CAHIER DE GESTION PROCÉDURE D UTILISATION DE LA CARTE D ACHAT COTE 43-07-10.04 OBJET Établir une procédure d utilisation de la carte d achat afin de réduire les coûts de gestion des achats en simplifiant le processus administratif relatif aux achats. DESTINATAIRES Le personnel du Collège. DISTRIBUTION Les personnes détenant le Cahier de gestion. Le site Web du Cégep. CONTENU Préambule 1. But 2. Définition 3. Généralités 4. Utilisation, achats admissibles et restrictions 5. Mode de fonctionnement 6. Perte ou vol 7. Conciliation du relevé de compte 8. Paiement RESPONSABLES DE L APPLICATION - La directrice ou le directeur des Affaires corporatives. - La coordonnatrice ou le coordonnateur de la carte d achat (régisseuse ou régisseur des approvisionnements). ANNEXE 1- Lettre de responsabilités et d obligations de la détentrice ou du détenteur de la carte d achat. 2- Registre pour carte d achat. ADOPTION Cette procédure a été adoptée par le Comité exécutif le 25 janvier 2005 (CE 05-01.04). 07-04 Page 1 de 7
PRÉAMBULE La carte d achat est semblable à une carte de crédit conventionnelle, sauf que des mesures de contrôle et d information y sont intégrées, dont la programmation de certains paramètres propres à chaque carte (exemple : coût maximal par achat). Pourquoi le Collège de Rimouski a-t-il décidé de participer au Programme de carte d achat? Comme la plupart des entreprises, le Collège explore diverses avenues pour simplifier ses procédés et réduire ses coûts. Souvent, les frais reliés au traitement des achats de faible valeur sont aussi élevés ou même supérieurs au coût des biens achetés. Avec une carte d achat, de nombreuses étapes du processus d acquisition sont éliminées, notamment : remplir une demande, préparer un bon de commande, apparier les factures aux demandes d achat, payer les factures une à une, etc. 1. BUT Définir les modalités relatives à la coordination, à l utilisation, au paiement des relevés de compte mensuels et au contrôle des achats à effectuer au moyen de la carte d achat. 2. DÉFINITION 2.1 Banque : la Banque Nationale du Canada. 2.2 Coordonnatrice ou coordonnateur des cartes d achat : membre du personnel mandaté par le Collège de Rimouski et qui agit en son nom dans le cadre de l implantation et de la gestion courante du programme de la carte d achat. La coordonnatrice ou le coordonnateur du programme des cartes d achat est la régisseuse ou le régisseur des approvisionnements. 2.3 Détentrice ou détenteur : personne désignée par le Collège de Rimouski au nom de laquelle une carte d achat a été émise. 2.4 Carte d achat : carte d achat MasterCard, émise par la Banque Nationale du Canada, identifiée au nom de la détentrice ou du détenteur et du Collège de Rimouski. 3. GÉNÉRALITÉS 3.1 Les cartes, quoique émises au nom de chacune des détentrices ou de chacun des détenteurs, demeurent sous l entière responsabilité du Collège de Rimouski et ne doivent servir que pour le bénéfice du Collège. 3.2 À cet égard, la détentrice ou le détenteur signe la lettre de responsabilités et obligations de la détentrice ou du détenteur de la carte d achat que l on retrouve à l Annexe 1. Toutefois, le fait de détenir une telle carte ne peut avoir de conséquence sur le dossier personnel de crédit du titulaire. 3.3 La détentrice ou le détenteur doit respecter toutes les règles d acquisition de biens en vigueur. 07-04 Page 2 de 7
