Réunion avec le Syndic de copropriété : Problèmes évoqués : 1- Les relevés de comptes transmis par le Syndic aux copropriétaires ne sont pas satisfaisants, par manque de transparence et de clarté. Questions : 1-1 Est il possible de faire apparaître plus clairement la teneur des prestations courantes et la teneur des prestations particulières. 1-2 De transmettre au conseil syndical un bilan financier tous les trois mois en faisant ressortir les dépenses engagées et les rentrées d argent. 1-3 D avoir plus de transparence sur les devis proposés par les entreprises avant tout engagement financier. 1-4 De s assurer de la bonne exécution des interventions des entreprises surtout lors des réparations mineures avant le paiement des factures. 1-5 D avoir connaissance de la gestion de l ensemble des liquidités. Cadre réservé à la réponse du Syndic : 1-1 Les prestations courantes et les prestations particulières sont clairement détaillées et font l objet de deux rubriques séparées. 1-2 Un bilan financier ne peut pas être transmis au conseil syndical tous les trois mois, seul un suivi du budget des comptes pourra être consenti. Ce suivi permettra de prendre connaissance des dépenses engagées et fera apparaître les imputations faites sur le bilan prévisionnel annuel voté en AG. 1-3 Tous les devis seront transmis au conseil syndical avant approbation. 1-4 Un mail sera transmis au syndic dès les travaux terminés pour approbation et paiement des factures correspondantes. 1-5 Inférieur à 1000 euros, le syndic peut entreprendre des travaux pour pallier une urgence sans pour cela en informer le conseil syndical. Cependant le syndic s engage à rendre compte systématiquement et dans la mesure du possible de toute intervention..
2- Questions relatives au fonctionnement du portail d entrée de la résidence : Questions : - Le portail est il assuré contre les dégradations extérieures et les accidents qu il pourrait causer à autrui. - Est il normal que le simple fait d appuyer sur le bouton «kiné» autorise l ouverture du portail. - Le cache en plexiglas du bouton poussoir doit être rapidement mis en place au risque d être confronté à une dégradation rapide du fonctionnement. - - Est ce que la prise en compte du portail a bien été faite avec l installateur avant sa livraison ( pris en compte à voir). - L ouverture et la fermeture du portail a certainement un coût non négligeable au vue de la puissance électrique du moteur. Est il possible de contacter le constructeur pour en savoir un peu plus. - Comment est répartie la consommation électrique du portail sachant que le cabinet des kinés autorise leur client à entrer dans la résidence avec leur véhicule. Pour information les deux kinés prennent respectivement 1 client toutes les 30 mn ce qui peut représenter 8 ouvertures de portail par heure (4 pour entrer et 4 pour sortir) soit 64 par jour soit 320 par semaine soit1280 par mois, soit12800 fois par an sur 10 mois de l année. Ce qui représente une utilisation de près de 90% supérieure à la moyenne par foyer.
2.1 Confirmation à venir sur les clauses du contrat d assurance pouvant porter sur les dégradations éventuelles et les accidents pouvant être causés par le portail. 2-2 Concernant le bouton «kiné» du portail,aucune réponse n a été clairement apportée. Question qui reste ouverte, un rendez vous sera pris avec Madame Vignier mais pas avant d avoir suffisamment d éléments de réponse. Question qui sera soumis en AG prochaine. Il apparaît indispensable de trouver une solution. 2-3 Le Syndic contacte la société pour la mise en place d un cache de protection 2-4 La prise en compte a bien été effectuée par le cabinet Lejehan mais pas de façon satisfaisante par l avis du Conseil Syndical. 2-5 Le syndic transmettra les caractéristiques techniques du portail au conseil syndical afin d évaluer la consommation électrique engendrée par une ouverture et une fermeture, sachant que la consommation électrique du portail est imputé au tantième à l ensemble des copropriétaires.
