AO n OIL06/PO/2014/086 Annexe I.b Spécifications techniques COMMISSION EUROPÉENNE Office Infrastructures et Logistique - Luxembourg OIL.06 Finances - Achats Reporting SPECIFICATIONS TECHNIQUES LOT 1 - Nettoyage du linge de restauration LOT 2 - Mise à disposition de linge de table pour la restauration I. OBJET Le marché, divisé en deux lots, a pour objet des prestations de nettoyage et de mise à disposition d articles textiles pour les services de restauration de la Commission européenne au Grand- Duché de Luxembourg. Le LOT 1 a pour objet : - des prestations de nettoyage à l eau et/ou à sec des vêtements professionnels ; - des prestations de réparations mineures d articles textiles. Le LOT 2 a pour objet : - des prestations de mise à disposition (location et entretien/blanchissage) de linge de table telles que reprises dans le bordereau de prix (annexe I.a) ; - des prestations optionnelles de mise à disposition de linge de table spécifique (nappes de couleur, serviettes avec imprimé, chemins de table etc.). Les services de restauration destinataires des prestations sont ceux de l'office infrastructures et logistique (OIL) suivants : des services administratifs ; du Centre polyvalent de l'enfance interinstitutionnel (CPE), du Foyer européen. II. DESCRIPTION DES PRESTATIONS LOT 1 Le prestataire devra procéder : au transport des articles textiles (enlèvement et livraison à la Commission comme décrit au point III.) ; Page 1 of 9
AO n 19/2014/OIL Spécifications techniques au nettoyage à l eau des vêtements de travail pour lesquels un traitement selon ce procédé est possible, sans nuire à leur qualité d usage et à leur aspect. Le cycle de nettoyage à l eau comprend les opérations suivantes : tri suivant le type de traitement ou la nature des composants, et examen des poches ; nettoyage au cours d opérations successives groupées en cycle et traitements adaptés aux vêtements professionnels du secteur alimentaire et aux règles d hygiène (détergent bactéricide, température de lavage adéquate, détachage, etc.) ; séchage (partiel ou total) et repassage selon le type de fibre textile ; finition des articles : réparations mineures éventuelles (petits travaux de couture, ex : boutons, poches et lanières de tablier décousus, etc.), pliage régulier en double pli, boutonnage le cas échéant et mise sous film plastique et/ou housse thermoplastique par position. au nettoyage à sec des vêtements de travail nécessitant ce type de lavage et pour lesquels un traitement en milieu solvant est possible, sans nuire à leur qualité d usage et à leur aspect. Le cycle de nettoyage à sec comprend les opérations suivantes : tri suivant le type de traitement ou la nature des composants, et examen des poches ; nettoyage en milieu solvant au cours d opérations successives groupées en cycle et traitements adaptés aux vêtements de travail du secteur de la restauration ; détachage ; séchage éliminant en totalité le solvant résiduel ; désodorisation des articles ; repassage en fonction du type de fibre textile ; finition des articles : réparations mineures éventuelles (petits travaux de couture, ex : boutons, poches et lanières de tablier décousus, etc.). Les vêtements doivent être groupés, mis sur cintre et sous film plastique et/ou housse thermoplastique. LOT 2 Les prestations concernent le linge hôtelier et comportent les opérations suivantes : transport des articles (enlèvement et livraison à la Commission comme décrit au point III.) ; location, entretien et blanchissage des articles ; mise à disposition, pour la durée du marché, d un stock initial dont les divers articles sont décrits dans le bordereau des prix, en annexe I.a ; identification des articles mis à disposition pour la gestion des flux logistiques (codes-barres) ; remplacement systématique, et à l identique, des articles à l issue de leur période normale d utilisation. Page 2 of 9
Au sens du présent marché, le stock initial est la quantité d articles mis à disposition de la Commission, permettant son fonctionnement normal et la rotation desdits articles sans pénurie. A titre informatif, il est estimé à quelques 2.400 articles dont la répartition est jointe en annexe B. Ce stock initial sera néanmoins apprécié et convenu, au terme de la procédure, entre les parties contractantes. Il tiendra compte des besoins annuels en prestations estimés dans le bordereau de prix (annexe I.a). Le prestataire met donc à disposition de la Commission : - un stock initial d articles textiles qui correspond au moins à 3 fois l usage hebdomadaire moyen (comme précisé et estimé en annexe B) ; - une gamme de produits de base telle que mentionnée dans le