Supervisor Position Title : Titre du poste de la superviseure ou du superviseur: Supervisor Numéro de la superviseure ou du superviseur: Coordinator, Finance & Administration Coordonnatrice des finances et de l administration 218 Position Designated Bilingual / Position désigné bilingue PURPOSE OF POSITION The Administrative Support Assistant provides administrative services to support the operations of Union of National Employees staff, National Executive and members. STATEMENT OF RESPONSIBILITIES Provides member representation support by: Opening and recording new files, attaching relevant documentation and reviewing the file to determine if further information is required; Communicating with members, departmental representatives and/or PSAC to gather information that is necessary for file completion; Forwarding files to PSAC for representation; OBJET DU POSTE L adjoint ou l adjointe au soutien administratif fournit des services administratifs afin d appuyer les activités du personnel du Syndicat des employées et employés nationaux, de l Exécutif national et des membres. ÉNONCÉ DES FONCTIONS Le ou la titulaire fournit un appui au service aux membres en remplissant les fonctions suivantes : Ouvrir et consigner de nouveaux dossiers, joindre la documentation pertinente et passer en revue le dossier afin de déterminer si des renseignements supplémentaires sont nécessaires; Communiquer avec les membres, les représentant(e)s ministériel(le)s et/ou l Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) afin de rassembler les renseignements nécessaires pour que les dossiers soient complets; Acheminer les dossiers à l AFPC aux fins de représentation; Page 1
Contacting, discussing and assigning appeals to ART members/psac Contacts, redirecting them to Membership Coordinator if required; Discuter avec les membres du programme de formation des représentant(e)s aux appels (FRA) et les personnes ressources de la Commission de la fonction publique (CFP), leur assigner des appels et les réorienter au coordonnateur des services aux membres au besoin; Closing files. Fermer les dossiers. Provides Convention, Conference, seminar and meeting support by: Formatting and release of all documentation including event notices, registration packages and other event information; Fournir un appui à l organisation de conventions, de conférences, de colloques et de réunions en remplissant les fonctions qui suivent : Formater et communiquer tous les documents, y compris les avis de colloque, les trousses de demande de participation et d autres renseignements liés à l événement; Preparing reports from database; Préparer les rapports issus de la base de données; Compiling and preparing of delegate packages; Ensuring all event material is packaged, delivered and returned following event; Préparer les trousses des délégué(e)s; S assurer que tout le matériel lié au colloque ou à la conférence est emballé, livré et retourné après l événement; Organizing special needs (allergies, medical equipment) as requested by delegates; Maintaining workshop/training packages and templates of all event documentation; Formatting, translating and photocopying of all National Executive Committee reports before National Executive Meetings. Assurer l organisation des besoins spéciaux (allergies, équipement médical) en fonction des demandes des délégué(e)s; Tenir à jour les trousses destinées aux ateliers et à la formation; Formater, traduire et photocopier tous les rapports du Comité de l Exécutif national avant les Réunions de l Exécutif national. Page 2
Provides Collective bargaining support by: Formatting of input calls and any other required documentation; Fournir un appui dans le cadre des négociations collectives en remplissant les fonctions qui suivent : Assurer le formatage des demandes de revendications et de tout autre document requis; Inputting and updating database; Mettre à jour la base de données; Tracking and amalgamating demands as submitted by locals; Assurer le suivi des demandes et les fusionner telles qu elles ont été présentées par les Locaux; Formatting demands package for Collective Bargaining Committee review; Formater l ensemble des demandes en vue de les présenter au Comité de négociation collective aux fins d examen; Formatting packages for submission to PSAC. Provides general administrative support by: Formater les trousses aux fins de présentation à l AFPC. Le ou la titulaire fournit un soutien administratif général en remplissant les fonctions suivantes : Scanning, updating and retrieving documents in document management system; Typing and formatting letters, memos and reports; Numériser, mettre à jour et récupérer des documents dans le système de gestion des documents; Taper et formater des lettres, des notes de service et des rapports; Responding to telephone calls to provide general information; Répondre au téléphone afin de fournir des renseignements généraux; Page 3
Contacting component staff, elected officers, PSAC, Treasury Board and Separate Employer departmental representatives, members and suppliers to obtain information, make arrangements and order supplies; Communiquer avec le personnel de l Élément, les agents élus, l AFPC, ainsi que les représentant(e)s ministériel(le)s, les membres et les fournisseurs du Conseil du Trésor et des employeurs distincts afin de se procurer des renseignements, de prendre des dispositions et de commander des fournitures; Scheduling meetings, making room reservations and arranging teleconference calls; Planifier des réunions, prendre des dispositions de voyage et d hébergement et planifier des conférences téléphoniques; Receiving, sorting and delivering faxes, mail and email within the office; Recevoir, trier et distribuer les télécopies et le courrier dans le bureau; Performing photocopying; Faire des photocopies; Sending documents for translation as requested; Tracking conference calls to prevent conflicts. Expédier les documents à traduire, tel que requis; Faire le suivi des téléconférences afin d éviter des conflits. Provides other related duties including, but not limited to: Le ou la titulaire effectue d autres tâches connexes qui comprennent, mais sans s y limiter : Tracking all outgoing and incoming translation requests and verifying invoices on a monthly basis; Assurer le suivi de toutes les demandes de traduction entrantes et sortantes et vérifier les factures une fois par mois; Acting as backup to other admin staff; Agir à titre de remplaçant d autres membres du personnel administratif; Page 4