3- Consommation d eau : Les charges afférentes à la consommation d eau augmentent considérablement.la quantité d eau résultant de la différence entre le compteur général et l addition des compteurs des résidants est importante et répartie de façon aléatoire. Cette quantité non identifiée résulte d un problème qu il est nécessaire de mettre en évidence. Question : - Est il possible de connaître les augmentations successives des 3 dernières années en matière de coût. - Le relevé des compteurs est mis en doute, le conseil syndical se propose d assurer le prochain relevé. Rendez vous est pris pour le 5 septembre, le conseil syndical assurera le relevé de l ensemble des compteurs de la résidence afin d évaluer la marge d erreur occasionné par une usure éventuelle de certain compteur d eau. A ce jour aucune action est envisagée avant la prise de relevés du mois de septembre.
4- Réfection de la clôture en limite de propriété avec société GTM et AVA La clôture mitoyenne, quelle que soit sa nature, doit être entretenue à frais communs (article 655 du Code Civil). Les copropriétaires d une clôture mitoyenne doivent contribuer aux dépenses d entretien, à sa réparation et le cas échéant à sa reconstruction, proportionnellement au droit de chacun. Si l un d eux se dérobait à cette obligation l autre pourrait l assigner en justice. La réfection d une clôture mitoyenne a été votée et validée par l Assemblée Générale du mois de mars 2008. L appel d offre a été convenu et est en passe de se mettre en place. Les travaux peuvent commencés sous réserve de pouvoir répondre aux questions suivantes : Questions : - Dans quelle mesure les copropriétaires de la résidence mitoyenne ne sont pas tenus de participer aux frais de réfection. Quelle action a été mis en œuvre? - Il a été vraisemblablement convenu que la nouvelle clôture serait à l intérieur de la résidence dans le cas ou celle ci serait pris totalement en charge par la résidence ce qui semble être le cas. Est on certain que les propriétaires des terrains privatifs situés en limite de copropriété sont d accord pour que soit réduit leur limite de propriété, ce qui nécessiterait de plus le déracinement total de l ensemble des thuyas supportant la clôture.
- 3-1 Un courrier a été transmis au Syndic de la résidence St Charles, le 5 mai 2007, leur demandant de bien vouloir participer aux travaux de réfection de la clôture mitoyenne à hauteur de 50%. Les copropriétaires de cette résidence ont rejeté la résolution. Il s avère que la clôture n est pas mitoyenne et appartient à la résidence St Charles. Cependant il est à noté que le peuplier situé en bordure de la résidence des jardins d Idalie, présente, de part sa grandeur, un danger pour les maisons avoisinantes et demanderait à être taillé. D autre part les racines de cet arbre soulèvent les fondations de la clôture actuelle, ce qui va certainement poser quelques problèmes lors de la pose de la nouvelle clôture. rendez vous est pris avec la société Lebrun, le syndic et les membres du conseil syndical de la résidence le lundi 28 juillet pour évaluer les travaux de réfection. Une invitation doit être lancée aux membres du conseil syndical de la résidence St Charles. Il est demandé à la société Lebrun de revoir le devis sachant que le devis actuel inclue la dépose de la clôture actuelle.
5 -Interventions extérieures à la résidence : Question : - Est il possible de prendre contact directement avec les entreprises lorsque qu il y a des interventions à effectuer dans la résidence? Le but étant de faciliter leur accès et de contrôler le travail qui a été réalisé. Demande prise en compte, le syndic prendra contact uniquement avec madame DELBECQ Chantal, présidente du conseil syndical, qui assurera la gestion de l accueil des sociétés extérieures. Une fiche sera remplie après le départ de la société et transmise si besoin au syndic.
