LA DÉMATÉRIALISATION A DOSSIER DE PRESSE Contact : Cédric SOULET, directeur de cabinet Tél. : 01 60 43 02 51 - Fax : 01 60 43 67 55 - Courriel : communication@bailly-romainvilliers.fr
Bailly-Romainvilliers Commune de la Seine-et-Marne située à une quarantaine de kms à l'est de Paris, Bailly- Romainvilliers fait partie du Val d'europe, le secteur 4 de la ville nouvelle de Marne-la- Vallée. Reliée aux aéroports de Roissy / Charles-de-Gaule et Orly par les axes autoroutiers A104 A4, elle est également desservie par le RER A (via la gare de Serris - Montévrain) et le TGV Est (via la gare de Chessy). Sa population compte actuellement 5.500 habitants, dont 80% âgés de moins 40 ans et 42% de moins de 18 ans. Une population qui a été multipliée par 10 en 20 ans! La mobilité de cette nouvelle population la rend peu disponible pour fréquenter les services municipaux, et le fort taux d équipement informatique des foyers permet d envisager une plus forte sensibilisation à l emploi des T.I.C. Volonté politique L ambitieux programme de services à la population proposé par l équipe municipale (élue en juillet 2005) intègre une simplification et une modernisation des démarches administratives, une meilleure gestion des derniers publics avec des investissements amortis et rentabilisés rapidement de part les économies réalisées. Cette simplification des démarches concerne tout particulièrement la modernisation des modalités d inscription et de paiement des prestations scolaires et périscolaires. Il était demandé un meilleur service à la population par une révolution de la relation administré-administration : une mairie ouverte 24h/24, en restant au bureau, ou de chez soi, des délais de réservation de tous les services plus courts, une grande souplesse et liberté de gestion des inscriptions et réservations en fonction de la vie de la famille, moins de flux papiers et moins de déplacements : les documents et pièces justificatives valables devaient être fournis une fois, et mutualisés entre les différents intervenants pour les diverses démarches, un télépaiement par carte bancaire, via une plateforme sécurisée, ou par prélèvement automatique, des échanges facilités et personnalisés avec chaque famille. Une évolution qui s'accompagne d'une toute aussi importante amélioration des missions et conditions de travail des agents (tâches répétitives supprimées, transversalité, polyvalence, vision plus globale et enrichissante, contact avec le public, travail d équipe etc ). Les investissements d environ 350.000 euros, décidés sur 2007 pour la passation des différents marchés, devraient être amortis et rentabilisés sur trois ans, en générant 100.000 euros d économies par an sur les repas des cantines scolaires commandés en surplus (pour faire face aux repas non réservés), en limitant le nombre de recrutement tout en garantissant un certain niveau de qualité des services.
Mise en œuvre du projet Pour répondre à cet engagement, les services ont dû procéder à un état des lieux et mettre en place une démarche projet, laquelle démarche est passé par la constitution d un comité de pilotage, composé d élus et des chefs des services directement impliqués dans le projet, ainsi que de 5 groupes de travail thématiques : techniques et outils informatiques management et organisation des services nouveau règlement de facturation communication extérieure évaluation des différents aspects de la dématérialisation Etat des lieux Une phase préalable d audit engagée mi-2006 a permis de constater les éléments suivants : un parc informatique très hétérogène, avec des ordinateurs disparates au niveau de leurs performances et de leurs systèmes d'exploitation ; des serveurs limités, répondant tout juste aux besoins de l'époque ; un câblage réseau sous dimensionné, non évolutif, ne permettant pas de connecter toutes les machines présentes ; sécurité inefficiente, avec des solutions antivirus tout aussi disparates que le parc informatique... quand elles existaient ; organisation des services insuffisante pour porter un tel projet, insuffisamment structurés, voir inexistants dans les domaines informatiques, juridiques, ainsi que pour les marchés publics. Structuration des services Une seconde phase de structuration des services a été menée : création d un service informatique avec le recrutement d un informaticien début 2007 ; création d un service marchés publics avec le recrutement d un attaché juriste spécialisé dans la commande publique ; création de l Espace Familles regroupant puis fusionnant les services Petite Enfance, Enfance, Scolaire, Jeunesse et Régie. Cette création d'un guichet unique dédié à la famille était une phase indispensable à la mise en place de la dématérialisation. Sensibilisation et travail sur la dématérialisation Des réunions d'information et de sensibilisation avec les entreprises prestataires, ainsi que la visite de stands lors du Salon des Maires et des Collectivités Locales (fin 2006), ont permis une véritable implication des services.
