frais d hébergement plutôt élevés pourront souhaiter «geler» les frais de «gîte» au moins, le temps que tous dans la région se «soient mis au niveau». Quant aux repas, les frais étant habituellement directement liés à l argent dépensé pour la nourriture, il est important que l allocation de la partie «repas» de l hébergement respecte les besoins du budget repas des foyers. Il faut que ce budget soit suffisant pour donner accès à des repas sains, équilibrés et appétissants. F. Congés/absences La majorité des communautés offrent une moyenne de deux jours de congé par semaine. Les communautés n appliquant pas cette norme devront en faire un de leurs objectifs de la Phase Un. G. Congés maladie Pour quelques communautés cette pratique représentera un changement. Elle devra être clairement énoncée par écrit. Ce qui sera un autre objectif de la Phase Un. H. Vacances Pour les nouveaux assistants la nouvelle politique devra être mise en œuvre dans la Phase Un. Dans certaines communautés il faudra poursuivre au-delà de cette Phase pour arriver à une augmentation des jours de vacances pour les personnes ayant plus de dix ans à L Arche. Les assistants qui travaillent souvent durant les jours fériés, récupéreront leurs congés à un autre moment selon les normes provinciales. I. Journées additionnelles Cette politique devra être introduite en 2010 et partagée par écrit. J. Engagement des membres Dans les communautés de L Arche plusieurs activités quotidiennes temps de prière communautaire, retraites, formations et réunions d assistants seraient jugés comme faisant partie du travail dans d autres organisations humanitaires. Nous avons longtemps dit que L Arche n est pas qu un travail mais un style de vie. Pour que l Arche reste L Arche ses membres devront continuer à donner du temps et de l énergie au-delà de leur description de tâche. Cet esprit de générosité est au coeur de l appartenance. 3. Les trois phases du plan d implémentation Phase Un: Application de l IOIEC et développement d un plan d implémentation (devant être terminé le 31décembre 2010) L application de l OIEC pour développer un nouveau système de rémunération. Toutes les personnes travaillant dans L Arche Canada Guide d implémentation de la politique de rémunération 2009

une communauté de L Arche sont placées sur la grille au moins dans l échelon 1 du bon niveau. Ceci entrera en vigueur le 1er janvier 2011 ou plus tôt. Développement d un plan d implémentation avec des objectifs pour la première année. Ceci comprendra souvent des objectifs spécifiques pour l introduction ou l amélioration de la couverture d assurances, l augmentation des avantages sociaux des soins médicaux et/ou des REER. Plan pour mettre un terme aux contributions requises au fonds communautaire. Intégration des politiques d usage pour les congés, absences, vacances et jours additionnels. Communication avec toutes les personnes travaillant dans une communauté de L Arche sur les changements de la politique de rémunérations. Plan de communication régionale sur les frais d hébergement et autres pratiques de rémunérations. Phase Deux : introduction ou amélioration des bénéfices marginaux et/ou amélioration du réseau global (doit être complété le 31 décembre 2012). Durant cette phase les communautés où la place des individus sur la grille de salaire ne correspond pas à leur ancienneté, doivent effectuer les corrections nécessaires. Introduction ou amélioration des avantages sociaux assurances et santé. Introduction ou amélioration d un plan REER. Fin des contributions requises au fonds communautaire. La première initiative de cette phase est de développer ou réaffecter les ressources en vue d atteindre les objectifs spécifiques de la communauté, pour introduire ou améliorer les assurances, indemnisation des soins médicaux, bénéfices des REER. Phase Trois: Pleine intégration de tous les éléments de la politique de rémunérations (doit être complété le 31 décembre 2013) Tous les éléments de la politique de rémunérations doivent être totalement intégrés dans l administration et les opérations de la communauté. 4. Responsabilité, surveillance et rapports Le conseil d administration de L Arche Canada sera responsable de surveiller l implémentation de ces recommandations. Il désignera une personne employée par L Arche Canada pour soutenir et suivre de près le processus d implémentation. Durant la Phase Un de l implémentation, on prévoit l embauche d une personne L Arche Canada Guide d implémentation de la politique de rémunération 2009

