La méthode A.S.A.P.P Actions socles pour des Achats Publics Performants Michel Madar
Des problèmes persistent 1 Le manque de planification et prévision des achats fait qu une très grande partie des dossiers sont traités en urgence, quitte à gagner du temps sur les périodes essentielles de rédaction des cahiers des charges et d analyse des offres 2 Les personnels techniques, administratives et financières ne travaillent pas assez en équipe et génèrent redondance, manques d information et incohérences dans les cahiers des charges 3 Au delà de la question «quoi acheter», on ne se pose formellement pas la question «comment acheter», quitte à reproduire mécaniquement des cadres contractuels (CCAP) non modifiables une fois signés et handicapant l exécution des marchés (quitte à s arranger avec la réglementation par la suite) 4 On achète en étant focalisé quasi uniquement sur le prix, sans de réelles études de coût global, en oubliant souvent l obligation du mieux disant et à pratiquer de l adjudication déguisée avec ses conséquences néfastes
Malgré tout, des problèmes persistaient 5 Les prescripteurs, sans habitude de veille technique et commerciale ne sont pas au fait des procédés, produits et méthodes commerciales de l instant et de ce fait produisent des cahiers des charges non pertinents ou entament des négociations en position de faiblesse 6 L évaluation des achats (fonctionnelle, financière, calendaire et juridique) n est pas réalisée de façon formalisée et méthodique et ne permet pas d installer des actions correctrices Des personnes travaillent très s souvent de façon individuelle dans un cadre opérationnel des achats déficient, au sein duquel les talents ne peuvent pleinement s exercers!
L esprit d ASAPP d : Des actions socles Il faut qu un «Socle Qualité» des achats soit solidement installé pour mettre en œuvre par la suite des pratiques Qualité complémentaires qui mèneront à l excellence. La méthode ASAPP mène à la constitution de ce socle qualité.
A S A P P 6 actions Qualité à mettre en oeuvre Un recueil de 14 procédures Une librairie de 16 outils leviers de la qualité
Introduire ASAPP Les 6 actions Action n 1 : Adopter une politique rigoureuse de prévision et de planification des achats. Action n 2 : Mettre en place un travail en équipe pluridisciplinaire. Action n 3 : Instaurer une démarche contractuelle sur chaque achat. Action n 4 : Acheter systématiquement au mieux disant. Action n 5 : Pratiquer une veille technique et commerciale. Action n 6 : Evaluer régulièrement les achats et les marchés.
Introduire ASAPP Les outils et procédures 14 PROCEDURES CADRES 16 OUTILS LEVIERS DE LA QUALITE DES ACHATS - Préparation du plan annuel des Achats et des Marchés - Procédure générale de gestion d une opération d achat (enchaînement des tâches et positionnement des acteurs) - Procédure de modification contractuelle - Procédure de gestion d une négociation - Procédure d évaluation d un achat - Passation d un MAPA (de 0 à 20000 HT) - (avec personnalisation de seuils) - Passation d un MAPA (de 20 000 à 206 000 HT) (avec personnalisation de seuils) - Passation d un appel d offres ouvert - Passation d un appel d offres restreint - Passation d un dialogue compétitif - Passation d un marché négocié avec mise en concurrence et publicité - Passation d un marché négocié sans mise en concurrence et sans publicité - Passation d un concours ouvert - Passation d un concours restreint - Questionnaire de situation de la fonction Achat + Matrice de performance de votre fonction Achat - Fiche d intention d achat ou de recensement de besoin - Fiche d intention d achat consolidée - Plan prévisionnel annuel des achats - Tableau de rétro planning - Plan prévisionnel annuel des marchés - Fiche de spécification technique du besoin fonctionnel - Modèle de catalogue de prix - Modèle de fiche de stratégie contractuelle - Modèle de clausier de négociation - Modèle de rapport type à la commission d appel d offres - Modèle de fiche d évaluation des achats - Modèle de cartographie des achats - Modèle de cartographie des marchés - Modèle de base de données Fournisseurs - Glossaire fonctionnel et juridique
Introduire ASAPP Les 6 actions Action n 1 : Adopter une politique rigoureuse de prévision et de planification des achats. Objectifs de l action : Permettre via des actions de recensement et de consolidations des besoins - et l instauration d une culture de rétro plannings - l établissement d un plan annuel des achats et d un plan annuel des marchés. Conséquences de l action : la réalisation d économies d échelles, l instruction plus sereine et donc plus efficiente des dossiers d achat, la diminution des risques juridiques d instructions éclatées. Les outils associés à cette action : Les fiches d intention d achat Les fiches d intention d achat consolidées Les Rétro plannings Le plan annuel des achats Le plan annuel des marchés Dans le cadre des procédures ASAPP
Introduire ASAPP Les 6 actions Action n 2 : Mettre en place un travail en équipe pluridisciplinaire. Objectifs : Permettre de créer des points de rencontre fonctionnels entre les différentes équipes impliquées dans le processus Achat (prescripteurs techniques, services Achat, service des Marchés, Services financiers, CAO...) et établir un décloisonnement des taches concourrant à l instruction d un dossier d achat. Conséquences de l action : une meilleure définition de la logique d achat, une meilleure maîtrise du planning interne, une diminution des incohérences des dossiers, des négociations et analyses des offres plus efficaces. D une façon générale, le travail en équipe pluridisciplinaire instaure des compréhensions professionnelles réciproques ainsi qu un regain de motivation des acteurs. Les outils associés à cette action : Les fiches d intention d achat Les Rétro plannings Les fiches de démarche contractuelle Les clausiers de négociation Les rapports d analyse des offres Les fiches d évaluation des achats Dans le cadre des procédures ASAPP
