Service des Marchés Publics MARCHE DE FOURNITURE 2012-10 CAHIER GENERAL DES CHARGES Objet : Marché de fourniture de carburant via un système de carte magnétique. Pouvoir adjudicateur : La Scène Transfrontalière de Création & de Diffusion Le Manège.mons Asbl sis rue des Sœurs Noires 4A à 7000 Mons Ce marché s intègre dans le programme européen Interreg IV
OBJET DU MARCHE : L objet du marché est la fourniture de carburant pour la flotte de véhicules de la scène transfrontalière de création et de diffusion le manège Mons asbl, via un système de cartes magnétiques sur l ensemble du territoire Belge. La flotte de véhicules du Pouvoir adjudicateur est composée de 8 voitures, 9 camionnettes, d un scooter et de 3 camions. La liste exacte des véhicules sera transmise à l adjudicataire lors de la notification du marché Cette liste étant susceptible d être adaptée pendant la durée du marché. Remarque : Le présent marché constitue un marché ouvert pour lequel les quantités ne sont pas définies à priori. A titre indicatif, le budget 2011 consacré aux dépenses de carburant, en Belgique, s élevait à +/- 37.000. L attention des soumissionnaires doit être attirée sur le fait que les quantités seront adaptées en fonction des besoins des différents services concernés. Durant le marché, l adjudicataire s engage à fournir toutes cartes magnétiques dont le pouvoir adjudicateur aurait besoin. Le choix de l adjudicataire sera déterminé: - par l analyse des prix appliqués et des remises consenties (50Pts). - par la situation géographique du/des point(s) de distribution (20Pts). - par l étendue de leur réseau de distribution ainsi que du nombre de point de distribution dont le soumissionnaire dispose (30Pts). La durée prévue du marché est de un an à dater du lendemain de la date figurant sur la notification et la prise d effet est fixée au 04/06/2012. Le marché pourra être tacitement reconduit pour une période de un an, renouvelable quatre fois maximum. Chacune des parties peut toutefois y mettre fin chaque année couverte par la durée du marché à condition que la renonciation en soit faite par lettre recommandée au moins trois mois avant l échéance. CLAUSES ADMINISTRATIVES APPLICABLES AU MARCHE REFERENCES LEGALES Le marché à conclure éventuellement par la Scène Transfrontalière de Création & de Diffusion Le Manège.mons Asbl après examen des offres reçues, le sera dans le cadre des dispositions réglementaires applicables aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services reprises ci-après : - Loi du 24 décembre 1993, relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services telle que modifiée; - Arrêté Royal du 08 janvier 1996, relatif aux marchés publics de travaux, fournitures et services et de concessions de travaux publics, tel que modifié ; - Arrêté Royal du 26 septembre 1996, établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics et son annexe, le Cahier Général des Charges, tels que modifiés; - Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l ouverture des offres. Remarque Par le simple fait du dépôt de son offre, le soumissionnaire abandonne toutes ses conditions générales de vente et accepte l application pleine et entière des conditions fixées par les dispositions légales ci-avant ainsi que par le présent cahier spécial des charges et les différents documents auxquels il se réfère. 2
DEROGATIONS AU CAHIER GENERAL DES CHARGES : Vu la nature du marché, le présent Cahier Spécial des Charges déroge au Cahier Général des Charges, sur base de l article 5 : CAUTIONNEMENT. MODE DE PASSATION : Le présent marché de services sera attribué à la suite d'un appel d'offres général. Les avis de marché et rectificatifs annoncés ou publiés au Bulletin des Adjudications qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et rectificatifs relatifs à ce marché, font partie intégrante du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l établissement de son offre. CLAUSES ADMINISTRATIVES GENERALES 1. APPLICATION DE L ARRETE ROYAL DU 08.01.1996 La numérotation des articles ci-après correspond à celle des dispositions de l arrêté Royal du 08.01.1996 relatif aux marchés publics de travaux, fournitures et services et de concessions de travaux publics. Les articles repris ci-après visent à préciser ou compléter les dispositions de l Arrêté. SELECTION QUALITATIVE : Article 43 Conformément aux dispositions du chapitre II du titre III de l'arrêté royal précité du 08.01.1996, relative aux règles de sélection qualitative pour les marchés publics de services (article 68 et suivants), le Pouvoir adjudicateur procédera à la sélection qualitative des soumissionnaires, sur la base des