FONDAMENTAUX OFFICE 2003 Beaucoup de méthodes et d éléments sont communs aux logiciels Microsoft Office 2003. Il existe souvent différentes façons de procéder pour obtenir un même résultat. Je vous présenterai la plus rapide, ou, si elle me semble relativement peu usitée, la plus logique. Et dans le doute, plusieurs. Ne vous privez pas du Compagnon Office. Si vous ne l avez pas : menu? > Afficher le Compagnon Office (puis clic droit dessus et choisissez ). Soyez précis dans le vocabulaire. Distinguer pointeur (de la souris) et curseur, espacement (entre paragraphes) et interligne (entre les lignes). Nous reviendrons sur ces deux exemples. Soyez rapide! Pour valider par exemple, il est souvent préférable d appuyer sur la touche Entrée, plutôt que de viser OK avec le pointeur de la souris. Faites-vous si nécessaire une fiche mémo d opérations qui vous semblent intéressantes. SOURIS Un clic droit sur un élément peut faire apparaître un menu concernant cet élément, dit menu contextuel. Reste à choisir ensuite le plat proposé Clic : quand aucune précision n est ajoutée, il s agit du clic gauche de la souris. 1. DEMARRER LE LOGICIEL Pour démarrer rapidement un logiciel souvent utilisé, il est pratique d avoir un raccourci sur le Bureau de Windows. Pour le créer : Démarrer > Tous les programmes > clic droit sur le logiciel > Envoyer vers > Bureau (créer un raccourci) L icône du logiciel apparaît alors sur le Bureau avec une petite flèche noire. Doublecliquez dessus pour démarrer le logiciel. 2. FENETRE PRINCIPALE (Ecran à l ouverture du logiciel) Fichier, logiciel et barres La fenêtre principale comprend en particulier : - En haut, le nom du fichier ouvert et le nom du logiciel utilisé ; - La barre des menus (Fichier, Edition, Affichage ). Chaque menu propose diverses commandes ; - Des barres d outils. Pour plus de rapidité, les commandes les plus utilisées font l objet d outils. Il est par exemple plus rapide de cliquer sur le bouton outil «Nouveau Document» (page blanche) que de cliquer sur le menu «Fichier» puis sur la commande «Nouveau». 1
Pour préciser la fonction d un outil, une info-bulle apparaît au passage du pointeur sur son icône. Une info-bulle est un rectangle, contrairement à ce que suggère le terme de bulle, qui contient une information. Pour activer un bouton, cliquez dessus. Il change alors de couleur. Pour le désactiver, cliquez dessus à nouveau. A noter que les boutons ou icônes qui sont en grisé, ne sont pas activables. Deux barres d outils servent particulièrement : - La barre d outils Standard (icônes Nouveau, Ouvrir, Enregistrer ) ; - La barre d outils Mise en forme (Police, Gras, Italique, Souligner ). Il existe d autres barres d outils. Comme le bricoleur se sert d outils, rangés dans diverses «boîtes» selon leurs fonctions, nous disposons aussi de nombreuses «barres» d outils que l on affiche selon les opérations à effectuer. Le menu déroulant situé en fin de barre d outils, donne accès à tous les outils de la barre. Il permet de choisir l affichage ou le masquage d outils sur la barre (en cochant ou en décochant). Barre des menus, barre d outils Standard, barre d outils Mise en forme Barre des menus Il y a toujours, au moins, les menus : Fichier, Edition, Affichage, Insertion, Format, Outils, Fenêtre et Aide (?). A droite de cette barre, une zone de saisie permet d obtenir une aide du logiciel sur le thème que vous lui notifiez : précisez un ou plusieurs mots-clés, puis validez. Si la connexion Internet est activée, les réponses sont plus nombreuses. La barre d outils Standard comprend en particulier les icônes très utilisées : - Les 3 premières sur le fichier : Nouveau, Ouvrir, Enregistrer ; - 2 icônes sur l impression : Impression, Aperçu avant impression ; - 4 icônes : Couper (ciseaux), Copier, Coller et Reproduire la mise en forme (le pinceau) ; - Les 2 suivantes (flèches) permettent d annuler ou de rétablir la ou les dernières opérations effectuées. Testez les menus déroulants ( ). Certaines opérations ne sont pas annulables (par exemple, l ouverture ou l enregistrement d un fichier) ; - Le zoom (pourcentage), qui peut être réduit ou augmenté ; - Le bouton d aide (?). La barre d outils Mise en forme comprend elle aussi des icônes très utilisées. Y sont présents les boutons permettant de commander : - La police et la taille des caractères ; - Gras, Italique, Souligner ; - Les alignements de texte : à gauche, au centre, à droite ; - La couleur des caractères imprimables (A ). Affichage d une barre d outils Au lieu de passer par le menu Affichage, faire un clic droit sur la barre des menus ou sur une barre d outils déjà affichée. Cochez l option correspondant à la barre souhaitée. Cliquez par exemple sur «Dessin» pour afficher la barre d outils «Dessin». 2
