Archivage des mails dans Outlook 2010

Transcription

1 Archivage des mails dans Outlook 2010 Il existe plusieurs possibilités pour archiver Outlook. 1. Mise en garde L'archivage par défaut déplace en local les fichiers archivés. Il est important de modifier l'endroit de stockage ; car en cas de crash matériel du PC, il est impossible de récupérer les mails archivés. Il faut donc retenir la règle d'or : En local pas de backup (ceci est valable pour tous vos documents non copiés sur le serveur). 2. Contexte L archivage des mails dont nous allons parler ici est principalement intéressant pour les petites et moyennes organisations. Si vous désirez faire ce genre d archivage dans une plus grande structure avec un nombre important de boites mails, il vaut mieux utiliser un outil d archivage global transparent à la source du type «Symantec Enterprise Vault». Vous pouvez nous contacter pour plus d informations sur cette solution. 3. L'archivage automatique Cliquer sur "Fichier" "Informations" "Outils de nettoyage" "Archiver tous les dossiers en fonction de leurs paramètres d archivage automatique" 1

2 Définir les options via : Cliquer sur "Fichier" "options" "options avancées" "Archivage automatique" Il faut cocher la case "Archiver automatiquement tous les XX jours." On peut modifier la périodicité de l'action en changeant le nombre de jour. On peut également cocher la case "Demander avant l'exécution de l'archivage automatique" Une notification vous sera envoyée avant exécution. Les deux options suivantes sont à cocher. "Afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers" Permet d'avoir un dossier contenant les mails archivés dans Outlook L'option suivante permet d'appliquer les critères d'archivage. Ici les mails sont archivés sur base de l'ancienneté. Le point suivant est important, c'est ici que l'on peut modifier l'emplacement de stockage, afin d'éviter que cela se fasse en local (nous rappelons qu'il n'y a pas de backup en local). Il faut cliquer sur "Parcourir" et choisir un emplacement sur le serveur. Pour ça nous vous conseillons de cliquer sur "Poste de travail" ensuite sur un lecteur réseau (un raccourci sur le serveur) et de créer un dossier avec le nom suivant "nom prénom archive mail.pst" Concernant le nom du Fichier il est bien également de le nommer de façon judicieuse. Nous vous conseillons le nom suivant: "archive mail période 201x 201x" ou "archive mail période 1 semestre 201x ". Votre archive est maintenant sur le serveur et est incluse dans le backup. Cliquer sur "Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant" pour envoyer ces paramètres à l'ensemble des dossiers d'outlook. 2

3 Cliquer plusieurs fois sur "OK" pour retourner à votre Outlook, l'archivage se lancera par la suite. Remarque: L'archivage ajoutera automatiquement au fichier sur le serveur la suite des mails répondant aux critères, il n'écrase pas ce qui à été ajouté avant. 4. Méthode manuelle Cliquer sur "Fichier" "Informations" "Outils de nettoyage" "Archiver" Il suffit de sélectionner le dossier à archiver (incluant les sous-dossiers), de choisir la date de fin d archivage (tous les éléments antérieurs seront traités!) et de fixer le lieu de stockage (TOUJOURS sur le serveur!) en donnant un nom adéquat. 3

4 5. L'archivage personnalisé 5.1. Création du fichier de données Outlook Cliquer sur "Fichier" "Informations" "Paramètres du compte" "Paramètres du compte" Dans l onglet Fichiers de données, cliquer sur Ajouter Sélectionner le dossier de stockage (S:\Archives\Mails) et indiquer un nom facilement identifiable (Archives-XX-2012) puis cliquer sur OK Il apparait clairement dans la liste des fichiers de données gérés par Outlook Fermer la fenêtre Paramètres du compte puis identifier dans la boite mail le nouveau dossier personnel. Vous pouvez maintenant déplacer les dossiers de mails ou des mails seuls, des contacts, etc., vers le nouveau dossier personnel. 4

5 Remarques : Vous ne pouvez pas déplacer les dossiers originaux d Outlook tel que Boîte de réception, Brouillons, Éléments envoyés, etc. dans le dossier personnel. Vous devez d abord créer un dossier qui en recevra le contenu. Faire un click-droit sur le dossier puis choisir Nouveau dossier Donner un nom clair (BoiteReception, Brouillon, etc.) et choisir le type de contenu (pour les mails, Eléments Courrier, etc.) Vous pouvez ensuite déplacer les éléments de votre boite mail vers un dossier du dossier personnel via drag & drop. 5