renseignements et des documents exigés ci-après : - Une déclaration sur l honneur du soumissionnaire attestant qu il ne rencontre aucune des clauses d exclusion stipulées à l article 69, 1, 2, 3, 4 et 7 de l A.R. du 08.01.1996 (Déclaration en annexe) ; L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu avant la conclusion du marché, le Pouvoir adjudicateur pourra les inviter à produire les documents de preuve visés à l alinéa 2 de l article 69 du même arrêté royal ; - Le soumissionnaire joint à son offre une déclaration concernant la conformité du produit à livrer avec les spécifications énumérées dans les normes : - NBN EN 590 (diesel) ; - NBN EN 228 (essence) ; - NBN EN 589 (LPG) et les modifications en vigueur à la date de la fourniture VERIFICATION DES PRIX : Article 88 2 Les soumissionnaires doivent fournir préalablement à l attribution du marché, toutes indications destinées à permettre à la Scène Transfrontalière de Création & de Diffusion - Le Manège.mons asbl de contrôler les prix offerts. L offre du soumissionnaire sera écartée si l ensemble des renseignements sollicités par le pouvoir adjudicateur ne sont pas fournis dans le délai prescrit dans la lettre de demande. ETABLISSEMENT DE L OFFRE : Article 89 Le soumissionnaire établit son offre sur le formulaire joint au présent Cahier Spécial des Charges. Ce formulaire doit être daté et signé. 3
L'utilisation d'un autre formulaire est admise dans le respect des conditions prévues par l'article susvisé. DOCUMENTS A JOINDRE A L OFFRE : Article 90 2 et 3 Les documents constitutifs de l offre : 1) le formulaire de soumission annexé au présent cahier spécial des charges, dûment complété et signé; 2) Tous les éléments permettant d évaluer l offre sur base des critères d attributions (Art. 115) 3) L attestation d engagement; 4) la déclaration sur l honneur. INVENTAIRE Article 97 2 Le présent marché constitue un marché pour lequel le pouvoir adjudicateur adapte ses commandes à ses besoins. ENONCE DES PRIX, MARCHES A LOTS, EMPLOI DES LANGUES : Article 100 1 La TVA fait l'objet d'un poste spécial ajouté au montant de l'offre. Article 100 2 L offre devra annoncer la réduction consentie, par litre de carburant prélevé, par rapport au prix officiel hors T.V.A. La réduction ainsi annoncée devra comprendre tous les services utiles à la bonne exécution du marché, dont la mise à disposition des cartes magnétiques pour l ensemble de la flotte de véhicules. DEPOT DES OFFRES : Article 104 L offre est placée sous pli définitivement scellé. Elle portera les indications précises suivantes : - Intitulé du marché : Marché de fourniture de carburant via un système de cartes magnétiques - 2012-10 - Date limite de réception des offres. Lieu de dépôt Les soumissions doivent être déposées à l adresse suivante : Le Manège.Mons asbl Service Marchés Publics À l attention de Monsieur Etienne CALOMME, Rue des Sœurs Noires 4A B-7000 MONS Au plus tard le jour fixé pour la réception des offres. Le Service des Marchés Publics est accessible du lundi au vendredi de 08h00 à 17h00. Par voie postale 4
En cas d envoi postal sous pli ordinaire ou recommandé, le pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme indications: - Intitulé du marché : Marché de fourniture de carburant via un système de cartes magnétiques - 2012-10 - Date limite de réception des offres. CRITERES D ATTRIBUTION : Article 115 Le choix de l adjudicataire sera déterminé: - par l analyse des prix appliqués et des remises consenties (50Pts). - par la situation géographique du/des point(s) de distribution (20Pts). - par l étendue de leur réseau de distribution ainsi que du nombre de point de distribution dont le soumissionnaire dispose (30Pts). VALIDITE DE L OFFRE : Article 116 Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant un délai de 120 jours calendrier prenant cours le lendemain du jour fixé pour la réception des soumissions. NOTIFICATION DU CHOIX DE L ADJUDICATAIRE : Article 117 La notification est adressée au soumissionnaire intéressé, par lettre recommandée à la poste. CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES La numérotation des articles ci-après correspond à celle des articles de l annexe de l A.R. du 26.09.1996 établissant le cahier général des charges des marchés de travaux publics, de fournitures et de services et des concessions de travaux publics. Les articles repris ci-après visent à préciser ou compléter les dispositions de l Arrêté. DIRECTION ET CONTROLE DE L EXECUTION DU MARCHE : Article 1 Les agents habilités à représenter juridiquement la Scène Transfrontalière de Création & de Diffusion Le Manège.mons asbl sont Messieurs Yves VASSEUR et Mauro DEL BORRELLO. La personne chargée de contrôler l exécution du marché est Monsieur Etienne CALOMME. Tél. : 065/ 39 98 18 REVISION DES PRIX : Article 13 La révision des prix est autorisée, les prix appliqués seront ceux du jour de la commande. 5