Un clic sur une commande ou une icône peut également directement faire apparaître une barre d outils. Cliquez par exemple sur le bouton d icône (A, cylindre, cube) et d info-bulle «Dessin». Comme précédemment, la barre d outils «Dessin» s affiche. Déplacement d une barre d outils Si elle est située dans la zone des trois barres habituelles (Menus, Standard, Mise en forme) : pointez sur les pointillés verticaux en début de barre (le pointeur se transforme alors en flèches croisées) ; puis cliquez-glissez jusqu à l endroit souhaité. Exemple : déplacez la barre d outils de Mise en forme, pour la mettre en dessous, et décalée à droite, de la barre Standard. Sinon : pointez sur sa barre de titre, puis cliquez-glissez jusqu à l endroit de votre choix. Les volets Office Les volets Office sont des barres d outils spéciales. Apparaissant sur le côté droit de l écran, ils offrent des fonctions courantes relatives au logiciel utilisé. Pour afficher le volet Office «Accueil», faites : menu Affichage > Volet Office. Si on ouvre le menu déroulant en haut du volet, on peut choisir d afficher un autre volet Office, propre au logiciel. A l activation de certaines commandes, un volet Office apparaît automatiquement, remplaçant le volet précédent. A partir d un autre volet Office, on affiche le volet «Accueil» en cliquant sur le bouton d icône maison, situé en haut du volet. Les deux boutons fléchés situés à côté permettent de naviguer entre les volets qui ont été ouverts. 3. MEMO CLAVIER Un symbole situé en bas à droite d une touche est saisi en appuyant simultanément sur la touche Alt Gr. La touche retour arrière ( ) efface le caractère précédent tandis que la touche Suppr efface le caractère suivant. Pour les inconditionnels du clavier : quand le nom d une commande comporte une lettre soulignée, vous pouvez y accéder en tapant Alt + lettre soulignée (ex : pour barre des menus, Fichier, faites Alt + f). 4. COMMENT REALISE-T-ON UNE OPERATION? En informatique, pour réaliser une opération, on se sert principalement : de menus (situés sur la barre des menus), de sous-menus ; d outils (disposés dans des Barres d outils) ; de fenêtres (qui s ouvrent au milieu de l écran) ; de volets (qui s ouvrent sur le côté droit de l écran). 3
Un seul outil peut suffire. Par exemple, pour enregistrer un fichier, on clique sur le bouton «Enregistrer» de la barre d outils Standard. La plupart des opérations nécessitent davantage de moyens. Pour créer par exemple une table des matières, on se sert d un menu, de deux sous-menus (bon appétit...) et d une fenêtre. 5. ENREGISTRER Par sécurité, enregistrez régulièrement votre document : barre d outils Standard, icône Enregistrer ( ). Lors du 1er enregistrement d un fichier, la fenêtre «Enregistrer sous» apparaît. Vous devez décider alors : - Dans quel dossier vous allez stocker votre fichier : utilisez pour cela soit les dossiers proposés à gauche, soit la liste déroulante, ou bien créez un nouveau dossier en cliquant sur l icône d info-bulle «Créer un dossier» ; - Du nom de votre fichier. Choisissez-en un explicite, pour mieux pouvoir retrouver votre fichier ensuite. Ce nom peut contenir des espaces, mais pas de signes de ponctuation. Une extension (un point suivi de plusieurs lettres) est ajoutée par le logiciel ; - Du type de fichier. 6. IMPRESSION Si vous n avez rien à paramétrer, passez par l icône Imprimer ( ) de la barre d outils Standard. Sinon, barre des menus, Fichier > Imprimer, et indiquez les paramètres choisis. 7. VISUALISER VOTRE DOCUMENT Vous pouvez régulièrement visualiser votre document : barre d outils Standard, bouton (feuille avec loupe) «Aperçu avant impression». Sur le document, le pointeur se transforme en loupe. Si vous désactivez le bouton «Loupe» de la barre d outils, vous pourrez écrire dans le document. Explorez cette barre d outils. 8. FERMETURE Pour quitter le logiciel en cours, clic sur la grosse croix en haut à droite (case rouge). Pour fermer le fichier en cours, clic sur la petite croix située en dessous. D une façon générale, une croix sur une fenêtre ou une barre permet de la fermer. 9. PERSONNALISER UN LOGICIEL De nombreuses caractéristiques de chaque logiciel sont paramétrables. Pour modifier ces paramètres, et personnaliser ainsi le logiciel, affichez la fenêtre «Options» : menu Outils 4
> Options. Elle contient différents onglets, chaque fenêtre proposant des options de paramétrage. Certaines options sont communes aux applications (exemple : onglet Affichage, Afficher le Volet Office au démarrage). La plupart diffèrent en fonction du logiciel utilisé (exemples : dans Excel, il y a un onglet Calcul ; dans Word, il y a un onglet Edition). 5