4. UTILISATION, ACHATS ADMISSIBLES ET RESTRICTIONS 4.1 Mesures de contrôle Les mesures de contrôle associées à une carte d achat sont les suivantes : Le montant limite par transaction; Le montant limite par mois; Les catégories de commerces bloquées; Le nombre de transactions par jour. La coordonnatrice ou le coordonnateur du Programme de la carte d achat (PCA) est responsable de la mise en application de ces limites. 4.2 Restrictions d utilisation Les principales restrictions d utilisation sont les suivantes : 4.2.1 Aucun retrait par guichet automatique, aucun NIP n étant émis aux détentrices ou aux détenteurs; 4.2.2 Aucune avance de fonds; 4.2.3 L utilisation de la carte est interdite pour le paiement : d un achat personnel effectué pour une employée ou un employé du Collège de Rimouski même si cet achat est remboursé par cette personne; d un contrat de service; des services d un restaurant ou d un traiteur; d une chambre d hôtel, sauf exception, qui sera préapprouvée par la coordonnatrice ou le coordonnateur du Programme de carte d achat (PCA). 4.2.4 Les achats faits sur la carte d achat sont obligatoirement liés au budget de fonctionnement. Aucun achat n est permis sur un budget d investissement. 4.2.5 La carte émise pour une détentrice ou un détenteur ne peut être utilisée que par cette personne. 4.3 Commande téléphonique Une commande téléphonique doit être placée avec prudence. De plus, le fournisseur doit être informé de transmettre la facture à la détentrice ou au détenteur de la carte d achat au lieu de la transmettre directement aux Services financiers. S il s agit d une facture régulière, le fournisseur doit indiquer sur la facture que le paiement a été fait par carte d achat. 4.4 Retour des marchandises Si une marchandise achetée avec la carte d achat doit être retournée, la détentrice ou le détenteur doit exiger une note de crédit et transmettre la pièce justificative lorsque le crédit est porté au compte. 4.5 Achat par Internet La détentrice ou le détenteur doit s assurer que le site Internet du fournisseur est sécurisé (souvent identifié sur la page Web) lorsque le numéro de carte d achat est donné sur Internet. 07-04 Page 3 de 7
5. MODE DE FONCTIONNEMENT 5.1 La coordonnatrice ou le coordonnateur : 5.1.1 Identifie les personnes qui doivent détenir une carte d achat. 5.1.2 Établit le montant limite d utilisation de chacune des cartes émises ainsi que le type de fournisseur autorisé. 5.1.3 S assure que les cartes émises sont utilisées conformément aux règles établies. 5.1.4 Administre et gère auprès des détentrices ou des détenteurs et de la Banque les modalités de mise en place de la carte. 5.1.5 S assure que les procédures et la documentation relatives à la carte d achat ont été reçues, lues et comprises par les détentrices ou les détenteurs. 5.1.6 Tient à jour la liste de tous les numéros et demandes de carte d achat. 5.2 La détentrice ou le détenteur : 5.2.1 Commande la marchandise auprès du fournisseur en précisant que le paiement se fera par carte d achat. 5.2.2 Au moment de la réception de la marchandise, elle ou il s assure d obtenir le bon de livraison, la facture ou le coupon de caisse avec la mention «payé» et le coupon de la carte d achat. 5.2.3 S assure que les articles commandés ont été reçus. 5.2.4 Avise immédiatement le fournisseur de toutes anomalies. 5.2.5 Tient à jour un registre des achats (modèle à l Annexe 2) de façon à faciliter la conciliation des factures de la banque émettrice avec les pièces justificatives. 5.2.6 Vérifie et concilie les relevés de compte mensuels de la Banque avec les factures reçues. S il y a lieu, contacte le fournisseur et voit à obtenir les crédits nécessaires. 5.2.7 Achemine à la ou au responsable de la gestion des cartes de son unité le relevé de compte dûment signé et codifié, le bon de livraison, le bon de réception, la facture ou coupon de caisse et le coupon de carte d achat. 5.2.8 S assure que les achats correspondent à un poste budgétaire du fonds de fonctionnement. 6. PERTE OU VOL En cas de perte ou de vol de la carte, la détentrice ou le détenteur doit avertir par téléphone, aussitôt que possible, la coordonnatrice ou le coordonnateur des Services financiers ou la coordonnatrice ou le coordonnateur du programme de la carte d achat du Collège. Elle ou il doit confirmer cet appel téléphonique par écrit. 07-04 Page 4 de 7
