Manuel Simulateur de tarif Fidea

Manuel Simulateur de tarif Fidea Version 2015-03 I. Le «simulateur de tarif Fidea» Qu est-ce que le simulateur de tarif Fidea? Le simulateur de tarif Fidea est un module de tarification local rapide pour les produits suivants : voiture camionnette moto motocyclette assurance incendie PAS ENCORE DISPONIBLE familiale-loi PAS ENCORE DISPONIBLE En saisissant un minimum de données, il vous est possible de simuler un tarif. Moyennant une saisie complémentaire de données, vous pouvez en outre (sauf pour l assurance incendie) : établir une offre de prime, créer une demande pour une nouvelle affaire. Étant donné qu il s agit d une application locale, plusieurs fonctionnalités qui sont prévues dans Fiona ne sont pas disponibles ici : tableaux de support (par ex. liste Febiac pour les voitures, zones de risque d inondation pour l assurance incendie), échange de contexte avec votre package de gestion ou reprise des données pour la création d une nouvelle affaire. Fidea ne s engage pas à accepter le risque en question. Après une modification de tarif ou d'indice (ABEX pour l assurance incendie), Fidea vous fournira une nouvelle version à télécharger. Vous disposerez ainsi toujours des tarifs corrects. De quoi ai-je besoin pour utiliser le simulateur de tarif? L outil a été développé pour Microsoft Office. Microsoft Excel 2010, Microsoft Word 2010 et Adobe Reader doivent dès lors être installés sur votre ordinateur pour que vous puissiez utiliser le simulateur. Si vous utilisez une version plus ancienne d Excel et/ou de Word, certaines fonctionnalités de l outil sont compromises. Seul un upgrade vers Excel 2010 et Word 2010 ou une version plus récente vous permettra d éviter tout problème. Comment installer le simulateur de tarif Pour ce faire, voyez la procédure d'installation sur l'extranet de Fidea. Page 1

II. Brève explication technique De quoi se compose le simulateur de tarif? L outil se compose d une série de fichiers Excel et Word : Ces fichiers sont protégés et vous ne pouvez donc pas les consulter ou les adapter. La worksheet «TS_Saved_info» est automatiquement créée lorsque vous démarrez l application pour la première fois. Tous vos devis, offres de prime et demandes que vous sauvegardez y sont conservés, ainsi que votre choix de langue. Conseil Si vous installez plus tard une nouvelle version de l outil dans un autre répertoire ou sur un autre ordinateur, vous avez la possibilité de copier ce fichier «TS_Saved_info» vers le nouveau répertoire afin de pouvoir récupérer et utiliser depuis cette nouvelle version les devis, offres et demandes que vous avez précédemment sauvegardés. Le répertoire PDF est créé la première fois que vous générez un document. Vous y retrouverez ensuite les documents que vous avez générés : Page 2

III. Utilisation du simulateur de tarif Comment démarrer le simulateur de tarif? Assurez-vous que tous les fichiers Excel sont fermées. Pour démarrer le simulateur de tarif, double-cliquez sur le fichier Excel «FideaTariffSimulator» Vous pouvez bien sûr créer un raccourci vers ce fichier en cliquant sur ce fichier Excel avec le bouton droit de votre souris, ou ouvrir le fichier depuis Excel. Si vous avez utilisé le simulateur récemment, il se trouve probablement encore dans les fichiers «récents» : Il est possible que la notification suivante s affiche ensuite : Vous devrez alors cliquer sur «Enable Content» pour continuer. Page 3

Que dois-je compléter sur l écran de Logon? Vous devriez finalement accéder à l'écran de connexion suivant : Indiquez ici votre numéro Fidea (6 chiffres) et votre mot de passe pour le simulateur de tarif (4 chiffres et lettres) et choisissez votre langue. Ces données seront enregistrées par l application, de sorte que vous ne deviez pas les introduire à nouveau lorsque vous redémarrez l application. L application n utilise pas le numéro Fidea saisi pour vous identifier ou pour déterminer quelles réductions sont d application. Votre numéro est uniquement utilisé lorsque vous générez un document «Demande NA». Choisissez enfin le produit pour lequel vous souhaitez réaliser un devis, créez une offre de prime ou une demande NA et cliquez sur Start. Page 4