à plein temps pour travailler au processus. Chaque communauté est responsable de la préparation de son propre plan d implémentation et de l intégration de la politique de rémunérations dans les temps fixés par L Arche Canada (voir plus haut). L Arche Canada travaillera avec les coordonnateurs régionaux et les communautés pour les aider à établir la place des rôles spécifiques sur l échelle de salaire, assurant la cohérence nécessaire dans le pays au long du processus. Toutes les communautés devront fournir un rapport annuel à L Arche Canada, qui seront postés sur le site web interne de L Arche Canada, afin d être accessibles à toutes les communautés de L Arche. Le conseil d administration de L Arche Canada fournira aussi un rapport sur l ensemble des progrès réalisés lors des assemblées de zone. Importance d une bonne communication La planification est la première et plus importance étape dans l élaboration de pratiques cohérentes de rémunérations. Dans la plupart des communautés, le responsable de la communauté, le coordonnateur des ressources humaines, le responsable des finances, et les membres du conseil d administration devront sacrifier beaucoup de temps et d énergie au développement d un plan d implémentation raisonnable, qui intègre les pratiques de rémunérations en vigueur. Un élément fondamental du plan sera de déterminer comment communiquer avec les personnes embauchées par la communauté. Ce travail amorcé depuis plusieurs années a fait l objet de plusieurs présentations à travers le pays, qui ont abouti à ce point de l implémentation. Il sera d un grand intérêt pour les gens d être informés, tout ceci ayant un impact direct sur leurs revenus et bénéfices marginaux. L information sur les avantages sociaux affectant pareillement les gens de tous les niveaux peut être communiquée dans le cadre d un groupe. Par exemple, dans une communauté introduisant une augmentation des indemnisations des soins médicaux, il sera raisonnable d annoncer : «Toute personne employée par L Arche Machin est éligible à une augmentation d indemnisation pour les soins médicaux après trois mois, et pour les soins dentaires après une année.» Information confidentielle L information financière spécifique liée au salaire d une personne ou d un rôle particuliers ne devra être communiquée que dans le cadre de rencontres en tête à tête, et JAMAIS dans le cadre d un groupe. L information financière spécifique (en dollars) pour les niveaux et échelons de la grille de salaire N est à la disposition d AUCUN groupe ni individu, sauf du responsable de communauté, du coordonnateur des ressources humaines, ou de toute personne impliquée dans les L Arche Canada Guide d implémentation de la politique de rémunération 2009

registres et devant être informée. Ces individus doivent comprendre que l information financière sur les salaires est confidentielle et qu il s agit ici de responsabilité professionnelle. Les graphiques schématiques montrant la relation entre les niveaux de salaire peuvent être présentés dans des groupes; les montants en dollars non. À l individu souhaitant être informé des prévisions d augmentation du taux de son salaire, on peut nommer en dollars le montant des échelons au niveau du rôle spécifique porté. Aux personnes situées «dans le cercle rouge», on peut partager comment se compare le taux courant de leur salaire au taux standard du rôle spécifique qu elles assument. Il est important pour les personnes «du cercle rouge» de savoir combien de temps elles resteront à ce niveau. Les rencontres individuelles communiquant l information financière sur les salaires sont souvent chargées d émotions pour la personne qui reçoit l information. Notre culture tend à lier le niveau de salaire à la valeur personnelle. Il est important de bien se préparer à ces rencontres en tête à tête et de s assurer que l information communiquée soit exacte. Les deux partis doivent comprendre que le but de ces rencontres n est pas de marchander ou de négocier. L intégrité du système global dépendra de l engagement à traiter chacun de façon cohérente et juste. 5. Exemples de plans d implémentation de rémunération La communauté avec une priorité REER La communauté A s est rendue compte qu elle pouvait réaliser tous les éléments de l ensemble des recommandations sauf les REER. La communauté s est jointe au plan des REER de L Arche Canada il y a deux ans, mais sentait qu elle devait commencer de façon modeste : à part égale jusqu à concurrence de 2% par année. Un des objectifs de la Phase Un a été de trouver comment réorganiser les dépenses ou augmenter les revenus pour pouvoir augmenter son engagement au programme des REER de 100% à part égale jusqu à concurrence de 4%. Elle implémentera l augmentation de ce taux dans la Phase Deux. À la Phase Trois elle augmentera le niveau à part égale jusqu à concurrence de 5%. En regardant l ensemble du budget, la communauté A a pu réaliser quelques économies en réduisant légèrement la taille de l équipe d un atelier et en utilisant des assistants d été à bas salaire pour les vacances. Les économies de 15,000$ ont permis à la communauté de doubler son engagement au programme de REER au niveau du 4%. Une année après le début du plan d implémentation la province annonce une augmentation de financement pour l écart des salaires, pouvant être dirigée en partie vers l augmentation des bénéfices. À la troisième année du plan, la communauté A peut verser une augmentation liée à la hausse du coût de la vie et s engager aux REER à part égale jusqu à concurrence de 5%. En plus, elle augmente le REER à part égale jusqu à concurrence de 6% pour toutes les personnes ayant plus de 10 ans à L Arche. La communauté avec un fonds communautaire extraordinaire Au cours de son histoire, des personnes 10 L Arche Canada Guide d implémentation de la politique de rémunération 2009