bordereau des prix (annexe I.a) ou similaire; - une gamme d articles optionnels (ex: nappes de couleur). Le prestataire doit fournir avec son offre, un catalogue d articles textiles professionnels adaptés à la restauration avec des gammes de couleur et de types de matériaux. Le catalogue peut comprendre des photographies, un nuancier de couleur, de finition et de matière, des échantillons etc. La gamme peut évoluer pendant la durée du marché mais doit proposer un minimum de 5 références de couleur. Le soumissionnaire mentionne dans le bordereau des prix, la remise consentie sur catalogue. Cette remise est fixe pour la durée de l exécution du marché. Les besoins en prestations optionnelles sont exprimés par la Commission et font l objet d un bon de commande, au minimum 5 jours ouvrables avant la livraison. - des articles conformes aux critères de qualité (point III.1). La mise à disposition est constatée par un bordereau de livraison et la reprise par un bon d enlèvement comme décrit au point III.3. Ces articles sont uniquement loués et restent la propriété du prestataire de service. Ils seront restitués par la Commission en fin de contrat. Il appartient à la Commission : - de maintenir la quantité de stock initial. Un inventaire contradictoire du stock pourra être réalisé par le prestataire. En cas d article manquant, imputable à la Commission, le prestataire a droit au remboursement. Le prix unitaire facturé à la Commission sera le prix d achat de l article manquant payé par le soumissionnaire et attesté sur facture. - de pouvoir modifier ce stock initial en fonction de l évolution de ses besoins. Cette modification se fera par simple courrier entre parties contractantes. - d apporter les soins nécessaires à la conservation des articles qui lui sont confiés et de s assurer de l usage auquel ils sont destinés. Le titulaire du marché ne peut pas modifier le stock de sa propre initiative. III. MODALITES D'EXECUTION DES PRESTATIONS 1. Qualité des prestations Page 3 of 9
AO n 19/2014/OIL Spécifications techniques Le prestataire exécute les prestations avec diligence, dans les meilleures conditions et suivant les règles de sa profession, en tenant compte des critères suivants : LOT 1 LOT 2 haute qualité du nettoyage à l eau et parfaite propreté du linge ; excellentes finitions (repassage, pliage, amidonnage, calandrage, emballage, etc.) ; haute qualité du nettoyage à sec et excellent aspect du vêtement. haute qualité et parfaite propreté des articles fournis ; excellentes finitions (repassage, pliage, amidonnage, calandrage, emballage, etc.) ; haute qualité de service (quantité d articles permettant de prévenir toute rupture d approvisionnement quelle qu en soit la cause). Le prestataire doit s'assurer que les méthodes respectives employées pour laver, détacher et repasser les différents articles textiles leur soient adaptées. Si la Commission européenne constate que des prestations ne satisfont pas à ces critères de qualité (persistance de tâches, perte de coloration de l article, grisage, usure anormale des bas de manche, erreurs de pliage, trous dans le linge, variations dimensionnelles, etc.), elle pourra le notifier, par écrit, au prestataire conformément au point III.3.d ci-après. En ce cas, le prestataire doit faire enlever par ses soins et à ses frais les articles refusés dans les 2 jours ouvrables à compter de la notification du renvoi et exécuter des prestations conformes au niveau d'exigence requis dans le même délai de 2 jours ouvrables suivant leur enlèvement. Pour le lot 1, le prestataire doit s'assurer que les pièces ne pouvant plus subir de lavage (tâches indélébiles, usure normale, trous dans le linge, etc.) soient retournées sans traitement en respectant les délais de livraison prévus sans que cela donne droit à un quelconque paiement. Les articles écartés/rejetés doivent présenter des défauts d aspect et faire l objet d un constat par le contractant et la Commission. 2. Emballage pour le transport des articles Le prestataire livre des articles parfaitement conditionnés (calandrés/pliés, mis sous film par unité). Le prestataire met à disposition des contenants (sacs, caisses, ) adaptés pour le transport du linge, ainsi que tout matériel nécessaire au bon fonctionnement et à l amélioration de la procédure logistique (ex : mise à disposition de scanner à code barre, armoire de tri/récupération linge sale, chariots, portants, etc.). Le nettoyage et la désinfection de ce matériel est à la charge du contractant. Chaque contenant est muni d'une étiquette de signalisation indiquant en caractères apparents : le service de restauration destinataire, l'adresse de livraison, le nom du prestataire, Page 4 of 9
