PETIT DÉJEUNER DÉBAT ACHATS PUBLICS D INFORMATIQUE: QUELLES BONNES PRATIQUES

CC M.A PETIT DÉJEUNER DÉBAT ACHATS PUBLICS D INFORMATIQUE: QUELLES BONNES PRATIQUES 24 MAI 2012 www.cks-public.fr - 1 -

ACHATS PUBLICS D INFORMATIQUE: QUELLES BONNES PRATIQUES Programme 9h30 09h40 : Introduction Table ronde : «Les enjeux des achats publics informatiques», animée par le cabinet CKS et Laurent VIDAL, Maître de conférences (HDR) à l'ecole de Droit de la Sorbonne, Co-Directeur du Master 2 "Droit public des affaires", Co-Directeur du Département de Droit Public de l Économie Institut de Recherche Juridique de la Sorbonne - André TUNC, Avocat spécialisé en Droit public 09h40 10h00 : «Les achats publics informatiques: approche économique et juridique» Jeoffrey RAMBININTSOA Consultant CKS public 10h00 10h20 : «Retour d'expérience de la ville de Clermont-Ferrand sur une analyse critique d'élaboration de cahiers des charges d'achats informatiques» José GAYDU Directeur de l organisation et gestion des services Ville de Clermont Ferrand 10h20 10h40 : «Les logiciels libres dans les marchés publics» Dominique DAMO Avocat Associé, JURISDEMAT Avocats 10h40 11h00 : Echanges avec l assistance Table ronde : «Marchés publics informatiques et maîtrise des deniers publics», animée par le cabinet CKS et William GILLES, Maître de conférences (HDR) à l'ecole de Droit de la Sorbonne, Directeur du Master 2 «Droit du numérique Administration-Entreprises», Membre de Institut de Recherche Juridique de la Sorbonne (IRJS), Président d IMODEV 11h00 11h20 : «Transparence et maîtrise des prestations de Tierce Maintenance Applicative» Didier VENTURINI Directeur des systèmes d information, Région Provence Alpes Côte d Azur 11h20 11h40 : «Evolution des pratiques d achats de Prestations Intellectuelles Informatiques: (PII) - retour d expérience des secteurs publics et privés» Arnaud SALOMON Directeur Associé du Cabinet CKS 11h40 12h00 : «Mutualisation des achats informatiques, l expérience de l UGAP» Guy Noël NOGUERA Chef de département informatique et télécommunication, UGAP 12h00 12h20 : Conclusion et échanges avec l assistance - 2 -

MARCHÉS PUBLICS ET INFORMATIQUE DES UNIVERS A PRIORI DIVERGENTS Principes des marchés publics Principes applicables à l informatique Une définition en amont du besoin sur des durées pouvant s étaler sur plusieurs années Des contrats par principe intangibles L absence de négociation dans la procédure de principe au dessus des seuils (appel d offres) Des délais de procédures relativement longs L impossibilité, de principe, de faire référence à des marques La difficulté à gérer la transition entre deux titulaires Un besoin et des contrats traditionnellement en perpétuelle évolution Une co-conception des solutions et un mode de travail de plus en plus itératif et «agile» Politique de gestion de parc informatique et SDSI tendant à l homogénéisation du parc informatique Nécessaire prise en compte de l évolution rapide du marché fournisseur (logiciels et matériels) La nécessité de transfert de connaissances entre deux prestataires lors des phases de réversibilité En matière de matériel et logiciel, obsolescence rapide des produits Des principes directeurs divergents mais à concilier pour garantir un résultat efficient d un point de vue technique et Achat! - 4 -

LA BOÎTE À OUTILS DES BONNES PRATIQUES APPROCHE ACHAT ET JURIDIQUE Horizontale (clauses de PI, VA/VSR, procédure, AO, DC, publicité pertinente, DQE, négociation, audition, Analyse des candidatures et des offres) Verticale (Identification du marché fournisseur: sourcing, cartographie des Achats informatiques, RFI, segmentation Achat, analyse des coûts ) Achats Besoin technique: Impression de document, conception d un site internet, etc Juridique Transverse (Cohérence entre SDSI, Politique Achat, mode projet transverse / silo, internalisation/externali sation, groupement) Horizontale Formalisation du juste besoin (fonctionnelle/technique/ standardisation/rationali sation), gestion de la relation fournisseur, etc..) Transverse (mode de contractualisation: marché ordinaire, Accord cadre, MBC ) Verticale (estimation financière préalable aux BC, optimisation de l approvisionnement plan progrès fournisseur, pénalités, réversibilité, documentation du code, suivi des bonnes pratiques de codage, avenants etc.. ) - 5 -

