B i l a n s o c i a l 2 0 1 3 S a i s i r s e s d o n n é e s p a r A g i r h e II Description générale Le Bilan social 2013 est accessible directement via internet. La procédure à suivre est simple et rapide. Phase 1 : Connexion au système La saisie des données s effectue au travers d Agirhe II, Système d Information dédié aux Ressources Humaines utilisé par le centre de gestion de la Haute-Saône (CDG70). Il s agit d une application Internet donc attention au risque éventuel de déconnexion. a) Se connecter Pour réaliser l enquête Bilan Social 2013, vous devez tout d abord vous connecter à l adresse du CDG70 : www.cdg70.fr. Cliquez sur l image «Saisie Bilan Social 2013 : AGIRHE INTERNET» présente dans la catégorie «Bilan social 2013». Saisissez votre nom d utilisateur et mot de passe utilisés pour accéder à Bourse de l emploi. b) Accéder à la rubrique «Bilan social» Dans le menu «Statistique» de la fenêtre d accueil, cliquez sur l icône «Bilan social». 1
c) Le menu général du Bilan Social La rubrique se présente comme suit : Le menu général du Bilan Social se compose de 2 grandes parties : Les données "collectivité" qui correspondent aux informations générales de la collectivité. Les données "agent" qui reprennent, entre autre, pour chaque agent, les données carrières. (L'effectif complet des agents de la collectivité au 31 décembre 2013 y est affiché). En cliquant sur "Voir" en face de chaque libellé, vous accédez aux données concernées. Toutes ces données sont à vérifier et à modifier le cas échéant. Le bouton "Génération des résultats" vous permettra, à l'issue de votre saisie, de générer le rapport final BS2013 de votre collectivité au format "Excel". Pensez à valider régulièrement votre saisie, surtout si vous vous absentez. En effet la session de connexion au serveur a une durée limitée, et en cas d inactivité il coupera par sécurité, vous obligeant à vous identifier à nouveau. 2
Pour débuter la saisie, vous devez procéder comme suit : Phase 2. Saisie des données 1) Saisir vos données «collectivité», 2) Saisir vos données «agents», 3) Générer les résultats une fois toutes les données saisies. Vous devez donc vérifier / corriger / compléter les différentes rubriques. Pour ne pas prendre en compte votre saisie (uniquement dans ce cas), cliquez sur bas de chaque page. qui se trouve en 1) Fenêtre «collectivité» Il est impératif de valider en cliquant sur l icône pour que vos données soient conservées. Il est recommandé d effectuer cette procédure à chaque fois que vous rencontrez ce bouton. Données de la collectivité ou de l établissement public 1 2 1 3 4 5 1 Pré renseigné. 2 Etablissements publics (CCAS ) éventuellement rattachés au Comité Technique Paritaire de la commune (si la collectivité dispose de son propre Comité Technique Paritaire (CTP)). 3 Ne concerne que les collectivités disposant de leur propre CTP. 4 Montants figurant au compte administratif. 5 Coordonnées de la personne dans la collectivité ayant la responsabilité de la saisie du Bilan Social. 3
Prévention / Handicap / Fonctionnaires inaptes 6 7 8 9 6 Concerne les formations obligatoires. Les détails sont à saisir dans chacune des fiches «Formation». Cf : Partie 2 : Saisir vos données «agents». 7 Dépenses correspondant aux mesures prises dans l année pour l amélioration des conditions de travail (investissements, équipements de protection...). 8 Le détail des reclassements est à saisir dans chacune des fiches «Prévention». Cf : Partie 2 : Saisir vos données «agents». Cliquez sur «ajouter», puis renseignez les bénéficiaires de l obligation d emploi. 9 Informations relatives aux fonctionnaires inaptes. Saisissez le nombre d agents concernés pour chaque rubrique Formation 10 10 Ces formations concernent les agents titulaires, stagiaires et non titulaires et correspondent, dans l'ordre, à : - la cotisation obligatoire versée au C.N.F.P.T. - l'appel à un autre organisme (actions prises en charge par la collectivité) - la cotisation versée au-delà de la cotisation obligatoire (formations payantes) - aux frais de déplacement à la charge de la collectivité. 4
Action sociale 11 11 Saisissez les informations relatives à chaque catégorie. Intérim - remplacement / Temps partiel 12 13 12 Vous devez renseigner, si vous avez fait appel au service de remplacement du CDG70 ou si vous avez fait appel à une agence d intérim. Dans les deux cas, précisez le nombre d agents concernés sur l année 2013 ainsi que le nombre d agents présents au 31 décembre 2013. 13 Pour chaque rubrique, veuillez compléter les informations par homme ou par femme. Rappel : les agents à temps partiel sont des agents nommés sur des postes à temps complet et qui exercent leur activité à temps partiel. 5