la désignation du contenu (nature et quantité), la date de livraison. Le prestataire livre les articles groupés, une fois les prestations effectuées, en respectant strictement les formes de conditionnement. Le groupage consiste à rassembler les articles correspondants au bordereau d enlèvement, tout en respectant les modalités d emballage (sur cintre, sous film plastique etc.). 3. Enlèvement et livraison des articles L enlèvement ou la livraison des articles traités se fait en présence et sous le contrôle de la Commission. La Commission s engage à remettre les articles à traiter dans les contenants mis à disposition par le contractant. De plus, les articles qui nécessitent une réparation seront disposés dans un contenant spécifique accompagné d une fiche de réparation fournie par le prestataire. Celui-ci s engage également à contrôler visuellement chaque article, afin de déterminer si des réparations sont nécessaires. Si l article est irréparable ou si le temps de réparation dépasse la norme fixée pour la livraison (3 jours ouvrables), il est rejeté et retourné avec une annotation, sans que cela donne droit à un quelconque paiement. Le prestataire assume tous les frais et les risques liés au transport des articles textiles jusqu'au lieu de livraison. Il s assure de la séparation du linge sale et du linge propre durant le transport. Il s engage à respecter les modalités d'enlèvement et de livraison définies et à informer la Commission de tout retard dans l exécution des prestations. Le retard fera l objet d une annotation de la Commission sur les bons d enlèvement et de livraison et pourra être notifié par écrit conformément au point III.3.d. ci-après. En aucun cas, les modalités d enlèvement et de livraison ne peuvent être modifiées sans l accord préalable de la Commission. a. Adresse d'enlèvement et de livraison des articles à traiter Les articles doivent être enlevés et livrés à l'adresse suivante : Commission européenne Office Infrastructures et Logistique Luxembourg (OIL) Bâtiment Jean Monnet Entrée des fournisseurs Rue Charles Hammes L-2920 Luxembourg En cas de changement d'adresse, la Commission européenne en informe le prestataire, par écrit, au minimum 2 semaines avant le changement effectif d'adresse. b. Fréquence d'enlèvement et de livraison des articles Sauf indication contraire de la Commission, l'enlèvement et la livraison des articles textiles ont lieu tous les jours ouvrables de la Commission entre 8h00 et 10h00. Le délai entre l enlèvement et la livraison des articles ne doit pas excéder 3 jours ouvrables. Page 5 of 9
AO n 19/2014/OIL Spécifications techniques Si un jour prévu pour l enlèvement et la livraison est férié ou chômé, la prestation a lieu le premier jour ouvré précédent ou suivant, en accord avec la Commission. c. Modalités d'enlèvement et de livraison des articles Enlèvement : La Commission établit, en double exemplaire, un bon d'enlèvement sur lequel figure la liste des articles remis et le joint aux contenants prévus à l enlèvement. Avant de procéder à l'enlèvement, le prestataire ou son représentant est tenu d effectuer un contrôle contradictoire qualitatif et quantitatif dudit bon d enlèvement, d en dater et signer un double qui vaut réception des articles et acceptation de l'exécution des prestations correspondantes. Le bon d enlèvement mentionne la date de retour prévue. Livraison : Les livraisons partielles ne sont pas autorisées. Chaque livraison est accompagnée d un bordereau de livraison en double exemplaire, à entête de la société prestataire et indiquant le numéro du contrat, la nature des prestations, ainsi que le détail et le nombre de pièces livrées et traitées. Le bordereau reprend également le numéro du bon d enlèvement correspondant à la livraison. La signature du bordereau de livraison par la Commission, vaut simple reconnaissance de la livraison des articles, et non de la conformité des prestations. d. Procédure de réception définitive Pour chaque livraison, la réception définitive des prestations n'est effectuée qu'après la vérification par la Commission de leur conformité. Un contrôle quantitatif et qualitatif sera effectué sur la livraison ainsi qu une vérification de la concordance entre le bon d enlèvement et le bordereau de livraison pour s assurer que chaque article restitué (nature et quantité) correspond exactement au produit enlevé. La conformité des prestations est contrôlée par la Commission dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la date de livraison. A l'issue de ce délai, la réception est réputée définitive à moins que les services