Serveur de partage de documents Étude et proposition d'une solution afin de mettre en place un serveur de partage de documents.
Table des matières Introduction... 3 L existant... 3 Les besoins de l entreprise... 3 Présentation des solutions recherchées... 4 Zimbra... 5 Fonctionnalités... 5 Points faibles... 5 OwnCloud... 6 Fonctionnalités... 6 Points faibles... 6 SharePoint... 7 Fonctionnalités... 7 Points faibles... 7 Tableau comparatif... 8 Solution retenue... 9 Création : 09/12/2014 Dernière modification : 09/12/14 2 P a g e
Introduction La société SODECAF est un groupe d'expertise comptable, financière et juridique. Elle est composée de 10 experts comptables associés qui partagent des moyens et des ressources : matériels, locaux, personnels. La société comprend 60 collaborateurs qui exercent sous la responsabilité des experts comptables associés. Ils sont organisés par pôle, chaque pôle correspondant à l'un des métiers de la SODECAF. L'ensemble de l'activité de ces pôles est managé par le conseil des experts comptables qui comprend les 10 experts comptables et qui prend les décisions de gestion et de répartition des ressources en fonction des besoins de chacun. L existant Les experts comptables et les collaborateurs de la société SODECAF sont amenés à échanger de nombreux documents avec leurs clients : Bilans, états de créances, états du stock, relevés de banque, projets de contrats de travail, etc... Ces échanges de documents se font le plus souvent par e-mail. Toutefois, pour des documents trop volumineux, ou bien parce que plusieurs personnes doivent y accéder en même temps, certains documents sont déposés sur un serveur FTP. L entreprise SODECAF souhaite proposer une plate-forme d'échanges et de partages de document et de fichiers plus moderne que celle utilisée actuellement. Les besoins de l entreprise La société SODECAF souhaite donc rénover ce service d'échanges de documents qu'elle entretient avec ses clients. A l'initiative de l'expert-comptable fondateur, M. Daniel Keller, elle souhaite proposer une plate-forme d'échanges et de partages de document et de fichiers plus moderne que celle utilisée actuellement. La nouvelle plate-forme doit permettre : L'accès universel à des fichiers via la norme standard WebDAV. La visualisation et la synchronisation aisée des contacts, calendriers et signets aussi bien sur les ordinateurs traditionnels que sur les smartphones et autres tablettes mobiles. Le partage, la visualisation et l'édition via l'interface web de fichiers stockés. Cet outil devra s'appuyer sur une authentification via l'annuaire LDAP de la société pour les utilisateurs internes et permettre une authentification en propre pour les autres utilisateurs. En option, ce service pourra effectuer une gestion de la messagerie électronique mais cela n'est pas une obligation. Création : 09/12/2014 Dernière modification : 09/12/14 3 P a g e
Présentation des solutions recherchées La maîtrise d'ouvrage souhaite utiliser uniquement une solution qui soit déployée sur l'infrastructure informatique de la société. Il n'est pas question de mettre en place une solution hébergée pour l'instant. M.Daniel Keller souhaite qu'un contrat de service soit mis en place entre la DSI et la maîtrise d'ouvrages afin de définir le fonctionnement de ce service qui sera offert d'abord à tous les employés de la société puis, progressivement à tous les clients. Il en va de l'image de la société que la qualité de ce service soit optimale. Une première étude a été menée par le service informatique de la SODECAF. A l'issue de cette étude, la DSI a identifié 3 solutions possibles : La solution Owncloud La Solution Zimbra La solution Microsoft Share Point Création : 09/12/2014 Dernière modification : 09/12/14 4 P a g e
Zimbra est un logiciel développé sur un mode Web service : son interface entièrement en AJAX est chargée à la première connexion, puis les interactions et ajouts/modifications d'informations sont envoyés au serveur par le protocole SOAP. L'interface AJAX permet de disposer de fonctionnalités comme le glisser/déposer, le clic-droit, les infos-bulles, l'utilisation de raccourcis claviers le rendant très simple à utiliser. Le serveur est accessible via tout navigateur web moderne et de nombreux clients lourds tels que Microsoft Outlook et Mozilla Thunderbird. L'ensemble des fonctions de Zimbra est utilisable via un navigateur web ou Microsoft Outlook. Dans sa version propriétaire (et payante), Zimbra se synchronise également avec la plupart des plateformes mobiles. Fonctionnalités Organisation des emails par message ou par conversation. Recherche simple ou avancée. Etiquettes («tags») pour classer ou mettre en avant les messages importants. Visionneuse de pièces jointes. Carnets d adresses partagés, autocomplétion (GAL), liste de distributions personnelles. Agendas partagés, délégation, création, partage, publication de documents riches en ligne, wiki. Ajout de comptes mail externes. VOIP et messagerie unifiée. Intégration aux applis métiers («Zimlets») Personnalisation. Points faibles Sauvegarde : Absence de la procédure de sauvegarde dans la version OpenSource. Fournie dans la version professionnelle. Client plus lourd. Création : 09/12/2014 Dernière modification : 09/12/14 5 P a g e