Introduire ASAPP Les 6 actions Action n 3 : Instaurer une démarche contractuelle sur chaque achat. Objectifs de l action : Permettre sur chaque dossier d achat de dépasser la question essentielle du «quoi acheter?» formalisée essentiellement par le CCTP et de se poser la question «comment acheter?» formalisée par les pièces administratives. Cette démarche est mise en œuvre par une réunion de démarche contractuelle entre personnels techniques prescripteurs et les services Achats / Marchés où la meilleure logique d achat sera définie en tenant compte de tous les paramètres du projets (fonctionnalités, délais, budgets, contraintes d exploitation...). Conséquences de l action : optimisation des choix qui ont une influence considérable sur la qualité du processus achat (procédure de consultation, critères de sélection, nature des prix, clauses de propriété, modalités de livraison et mise en œuvre...). Les outils associés à cette action : Les fiches de démarche contractuelle Dans le cadre des procédures ASAPP
Introduire ASAPP Les 6 actions Action n 4 : Acheter systématiquement au mieux disant. Objectifs de l action : Permettre d instruire des dossiers avec l assurance d aboutir au choix de l offre économiquement la plus avantageuse. Cette action passe par une réflexion poussée sur les critères de sélections des candidatures et des offres (démarche contractuelle) et par la fourniture obligatoire de rapports d analyse complets aux instances décisionnaires (CAO, représentants du pouvoir adjudicateur). Conséquences de l action : Choix de l offre économiquement la plus avantageuse avec très forte suppression des risques fonctionnels, économiques, financiers, juridiques et sociaux qui en découlent. Les outils associés à cette action : Les fiches de démarche contractuelle Les rapports d analyse des offres à la CAO Dans le cadre des procédures ASAPP
Introduire ASAPP Les 6 actions Action n 5 : Pratiquer une veille technique et commerciale. Objectifs de l action : Permettre aux services prescripteurs de disposer d une forte connaissance pour un marché économique donné sur les entreprises présentes, sur les produits et services à disposition et sur les pratiques commerciales du moment. Conséquences de l action : l optimisation de la rédaction des cahiers des charges, l adoption de bonnes démarches contractuelles, de meilleures évaluations des offres et des négociations optimisées. Les outils associés à cette action : Les fiches d évaluation des achats Les catalogues de prix La base de données fournisseurs Dans le cadre des procédures ASAPP
Introduire ASAPP Les 6 actions Action n 6 : Evaluer régulièrement les achats et les marchés. Objectifs de l action : Permettre de déceler les causes et origines des défaillances d instruction qui ont mené à un achat de faible qualité afin de mettre en œuvre des actions correctrices. Conséquences de l action : mettre en relief les phases d instruction où un problème est survenu (définition du besoin, négociation, analyse des offres...) et les raisons pour lesquelles il est survenu (compétences, organisation, urgence...). Permet enfin d engager des actions correctrices. Les outils associés à cette action : Les fiches d évaluation des achats Les catalogues de prix La base de données fournisseurs Dans le cadre des procédures ASAPP
Réalistes! Introduire ASAPP La progressivité Tout d abord, aider à une prise de conscience du rôle des achats, faire connaitre votre existant, préciser les choix d organisation Ensuite, personnaliser les procédures et outils sur les axes : planification, stratégie contractuelle et mieux disant Enfin, initier un travail de veille (sourcing) et d évaluation de vos achats Motivation par le succès! Démarche progressive et structurée Les premiers résultats «mécaniques» du travail collectif et de la démarche contractuelle font figure de marche à suivre. Démarche positive Le travail rationnalisé et les acteurs positionnés optimisent la production
Introduire ASAPP La positivité Accompagnement! Démarche assistée L expérience de la mise en œuvre de Crop and co dans la fonction Achat pour personnaliser et optimiser certaines actions, procédures et outils. Retour sur investissement! Démarche rentable Efficacité et efficience Gains financiers sur achats Productivité associée Travail plus «confortable»
Introduire ASAPP L offre de Crop and co Séminaire Introduction à la méthode A.S.A.P.P 1 jour Formations Formation à la méthode A.S.A.P.P 2 jours Ateliers de professionnalisation Missions de conseil et accompagnement Savoir évaluer la situation de votre fonction Achat Public Planifier vos achats et vos marchés publics Savoir bien acheter avec la réglementation publique (démarche contractuelle) Acheter au mieux disant Rédiger un CDCF Négocier vos achats publics Evaluer vos achats et vos marchés Diagnostic de la fonction Achat (matrice de performance du cadre opérationnel des achats publics) Personnalisation des procédures Personnalisation des outils Tableaux de bord performance Instruction d un dossier d achat sous A.S.A.P.P Commandez l ouvrage Méthode ASAPP chez l éditeur ; Editions BELINK (Mme Le mouël au 04 42 94 96 96) ou sur le site www.achatspublicsperformants.com