Archivage fiscal des données Cette fonction permet de répondre aux obligations d archivage périodique et annuel des comptabilités informatisées imposées par la Direction Générale des Impôts, en imprimant les journaux comptables au format PDF et XML. Il faut considérer l archivage fiscal des données comme une clôture période. La nouvelle date de dernière période archivée doit remplacer la dernière période clôturée, si cette dernière est inférieure. Le lancement de cette fonction nécessite : la souscription d un contrat pour l accès au service d archivage fiscal une connexion Internet sur le poste de travail le logiciel de comptabilité Sage le logiciel Sage Direct V4.2.0.8 Vous trouverez ci-dessous les étapes de cette procédure : Etape 1 - Choix du type d archivage fiscal Avant toute chose, cette fenêtre rappelle que la fonction répond aux exigences légales concernant les comptabilités informatisées et qu il est important de sauvegarder, si ce n est pas déjà fait, vos données comptables avant d aller plus avant. Cette étape permet d indiquer le type d archivage que vous souhaitez réaliser. Sélectionnez au choix : - Procéder aux opérations périodiques Cliquez sur cette option pour procéder à l archivage d une ou plusieurs périodes. - Procéder aux opérations annuelles Cliquez sur cette option pour procéder à l archivage de l exercice en cours. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l étape concernant les opérations périodiques ou annuelles ou sur le bouton [Annuler] pour abandonner le traitement d archivage. Etape 2 - Opérations périodiques ou annuelles 1) Opérations périodiques
Si vous avez choisi l option Procéder aux opérations périodiques à l étape précédente, la fenêtre suivante apparaît : Avant toute chose, la fenêtre rappelle les conditions à remplir pour procéder aux opérations périodiques d archivage et indique que le traitement respecte les normes DGI en vigueur. Renseignez les critères nécessaires aux opérations périodiques d archivage : - La dernière période archivée correspond à : Le programme indique à titre d information le mois (trois premiers caractères suivis d un point) et l année (deux caractères) de la dernière période archivée. Cette information est non modifiable. Exemple : «Nov. 11» - Sélectionner la période limite à archiver : La liste déroulante propose l ensemble des périodes de l exercice. Par défaut, le programme indique la période suivant la dernière période archivée. Sélectionnez la période de l exercice que vous souhaitez archiver. Exemple : Si la dernière période archivée est Nov. 06, le programme indique par défaut Déc. 06. La liste déroulante propose l ensemble des périodes de l exercice, qu elles soient clôturées ou non. Cela permet de procéder à un nouvel archivage périodique si nécessaire. Si vous sélectionnez une période déjà archivée, le programme affiche le message suivant : «La période sélectionnée a déjà fait l objet d un archivage. Confirmez-vous le traitement sur cette période? [Oui] / [Non]» Si une période non clôturée est détectée sur un exercice antérieur, le programme affiche le message d erreur bloquant suivant : «Traitement impossible! Il existe des périodes non clôturées sur les exercices antérieurs. [OK]» Dans ce cas, il est nécessaire de procéder à la clôture de cette période avant d aller plus avant. - Réarchiver les périodes précédentes :
Par défaut, cette case est non cochée. Cochez-la si vous souhaitez pouvoir archiver une ou plusieurs périodes consécutives, du début de l année civile jusqu à la date limite à archiver. Exemple : Sur l exercice 2011, les périodes de janvier et février ont déjà été archivées. L utilisateur souhaite archiver avril 2011. En cochant la case Réarchiver les périodes précédentes, le programme procédera à l archivage de janvier 2011 à avril 2011. - Lancer Sage Direct à la fin du traitement d archivage : Par défaut, cette case est cochée. Elle permet de lancer le programme Sage Direct à la fin du traitement, pour que l utilisateur puisse sauvegarder l ensemble des fichiers au format PDF sur CD ou DVD. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Si la période que vous souhaitez archiver est antérieure à la dernière période archivée, le programme vous propose de lancer directement le traitement en cliquant sur le bouton [Fin]. Le bouton [Suivant] n apparaît plus dans la fenêtre. 2) Opérations annuelles Si vous avez cliqué sur l option Procéder aux opérations annuelles à l étape précédente, la fenêtre suivante apparaît : Avant toute chose, la fenêtre rappelle les dates de début et fin de l exercice courant que vous vous apprêtez à archiver, ainsi que les conditions à remplir pour procéder aux opérations annuelles d archivage. Elle indique également que le traitement respecte les normes DGI en vigueur. - Lancer Sage Direct à la fin du traitement d archivage : Par défaut, cette case est cochée. Elle permet de lancer le programme Sage Direct à la fin du traitement, pour que l utilisateur puisse sauvegarder l ensemble des fichiers au format PDF sur CD ou DVD. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 3 - Synthèse des opérations
Cette ultime étape récapitule les critères de l archivage et les traitements qui vont être réalisés. 1) Synthèse des opérations périodiques La fenêtre «Synthèse des opérations périodiques» est la suivante : Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer le traitement. 2) Synthèse des opérations annuelles La fenêtre «Synthèse des opérations annuelles» est la suivante : Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer le traitement.
Etape 4 - Création des fichiers d archivage 1) Formats des fichiers d archive Le programme génère des fichiers d archive dans deux formats : PDF : ce format est utilisé pour les fichiers d archivage des journaux, du grand livre général, du grand livre tiers, de la balance générale, de la balance tiers et du journal traitement. XML : ce format est utilisé pour le fichier d archivage global du traitement. 2) Nom des fichiers d archives - Périodique : Le nom des fichiers d archive périodiques au format PDF et XML se structure de la manière suivante : Année de l exercice. Compta. Qualification du document. Période du documents.pdf Exemple : 2006.Compta.Archivage.Janv-06.xml 2006.Compta.Journaux.Janv-06.pdf - Annuelle : Le nom des fichiers d archive annuels au format PDF et XML se structure de la manière suivante : Année début fin de l exercice.compta.qualification du document.pdf Exemple : 2006.Compta.Archivage exercice.xml 2006.Compta.Journal Général annuel.pdf 3) Etats d archivage Les états d archivage suivants peuvent être imprimés au format PDF : Journal, Journal général, Grand livre des comptes généraux, Grand livre des tiers, Balance des comptes généraux, Balance des tiers. 4) Informations complémentaires Chaque fichier d archive contient : le nom du programme à l origine de l archivage, la date d archivage, le numéro des lignes. Etape 5 - Lancement de Sage Direct et horodatage Une fois l archivage terminé, le programme ouvre Sage Direct qui va vous permettre d enregistrer les fichiers d archive au format PDF et de les graver sur CD ou DVD. Lors de la gravure, Sage Direct crée un horodatage («identifiant unique») qui sera stocké sur les serveurs sage et qui garantira l authenticité des documents: