Gestion de laboratoire
PRESENTATION GENERALE La société IPLD, créée par des prothésistes dentaires, met en œuvre tous ses moyens pour proposer aux laboratoires la solution la plus performante, la plus simple et la plus souple pour faciliter l intégration de l informatique dans la gestion quotidienne. Le logiciel PROTHESIS, conçu en 1984 et amélioré sans cesse depuis, existe en version Junior pour les laboratoires jusqu à 5 personnes et en version SP Max plus complète et plus puissante. Son installation dans plus de 2500 laboratoires, sur 8 pays dans le monde, est le témoignage de son efficacité et la garantie de sa sécurité. Performance Il permet de gérer toutes les tâches liées à la facturation, à la comptabilité client, aux stocks et numéros de lots, au planning, aux coursiers, au suivi des patients avec édition des documents liés à la Directive 93/42, prise de teinte, photos, schémas dentaires. Il est connecté au logiciel de conception prothétique Stelligraphe (exclusivité IPLD) et aux logiciels pour dentistes grâce au protocole Fidela (créé par IPLD). Une procédure exclusive permet d importer d un simple clic, les fiches des principaux fabricants ainsi que les matières soumises à traçabilité (plus de 7 500 fiches complètes). Il peut fonctionner en monoposte ou en réseau (sauf version Junior). Son accès est protégé par une gestion élaborée des mots de passe. Multi-document Prothésis est le seul logiciel pour laboratoires entièrement multi-document ce qui vous permet de lancer plusieurs tâches simultanément et de basculer de l une à l autre par un système d onglets sans avoir besoin de quitter chaque traitement. Simplicité La plupart des actions se font par un simple clic de souris. La saisie d un bon de livraison peut se faire presque intégralement sans toucher au clavier. Il est également possible d effectuer les saisies au clavier ou d utiliser des touches de raccourcis. La création des fichiers de base (clients, articles, opérateurs, matières, étapes, coursiers, fournisseurs et familles de produits) peut se faire sans utiliser de codification des données. PROTHESIS SP Max est donc tout à fait adapté à tous ceux qui découvrent l informatique et n ont aucune pratique. Souplesse Le logiciel possède un grand nombre d options de personnalisation afin d adapter le programme au laboratoire et non l inverse. Ces options, accessibles très facilement, concernent aussi bien la confidentialité des informations sensibles, que le type de gestion à adopter, la présentation des documents papier ou les couleurs de l écran, les formats des dates ou des nombres, la gestion des imprimantes ou des Fax. Toutes les impressions peuvent être entièrement paramétrées au niveau du choix des polices et des tailles de caractères, des couleurs, de la disposition des informations, des cadres, des informations à éditer, du papier (blanc ou préimprimé), ou de sa dimension (formats A4, A5 ou personnalisé). Mises à jour Le logiciel est constamment amélioré par l ensemble de la profession grâce à un contrat d abonnement permettant à chaque laboratoire de bénéficier d une maintenance personnalisée, mais surtout de participer à son évolution. IPLD centralise les demandes et intègre dans chaque nouvelle version, les améliorations profitables à l ensemble de la profession. Maintenance logicielle Chaque utilisateur bénéficie d une assistance technique pour les problèmes de manipulation comme pour les incidents tels que pannes de courant, problème de matériel ou pertes de données (possibilité d envoi des sauvegardes par internet). Le logiciel possède un système d auto dépannage permettant de résoudre pratiquement tous les problèmes sans recourir à l assistance. Celle-ci est composée de 5 personnes affectées exclusivement au logiciel. Elle est accessible toute l année du lundi 9h au samedi midi. Versions PROTHESIS SP Max (Version complète) Option Module code barre Option Comptabilité générale / paie PROTHESIS JUNIOR PLUS. Idem SP Max sauf : Planning Fabrication / Etapes Gestion des stocks Pièces types et articles complexes Statistiques croisées Gestion des coursiers Gestion multilaboratoire Configuration multiposte en réseau PROTHESIS JUNIOR. Idem Junior Plus sauf : Bons de travaux et planning livraison Import / Export praticiens (FIDELA) Gestion de l or et des dépôts clients LOCATION INTEGRALE. Vous disposez de la version la plus complète sous forme de loyers annuels. Le contrat peut être interrompu à tout moment sans pénalités ou converti en achat classique sans supplément de coût.