BREVETS, DROITS D AUTEUR ET LICENCES : Article 14 4 Brevets, droits d auteur et licences L adjudicataire certifie qu à sa connaissance les produits fournis ne constituent pas une contrefaçon de brevets, de droits d auteur ou de licences appartenant à des tiers et en excluant ou en limitant l utilisation. Tous droits y relatifs sont supportés par l adjudicataire. Après l adjudication du marché, l adjudicataire défendra le pouvoir adjudicateur contre toute allégation selon laquelle les produits constituent une contrefaçon de brevets ou de droits d auteur en Belgique ou à l étranger. Il s engage, soit à obtenir pour le pouvoir adjudicateur le droit de continuer à utiliser les produits, soit à modifier ou à remplacer à ses frais les produits, de façon à faire cesser la contrefaçon, sans pour autant modifier les spécifications fondamentales des produits. L adjudicataire prendra à sa charge, sans limitation de montant, tout paiement de dommages-intérêts, frais ou dépenses qui en résulteraient et seraient mis à charge du pouvoir adjudicateur dans une action en justice fondée sur une telle allégation, pour autant que l adjudicataire ait le contrôle de la défense, ainsi que des négociations en vue d un règlement à l amiable. Le pouvoir adjudicateur s engage à aviser promptement l adjudicataire au cas où il ferait l objet d une telle allégation. PAIEMENT : Article 15 2 Le carburant fourni au pouvoir adjudicateur sera facturé sur base bimensuelle. La facture est à adresser à l adresse suivante : LE MANEGE asbl Service financier Rue des Sœurs noires, 4A 7000 Mons Celle-ci portera les références du présent cahier des charges et tous les éléments de détails de la facture. Les factures comprendront notamment la mention du code fonctionnel auquel se rapportent les véhicules, lesquels codes seront renseignés dans une liste détaillée transmise lors de la notification du marché. Un détail de facturation par carte sera établit. REMISE D AMENDES POUR RETARD D EXECUTION : Article 17 Les demandes de remise d amendes doivent être adressées au pouvoir adjudicateur par lettre recommandée. La date de recommandation à la poste fait foi à la date de la demande. ACTION JUDICIAIRE DELAIS : Article 18 Tous les litiges résultant de l'existence, de l'interprétation, de l'exécution du cahier général des charges et du présent cahier spécial des charges sont de la compétence du Droit belge et des Tribunaux du siège de la Scène Transfrontalière de Création & de Diffusion - Le Manège.mons asbl. DE LA RESILIATION Article 21 Le Pouvoir adjudicateur se laisse la possibilité de résilier le marché au terme de chacune des prestations en cas de manquement aux clauses d exécution du marché. La résiliation du contrat ne confère de droit à aucune des parties concernées à réclamer une quelconque indemnité. 6
CLAUSES PARTICULIERES AUX MARCHES DE FOURNITURES ELEMENTS INCLUS DANS LE PRIX : Article 49 Les prix remis par le soumissionnaire sont mentionnés hors T.V.A. et comprennent obligatoirement : - Les frais de gestion; - Le conditionnement ; - Les coûts de distribution; - Fourniture de cartes magnétiques à chaque demande du Pouvoir adjudicateur; - Taxes et prélèvements: Toutes les taxes et prélèvements fédéraux et régionaux ; - Les frais de facturation. DELAI DE LIVRAISON : Article 52 3 Les agents du pouvoir adjudicateur disposant d une carte magnétique fournie par l adjudicataire doivent avoir, à tout moment, 7 jours sur 7 et 24h sur 24 la possibilité de se ravitailler en essence et en gasoil. LIEU DE LIVRAISON : Article 55 1 Les livraisons auront lieu au fur et à mesure des besoins, via l utilisation des cartes magnétiques mises à la disposition par le pouvoir adjudicateur. Les agents disposant de la carte magnétique doivent pouvoir s approvisionner au moins dans tous les points de vente de carburants précisés dans l offre. RECEPTION : Article 64 Vu la nature des prestations, il sera procédé tacitement à une réception définitive au terme du marché, à savoir un an à dater du lendemain de la date figurant sur la notification. 7
LE MANEGE asbl SERVICE DES MARCHES PUBLICS SOUMISSION. La Société :. (Raison sociale ou dénomination, forme, nationalité, siège social) Adresse :.. Représentée par le(s) soussigné(s) : Qualité ou profession :.. S engage ou nous engageons sur ses ou sur nos biens meubles et immeubles à exécuter, conformément aux clauses et conditions du cahier spécial des charges, relatif au Marché de fourniture de carburant via un système de cartes magnétiques - 2012-10 8
