ELCA Forum 2014 ECM Backbone créer des liens entre vos applications et les utilisateurs finaux.

ELCA Forum 2014 ECM Backbone créer des liens entre vos applications et les utilisateurs finaux. Josy Penon, Responsable de Division ECM September 2014

SPEAKER LAUSANNE Josy Penon Dipl. Ing. EPFL en Informatique Responsable de Division ECM Romandie 15 années d expérience dans le domaine de l ECM plateformes techniques, gestion des besoins utilisateurs, définition de stratégies et de plan directeurs dans le domaine de l ECM Depuis 15 ans chez ELCA Informatique SA à Lausanne 16.09.2014 2

PORTFOLIO SERVICES Les compétences ELCA IT Business Consulting Stratégie IT Business Analyse Project Management IT Management Solution delivery Software Engineering System Integration Back-End Services Business Intelligence, Big & Data Front-End Services Customer Relationship Management Interfaces Business Process Management Enterprise Content Management Collaboration & Intranet Portale & Web Content Management Application Management & Exploitation Hosting et Virtualisation IT Service Management & Support Garantie ELCA Solutions edossier ipension Suite SUMEX Suite SecuTix ELCARD 16.09.2014 3

PORTFOLIO SERVICES ECM @ ELCA Enterprise Content Management Business Process Management Collaboration & Intranet Portale & Web Content Management edossier 150+ clients Mandats d une personne à des mise en place de plateformes globales ECM 90+ spécialistes ECM Accès à un ensemble de spécialistes ELCA dans d autres domaines IT Partenariat stratégique avec les principaux fournisseurs du marché ECM Assure la couverture complète du cycle de vie de projet : Conseil Réalisation Maintenance 16.09.2014 4

CONTEXTE: ECM Petite parenthèse: Enterprise Content Management TASK INBOX BUSINESS APP WORKFLOW edossier INTRANET Recherche Publication Liste des Tâches Composition etc... Courrier Email Formulaires Online WebSite Formulaires etc INPUT DOCUMENT MANAGEMENT OUTPUT Impression Email Online Banking News feed et multi-channel etc... Création de Document Version Type de Document Propriétés Droits d accès etc STORAGE Archivage Traçabilité Immutabilité Délai de conservation Suppression de document 16.09.2014 5

AGENDA 1. Observation du marché ECM 2. Le défi à relever 3. ECM Backbone I. Prérequis II. Approche III. Description IV. Closing the loop 4. Exemples et références 5. Take away 6. Questions 16.09.2014 6

OBSERVATION DU MARCHÉ ECM Le point de départ Tous les processus d une entreprise produisent ou consomment à un moment ou à un autre du contenus Processus cœur de métier Processus de management Processus de support Underwriting Dispatching Etablissement des prix Remboursement Contrats d assurance Direction Analyse de la branche Analyse du marché Développement de l entreprise Analyse de portefeuille HR Comptabilité Logistique Biens immobilier Service Juridique 16.09.2014 7

OBSERVATION DU MARCHÉ ECM Ce qui est fréquent Les solutions ECM traitent uniquement de cas d affaire particuliers ou alors se centralisent sur l utilisation d une technologie spécifique (p.e. Disques Réseau) Processus cœur de métier Processus de management Processus de support Underwriting Dispatching Etablissement des prix Remboursement Demande d assurance Contrats d assurance Direction Analyse de la branche Analyse du marché Développement de l entreprise Analyse de portefeuille HR Comptabilité Logistique Biens immobilier Service Juridique INPUT DOCUMENT MANAGEMENT STORAGE OUTPUT 16.09.2014 8

OBSERVATION DU MARCHÉ ECM Impacts sur le Métier Manque de disponibilité de l information Les informations sont disponibles sur différents silos Pas de «Single-Point of Information». Problème de Compliance (par exemple. Lors de Révision?) L optimisation des processus est quasi impossible Multiplication des silos d information (Scan, SAP AL, Impression de masse, File Servers, SharePoint, etc.) Uniquement certains services sont intégrés à l ECM Aucun plan d action consolidé Pas de records management etc. 16.09.2014 9

OBSERVATION DU MARCHÉ ECM Impact sur l IT Support de plusieurs plateformes (incl. Opérations, Garantie, Support, etc.) Pas de migration simple possible Les demandes métiers sont en avance sur l IT Gouvernance peu claire / Gouvernance «se reporte» du l IT Consolidation de l information impossible (p.e. portail client) Coûts élevés Multiplication des silos d information (Scan, SAP AL, Impression de mass, File Servers, SharePoint, etc.) Classification rudimentaire Pas de chemin de migration Cycle de release prolongé etc. 16.09.2014 10