IMPORTATION DES FICHES DES DIZAINES DE FABRICANTS ET DES MILLIERS DE MATIÈRES D UN SIMPLE CLIC DANS VOS FICHIERS Prothésis est livré avec des fiches articles, matières, fabricants et étapes de fabrication récupérables en quelques clics dans votre application. Lors de la mise en place de l informatique dans votre laboratoire, vous gagnez de précieuses semaines de saisie par rapport à une application classique. Ces fichiers ont été élaborés avec la coopération d une part des principaux fabricants du marché pour la partie traçabilité (libellé, n CE, norme, référence, conditionnement, coordonnées complètes du fabricant) et d autre part de prothésistes dentaires pour les temps moyens par étape de fabrication. La sélection peut se faire par type de produits, par fabricants, par type de prothèse (amovible, inamovible ). La base de données est mise à jour périodiquement sur note site Web ou lors de la diffusion des nouvelles versions. L importation de toutes ces informations est entièrement gratuite. Fiches Fabricants Coordonnées complètes Site Web Domaine d'activité Adresse email Numéros CE Fiches Matières Libellé complet Conditionnement Normes Fabricant Référence fournisseur Fiches Etapes de Fabrication Prothèse Amovible Prothèse Inamovible Divers Temps moyen par opération Fiches Articles Prothèse Amovible Prothèse Inamovible Fournitures CHOISISSEZ LE STYLE QUE VOUS AIMEZ PARMI UNE CINQUANTAINE DE COMBINAISONS Que vous soyez sous Windows XP, Windows Vista ou Apple, vous pouvez choisir le style que vous préférez et le thème des boutons (type XP en bleu, vert, ou gris, Vista en noir, bleu ou métal, Office 2007 ou Apple itunes). Tous les écrans prendront instantanément le "look" que vous avez choisi et qui sera conservé pour les utilisations ultérieures. UN AGENDA MULTI-UTILISATEUR INTÉGRÉ Il permet de suivre plusieurs utilisateurs, chacun possédant son propre agenda. Il assure la gestion des tâches importantes à faire et permet de gérer un fichier de contacts, soit en les important à partir de vos fichiers de base (clients, fournisseurs, opérateurs), soit en les créant directement dans ce module. Il fonctionne de manière partagée sur un réseau.
MISE EN PLACE ÉCRAN D'ACCUEIL PERSONNALISABLE Vous pouvez choisir d utiliser les menus classiques ou des barres de boutons. Celles-ci peuvent être placées n importe où sur l écran, en haut, en bas, sur les côtés de la fenêtre ou même sous forme de barres flottantes. Les boutons peuvent être masqués, déplacés à l intérieur d une barre ou d une barre à l autre. Vous pouvez créer vos propres barres personnelles. La présentation change également en fonction des mots de passe des opérateurs pour n afficher que les choix auxquels ils ont accès. LE FICHIER ARTICLES (TARIF) Les articles sont regroupés par famille (Conjointe, Adjointe, Céramique...). Il est possible d éditer le tarif d une famille particulière, d appliquer des remises par famille ou même de sélectionner les articles à indiquer sur le tarif et de les mémoriser pour une utilisation ultérieure. Le logiciel gère jusqu à 10 prix différents par article, peut attribuer un prix particulier à un dentiste sur un produit donné ou une famille de produits. Il ventile automatiquement le total de la facture entre la façon et les fournitures. Le programme gère les tarifs prévisionnels avec une date de début de validité et bascule automatiquement sur le nouveau tarif à la date butoir. Le programme permet une personnalisation très poussée des tarifs en faisant ressortir les articles de votre choix par une police ou une couleur particulière, en y associant des photos. Chaque article peut être associé à une représentation graphique pour la mise à jour automatique d un schéma dentaire du patient. Edition d étiquettes produits, gestion de statistiques 3D sur 12 ans, consultation des travaux gratuits et des travaux refaits mois par mois. Affectation des opérateurs habituels si besoin. LE FICHIER CLIENTS Identification complète du client, de ses éléments de facturation et de son solde. Pour chaque client, il est possible de choisir toutes ses préférences (présentation des bons ou factures, rappels, impression ou non des patients, remises et ports, facturation directe ou fin de mois, assujettissement à la TVA, etc.). Gestion des relances sur 3 niveaux avec lettres personnalisables. Possibilité de livrer un dentiste et de facturer sous un autre nom (ex : cabinets de groupe, centre mutualiste). Un client peut être archivé momentanément sans être détruit. Possibilité de créer des groupes de clients pour le suivi statistique. Etiquettes tous supports, gestion de statistiques 3D sur 12 ans, consultation du cumul des prestations gratuites ou refaites mois par mois. Impression d un planning des jours d ouverture de chaque cabinet dentaire avec indication si la livraison est possible pendant l absence du praticien. Textes préenregistrés spécifiques à chaque praticien. Dépôts d or par praticien. Choix d une couleur spécifique par praticien pour l impression des bons de travaux.
LE FICHIER FAMILLES D ARTICLES Le fichier des Familles d articles permet de présenter les tarifs par famille et sous-famille d articles et de retrouver les articles en fonction de la famille à laquelle ils appartiennent (ex : prothèse inamovible, prothèse amovible, céramique...). Vous disposez de 10 sous-familles par famille. Chaque famille apparaît dans la couleur de votre choix sur le planning, à l écran. Elle sera automatiquement ventilée en comptabilité. Vous pouvez indiquer des commentaires pour chaque famille, créer des tarifs par client et famille d articles ou empêcher les remises habituelles du client sur une famille donnée. Vous pouvez regrouper plusieurs familles sur la même page de tarif ou au contraire, imprimer chaque famille ou sous-famille sur des pages différentes. Les tarifs peuvent être imprimés dans différentes langues pour les zones frontalières. LE FICHIER FOURNISSEURS Le fichier Fournisseurs regroupe les fournisseurs de matières (identification complète, délai, remise habituelle) et les fabricants (identification complète, numéros CE par type d articles). Il sert à compléter les informations de traçabilité liées au bon de livraison par les références du fabricant d une part, et à suivre quantitativement les entrées et sorties de matières par le module gestion de stock, d autre part. Il permet d enregistrer les commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs. Il permet de connaître également le nombre de livraisons en retard sur l année et le retard moyen en jours par fournisseur dans le cadre de la certification de services. Le fichier Fournisseurs (pour la partie concernant les fabricants) peut être récupéré presque totalement grâce à la fonction d importation automatique décrite précédemment. Il peut ensuite être complété par le laboratoire. LE FICHIER MATIÈRES Le fichier Matières permet de créer les différents produits que vous utilisez (alliages, dents, etc.) classés par catégories. Plus de 7 500 fiches matières complètes (nom, fabricant, norme, n CE ) peuvent être récupérées d un clic par la fonction d importation automatique. Pour chaque matière, vous pouvez indiquer le fournisseur habituel et vos prix d achat (jusqu à 8 prix différents pour un même produit), 4 numéros de lots avec dates de péremption, ainsi que la référence chez le fabricant. Le programme gère les unités de conditionnement pour les commandes (ex : une commande de 3 flacons de 240 g fait rentrer en stock 720 g). Le programme intègre les formes de dents des principaux fabricants (Dentsply, Heraeus, Ivoclar, Vita).
LA FICHE PATIENT FICHE Mémorise tous les renseignements relatifs aux patients : identification (code ou nom), âge, sexe, forme du visage, nombre de dents, type des dents, n des dents, teintes, nuances, historique des travaux. Accès aux bons de livraison à partir de la fiche patient. Edition de la carte d identification de la prothèse et notice d instruction, de la déclaration de Dispositif Médical Sur Mesure 93/42 (D.M.S.M.). Possibilité d archivage des patients. Contrôle des travaux non garantis. Mémorisation des risques résiduels et des exigences non satisfaites. TRAÇABILITÉ Recherche de tous les patients traités avec un produit ou un n de lot donné. Indication du type de prothèse et de la nature des alliages, cosmétiques, attachements, résines, implants, dents, produits d orthodontie (avec pour chaque catégorie, les numéros de lots, dates de péremption, les normes et les fournisseurs, les formes de dents). Vous pouvez saisir des commentaires patients en mode traitement de texte ou plus simplement les enregistrer avec la fonction dictaphone à l'aide d'un micro branché sur votre ordinateur. DATES ALLER - RETOUR Prothésis mémorise automatiquement toutes vos dates d'aller et retour avec le cabinet dentaire dans un tableau conservé dans chaque fiche patient. Ce document se remplit automatiquement à chaque transformation d'un document. Il peut aussi être complété ou modifié par l'utilisateur. Dans les bons de livraison, les devis ou la fiche patient, vous pouvez indiquer les dents concernées par un travail, en cliquant directement sur un schéma dentaire qui créera la liste à imprimer sur le bon ou à mémoriser dans la fiche patient.
LES IMAGES Le programme permet de stocker ou de visualiser des photos de bouche, importées à partir d un appareil photo numérique, d un scanner ou d un CD-ROM, dans différents formats. Le programme affiche un aperçu des différentes images et permet de les ajuster au format de l écran ou de les zoomer en plein écran. Ces documents peuvent également être adressés par le praticien via le protocole FIDELA (par clef USB ou internet). Le logiciel est couplé avec le logiciel de conception prothétique Stelligraphe (en option). LA PRISE DE TEINTE Le logiciel est compatible avec les teintiers Vivodent, Chromascop, Vitapan, Vitadur, Anatoform, Candulor, Majordent, Primodent, Noritake, Ruthinium, Shofu, Truebyte. Vous pouvez modifier ces teintiers ou même créer vos teintiers personnels via le module de gestion des teintiers. Les différentes teintes sont pré-saisies en fonction du teintier et peuvent être collées sur un schéma adapté au n de dent. Le schéma de teinte est entièrement personnalisable et peut comporter des annotations. Un commentaire de 250 caractères peut être associé. Les teintes peuvent être différentes en fonction des dents. LE SCHEMA DENTAIRE En associant un type de représentation à chaque article de votre tarif, vous obtenez la mise à jour automatique d'un schéma dentaire pour chaque ligne saisie dans vos bons de livraison. Le schéma peut refléter uniquement les prothèses du dernier bon ou toutes les saisies sur plusieurs années en arrière. Le programme vous permet une personnalisation très poussée de chaque type de prothèse au niveau des motifs, contours, couleurs, sur la couronne, la racine, la vue du dessus ou l'ensemble. Vous pouvez également représenter les dents absentes.
FACTURATION LES BONS DE LIVRAISON La saisie des bons est entièrement assistée (accès aux articles et clients par fenêtres). Pour chaque ligne du BL, on peut attribuer de 1 à 6 opérateurs différents de manière automatique. Les articles complexes (ex : bridges) peuvent être détaillés sur le bon avec une seule ligne récapitulative sur la facture (sauf Junior). Le total du bon apparaît en cours de saisie. Possibilité de créer des modèles (ex : Complet haut avec PEI, base et appareil 14 dents) pour saisir plusieurs articles d un seul clic de souris (sauf Junior). Le patient se crée automatiquement en cours de saisie avec vérification de la présence de devis ou d essayage. Saisie assistée de la traçabilité. Mémorisation automatique des poudres et lots en fonction de la teinte. Prix et remises automatiques ou manuels. Saisie des travaux gratuits, refaits ou non garantis. Saisie des coursiers. Ajout de commentaires. Impressions directes ou différées entièrement paramétrables. Modification de l ordre des lignes par simple clic. Réaffectation d'un bon saisi à un autre client d'un simple clic. L'EDITION DES FACTURES L édition des factures est entièrement automatique et paramétrable. Elle peut être demandée pour un client, plusieurs clients ou pour l'ensemble des bons saisis. Possibilité de facturer à part certains travaux (ex : réparations ou métaux précieux) ou de mettre en attente des bons. Facturation automatique des cabinets de groupe ou des centres mutualistes avec tri et sous-total par dentiste (possibilité d'éditer une facture tous les X bons). Possibilité d'éditer en fin de facture, pour certains clients, un tableau récapitulatif des impayés avec le nouveau montant restant dû. Factures en mode détaillé ou relevé de bons. Facturation avec ou sans TVA. Commentaires pied de facture. Aperçu avant impression. Statistiques temps réel, transfert en comptabilité, relevé de factures. FACTURATION PRO FORMA Pour faciliter les corrections de fin de mois, il est possible d'éditer une facture provisoire qui est absolument identique à la facture définitive et qui pourra être envoyée au praticien pour contrôle. Tous les bons sont encore modifiables et l'écriture comptable n'est pas générée. En cas de problème (date de facture ou blocage imprimante), il est possible de dévalider la facture définitive et de la recommencer. Conservation et réédition sans limite dans le temps, sur écran ou imprimante. RECHERCHE MULTICRITERES Un module permet de retrouver plusieurs années en arrière n'importe quel bon ou facture par différents critères (tout ou partie du nom du patient, nom du produit, montant, date, numéro de bon de livraison ou de travail, descriptif, n de prescription, etc.). Le document peut être consulté ou réimprimé tel qu'à l'origine.