Des réunions interservices ont eu lieu entre la fin 2006 et le premier trimestre 2007, avec un triple objectif : présenter et définir la dématérialisation : enjeux, portée et contenus de l eadministration, sensibiliser aux impacts sur les secteurs respectifs : management, organisation ; et sur de nouvelles modalités d'exercice des missions : formation, adaptation, responsabilisation..., travailler sur le recensement des besoins en outils informatiques (matériels et logiciels), pour mieux les qualifier techniquement. Des réunions, au cours du 2 ème semestre 2007, avec les partenaires, notamment les représentants des parents d élèves, ont été organisées de manière à élaborer de façon concertée, un nouveau règlement de facturation des prestations des services publics locaux, assouplissant les modalités d'inscription, de réservation, d'annulation et de paiement, par la mise en place de nouveaux progiciels. Ces phases préparatoires ont abouti à plusieurs procédures de consultation de marchés pour la mise en service d un nouveau site Internet, la refonte du câblage réseau de l hôtel de ville, la fourniture de nouveaux matériels informatiques et de logiciels spécifiques, leur installation et la formation des agents. Lancement procédures de consultations Marché de refonte du site Internet de Bailly-Romainvilliers : Mai 2007 : Lancement consultation Marché refonte site Internet Septembre 2007 : Mise en ligne nouveau site Internet. Marché de refonte du câblage réseau de l hôtel de ville : Juin 2007 : Lancement consultation Marché refonte du câblage réseau de la mairie Août / septembre 2007 : Réalisation des travaux et installation du nouveau câblage réseau avec création d une nouvelle salle serveurs. Marché de fourniture de matériels informatique : Août 2007 : Lancement consultation Marché acquisition de matériels informatiques (serveurs, stations PC, petit matériels et périphériques, matériels classes informatiques Girandoles et Coloriades) Octobre 2007 livraison et d'octobre 2007 à janvier 2008 : Installation des nouveaux serveurs et PC Il avait pour objet l acquisition de nouveaux serveurs pour supporter et administrer la nouvelle architecture réseau, de stations de travail et de périphériques. Marché de fourniture de progiciels mairie : Fin août 2007 : Lancement 1 ère consultation marché logiciels et progiciels mairie ; Fin octobre 2007 : Attribution lot progiciel Espace Familles : gestion dématérialisées
de toutes les prestations de la Petite Enfance à la Jeunesse, en passant par l Education restauration, les Centres de Loisirs ; Décembre 2007 / 1 er trimestre 2008 : Installations / formations / paramétrages Fin septembre 2007 : Lancement 2 ème consultation marché logiciels et progiciels mairie ; Novembre 2007 : Attribution lots (Accueil Etat Civil / Elections Finances RH) Janvier à mai 2008 : Installations / formations / paramétrages Communication extérieure Publications d articles sur le projet dans le journal municipal Diffusion aux habitants d un dépliant explicatif Envoi à chaque usager d un courrier de notification d attribution d un code d accès sécurisé à la plateforme des services dématérialisés Mise en oeuvre de sessions de démonstration sur des bornes interactives en libre service dans les centres de loisirs et en mairie, pour l accompagnement des internautes usagers Article dans la presse locale (Le Parisien du 1 er février 2008) Opérationnalité du projet La mise en service effective de l Espace Familles (guichet unique et kiosque Internet), qui a eu lieu fin janvier 2008, a connu un franc succès puisqu'à ce jour, 400 familles romainvillersoises utilisent en moyenne chaque mois le kiosque (pour 1 640 comptes créés) et 57 313 connexions ont été comptabilisées. A souligner également le nombre paiements en ligne effectués par les familles entre le 18 avril et le 5 mai 2008 : 72, avec une valeur moyenne de 60 euros. Un chiffre qui augmente au rythme moyen de 5 paiements en ligne par jour! Développements prévus Le but de la dématérialisation est de permettre aux familles de disposer d un véritable outil d e-administration pour gérer de manière autonome, libre et responsable leurs démarches avec les services communaux, en temps réel. Une démarche rarement poussée jusqu à une dématérialisation totale! Après la rentrée scolaire 2008-2009, la dématérialisation s'étendra petit à petit aux autres services à la population (état-civil, réservation de salles, billetterie des spectacles du centre culturel, brocante...) de manière à automatiser certaines procédures. Un marché de téléphonie est en cours d élaboration, avec une réflexion sur le regroupement des télécommunications sur le seul réseau Internet. Le lancement de l appel d offres est prévu avant l été 2008. La dématérialisation concernera également la transmission des actes administratifs soumis au contrôle de légalité et les opérations comptables avec le receveur municipal du Trésor Public.
ANNEXES Dossier «Dématérialistation» paru dans la Chronique de Bailly n 10, février-mars 2008 Dépliant distribué aux habitants de la commune en janvier 2008 Courrier, daté du 16 janvier 2008, envoyé aux usagers pour leur transmettre leur identifiant et leur mot de passe sécurisé afin de leur permettre de se connecter sur leur compte famille personnalisé Article paru dans le journal Le Parisien du 1 er février 2008
PAR INTERNET de son domicile ou du bureau BORNES INTERACTIVES en libre service (mairie, CLSH) A L'ESPACE FAMILLES guichet unique en mairie PORTAIL WEB : KIOSQUE DE TELESERVICES -Accèsau compte famille sécurisépar identifiant et mot de passe ; - Informations personnelles : suivi des demandes, identités, coordonnées postales et électroniques, situation familiale... ; - Inscriptions, réservations, modifications ou annulations de prestations de services publics locaux en temps réel ; - Consultation des factures ; - Plateforme sécurisée de paiement en ligne ou gestion du prélèvement automatique ; -Base documentaire de formulaires téléchargeable (Règlement de facturation, Autorisation de prélèvement, Attestations...) ; SERVEUR PORTAIL WEB DE TELESERVICES ACCUEIL PHYSIQUE - Informations personnelles : suivi des demandes, identités, coordonnées postales et électroniques, situation familiale... ; - Démarches d inscriptions, constitution du dossier administratif, collecte des justificatifs valables pour toutes les prestations des services publics locaux - Réservations, modifications ou annulations de prestations ; - Régie des paiements par chèques, espèces, CESU, bons CAF et dépôt des autorisations de prélèvement automatique ; POINTAGE PAR PDA sur les sites (CLSH, crèches ) CHARGEMENT DES ACTIVITES A POINTER VIA INTERNET CONNEXION EN TEMPS REEL Interrogation de la base de données Intégration des demandes et réquêtes des internautes SERVEURS DE LOGICIELS INTEGRATION DES POINTAGES