OBSERVATION DU MARCHÉ ECM L objectif semble logique, mais L'intégration de l ECM à l ensemble des processus est généralement très lourd et touche de nombreuses unités organisationnelles. Comment procéder? Processus cœur de métier Processus de management Processus de support Underwriting Dispatching Etablissement des prix Remboursement Demande d assurance Contrat d assurance Direction Analyse de la branche Analyse du marché Développement de l entreprise Analyse de portefeuille HR Comptabilité Logistique Biens immobilier Service Juridique INPUT DOCUMENT MANAGEMENT STORAGE OUTPUT 16.09.2014 11

LE DÉFI À RELEVER Les questions posées par nos clients Comment démarrer à partir d une solution tactique existante? Comment éviter le «Big-Bang»? Comment éviter la complexité et indirectement les risques? Quelle sont les prérequis? Par quoi débuter? Comment initier une roadmap ECM? Inventaire et gouvernance Peut-être avec la notion de compliance? les processus liés aux consignes d archivage? Comment créer un plan de classement consolidé? Existe t-il une manière économique de le faire? Comment s intégrer avec la plateforme ECM? 16.09.2014 13

ECM BACKBONE Intégration des processus avec l infrastructure ECM Processus Cœur de métier Processus de management Processus de support TASK INBOX edossier BPM BUSINESS APP PORTAL INTRANET SERVICE LAYER INPUT MANAGEMENT CONVERSION & SIGNATURE DOCUMENT MANAGEMENT SEARCH CUSTOMER COMMUNICATION CYCLE ARCHIVE RECORDS MANAGEMENT 16.09.2014 15

LES PRÉREQUIS PLAN DE CLASSEMENT RECORDS MANAGEMENT Définition d un plan de classement et d une taxonomie métier Définition des besoins en terme de Records Management Analyse des besoins et définition des Service-Layers (Intégration) SERVICE LAYER USER INTERFACES Définition de l interface utilisateur réutilisable, des outils pour la gestion documentaire et collaborative Change Management côté métier et IT CHANGE MANAGEMENT IDENTITY & ACCESS MANAGEMENT Définition des aspects «Identity & Access Management» 16.09.2014 17

APPROCHE GAP Analyse Quelles sont les lacunes à combler (organisationnnelle, technique, compétence)? Quels systèmes existants peuvent être utilisé comme base du Backbone ECM? Les conditions suffisantes sont elles remplies? Ceci devrait permettre à la mise en place d une Roadmap pour la construction du Backbone ECM Cette Roadmap est composée d un portefeuille de projet/mandat à réaliser 16.09.2014 19

APPROCHE Centre de compétence ECM chez le client Supporter les projets à venir et assurer le lobbying interne Assurer la conformité du plan de classement (Compliance, Gouvernance) Construction progressive du Backbone ECM (intégration progressive de processus par exemple) Les partie prenante du centre de compétence doivent être : l IT (y compris l exploitation) le service juridique (importance de l aspect compliance) Pas de Big-Bang, pas de grand projets complexes et éviter les risques importants 16.09.2014 20

APPROCHE Gestion du changement (Change-Management) - Métier Changement du paradigme : passer du physique vers le digital, avec une meilleure efficacité, une meilleure qualité et des couts réduits. La consolidation des processus d entreprise peut s avérer complexe et doit rester économiquement viable. Une planification soignée : via des modules/phases gérables Utilisation d une méthodologie participative permet la prise en main précoce de la solution par les utilisateurs, la mise en place de prototypage et de tests d intégration 16.09.2014 21

APPROCHE Considérations techniques (Change-Management) Centré sur la logique métier et applicative (au lieu de l intégration technique) (User experience) Le prototypage avec une approche Agile ont fait leur preuves pour réaliser un système productif. Couche d intégration avec beaucoup de synergies potentiels; structuré, maintenable et réutilisable (ev. d une suite de produit) Service-Apps (UI s réutilisables) au lieu de clients propriétaires pour l intégration avec des applications métiers peuvent être utiles. 16.09.2014 22

DESCRIPTION Interface utilisateur Fréquence d utilisation rare fréquent Vue Client Recherche Vue Dossier Prévisualisation du document Mise à jours des propriétés La mise en place d un client léger fait du sens! Collaboration Fonctionnalités GED standard Administration Records-Management basse Complexité haute 16.09.2014 24

DESCRIPTION Définition du catalogue de service Applications Métier ERP, CRM, PDM, Business Process Management Intranet & Portal RECORDS MANAGEMENT DROITS D ACCES Documents 16.09.2014 25

DÉMONSTRATION D UNE INTÉGRATION LIGHT AngularJS Single-Page Client (Client léger) Une petite démonstration du concept 1. Gestion d une liste de client avec intégration au Backbone ECM 2. Intégration d une vue dossier via Client léger basé sur AngularJS 16.09.2014 26