COMPTABILITE COMPTABILITE CLIENT Le logiciel PROTHESIS SP Max tient automatiquement toute votre comptabilité client. Chaque facture éditée génère une ligne comptable et met à jour le solde du client au niveau de sa fiche (ce solde apparaît dans la saisie du bon de livraison). L'utilisation de ce module ne nécessite aucune connaissance comptable particulière. La saisie des règlements se fait tout aussi naturellement. Toutes les informations nécessaires sont prédéterminées et il suffit de cliquer sur la ligne comptable de la facture pour générer automatiquement le règlement. Toutes les factures d'un client apparaissent à l'écran automatiquement pendant la saisie des règlements. Le module comptabilité permet d'éditer un journal chronologique, des extraits de compte client et un grand-livre. Les écritures sont toujours modifiables. Il existe un lettrage automatique pour pointer les factures réglées. En fin d'année, le traitement de changement d exercice génère les soldes à nouveau. Les écritures de l'exercice précédent sont conservées et peuvent être consultées ou épurées à la demande. Pour les laboratoires désirant tenir l'intégralité de leur comptabilité, PROTHESIS est connecté en standard, à la plupart des logiciels de comptabilité générale (Winfic, EBP, Ciel, Cador, Sage, Saari, Match, Logidis, API, Quadra, Cisco, EG2, Coala, Strike, Cegid, Dia, Wincompta, Cogilog, Gestelia). Ils permettent de tenir tous les journaux comptables et d'éditer tous les documents (grand-livre, journaux, balances, extraits...) jusqu'au bilan et au compte de résultat. Ces traitements nécessitent des connaissances comptables. RELANCES CLIENT Il existe 3 niveaux de relances dont le texte est modifiable par vos soins. Le programme permet, soit d éditer une lettre de relance pour un client donné en fonction de son extrait de compte, soit de lancer une procédure d envoi automatisé à tous les clients répondant à certains critères (montant minimal, niveau de relance déjà effectué). La liste des clients relançables est consultable avant de lancer l impression, de manière à pouvoir sélectionner les clients. L envoi peut se faire par Fax directement. Les lettres sont entièrement personnalisables et peuvent intégrer des images ou logos. La date de la dernière relance est mémorisée pour chaque client.
PLANNING (Versions SP Max et Junior +) PRINCIPE GENERAL Pour les laboratoires désirant gérer leur planning de livraison (sauf Junior) et de fabrication (sauf Junior et Junior +), un module est proposé en standard. Il permet soit de connaître les travaux à livrer jour par jour et classés en fonction de leur urgence, soit de déterminer à l'avance la répartition de travail entre les différents opérateurs et la faisabilité des travaux qui arrivent en fonction de la date demandée par le dentiste. Les travaux peuvent être transférés automatiquement à partir de la prescription du praticien (par clef USB ou Internet) si vous utilisez le lien FIDELA livré en standard. Vous bénéficiez ainsi d un gain de temps important et d une sécurité parfaite. LES OPERATEURS Le fichier Opérateurs permet d'effectuer un suivi de rentabilité (C.A., coût M.O.) et de gérer le planning des fabrications. Le programme permet de saisir les horaires des opérateurs pour chaque semaine (en vert), leurs périodes de congés et de connaître instantanément la charge de travail jour par jour sur n importe quelle semaine (en rouge). LES ETAPES Le fichier Etapes permet d indiquer les différentes étapes de l élaboration d un produit (modelage, cire, plaque, finition, etc.) avec l opérateur concerné et le temps de fabrication. Ce fichier est livré avec Prothésis. Le logiciel permet l indication des étapes de contrôle pour la certification de services, ainsi que les étapes de départ et retour en essayage. LES BONS DE TRAVAUX La saisie des bons de travaux se fait de la même manière que celle des bons de livraison. Pour chaque travail, il faut indiquer la date et l'heure de livraison souhaitées. Il est possible d'indiquer les opérateurs (de 1 à 6) et le temps de fabrication ou de les récupérer automatiquement à partir des étapes prédéfinies. Le logiciel détermine alors la date de réalisation de ce travail en fonction du calendrier de l'opérateur (saisi dans le fichier Opérateurs) et des travaux qu'il doit déjà réaliser. Un graphique représente les heures de présence demi-journée par demi-journée avec le temps déjà alloué. Accès possible au planning directement à partir de la saisie. Basculement instantané des livraisons aux fabrications et inversement. La fabrication d un produit peut être répartie sur 1 à 6 journées, consécutives ou non. Le programme gère automatiquement les départs en essayages et les retours à partir des étapes enregistrées.