Rémunérations 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 14 Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) pour les fonctionnaires. 15 Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) pour les agents non titulaires sur les emplois permanents. 16 Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) pour les agents non titulaires sur les emplois non permanents d'un côté et les assistantes maternelles de l'autre. 17 Primes de fin d année ou tout autre complément de rémunération au titre de l'article 111 de la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 (voir page suivante), à l'exception des remboursements de frais de déplacement. Ne concerne que les titulaires et les stagiaires. NBI : ne concerne que les titulaires et les stagiaires. 18 Primes et indemnités de toute nature ne relevant pas de l'article 111 mais de l article 88 de la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 (voir page suivante), à l'exception des remboursements de frais de déplacement. Ne concerne que les titulaires et les stagiaires. 19 Primes et indemnités de toute nature ne relevant pas de l'article 111 mais de l article 88 de la loi n 84-53 du 26 janvier 1984 (voir page suivante), à l'exception des remboursements de frais de déplacement. Ne concerne que les non titulaires sur les emplois permanents. 20 Pour les agents non titulaires involontairement privés d'emploi, la collectivité peut soit choisir d'adhérer à l'unedic, laquelle assurera la gestion administrative et le versement de l'allocation aux bénéficiaires, soit passer une convention avec l'unedic pour la seule gestion administrative des dossiers mais conserver à sa charge le versement de l'allocation aux bénéficiaires. La collectivité doit comptabiliser les sommes versées au titre de l'adhésion ou de la convention et le nombre d'allocataires. 21 La collectivité peut également choisir d'assurer elle-même la gestion administrative de l'allocation et son versement aux bénéficiaires (Auto-assurance). Ce système est obligatoire pour les fonctionnaires, il peut être étendu aux non titulaires. Répondre uniquement par oui si des allocations chômage sont versées (soit directement par la collectivité soit par l'intermédiaire de Pôle emploi dans le cadre d'une convention de gestion avec la collectivité) ou par non dans le cas contraire. 22 Saisissez le montant inscrit à l article 6336 du compte administratif 2013. Le montant total des cotisations doit être égal à la cotisation versée au Centre de Gestion et à la cotisation obligatoire versée au CNFPT. 6
23 Logements de fonction pour nécessité absolue de service : "Il y a nécessité absolue de service lorsque l'attribution d'un logement par la collectivité est la condition indispensable pour que le bénéficiaire puisse accomplir normalement son service (article R 94 du code du domaine de l'etat). Dans ce cas la concession comporte la gratuité du logement." Logements de fonction pour utilité de service : Il y a utilité de service quand sans être nécessaire à l'exercice de la fonction le logement présente un intérêt certain pour la bonne marche du service. Article 111 Modifié par la Loi n 2007-209 du 19 février 2007 - art. 48 (V) JORF 21 février 2007 Les agents non titulaires d un emploi d une collectivité ou d un établissement relevant de la présente loi sont intégrés dans la fonction publique territoriale et classés dans les cadres d emplois ou emplois en prenant en compte la durée totale des services qu ils ont accomplis. Article 88 Modifié par la Loi n 2010-751 du 5 juillet 2010 - art. 40 L'assemblée délibérante de chaque collectivité territoriale ou le conseil d'administration d'un établissement public local fixe les régimes indemnitaires dans la limite de ceux dont bénéficient les différents services de l'etat et peut décider, après avis du comité technique, d'instituer une prime d'intéressement tenant compte de la performance collective des services selon les modalités et dans les limites définies par décret en Conseil d'etat. Lorsque les services de l'etat servant de référence bénéficient d'une prime de fonctions et de résultats, le régime indemnitaire que peut fixer l'organe délibérant comprend une part liée à la fonction et une part liée aux résultats. L'organe délibérant détermine les plafonds applicables à chacune de ces parts, sans que la somme de ceux-ci n'excède le plafond global de la prime de fonctions et de résultats des fonctionnaires de l'etat, et fixe les critères pris en compte pour la détermination du niveau des fonctions et pour l'appréciation des résultats. Ce régime est mis en place dans la collectivité territoriale ou l'établissement public local lors de la première modification de son régime indemnitaire qui suit l'entrée en vigueur de la prime de fonctions et de résultats dans les services de l'etat. Le régime antérieur est maintenu jusqu'à cette modification. L'assemblée délibérante de la collectivité territoriale ou le conseil d'administration de l'établissement public local peut décider de maintenir, à titre individuel, au fonctionnaire concerné, le montant indemnitaire dont il bénéficiait en application des dispositions réglementaires antérieures, lorsque ce montant se trouve diminué soit par l'application ou la modification des dispositions réglementaires applicables aux services de l'etat servant de référence, soit par l'effet d'une modification des bornes indiciaires du grade dont il est titulaire. Toute commune classée station classée de tourisme au sens de la sous-section 2 de la section 2 du chapitre III du titre III du livre Ier du code du tourisme (1) peut être surclassée dans une catégorie démographique supérieure, par référence à sa population totale calculée par l'addition de sa population permanente et de sa population touristique moyenne, cette dernière étant calculée selon les critères de capacité d'accueil établis par décret. Toute commune ou tout établissement public de coopération intercommunale compétent comportant au moins une zone urbaine sensible définie au 3 de l'article 42 de la loi n 95-115 du 4 février 1995 d'orientation pour l'aménagement et le développement du territoire peut être surclassé dans une catégorie démographique supérieure par référence à la population totale obtenue en multipliant par deux la population des zones urbaines sensibles ou des parties de zones urbaines sensibles de la commune. 7