IV. Comment dois-je saisir les données? À quoi ressemble l application? Après le démarrage du simulateur de tarif pour un produit spécifique, un écran contenant plusieurs boutons et onglets s ouvre : Les onglets qui s affichent dépendent du produit choisi et du champ «État». L exemple ci-dessus montre les onglets qui sont valables pour «voiture» et «camionnette». Dans ce cas, il n est pas possible de cliquer sur les onglets «Acceptation RC», «Acceptation Omnium» et «Offre/Demande NA» car l état est «Devis». Quelle est la signification du champ «état»? Sur le premier onglet de l application, vous devez indiquer ce que vous voulez précisément faire : effectuer un devis introduire les données pour une offre de prime afin de générer un document d offre de prime introduire les données pour une demande nouvelle affaire afin de générer une demande de nouvelle affaire Vous l indiquez dans le champ «État» : Remarque Pour le produit assurance incendie, vous ne pourrez pour le moment que choisir «devis». Une offre et une nouvelle affaire peuvent être créées via Fiona pour l assurance incendie. Page 5

Quelle est la signification du champ «description quote»? Sur le premier onglet, vous devez donner un nom à votre enregistrement (dénommé également ci-après «quote»). Vous indiquez ce nom dans le champ «description quote». C est sous ce nom que votre enregistrement sera sauvegardé pour le produit que vous êtes en train de traiter. Cela signifie que vous pouvez par exemple sauvegarder sans problème un quote portant le nom «2015-01 Martin Jean» pour le produit «voiture» ainsi qu un quote du même nom pour le produit «moto». Quels champs sur quels onglets dois-je remplir? Lorsque vous avez choisi «devis», il ne sera possible de cliquer que sur les onglets jusqu à «Primes». Vous devez parcourir les onglets de gauche à droite. Dans le cas d une «offre de prime» ou d une «demande NA», vous pourrez cliquer sur tous les onglets. Les champs qui doivent obligatoirement être remplis ont un fond jaune. Pour une «offre de prime», vous devez remplir plus de champs que pour un «devis» et pour une «demande NA», vous devez remplir plus de champs que pour une «offre de prime». Comment dois-je saisir les dates? Les dates doivent obligatoirement être saisies avec un signe de séparation. Voici des exemples d une saisie correcte de dates : 10/03/2015 10/3/2015 10/3/15 Mais donc pas : 10032015 1032015 10315 Quels contrôles sont effectués? Le simulateur de tarif n effectue qu un nombre minimum de contrôles en ce qui concerne les données que vous saisissez. Ainsi, il ne contrôle pas si la date de début que vous saisissez sur le premier onglet ne se situe pas dans le passé, ou si elle se situe très loin dans le futur, ou si un code postal correct (existant) est saisi. Afin de saisir correctement un devis, une offre ou une demande NA, il est donc important de bien vérifier si les données que vous avez introduites sont exactes. Comment choisir les garanties à assurer? Sur l onglet Primes sont mentionnées les garanties possibles ainsi que les primes y afférentes. Les garanties qui ne sont pas obligatoires peuvent être décochées. Certains choix qui déterminent la prime peuvent être opérés ici. De même, vous pouvez choisir ici si le paiement de la prime se fera sur une base annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle. L écran qui est montré ci-dessous à titre d exemple, concerne le produit «voiture». Page 6

Une acceptation du risque est-elle réalisée? Si vous enregistrez les données pour une «demande NA», il convient de compléter plusieurs données en rapport avec l acceptation (sauf pour la familiale-loi). C est toutefois purement à titre indicatif sur le document «demande NA». Le simulateur de tarif n indique donc absolument pas si le risque est ou sera accepté ou non. Quelle est la signification du champ «texte de communication»? Sur l onglet «Offre/Proposition NA» se trouve un champ que vous pouvez compléter librement, à savoir «texte de communication». Vous pouvez éventuellement y noter des informations complémentaires. Si vous créez un document «demande NA», ces informations seront reprises afin que les collaborateurs du back office puissent utiliser ces informations complémentaires lors de l enregistrement de la nouvelle affaire dans Fiona. Page 7

V. Comment faire? Par quel moyen puisje effectuer des actions spécifiques? L application dispose de boutons pour effectuer des actions spécifiques. La plupart des boutons se trouvent en haut de l écran. Les boutons relatifs à la création de documents se trouvent dans l'onglet «Offre/Demande NA». Comment commencer un nouvel enregistrement pour le même produit? (bouton 1) Comment puis-je imprimer un devis? (bouton 2) Si vous avez déjà introduit les données et si vous souhaitez commencer un tout nouvel enregistrement pour le même produit, vous pouvez utiliser le bouton «réinitialiser» (1). Vous allez alors à nouveau sur le premier onglet et tous les champs ont à nouveau leur valeur initiale comme si vous veniez de démarrer l application. Pour imprimer un devis, vous pouvez utiliser le bouton «imprimer devis» (2). L application ouvre alors une nouvelle fenêtre («PrintScreen») dans laquelle sont affichées les données déterminant la prime ainsi que la prime elle-même. En haut à gauche de l écran se trouve une icône en forme d imprimante. Si vous cliquez dessus, le contenu de cet écran s imprime sur votre imprimante standard. Il n est pas possible d imprimer sur une autre imprimante que l imprimante par défaut. Attention Utiliser ce bouton n'a de sens qu après avoir complété correctement tous les champs obligatoires pour un devis et donc après avoir été jusqu à l onglet primes. L application n effectue toutefois pas de contrôle, vous êtes donc libre d utiliser ce bouton à n'importe quel moment. Le document imprimé montre donc une prime sur la base de ces données incomplètes. Cela n engage bien entendu pas Fidea quant à l acceptation du risque en question ni aux tarifs obtenus sur la base ce document imprimé. Page 8