OPTIMISATION DU PLANNING FABRICATION (VERSION SP MAX UNIQUEMENT) Le programme permet une gestion complètement intuitive du planning en acceptant les déplacements d'étapes d'un jour à l'autre ou d'un opérateur à l'autre par un simple glisser déplacer à la souris. La visualisation du planning selon 3 modes (par journée, par opérateur ou combiné) associé à une représentation du travail fidèle à la durée de chaque opération (la grandeur du cadre est proportionnelle au temps) permet une vision immédiate de la charge de chaque opérateur et de ses disponibilités. Le déplacement d'une étape entraîne automatiquement la replanification de toutes les étapes suivantes du même travail. Le programme autorise l'affectation forcée d'un travail à un opérateur non disponible. L'échelle de temps peut être modifiée ainsi que l'ordre d'affichage des travaux (tri par type d'opération ou par patient). Les bons de travaux peuvent être imprimés ou détruits directement à partir de ce planning. EDITION DU PLANNING LIVRAISON Le logiciel vous permet de consulter le planning des travaux à livrer ou à fabriquer dans la journée, ou dans les 12 semaines à venir avec une ventilation par famille d'articles (consultation uniquement de l'adjointe ou de la conjointe par exemple). Il est possible de connaître tous les travaux concernant un opérateur particulier et son temps de travail global. Les bons de travaux peuvent être transformés automatiquement en bons de livraison ou bons d'essayage avec mémorisation du numéro de bon de travail dans le document généré. Le logiciel permet de suivre également l état d avancement d un travail (en attente, en cours, fini). Impression du planning journalier ou hebdomadaire ou consultation sur écran avec une couleur différente pour chaque famille d articles ou pour chaque client. Les bons de travaux peuvent être imprimés ou détruits directement à partir du planning.
GESTION DES STOCKS (Version SP Max) PRINCIPE GÉNÉRAL Le module de gestion des stocks est fourni en standard dans PROTHESIS SP Max, mais son utilisation n'est pas obligatoire. Sa conception modulaire permet, en fonction de la taille et de l'activité du laboratoire, de gérer de manière plus ou moins détaillée les stocks de matières sans compliquer les manipulations. Le logiciel assure la traçabilité des numéros de lots dès l entrée en stock, jusqu'à l impression de la fiche d identification de la prothèse délivrée au patient. Un module de gestion des approvisionnements permet d enregistrer les commandes et les réceptions fournisseurs et de générer le journal d achat comptable. STOCKS ET TRAÇABILITÉ Le fichier Matières constitue la base du module. Il permet de créer les différents produits que vous souhaitez gérer en stock (dents, résine, alliages...), classés par famille. Pour chaque matière, vous pouvez indiquer le fournisseur habituel, vos prix d'achat et les références chez le fournisseur (jusqu'à 8 pour un même produit). Le stock est valorisé en temps réel soit en prix d achat soit en PUMP (prix unitaire moyen pondéré). Le logiciel convertit automatiquement les prix d'achat HT en TTC et inversement. Le système permet de gérer les commandes fournisseurs, les réceptions globales ou partielles et les reliquats de commande. Il tient compte des conditionnements (ex : une matière achetée en flacons de 240 g et gérée en grammes au niveau du stock). Le programme génère le journal d achat comptable lors de la réception de la facture définitive. Il assure le suivi des n de lots et des dates de péremption. Il est possible de retrouver tous les patients traités avec un n de lot donné. Vous pouvez également saisir des entrées ou sorties de stock manuelles ainsi que des retours clients ou fournisseurs. Le stock est mis à jour automatiquement lors de la saisie des bons de livraison si l on indique toutes les matières intervenant dans la fabrication d un produit. Une alerte peut être déclenchée en cas de dépassement d un seuil minimum fixé par l utilisateur. L'inventaire édite des sous totaux par famille de matières et vous permet de reconstituer vos stocks à une date donnée (connaître le 15 juin l'état des stocks au 31 mars). Un programme de préconisation de commande vous permet de connaître, pour les produits en dessous du seuil d'alerte, vos consommations mensuelles et donc la quantité optimale à recommander. INVENTAIRE GESTION DES ALLIAGES PRÉCIEUX (VERSIONS SP MAX ET JUNIOR +) Le logiciel enregistre les sorties d'or ou de métaux précieux sur les bons de livraison et les entrées sur les réceptions de commande fournisseur. Il édite des récapitulatifs à envoyer aux différents fournisseurs ou aux dentistes. Statistiques sur 12 ans. Il permet de traiter aussi bien l'or en dépôt que l'or facturé. Les éditions peuvent être demandées pour un seul fournisseur ou pour un seul dentiste, aussi bien sur écran que sur imprimante. Le programme permet également de gérer les dépôts d or de chaque praticien en enregistrant dans le fichier Clients jusqu à 4 alliages en dépôt par dentiste. Le stock du praticien est tenu en temps réel et un état récapitulatif peut lui être adressé.