Heures supplémentaires 24 Cliquez sur «ajouter», le cadre ci-dessous apparaît : 24 Nombre d'heures supplémentaires réalisées et rémunérées en 2013 par cadre d'emplois (menu déroulant). Concerne les fonctionnaires et les non titulaires sur les emplois permanents. Seules les heures supplémentaires rémunérées par cadre d'emplois concernent directement le Bilan Social. Relations sociales Cliquez sur «ajouter», afin de renseigner le cadre ci-dessous : 8
25 25 Indiquez, pour chaque rubrique, les informations demandées en termes de droit syndical. Les droits syndicaux concernent les fonctionnaires et les agents non titulaires sauf le nombre de jours d'absence pour formation syndicale qui est spécifique aux fonctionnaires. Mis à disposition 26 26 Indiquez le nombre d agents accueillis par votre collectivité et mis à disposition par une autre structure. 9
2) Fenêtre «agents» Pour activer la saisie, cliquer sur Vous parvenez en premier lieu sur une page présentant les agents compris dans la base AGIRHE. Le rond rouge signifie que vous n avez pas validé, le signe vert confirme au moins une validation. Vous pouvez supprimer un agent n ayant eu aucun lien avec la collectivité en 2013 (icône ). Vous pouvez créer un agent absent de la liste et lié à la collectivité en 2013 (icône ). Pour les collectivités ayant un effectif conséquent, vous pouvez sélectionner directement un agent en utilisant la boîte de dialogue : Pour chaque agent existent quatre fiches à renseigner : Pour cela, cliquez sur le rond rouge. Il est indispensable d enregistrer souvent les données de chaque feuille (bouton ). Ne pas oublier de détailler les rubriques C.E.T., formations, accidents. Plusieurs actions sont possibles : Le bouton Le bouton Le bouton permet de compléter un tableau, permet de modifier les données saisies, permet de les supprimer. 10
Fiche «Personnel» : Compte Epargne Temps Si l agent a ouvert un compte épargne temps, vous devez indiquer la date d ouverture, le nombre de jours épargnés et éventuellement celui des jours consommés, en cliquant sur «ajouter». Fiche «Formation» : détail des formations Désormais chaque type de formation (préparation aux concours et examens, statuts particuliers, autres) correspond à un tableau. Après avoir cliqué sur «ajouter», vous devez renseigner les informations ci-dessous pour qu une formation suivie soit indiquée : 11
Fiche «Prévention» : accident du travail Qu il s agisse d un accident de trajet ou de service, vous devez préciser la date de l accident et le cas échéant le nombre de jours d arrêt de l agent. Cliquez sur «ajouter» pour renseigner ces informations : Fiche «GPEC» : Cette fiche reprend toutes les informations relatives à la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences et ne concerne pas directement le Bilan Social. Néanmoins, les informations recueillies permettront au Centre de gestion d alimenter ses bases de données aux fins de statistiques d évolution de l emploi dans la Fonction Publique Territoriale. 12
Phase 3. Suivi de votre Bilan Social 1) Modification des données saisies Tant que l'accès au bilan social est disponible, il vous est possible d'apporter des modifications à vos agents dans "Données agent". Ces compléments d'informations n'apparaîtront dans le fichier "BS70XXXX.xls" qu'après avoir recliqué sur "Génération des résultats", ce qui aura pour effet de supprimer l'ancien fichier "BS70XXXX.xls" et d'en créer un nouveau avec les nouvelles données saisies. 2) Génération des résultats Une fois la saisie (collectivité + agents) terminée, il conviendra de procéder à la génération des résultats. Le fichier se présente sous la forme BS70XXXX.xls, 70XXXX représentant le code de votre collectivité dans la base du CDG70 et donc votre nom d utilisateur à l origine (c est à dire avant modification éventuelle de votre part) pour accéder à Agirhe II. Une fois le fichier généré, enregistrez-le sur votre disque dur car il ne pourra pas être conservé à long terme sur Agirhe II. Pour cela cliquez sur «Documents» dans le menu d accueil d Agirhe II (icône ) : Vous trouverez ainsi votre Bilan Social dans vos documents sur Agirhe II : Attention! La génération du fichier BS70XXXX.xls n est pas immédiate (délais de création variable en fonction du nombre de connexions simultanées : de quelques minutes à plusieurs heures). Toute génération de résultats crée un nouveau fichier et entraîne la suppression du précédent. 13
RAPPEL DE L ÉCHÉANCE Pour chaque collectivité, la saisie des données doit être achevée pour le 15 août 2014. Pour toute question, contactez : recrutement@cdg70.fr ou au 03 84 97 02 46 14