7. CONCILIATION DU RELEVÉ DE COMPTE 7.1 Un relevé de compte est posté mensuellement par la Banque à chaque détentrice ou détenteur de carte. 7.2 La détentrice ou le détenteur l examine et le compare aux pièces justificatives reçues. 7.3 La détentrice ou le détenteur discute immédiatement avec le fournisseur de toutes anomalies décelées et prévient aussitôt les services financiers. 7.4 La détentrice ou le détenteur transmet le relevé de compte à la ou au responsable de la gestion des cartes de son unité. 8. PAIEMENT 8.1 Le paiement à la Banque s effectue selon les modalités déterminées par les Services financiers du Collège. 8.2 La Banque achemine mensuellement à la coordonnatrice ou au coordonnateur le sommaire des sommes à payer relativement à l utilisation de la carte. 8.3 Simultanément, la Banque achemine les relevés de compte aux détentrices ou aux détenteurs de la carte. 8.4 Après vérification et approbation par la ou le gestionnaire du service, le relevé de compte est remis aux Services financiers et la saisie s effectue selon la procédure établie. 8.5 Toutes les régularisations apparaissent sur le relevé de compte du mois suivant. 9. RAPPORT DE GESTION ET CONTRÔLE 9.1 Mensuellement, différents rapports de gestion sont acheminés à la coordonnatrice ou au coordonnateur par la Banque pour examen. 07-04 Page 5 de 7
ANNEXE 1 LETTRE DE RESPONSABILITÉS ET D OBLIGATIONS DE LA DÉTENTRICE OU DU DÉTENTEUR DE LA CARTE D ACHAT Formulaire de déclaration Je, personne soussignée, reconnais par la présente avoir reçu une carte émise au nom du Collège de Rimouski. Je reconnais, en outre, avoir reçu la carte n o. En signant la déclaration ci-dessous, je reconnais que j ai lu les procédures relatives à l utilisation de cette carte ; je m engage à m y conformer et j accepte les responsabilités suivantes : 01 - Je reconnais que la carte est réservée exclusivement aux achats autorisés par le Collège de Rimouski et m engage à ne l utiliser que pour le bénéfice et les activités du Collège. 02 - En cas de perte ou de vol de la carte, je m engage à avertir par téléphone, aussitôt que possible, la coordonnatrice ou le coordonnateur des Services financiers ou la coordonnatrice ou le coordonnateur du programme de la carte d achat du Collège. Je lui confirmerai cet appel téléphonique par écrit. 03 - Je m engage à remettre la carte immédiatement en cas de cessation d emploi, quelle que soit la cause de mon départ. 04 - Tous les frais seront facturés directement au Collège de Rimouski et payés par lui. La Banque ne peut accepter aucun paiement direct de ma part. 05 - La carte étant la propriété du Collège de Rimouski, j accepte que diverses vérifications d usage soient menées périodiquement. 06 - Je recevrai un relevé mensuel de conciliation qui présentera tous les achats de la période de facturation. Je résoudrai toutes anomalies en prenant contact, selon le cas, avec le fournisseur, la coordonnatrice ou le coordonnateur ou les Services financiers. 07 - Si je soupçonne que la carte d achat a servi à des fins illicites, je m engage à prévenir aussitôt que possible ma ou mon gestionnaire et la coordonnatrice ou le coordonnateur de la carte d achat du Collège. 08 - Je reconnais également que la carte appartient à la Banque Nationale du Canada et qu elle m est confiée au nom du Collège de Rimouski. Signature de la détentrice ou du détenteur de la carte Date Signature de la ou du gestionnaire 07-04 Page 6 de 7
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