DIVERS DEVIS ET ESSAYAGES Les devis et les essayages sont saisis comme des bons de livraison. Ils peuvent être édités, modifiés, générés à partir d'un bon existant, annulés ou archivés à la demande. Lors de la saisie d un bon de livraison, le logiciel contrôle l existence d un devis ou d un essayage pour le patient indiqué et permet de basculer sur celui-ci, s il existe. Le programme peut générer automatiquement des sous-totaux dans un devis. Les essayages peuvent être conservés tant que le travail n'est pas revenu dans le laboratoire. Le montant de ces essayages se cumule dans la fiche du client et peut être consulté à tout moment. Un courrier personnalisable peut être envoyé au praticien pour tous les essayages non revenus depuis une certaine date. Lorsque l'essayage revient, le bon est supprimé et le montant se déduit de la fiche du client. Le logiciel permet de basculer directement des bons aux devis et aux essayages. Les essayages, bons ou devis peuvent être transformés automatiquement d un type de pièce dans un autre, globalement ou partiellement. Un programme permet d'éliminer automatiquement les devis ou les essayages trop anciens. TARIFS ET MODIFICATIONS DE PRIX Les mises à jour de tarif (achat et vente) peuvent se faire manuellement ou en automatique. Les prix peuvent être modifiés par un coefficient d'augmentation ou de diminution (ex : plus 7% sur le tarif de vente N 1) ou par un montant fixe (ex : 3 de plus sur tous les stellites). Chaque mise à jour peut être appliquée à l'ensemble du fichier ou à un groupe d'articles. Il est également possible de générer un tarif particulier à partir d'un autre (ex : le tarif N 1 est égal au tarif de base plus 5 %). Un module permet également d'attribuer et de mémoriser des prix spéciaux pour un client sur un article donné, indépendamment de la notion de tarif, ou d appliquer des remises par client et par famille d articles et d'éditer un tarif personnalisé par client. Le programme gère les tarifs prévisionnels avec une date de validité par tarif et permet l'édition anticipée des tarifs. Le nom de chacun des 10 tarifs est librement modifiable. Il est possible d'imprimer des tarifs en ne sélectionnant que certains articles ou certaines familles d'articles et de mémoriser ces sélections pour les réutiliser plus tard. STATISTIQUES Le logiciel PROTHESIS gère en temps réel le maximum de données statistiques pour la bonne marche de votre laboratoire (sur 12 ans en arrière). Il indique le montant des bons, devis ou essayages d'un client sur n'importe quelle période. Il permet de connaître votre chiffre d'affaires prévisionnel en fonction des bons de travaux saisis et de la date de livraison indiquée. Les statistiques articles, clients, matières, fournisseurs, familles de produits, opérateurs ou travaux gratuits et refaits peuvent être éditées sur écran et sur imprimante avec comparatif sur les 3 dernières années. Le logiciel gère, en version SP Max, des statistiques croisées client/articles ou famille d'articles, opérateurs/articles ou familles d'articles (pour connaître par exemple toutes les quantités de produits achetées par chaque client ou tous les clients qui utilisent certains produits ou l'opérateur fabriquant le plus de couronnes...). Tris croissants ou décroissants, sous totaux automatiques par sélection à la souris. Statistiques coursiers (SP Max). GESTION DES COURSIERS ET DES TOURNEES (VERSION SP MAX) Le fichier Coursiers permet de créer les sociétés de livraison ou les livreurs internes au laboratoire. Outre l identification, vous pouvez indiquer jusqu à 5 tarifs de courses différents correspondant à des secteurs géographiques. Pour chaque client, vous mentionnez le ou les livreurs habituels et son secteur géographique. Les coursiers sont saisis sur les bons de livraison et vous pouvez organiser les tournées en sélectionnant les travaux à livrer, et si le coursier doit effectuer une livraison, un ramassage ou les deux. Le programme permet d imprimer tous les jours la liste des tournées et d éditer des statistiques en nombre de tournées par client et par coursier.