Assisting staff with faxing, printing and other general administrative support during absences or when workloads are such that additional assistance is required; Aider le personnel en matière de télécopie, d impression et d autre soutien administratif général pendant les absences ou lorsque les charges de travail sont telles que de l aide supplémentaire est requise; Assisting staff in solving administrative problems by answering questions, providing direction and displaying initiative; Aider le personnel à résoudre des problèmes administratifs en répondant aux questions, en offrant de l orientation et en démontrant de l initiative; Protects personal information by ensuring that personal information is not discussed in open areas or shared without proper consent, safeguards the storage of personal information by ensuring that information is secured in a locked cabinet that is only accessible by authorized personnel and that personal information which is no longer required in written or electronic format be destroyed in compliance with Union of National Employees privacy policies. Protéger les renseignements personnels en s assurant de ne pas en discuter dans les lieux découverts ou de ne pas les partager sans le consentement approprié, et protéger l entreposage des renseignements personnels en s assurant que les renseignements sont mis en sécurité dans une armoire verrouillée qui est accessible uniquement par le personnel autorisé et s assurer de détruire des documents en format écrit ou électronique qui ne sont plus requis et qui contiennent des renseignements personnels en conformité avec les politiques sur la protection des renseignements personnels du Syndicat des employées et employés nationaux. 1. KNOWLEDGE 1. CONNAISSANCES The position must have knowledge of word processing, email, MS Access, Laserfiche Document Management application and internet applications in detail to perform a variety of administrative tasks; Connaissance des applications de traitement de texte, de courrier électronique, de base de données (Accès de MS) et d accès à Internet afin d effectuer une gamme de tâches administratives; Page 5
The position must be able to type and format a variety of documents; The position must have knowledge of the UNE, PSAC, Treasury Board and Separate Employer structures to obtain information from the appropriate area; The position must be able to operate a personal computer, fax machine, photocopier, printer, label printer machine and scanner; The position must have knowledge of the UNE filing system. Connaissance de la dactylographie et du formatage d une gamme de documents; Connaissance des structures de SEN, de l AFPC, du Conseil du Trésor et des Employeurs distincts afin de se procurer des renseignements auprès des secteurs appropriés; Connaissance du fonctionnement d un ordinateur personnel, d un télécopieur, d un photocopieur, d une imprimante et d un scanner; Connaissance du système de classement du SEN. 2. INTERPERSONAL SKILLS 2. COMPÉTENCES INTERPERSONNELLES The position must interact with UNE staff and elected officers to receive instruction and to provide requested information; The position must communicate with UNE staff, elected officers, PSAC, Treasury Board and Separate Employer departmental representatives, members to gather and provide necessary information, as well as make arrangements for meetings, teleconference calls and travel. Le ou la titulaire doit pouvoir traiter avec le personnel du SEN et les membres élus afin de recevoir des instructions et de fournir les renseignements demandés; Le ou la titulaire doit communiquer avec le personnel du SEN, les membres élus, l AFPC, ainsi que les représentants ministériels, les membres et les fournisseurs du Conseil du Trésor et des employeurs distincts afin de se procurer et de fournir les renseignements nécessaires et de prendre des dispositions pour la planification de réunions, de conférences téléphoniques et de voyages. 3. CONCENTRATION 3. CONCENTRATION The position requires visual concentration when inputting and maintaining data in databases so as to ensure that data is entered correctly; Le travail exige une concentration visuelle lorsque le ou la titulaire entre ou gère des données dans les bases de données, et ce, de façon à s assurer que les données sont entrées correctement; Page 6
The position must be able to effectively cope with shifting priorities and deadlines with the work being assigned by others. Le ou la titulaire doit pouvoir traiter efficacement les priorités et les dates d échéance changeantes relativement au travail assigné par d autres. 4. PHYSICAL DEMANDS 4. EXIGENCES PHYSIQUES The position must operate a computer, photocopier, fax machine and scanner; The position is required to handle and file records; The position must pack large boxes between 25-50 pounds and arrange for delivery on an occasional basis; The position is sitting at a desk for much of the work being performed. Le ou la titulaire doit faire fonctionner un ordinateur, un photocopieur, un télécopieur et un scanner; Le ou la titulaire doit manipuler et classer des dossiers; Le ou la titulaire doit emballer de grosses boîtes qui pèsent environ de 10 à 20 kg et les livrer au service de l expédition, et ce, de façon occasionnelle; Le ou la titulaire reste assis(e) à un bureau pendant la plus grande partie du travail à effectuer. 