avaient versé de larges contributions pour la vie communautaire de la communauté B. Le responsable de communauté et le conseil d administration savaient que si l on mettait fin aux contributions à la vie communautaire il faudrait procéder à une réorganisation fondamentale de l utilisation et la répartition du financement provincial. La communauté a embauché un consultant financier externe pour les aider à réfléchir à la façon de faire une transition en douceur. Le consultant a pu travailler avec un petit groupe de travail composé du responsable de la communauté, du coordonnateur des ressources humaines, d un membre du conseil d administration et d un assistant confirmé membre du conseil communautaire. Avec l aide des éléments de la politique de rémunération, le groupe de travail a pu élaborer un plan qui maintenait le niveau actuel du financement provincial public et suivait les directions du nouveau système de rémunération. Auparavant les assistants vivant en foyer n avaient pas de frais d hébergement, mais recevraient un salaire très modeste. Le salaire désormais plus élevé des assistants en foyer leur permettait de payer les frais d hébergement à un taux cohérent avec les autres communautés de L Arche de la même province. Ce fut un changement majeur, qui a demandé une longue planification; mais l implémentation complète de tous les éléments a été faite dans la première année. La communauté sous financée Quand la communauté C s est inscrite pour le OIEC, le conseil d administration a été attristé de voir que le niveau des salaires était à peine au dessus du salaire minimum même au Niveau 2 de la grille de salaires. La communauté demandait aussi des frais d hébergement trop élevés. Les frais d hébergement ont donc été réduits pour se conformer aux normes légales. Comme le niveau d entrée des travailleurs était déjà au niveau du salaire minimum (ou endessous), aucune économie n a été générée par l introduction du Niveau 1. Le budget de la communauté était aussi tellement bas qu augmenter le programme des REER semblait prohibitif. Dans ce cas, le responsable de la communauté, avec le soutien du conseil d administration et du coordonnateur régional, a commencé à planifier une approche stratégique du gouvernement provincial pour augmenter son financement de base, en parité avec les autres organismes humanitaires de la province. Le fait que plusieurs autres communautés du Canada aient été confrontées à cette situation à un moment de leur histoire, a aidé à développer des stratégies. Alors que cette stratégie peut prendre quelque deux ans à se concrétiser, d autres éléments du plan comportant des coûts additionnels seraient tout simplement inaccessibles sans une amélioration significative du financement de base. L avantage de mêmes données de rémunération pour toutes les communautés de L Arche du Canada, est qu un corps d information significatif peut être présenté aux corps de financements provinciaux. La réforme à ce niveau représente un grand défi; il est toutefois possible de le relever et le résultat en vaut la peine. L Arche Canada Guide d implémentation de la politique de rémunération 2009 11

L Arche Canada Salary Policy Implementation Guide 2009