6-Mise en conformité des normes des ascenseurs : Le Gouvernement, par la voie de Madame BOUTIN a confirmé à plusieurs reprises le report du délai du 3 juillet 2008 au 31 décembre 2010, report qui nécessite un décret pris avec l accord du Conseil d Etat. L'ARC (Association des Responsables de Copropriété) a interrogé à ce sujet, les responsables du ministère, il leur a été répondu par écrit que le décret était prêt, q'un rapporteur a été désigné par le Conseil d État, que le texte passera prochainement en section «travaux publics» du Conseil d État. La publication du décret est prévue pour début février. Une réponse ministérielle publiée le 25 décembre 2007 confirme bien le report au 31 décembre 2010. Trois grands volets dans ce programme qui s'échelonnent sur 14 ans et concerneront 470 000 ascenseurs : - Mise en sécurité du parc - Entretien régulier du parc - Établissement d'un contrôle technique quinquennal 1er volet - Mise en sécurité en 3 phases La première phase à réaliser avant le 3 juillet 2008 : - Verrouillage des portes palières - Clôture de la gaine - Dispositif destiné à éviter les chutes dans les gaines La seconde phase à réaliser avant le 3 juillet 2013 - uniquement pour les ascenseurs installés avant le 1er janvier 1983 - les travaux porteront sur le niveau d'arrêt des cabines. La troisième phase à réaliser avant le 2018 - uniquement pour les ascenseurs installés avant le 1er janvier 1983 - installation d'une téléalarme et les ascenseurs hydrauliques. 2ème volet - Entretien des appareils Obligation pour le propriétaire d'un entretien minimal précis : - visite toutes les 6 semaines pour la surveillance du fonctionnement de l'installation et les réglages - visite toutes les 6 semaines pour vérification des serrures des portes palières et de leur dispositif de verrouillage - visite annuelle de vérification des câbles et des parachutes, entretien et nettoyage des pièces et des locaux machines. 3ème volet - Contrôle technique Obligation pour le propriétaire de faire effectuer un contrôle technique tous les 5 ans par des contrôleurs compétents indépendants. Tous les points de contrôles obligatoires sont précisés dans le décret. Le premier contrôle technique devra être effectué au plus tard le 3 juillet 2009, pour les appareils installés avant le 3 juillet 2003.
Toutes les visites et interventions y compris les occasionnelles devront être notifiées dans un carnet d'entretien. Décret n 2004-964 du 9 septembre publié au JO du 10 septembre 2004 La mise en conformité des ascenseurs a été voté ainsi que le devis proposé. Suite au nouveau décret voté par le conseil d Etat qui repousse de deux années les travaux à effectuer, il apparaît important de reprendre le dossier en cours : Questions : - Pourquoi le devis proposé ne correspond pas avec les propos du technicien qui assure l entretien. - S est on assuré des travaux de conformité qu il est nécessaire de réaliser par rapport à l année de mise en service des ascenseurs - Peux t on en reparler à la prochaine assemblée générale, l apparition du nouveau décret est une remise en cause favorable. Il apparaît nécessaire de s assurer des travaux à effectuer concernant la mise en conformité des ascenseurs. Un doute subsiste sur l échange du boîtier de commande électrique. A confirmer.
7 Les problèmes liés au stationnement dans la résidence. Questions : - Dans quelle mesure peut on contraindre un résidant à libérer une place visiteur qu il occupe de façon permanente. - Comment est répartie l imputation de ces charges vis à vis de ces places visiteurs? - 6 places visiteurs ont été matérialisées, dans quelle mesure ces places doivent faire l objet d une mise à jour sur le plan de masse du lotissement et quel en serait le coût? - Les travaux de peinture des marquages au sol n ayant pas été satisfaisants, il a été mis en place une autre solution à un coût inférieur à celui proposé par le Syndic et voté par l AG. Peux t on annuler la décision de l AG? 7-1 Le propriétaire de la peugeot 306 immatriculé 9043XB26 occupe un parking visiteur de façon permanente et ce depuis trop longtemps. Une demande d identification sera transmise à la police municipale en vue de faire procéder à son enlèvement. 7-2 Aucune imputation budgétaire,taxe foncière ou autre, pour les copropriétaires sur les emplacements visiteurs. 7-3 Les places de parking visiteurs récemment réalisées par le conseil syndical ne sont matérialisées que provisoirement. Elles seront soumises à l approbation de la prochaine assemblée générale. Elles pourraient également faire l objet d une modification du plan de masse afin de les officialiser définitivement. Le coût de cette modification sera notifié prochainement. 7-4 Le budget voté à l assemblée et destiné à la mise en peinture des places visiteurs sera redistribué aux copropriétaires, le conseil syndical ayant trouvé une solution plus efficace et moins coûteuse.