5. COMPLEXITY 5. COMPLEXITÉ The position must maintain a records management system that ensures the efficient storage and retrieval of information, both manually and electronically; The position is required to recognize the procedure that must be followed to process complaints, grievances and appeals; The position is required to understand the logistics and organizational requirements in order to provide support to all types of events. Le ou la titulaire doit gérer un système de classement qui assure le stockage et la récupération efficaces des renseignements, tant manuellement qu électroniquement; Le ou la titulaire doit reconnaître les procédures à respecter pour traiter les plaintes, les griefs et les appels; Le ou la titulaire doit comprendre la logistique et les exigences organisationnelles afin de fournir du soutien au cours des conférences et des colloques. 6. IMPACT 6. RÉPERCUSSIONS Page 7
The position can impact upon the performance of co-workers who require information in a timely manner. If not completed effectively, it would cause a loss of time for others; The position is responsible for scheduling meetings, teleconferences and travel, which if not done correctly, would waste the time of others and could impact negatively upon the image of the UNE; The position is responsible for the administration of complaints, grievances and appeals, which if deadlines are missed could have serious impact on members ranging from disciplinary action to loss of employment. 7. RESPONSIBILITY FOR INFORMATION The position is responsible for filing and retrieving information for the UNE; Le travail peut avoir des répercussions sur le rendement des collègues qui nécessitent des renseignements de façon opportune. S il n est pas accompli efficacement, les autres pourraient subir une perte de temps; Le ou la titulaire est responsable de planifier des réunions, des conférences téléphoniques et des voyages, et cette planification n est pas faite correctement, cela pourrait occasionner des pertes de temps pour les autres et avoir des incidences négatives sur l image du SEN; Le ou la titulaire est responsable de gérer les plaintes, les griefs et les appels et si les dates d échéance sont ratées, cela pourrait avoir des incidences graves sur les membres, allant de mesures disciplinaires à la perte d emploi. 7. RESPONSABILITÉ QUANT À L INFORMATION Le ou la titulaire est responsable de classer et de récupérer des renseignements pour le SEN; Page 8
The position is responsible for receiving, logging and tracking complaints, grievances and appeals. The information contained in these files is sensitive; The position is required to contact UNE staff, elected officers, PSAC, Treasury Board and Separate Employer departmental representatives, members and suppliers to gather information necessary for the completion of files. 8. DEVELOPMENT AND LEADERSHIP OF OTHERS The position must occasionally provide advice and guidance to coworkers. 9. ENVIRONMENTAL WORKING CONDITIONS The position is required to work in an open office where there is exposure to office noise and traffic. Le ou la titulaire est responsable de recevoir, de consigner et d effectuer le suivi des plaintes, des griefs et des appels. Les renseignements de ces dossiers sont de nature délicate; Le ou la titulaire est responsable de communiquer avec personnel de SEN, les membres élu(e)s, l AFPC, ainsi que les représentant(e)s ministériel(le)s, les membres et les fournisseurs du Conseil du Trésor et des employeurs distincts afin de rassembler les renseignements nécessaires pour s assurer que les dossiers sont complets. 8. PERFECTIONNEMENT DES AUTRES ET LEADERSHIP Le ou la titulaire doit occasionnellement donner des conseils ou encadrer des collègues. 9. CONDITIONS DE TRAVAIL ENVIRONNEMENTALES Le ou la titulaire doit travailler dans un bureau ouvert où il ou elle sera exposé(e) au bruit et à la circulation de bureau. QUALIFICATIONS: QUALITÉS REQUISES: Secondary School Graduate; Diplôme d étude secondaire; College or University degree in office administration desirable; Two (2) to five (5) years experience in an administrative assistant role; Bilingual (English and French), oral, reading and writing; Diplôme collégiale ou baccalauréat universitaire en administration de bureau est avantageux; Deux (2) à cinq (5) année d expérience dans un rôle d adjoint administratif ou d adjointe administrative; Bilingue (français et anglais), orale, lire et écrire; Page 9
Excellent communication skills; Excellentes compétences en communication; Attention to accuracy and detail; Souci de l exactitude et du détail; Able to meet deadlines consistently; Capacité de respecter les échéances de façon constante; Ability to manage stress levels effectively; Capacité de gérer des niveaux de stress de façon efficace; Ability to multi-task; Capacité d effectuer plusieurs tâches à la fois; Ability to prioritize work appropriately; Ability to work independently and in a team environment; Capacité d établir l ordre de priorité des tâches de façon adéquate; Capacité de travailler de façon autonome et en équipe; Ability to demonstrate initiative. Capacité de faire preuve d initiative. Page 10
Employee s Statement / Déclaration de la ou du titulaire: I have been given the opportunity to comment on this work description. J ai eu l occasion d exprimer mon avis au sujet de cette description de travail. Employee s Signature Signature de la ou du titulaire Date Coordinator s Statement / Déclaration de la coordonnatrice ou du coordonnateur: This work description accurately describes the activities and demands of the position./cette description de travail reflète fidèlement les activités et exigences du poste. Authorization / Autorisation: Coordinator s signature Signature de la Coordonnatrice ou du Coordonnateur Date National President s signature Signature du/de la Président(e) national(e) Date Page 11