ECM BACKBONE DANS LE CONTEXT D UN PROJET «Pace Layered Architecture» TASK INBOX edossier BPM BUSINESS APP PORTAL INTRANET SERVICE LAYER INPUT MANAGEMENT CONVERSION & SIGNATURE DOCUMENT MANAGEMENT SEARCH CUSTOMER COMMUNICATION LIFE CYCLE ARCHIVE RECORDS MANAGEMENT 16.09.2014 27

ECM VIA UNE «PACE LAYERED ARCHITECTURE» Front-End Cycle de release Vue Client léger avec prise en charge de différents canaux (Mobile, Web, Tablette, ) Service- et Integrations-Layer Cycle de release Intégration avec les applications métier, service EC; Back-End Cycle de release Noyau/DMS/Archivage/CCM/ERP/CRM; Information transactionnelles 16.09.2014 28

CLOSING THE LOOP Retour d expérience sur nos projets Chaque document sortant est un document qui peut être potentiellement renvoyé à l entreprise. Il est donc utile d intégrer les solutions d Output Management/CCM avec les solutions d Input management sur plusieurs niveaux, afin d optimiser la gestion des processus. 16.09.2014 30

OUTPUT/INPUT LINK BUSINESS APP OUTPUT MANAGEMENT CAPTURE MANAGEMENT BUSINESS APP - Numéro de client - Numéro d offre - Champs de signature - Check-box - Numéro de client - Numéro d offre - Champs de signature - Check-box Use-Cases Formulaire de Correspondance Quick-Wins Modifications des formulaires en sortie n ont pas besoin d être propagées dans la solution d Input Management 16.09.2014 31

CLOSED-LOOP ID BPM OUTPUT MANAGEMENT CAPTURE MANAGEMENT BPM - Cas métier - Gérant - Département - Application Métier - Dossier client - Use-Cases Formulaire de correspondance Correspondance générale Quick-Wins Les informations de classification peuvent être récupérées de manière simple 16.09.2014 32

CLOSED-LOOP PORTAL-LINK OUTPUT MANAGEMENT PORTAL Use-Cases Quick-Wins Correspondance Générale Accès simple au portail client, optimisation du service client 16.09.2014 33

CAISSE MALADIE SUISSE BEISPIEL 3000 Utilisateurs / 40 Mio Documents par année 2 Système d archivage (Oracle WebCenter, IBM ondemand) Chemin de migration disponible sur une archive Toutes les divisions organisationnelles sont intégrées Construction du centre de compétence ECM Plan de classement consolidé (Compliance) Scanning du courrier centralisé Intégration de différents processus (Courrier entrant jusqu à la disposition) Intégré avec Application centrale Gestion des sinistres (B2B) CRM In/Ex-Kasso Portal Client OMS 16.09.2014 35

FOURNISSEUR D ÉNERGIE BEISPIEL 100 Utilisateurs / 10 Mio de Documents 2 Système ECM (SharePoint, EASY Enterprise.x) Plan de classement consolidé (Compliance) Construction du centre de compétence ECM Scanning décentralisé (MFP / place de travail) Structure de dossier (Parcelles, Destinataires, Contrat, etc.) sur les applications métier Intégration de différents processus (Courrier entrant jusqu à la disposition) Intégré avec IS-E Application métier SAP/R3 xpert.ivy 16.09.2014 36

BANQUE SUISSE DE TAILLE MOYENNE BEISPIEL 1700 Utilisateurs / 300 Mio Documents 2 Système ECM (Accès transparent sur des archives AFP) Chemin de migration sur une archive possible Plan de classement consolidé Scanning décentralisé (MFP / place de travail) Structure de dossier flexible (extensible) Intégré avec Finnova Flux de paiement SAP/R3 16.09.2014 37

TAKE AWAY ECM Backbone : D une solution tactique vers une plateforme consolidée Un Gap-Analyse : Montrer le chemin Un centre de compétence ECM : Eviter un «Big Bang» Client Léger : Intégration simple et efficace Cette approche fonctionne pour des systèmes/entreprise/projet de tailles variées 16.09.2014 39

CONTACTEZ-NOUS Contactez-nous, si des solutions ECM tactiques existent sur votre infrastructure et si vous désirez utiliser votre infrastructure ECM de façon plus large. Contactez-nous, si vous souhaitez intégrer des nouveaux processus dans votre infrastructure ECM existante, et si vous n avez pas encore trouvé une démarche appropriée. 16.09.2014 40

QUESTIONS Notre équipe ECM est à votre disposition! 16.09.2014 41

Thank you. Contact Josy Penon Head of Division ECM josy.penon@elca.ch +41 21 613 2185 ch.linkedin.com/in/jpenon ELCA Informatique SA Lausanne 021 613 21 11 Genève 022 307 15 11 ELCA Informatik AG Zürich 044 456 32 11 Bern 031 556 63 11 www.elca.ch ELCA 16.09.2014 42