OwnCloud est un logiciel libre offrant une plateforme de services de stockage et partage de fichiers et d'applications diverses en ligne. Il est présenté comme une alternative à Dropbox lequel est basé sur un cloud public. Dans owncloud, le stockage des données se fait au sein de l'infrastructure de l'entreprise et les accès sont soumis à la politique de sécurité informatique de celle-ci. Fonctionnalités Synchronisation de fichiers entre différents ordinateurs. Stockage sécurisé (chiffrement des fichiers). Partage de fichiers entre utilisateurs ou publiquement. Lecteur de musique en ligne en streaming. Serveur de fichiers WebDAV. Calendrier (permettant la synchronisation CalDAV) Gestionnaire de contacts (CardDAV) Éditeur de texte en ligne. Visionneuse de documents en ligne (PDF, open document) Galerie d images, qui permet de visualiser ses photos et de les classer en albums. Gestionnaire de favoris. Points faibles Linux : La version Ubuntu 14.04 possède des vulnérabilités et des bugs de sécurité critique. Mobilité : Applications mobiles payantes. Création : 09/12/2014 Dernière modification : 09/12/14 6 P a g e
SharePoint est une série de logiciels pour applications Web et portails développée par Microsoft. Les fonctionnalités des produits SharePoint sont la gestion de contenu, les moteurs de recherche, la gestion électronique de documents, les forums, la possibilité de créer des formulaires et des statistiques décisionnelles. Fonctionnalités L'intégration de processus métier et de workflow. Un framework de «business intelligence» permettant d agréger des données métiers et de créer des tableaux de bords (pilotage d'entreprise et aide à la décision). Un outil de gestion de contenu (CMS). Des espaces collaboratifs (gestion de documents, mise à disposition d espaces de travail ou de wikis). Des services de gestion documentaire. Un moteur de recherche indexant de multiples sources d information telles que les sites Sharepoint ou les documents stockés. Une intégration parfaite avec les outils bureautique Microsoft. Un framework permettant une intégration technique et fonctionnelle complète et sur mesure. Points faibles Gestion de l'archivage légal : Sharepoint est nettement plus orienté vers le travail collaboratif que vers les solutions d'archivage légal. Il peut être nécessaire de le compléter d'un système d'archivage dédié. Lien avec Microsoft Office : SharePoint s'intègre nettement moins bien avec les suites bureautiques différentes d'office. Evolutivité et souplesse : L'évolution de SharePoint est décidée de manière presque unilatérale par Microsoft. Au contraire d'une solution open source, SharePoint ne peut pas être modifié pour correspondre exactement aux besoins de l'organisation Plateformes : SharePoint ne fonctionne que sur plateformes Microsoft Windows. La version 2010 est limitée aux architectures 64 bits. Création : 09/12/2014 Dernière modification : 09/12/14 7 P a g e
Tableau comparatif Besoins Zimbra Owncloud Sharepoint Accès au fichier WebDAV Visualisation des contacts Synchronisation des contacts Calendrier / Agenda Smartphone Ordinateur Partage via l interface web Authentification via l annuaire LDAP Gestion de la messagerie X Prix Gratuit sans synchronisation OU Payant avec synchronisation Gratuit 3,80 par utilisateur/par mois OU 6,10 par utilisateur/par mois * ediscovery décisionnel *ediscovery décisionnel : Les fonctionnalités ediscovery dans SharePoint Server 2013 améliorent les façons dont vous pouvez protéger votre entreprise. Création : 09/12/2014 Dernière modification : 09/12/14 8 P a g e
Solution retenue OwnCloud s installe sur un serveur PHP classique. Il utilise le protocole de gestion de fichiers sur serveurs distants WebDAV, qui n a d ailleurs pas besoin d être installé sur un serveur web pour être utilisé puisqu il est déjà compris dans owncloud. L avantage de la solution open source étant aussi qu un client de synchronisation est disponible sur les plateformes Windows, Mac et Linux. Pour les entreprises justement, owncloud a récemment intégré LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Sans oublier l intégration au journal de syslog, qui permet aux administrateurs d'ajouter de façon transparente owncloud dans leur plan de gestion des logs. Création : 09/12/2014 Dernière modification : 09/12/14 9 P a g e