8-Problèmes liés à la réception des chaînes hertziennes : Plusieurs interventions des réparateurs TV n ont pas suffit pour régler le problème de réception. La qualité de l image reste médiocre. Question : - A quoi correspond les charges de TV facturées à chaque relevés de charges. - Connaît on les causes du problème de réception - Peux t on avoir un éclaircissement sur les abonnements satellites? Une prévision de charge a été consentie pour les réparations TV sachant que quelques copropriétaires ont manifesté leur mécontentement à propos de la qualité de la réception des chaînes hertziennes. Le problème n a vraisemblablement pas été réglé. Le conseil syndical a procédé au nettoyage des connecteurs au niveau des pavillons mais le problème semble persister même après plusieurs passages d un professionnel. Il a donc été convenu que le conseil syndical ferait des investigations plus importantes et solliciterait une nouvelle intervention d un réparateur si besoin.
9- Prestations de la femme de ménage et de la Société LIMPA La prestation de la femme de ménage ne donne pas entière satisfaction. De plus les clauses du contrat ne semblent pas honorées. Le coût des différentes prestations sont importantes. Question : 1-Est il possible de revoir l intégrité du contrat avec la société LIMPA? -2 L éventualité d un changement de la femme de ménage est à prendre en compte. Un rendez vous est pris le lundi 28 juillet entre les différents interressés pour revoir les prestations de la femme de ménage jugée insuffisante.
10- Les conventions avec le Syndic Questions : 1- Les interlocuteurs privilégiés vers le Syndic sont à définir. Il n est pas souhaitable que tout le monde puisse exposer son propre problème au Syndic et il paraît indispensable que tout le monde puisse passer par le Conseil syndical qui se chargera de transmettre ou d apporter une solution palliative. 2- Est il possible d envisager plusieurs réunions dans l année avec le Syndic 3- Sera t il possible de préparer la prochaine AG avec le syndic avant de la mettre en place. 4- Est il possible d établir un carnet d entretien de la résidence qui pourrait éventuellement se mettre à jour par les parties communes par le biais d internet. Proposition d un tableau commun. 5-les frais d envois du syndic sont ils compris dans les honoraires? Il n est pas souhaitable que tout le monde puisse transmettre des mails au syndic de copropriété. Seul les membres du conseil y sont invités. Le tableau du suivi des travaux de la résidence émis par le conseil syndical sera transmis au syndic de façon à assurer la coordination des mouvements. Le carnet d entretien de la résidence, tenu par le syndic est à la disposition du conseil syndical. D autre part le syndic a été informé de l éxistence d un site internet réservé aux résidants de la résidence : http://philetrom45.free.fr qui reflète bien une volonté commune d informer et de favoriser la communication.
Questions diverses : - Echange de la serrure du portillon arrière de la résidence : Le changement du canon et des clés a pour but de limiter le passage de personnes extérieures à la résidence. Afin d éviter que le problème persiste après l échange de la serrure il est demandé au Syndic de ne donner qu une clé par foyer. - Est il possible pour le conseil syndical d engager des petites sommes relatives à des fournitures ou des petites réparations locales? Le changement de la serrure du petit portillon ne règle pas le problème de passage de personnes extérieures à la résidence car plusieurs clés peuvent être commandées par un même foyer. Aucune solution satisfaisante n a été mise en évidence pour pallier ce problème. Il est tout à fait possible de se faire rembourser des petites factures d entretien par le syndic, sous réserve de présentation d une facture libellée au nom de la résidence des Jardins d Idalie.