compétents de la Commission ne notifient, par écrit, au prestataire la non-conformité, en tout ou partie, desdites prestations. La fiche d incident (annexe A) est envoyée au plus tard à l'échéance du délai de vérification de la conformité, par courriel ou par fax. La non-conformité peut être constatée, notamment : en cas de perte, de dommage ou de destruction, totale ou partielle, d'un ou de plusieurs articles, objet(s) de la commande, du fait du prestataire, en cas de non-respect des délais impartis pour l'exécution de la commande, en cas d'exécution partielle des prestations et/ou si les prestations réalisées ne satisfont pas aux conditions définies dans les présentes spécifications. Page 6 of 9
En cas de perte, de dommage ou de destruction, totale ou partielle, d'un ou de plusieurs articles du lot 1, résultant directement ou indirectement de l'exécution ou du défaut d'exécution des prestations, le prestataire est tenu de rembourser le ou les articles concernés à ses frais et sur base du prix d'achat payé par la Commission dans un délai d'un mois à compter de la notification au prestataire du dommage constaté par la Commission. En cas de non-respect des délais impartis, la Commission peut imposer le paiement de pénalités selon les modalités définies à l'article I.11 du contrat-cadre. Ce même article pourra également s appliquer en cas de retard dû à la remise en conformité, par le prestataire, de ses obligations contractuelles. Le délai de retard commence à courir dès le jour d'envoi par la Commission de la notification demandant au prestataire de s'acquitter de ses obligations. 4. Attestation d'exécution Dans un délai de 10 jours ouvrés suivant le dernier jour du mois calendaire écoulé, la Commission délivre au prestataire une attestation d'exécution des prestations réalisées lors dudit mois. Cette attestation mentionne l'ensemble des prestations effectivement réalisées pour chaque service de restauration ainsi que, le cas échéant, le montant éventuel imputable à la Commission en raison des préjudices subis (perte d articles) et le montant des pénalités dues par le prestataire en raison des manquements à ses obligations au cours de la période considérée. IV. RESPECT DE L ENVIRONNEMENT La Commission applique le règlement EMAS 1221/2009 et exige que le prestataire respecte la politique environnementale de l'institution ainsi que la législation environnementale en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg. Le prestataire doit mettre en œuvre des procédures et pratiques respectueuses de l'environnement et participer à l'amélioration de la performance environnementale de la Commission ; il assume, sous sa responsabilité exclusive, tous les risques pour l environnement résultant de ses obligations contractuelles. A ce titre, et toujours dans le respect des normes luxembourgeoises en vigueur, le prestataire s'engage notamment à favoriser l utilisation de produits de traitement et d'entretien de type écologiques et adaptés aux prestations (nature et concentration). Le prestataire s'engage à fournir, sur demande expresse de la Commission, les fiches techniques et/ou les références des produits utilisés et leurs concentrations. Page 7 of 9
AO n 19/2014/OIL Spécifications techniques ANNEXE A Fiche incident CONTRACTANT DATE ENVOI DU FAX, COURRIEL Location - entretien d'articles textiles pour la Commission Européenne DATE DE RETOUR des articles défectueux (dépôt à l'établissement) BON DE LIVRAISON N NATURE DE L'INCIDENT Préciser la quantité Retard dans la restitution: Erreur dans la restitution : Linge manquant : Linge mal lavé: Linge mal repassé: Linge abîmé: Autres : Remarques : ex détail des articles défectueux Date prévue de renvoi des articles au titulaire : Et/ou Date effective de retour des articles au titulaire : Constat établi le : Nom, prénom, qualité de la personne constatant signalant l'incident : Signature : Nom, Prénom du représentant du contractant : Signature : Page 8 of 9
ANNEXE B Estimation du stock initial Articles dimensions (l x L) : 1,4 m x 1,4 m dimensions (l x L) : 1,4 m x 1,8 m dimensions (l x L) : 1,4 m x 2,2 m Estimation utilisation hebdomadaire Stock initial estimé 17 51 8 24 8 24 dimensions (l x L) : 1,8 m x 1,8 m dimensions (l x L) : 1,8 m x 2,4 m dimensions (l x L) : 1,8 m x 4 m 180 540 140 420 20 60 dimensions (l x L) : 1,8 m x 6 m dimensions (l x L) : 1,8 m x 7 m dimensions (l x L) : 2,4 m x 2,4 m 10 30 20 60 50 150 Nappe ronde blanche, diamètre 2,4 m 80 240 Nappe ronde blanche, diamètre 1,8 m Housse blanche pour mange-debout extensible 34 102 10 30 Jupe de table blanche 4 12 Serviette de table blanche 50x50cm 220 660 Page 9 of 9