DIVERS PROTECTION PAR MOT DE PASSE Le logiciel est protégé par un double système de mot de passe. Le mot de passe principal permet d'accéder à toutes les fonctions du logiciel. Le deuxième permet de lancer PROTHESIS mais ne donne accès qu'aux modules qui ont été choisis par le responsable du laboratoire. Sans mot de passe, il n'est pas possible de lancer le logiciel. L'utilisation des mots de passe n'est pas obligatoire. L'écran d'accueil n'affiche que les modules auxquels ont accès les opérateurs en fonction de leur mot de passe et l'affichage des statistiques peut être lié aux droits de l'utilisateur. Le logiciel permet en outre de déterminer de manière très précise le niveau de confidentialité souhaité par le responsable du laboratoire. Il est ainsi possible de masquer sur écran certaines informations (prix, remises, soldes clients, etc.). Ce choix peut également dépendre du poste de saisie en configuration multiposte. Toutes les impressions papier peuvent être paramétrées de manière très précise grâce à un module de mise en page très intuitif. Vous pourrez ainsi choisir la position des différentes informations à imprimer sur les bons, factures, devis, tarifs, étiquettes, fiches, en faisant simplement glisser l élément avec votre souris. Vous accéderez au choix des polices, couleurs, ombrage, encadrement de chaque zone. Vous pourrez insérer des logos ou des images servant de fonds de page sur vos factures. Chaque laboratoire peut ainsi disposer de documents personnalisés mettant en avant l image de marque du laboratoire. Le logiciel propose un grand nombre de possibilités pour l'édition d'étiquettes (étiquettes clients, fournisseurs, patients du jour, expédition ). Il permet d'imprimer des fiches opérateurs, clients, coursiers, fournisseurs paramétrables ou des fiches de prescription vierges à fournir à vos clients. IMPORT / EXPORT FIDELA (VERSION SP MAX ET JUNIOR +) IPLD a créé en 2001, en collaboration avec la société Julie, un protocole baptisé FIDELA permettant d échanger des données avec n importe quel logiciel pour praticien. La grande majorité des éditeurs de logiciels dentaires reconnaît aujourd hui ce protocole qui est intégré en standard dans Prothésis SP Max et Junior Plus. Ainsi le praticien peut vous adresser ses prescriptions (au format reconnu par la CNSD) soit par mail, soit par clef USB ou CD-ROM et vous permettre ainsi de générer vos bons de travaux, sans toucher à votre clavier. Le protocole FIDELA permet également de renvoyer, si vous le souhaitez, la traçabilité et la DMSM directement par internet, par clef USB ou CD-ROM. UTILITAIRES DIVERS PARAMÉTRAGE DES IMPRESSIONS SUIVI PAR CODE BARRE (VERSION SP MAX) Vous avez la possibilité de demander que les principaux documents (bons de livraison, fiche de prothèse ou bons de travaux) soient accompagnés de codes barres. Ceux-ci sont imprimés par n importe quel type d imprimante, jet d encre ou laser, grâce à un module livré avec Prothésis SP Max. Le code barre permettra l identification immédiate du patient. Vous pouvez de la même manière imprimer des codes barres pour tous les produits soumis à traçabilité sur des étiquettes de dimensions quelconques. Le module de suivi Code Barre, composé d une douchette pour la lecture et du logiciel de traitement, permet à un opérateur ne connaissant pas du tout le logiciel, d accéder immédiatement à la fiche patient et de saisir, en quelques secondes, tous les produits utilisés pour ce patient, sans toucher au clavier ou à la souris. Les utilitaires vous permettent d'accéder à un certain nombre de fonctions de confort, telles que la régénération des fichiers en cas de problèmes (panne secteur), la saisie multiple pour remplir en une seule opération un ensemble de fiches (ex : appliquer la même remise à un ensemble de clients), la recodification des articles, matières, clients, opérateurs ou fournisseurs, le paramétrage de l'ordre des zones à renseigner pour accélérer la saisie des bons, la consultation de l'historique de toutes les impressions, les sauvegardes et restaurations, l'archivage sur clef USB, disquettes ou sur disque dur et l'utilisation de tous les utilitaires Windows en mode multitâche (agenda, calculatrice, traitement de texte, de dessin, etc.). Vous pouvez, en version SP Max, utiliser le logiciel en configuration réseau multiposte et saisir simultanément sur plusieurs postes. La version SP Max est également multidossier permettant à plusieurs laboratoires situés sur le même site de travailler sur le même ordinateur. Prothésis est livré avec un manuel utilisateur complet en français et dispose d une aide contextuelle sur écran disponible dans tous les modules.
EXEMPLES D'IMPRESSION
Sans équivalent dans le domaine de la conception prothétique, Stelligraphe s est associé avec le numéro un des logiciels de gestion pour laboratoires, Prothésis SP Max, afin de proposer un environnement informatique complet et performant, apte à répondre à toutes les exigences de traçabilité et de maîtrise de la qualité. Des passerelles entre les 2 logiciels permettent de basculer d un logiciel à l autre, d échanger des informations ou des graphiques. Coffret Stelligraphe + Prothésis SP Max Vous pouvez bénéficier de conditions spéciales pour l achat groupé de Stelligraphe et de Prothésis SP Max complet avec contrat d assistance et de mise à jour d un an. VOTRE REVENDEUR 08 22 Rue de l Agenais Pôle Dentaire Méditerranée 34080 MONTPELLIER Tél. : 04 67 10 79 69 Fax : 04 67 10 77 97 Email : ipld@ipld.fr Site : www.ipld.fr Documentation non contractuelle. La société IPLD se réserve le droit de modifier les caractéristiques techniques de ses produits sans préavis, afin de leur apporter toutes les modifications utiles à leur amélioration. Windows est une marque déposée de Microsoft Corporation.