Comment agrandir (légèrement) l écran? (bouton 3) Si vous le souhaitez, vous pouvez légèrement agrandir l écran en cliquant sur le bouton «zoom in/out». En cliquant de façon continue sur le bouton, vous passerez en revue toutes les tailles possibles. Comment puis-je sauvegarder les données saisies? (bouton 4) Vous pouvez sauvegarder les données saisies à tout moment à l aide du bouton «sauver» (4). Attention Si vous avez déjà sauvegardé précédemment les données pour le même produit avec la même «description quote» sur le premier onglet, ces données précédentes sont alors écrasées. Conseil Vous pouvez par exemple d abord sauvegarder les données pour un quote portant le nom «2015-01 Martin Jean» uniquement avec les données complétées pour un «devis», les récupérer par la suite, modifier l état en «offre de prime», compléter les données supplémentaires et sauvegarder ensuite à nouveau sous le même nom. Vous pouvez par exemple aussi introduire un devis pour une voiture avec omnium «avec garantie du prix», le sauvegarder sous «2015-01 Martin Jean avec garantie de prix», sans adapter les autres données, modifier l omnium en «classique» et ensuite sauvegarder ce deuxième quote sous le nom «2015-01 Martin Jean classique». Page 9

Comment puis-je récupérer les données sauvegardées? (bouton 5 et 5a) Vous pouvez récupérer des données sauvegardées antérieurement grâce au bouton «restaurer» (5). Un nouvel écran s ouvre alors, écran qui montre une liste des «quotes» précédemment sauvegardés. Le plus ancien quote sauvegardé se trouve en tête de liste. Vous pouvez sélectionner un quote et cliquer sur le bouton OK (5a) pour récupérer les données.. Comment puis-je supprimer des données sauvegardées? (bouton 5 et 5b) Comment puis-je créer une offre de prime? (bouton 6) Pour supprimer des données précédemment sauvegardées dont vous n avez plus besoin, cliquez sur le bouton «restaurer» (5), sélectionnez ensuite le «quote» que vous voulez supprimer et cliquez enfin sur l icône de la poubelle (bouton 5b). Pour créer une offre de prime, vous devez choisir sur le premier onglet l état «offre de prime» et parcourir ensuite les onglets jusqu à l onglet «offre/demande NA». Après avoir également complété les champs obligatoires (avec le fond jaune), vous pouve z cliquer sur le bouton «PDF offre de prime» (6) afin de créer un document d offre de prime. S ouvre alors (après quelques secondes) une nouvelle fenêtre dans Abode Reader. Cette offre de prime est également sauvegardée automatiquement dans le répertoire PDF et porte le nom de la description du quote avec le suffixe «(OFFER)». Page 10

Attention Si vous avez déjà créé précédemment une offre de prime, avec la même «description quote» sur le premier onglet (également pour un autre produit!), cette offre précédente est alors écrasée dans le répertoire PDF. Conseil Depuis le pdf, vous pouvez immédiatement utiliser les fonctionnalités d'adobe Reader pour sauvegarder le document avec un autre nom dans un répertoire de votre choix (Save As ) ou l'insérer immédiatement dans un mail en pièce jointe (Send File ) ou l imprimer sur une imprimante de votre choix (Print ) Comment puis-je créer une demande pour une nouvelle affaire? (bouton 7) Pour créer une demande pour une nouvelle affaire, vous devez, le premier onglet, opter pour l état «demande NA» et passer ensuite les onglets en revue jusqu au dernier. Après avoir également complété les champs obligatoires (avec le fond jaune), vous pouvez cliquer sur le bouton «PDF demande NA» (7) afin de créer un document de demande. S ouvre alors (après quelques secondes) une nouvelle fenêtre dans Abode Reader. Remarque Ce document n est pas destiné au client, mais vous pouvez l envoyer par e-mail à Fidea. Il sera traité là-bas. Ce document est également sauvegardé automatiquement dans le répertoire PDF et porte le nom de la description du quote avec le suffixe «(CONTRACT)». Comment puis-je imprimer un devis? Page 11