(DOCUMENT À JOINDRE À LA SOUMISSION) Marché de fourniture de carburant via un système de carte magnétique Références : 2012-10 Indicateur : Marché de fourniture de carburant via un système de carte magnétique - 2012-10 ATTESTATION D ENGAGEMENT Je soussigné. - Informe, qu en date du 23 Mars 2012, le prix du jour non-ristourné pour un litre de carburant, dans le point de distribution le plus proche de Mons, se situant à l adresse suivante : A savoir :.. - de DIESEL est de /L. - d ESSENCE 95 octane est de /L. - d ESSENCE 98 octane est de /L. - M engage par la présente à accorder, sur le prix total de chaque livraison de carburant, une remise de prix ; à savoir : Date : Signature : 9
Déclaration sur l honneur 1. Identification du Pouvoir Adjudicateur La Scène Transfrontalière de Création & de Diffusion - Le Manège.mons Asbl sis rue des Sœurs Noires 4A à 7000 Mons 2. Identification du Marché Marché de fourniture de carburant via un système de cartes magnétiques - 2012-10 La Société :. (Raison sociale ou dénomination, forme, nationalité, siège social) Adresse :.. Représentée par le(s) soussigné(s) : Qualité ou profession :.. Déclare(nt) sur l honneur ne se trouver dans aucune des situations visées par les causes d exclusion reprises à l article 17 ou 43 ou 69 de l arrêté royal du 8 janvier 1996 (*) et s engage(nt) à produire à la demande du pouvoir adjudicateur les documents et preuves nécessaires. Fait à.., le. Signature 10
Service des Marchés Publics CLAUSES TECHNIQUES -Une carte des points de vente disponibles en Belgique sera jointe à l offre. -Le soumissionnaire joindra également à son offre un descriptif des possibilités de contrôler la consommation de chaque véhicule. - Les points de vente du soumissionnaire doivent proposer la livraison de DIESEL et d ESSENCE 95 et 98. L adjudicataire recevra en temps utile - les données utiles pour les cartes et, pour chacun d eux, le(s) carburant(s) autorisé(s) (soit essence, soit diesel) SECURITE ET PARAMETRE DES CARTES : Toutes les cartes magnétiques mises à la disposition du pouvoir adjudicateur seront sécurisées au moyen d un code secret. Ce code NE sera PAS modifiable via un appareil Bancontact / Mister Cash. Chacune des cartes affectées à un véhicule de service - sera liée à ce seul véhicule afin de faciliter la lisibilité des factures mensuelles transmises et le contrôle des quantités consommées par véhicule et afin d éviter qu elle ne soit utilisée pour approvisionner un autre véhicule ; - sera sécurisée / paramétrée pour ne fonctionner que pour le(s) carburant(s) autorisé(s) et que pour le véhicule de service auquel elle est liée, en nécessitant l encodage à la pompe d un index kilométrique cohérent, supérieur ou égal au kilométrage encodé lors du précédent retrait de carburant. Livraison des cartes : Les soumissionnaires préciseront le délai de mise à disposition de l ensemble des nouvelles cartes ainsi que de leurs codes respectifs après réception de la commande. Les cartes devront pouvoir être livrées en une seule fois et seront actives dès réception. Blocage des cartes: Il sera possible d assurer instantanément le blocage d une carte suite à une perte ou un vol. Les soumissionnaires préciseront les conditions de blocage et les garanties offertes en cas d utilisation abusive de cartes lors de perte ou de vol. Les demandes de blocage seront formulées par téléphone et immédiatement confirmées par fax ou mail.
Les Pompes : Les pompes des stations-services reprises dans l offre seront accessibles pour tout type de carburant 7 jours sur 7 et 24 h sur 24 h et seront toutes équipées d un terminal électronique ad hoc. Le principe du fonctionnement sera clairement précisé dans l offre. Indifféremment du système appliqué, les informations suivantes devront obligatoirement être encodées à chaque opération : -choix de la langue (français ou néerlandais) -kilométrage du véhicule -code secret de la carte -numéro de la pompe / carburant choisi Pour rappel, l usage des cartes devra pouvoir être limité à un seul type de carburant (essence ou diesel) En cas de mauvais encodages, les messages suivants devront clairement apparaître sur l écran digital du terminal électronique : - encodage d un index kilométrique inférieur ou trop largement supérieur au kilométrage encodé lors du précédent retrait de carburant (cartes «véhicules») «kilométrage erroné» - encodage d un mauvais code secret «code erroné» - choix d un carburant non autorisé «carburant non autorisé» La carte sera bloquée après trois encodages d un mauvais code secret. 12