Comment fermer l'application? (8) Vous pouvez fermer l application en cliquant sur la croix dans le coin supérieur droit (8). Comment commencer un nouvel enregistrement pour un autre produit? Comment puis-je imprimer un devis? Pour commencer un enregistrement pour un autre produit, vous devez fermer l application et puis la redémarrer. VI. Détails intéressants relatifs aux champs de saisie spécifiques pour la partie auto Marque Sur l onglet «véhicule», vous trouverez le champ «marque» pour les produits «voiture» et «camionnette». La valeur dans ce champ aide à déterminer la prime, ce champ doit donc obligatoirement être complété. Vous devez rechercher la marque exacte dans la liste. Si vous ne retrouvez pas la marque dans la liste, choisissez «autre marque» à la toute fin de la liste. Apparaît alors sur la droite un champ complémentaire dans lequel vous pouvez saisir le nom de la marque.. Leasing et TVA récupérable Sur l onglet «véhicule», vous trouverez les champs «Leasing» et «TVA récup. (%)» pour les produits «voiture» et «camionnette». Étant donné qu ils ne sont généralement pas d application, ils ne doivent pas être obligatoirement complétés et ils n ont pas de fond jaune. Néanmoins, ils influencent le tarif, il faut donc les compléter s'ils sont d'application. Détermination du bonus-malus Sur l'onglet «garanties», vous trouverez pour les produits «voiture» et «camionnette» des champs en rapport avec la détermination du bonus-malus. À gauche, vous pouvez indiquer le type d introduction (degré d introduction, reprise d une autre compagnie ). Sur la base de ce choix et de plusieurs autres facteurs, un degré BM calculé s affiche parfois à droite. Toutefois, vous devez en tout cas indiquer Page 12

vous-même le degré BM à appliquer pour RC. C est la valeur dans ce deuxième champ qui est utilisée pour le calcul de la prime. Lors du choix du degré BM appliqué RC, vous devez bien sûr tenir compte des directives en la matière que vous avez reçues de Fidea. Remarque Le type d introduction BM que vous avez sélectionné joue également un rôle par la suite. Exemple : uniquement lorsque vous indiquez qu il s agit d une reprise d une autre compagnie, vous pourrez saisir sur l onglet «acceptation RC» les données de la police du client auprès de sa compagnie actuelle. Classe véhicule Sur l'onglet «garanties», vous trouverez pour le produit «voiture» les champs «classe véhicule OC (omnium complète)» et «classe véhicule OP (omnium partielle)». La valeur dans ces champs aide à déterminer la prime, ces champs doivent donc obligatoirement être complétés. Si vous avez indiqué sur l'onglet «véhicule» qu il s agit d une voiture de sport, d'une cabrio ou d une jeep, la valeur sera automatiquement déterminée. Dans l autre cas, vous devez sélectionner vousmême la valeur correcte. Vous pouvez retrouver la signification des valeurs possibles en cliquant sur le point d interrogation se situant à côté du champ. Pour le produit «camionnette», la valeur pour les classes véhicule est toujours automatiquement définie. VII. Détails intéressants relatifs aux champs de saisie spécifiques pour la partie assurance incendie Zone risque inondation Conseil La zone de risque exacte ne peut pas être déterminée par le simulateur. Si vous ne connaissez pas la zone de risque exacte, vous pouvez calculer les tarifs pour les différentes zones de risque possibles afin d avoir une idée de l impact sur la prime. Page 13

VIII. Problèmes possibles Je reçois un message de «run-time error» Il se peut que vous receviez un message de «run-time error» si vous n avez pas bien installé l application. Le simulateur de tarif que vous pouvez télécharger depuis le site web est un fichier zip. Si vous démarrez l application depuis ce fichier zip, certains fichiers ne seront pas trouvés. Il convient tout d abord d extraire le fichier zip. Pour ce faire, consultez la procédure d installation sur le site web. IX. Questions fréquemment posées Que faire si des risques ou garanties ne sont pas mentionnés? Tous les risques et garanties possibles ne sont pas repris dans le simulateur de tarif. Par exemple, dans la partie auto, il n'est pas possible d'introduire une remorque et pour l assurance incendie, les objets de valeur, par exemple, ne peuvent pas être enregistrés dans le simulateur de tarif. Dans ce cas, nous vous recommandons de contacter Fidea pour une offre. Puis-je ouvrir un autre fichier Excel en utilisant le simulateur de tarif? Vous pouvez utiliser un autre fichier Excel en même temps que le simulateur de tarif. Pour ce faire, il faut d abord démarrer le simulator de tarif. Ensuite, démarrez Excel une seconde fois afin d utiliser cet autre fichier. Page 14