Besoin Marché Fournisseur LA BOÎTE À OUTILS DES BONNES PRATIQUES INTÉGRER UNE APPROCHE ACHAT DANS SES MARCHÉS PUBLICS INFORMATIQUES Recueil du besoin en interne Formalisation d un cahier des charge Mener la mise en concurrence Conception - Dvlpt Test- recette Formation des utilisateurs Fournisseurs généralistes capables de gérer tous les sujets et ayant éventuellement recours à la sous-traitance Fournisseurs spécialisés par secteur: Santé, Industrie etc.. Fournisseurs spécialisés par matière: conduite du changement, recette, etc.. Maintenance Réversibilité Fournisseurs spécialisés par sujet: sécurité, internet, schéma directeur, outil décisionnel, Achat Quelle stratégie optimale? Approche transversale Approche verticale Approche horizontale Quelle équipe projet (juriste/acheteur/dsi)? Les prestations de formations/ maintenances sont elles transverses à l établissement et communes à plusieurs projets, complexes, pour quel volume? Quelle forme contractuelle pertinente (AC, MBC, mixte etc )? Quel type de fournisseur est le plus pertinent pour mon projet ou pour une typologie de prestation? Comment limiter le dérapage des projets (détermination des UO) et intégrer le coût global? Comment anticiper l évolution des comportements, des technologies etc Comment mobiliser le levier négociation (nomenclature/uf)? Quel allotissement? Quelle simulation de commande pour l analyse? Comment intégrer le développement durable (ecolabel, PME, DEEE) - 6 -

QUELQUES MAUVAISES PRATIQUES GÉNÉRALEMENT OBSERVÉES Transversale Une nomenclature achat inexistante, non suivie ou inadaptée aux marchés informatiques Absence de travail en mode projet, travail en silo ou trop éclaté Harmonisation insuffisante des pratiques «marchés publics informatiques» au niveau d un établissement Absence de recensement des besoins informatiques lié au processus «marchés» Verticale Absence de sourcing pour connaître ses fournisseurs et adapter ses marchés en conséquence (clauses, forme des prix, modalités de facturation, etc..) Absence de benchmark entre entités publiques (et sur les pratiques du privé) Gestion de la relation fournisseur à optimiser Horizontale Trop de «copier-coller» des précédents marchés, de réflexion de passif sans intégration des projections Clause de propriété intellectuelle parfois non adaptées, CCTP et CCAP trop souvent discordants et CCAG TIC peu maîtrisé Une réflexion parfois trop sommaire sur les formes contractuelles (ex: accord cadre avec un nombre faible de marchés subséquents) et l allotissement Des attentes et un besoin insuffisamment précis La phase candidature se limitant généralement à la stricte conformité Une séparation entre passation et exécution au niveau du suivi Tendance récente à la trop grande complexité des marchés rendant l exécution difficile selon la taille des organisations - 7 -

Contraintes modalités Objectif EXEMPLES DE BONNES PRATIQUES OU DE RÉFLEXIONS ENGAGÉES (1) Utilisation du «RFI» (demande d information) en amont des projets informatiques Analyse de l opportunité d achat, de l offre existante permettant le cas échéant un marché plus adapté et un besoin en phase avec le marché fournisseur Permets aux sociétés de faire connaître leurs solutions Ex: RFI (Banque de France soumise à l ordonnance 2005-649) Publicité sur le site internet de l établissement à doubler d un «sourcing» Indications qu il ne s agit pas d une procédure de mise en concurrence et que la demande d information ne constitue pas en engagement de la part du PA et de la société répondant au RFI Respect des grands principes de la commande publique Stimuler la réponse au RFI pour le rendre pertinent Ex: RFI (Banque de France soumise à l ordonnance 2005-649) - 8 -

Contraintes modalités Objectif EXEMPLES DE BONNES PRATIQUES OU DE RÉFLEXIONS ENGAGÉES (2) Optimisation des aspects procéduraux et contractuels Toucher les bons fournisseurs Adopter une approche transverse, générer des gains, disposer d une plus grande réactivité et de fournisseurs plus pertinents Ex: différents choix observés dans le secteur public Accord cadre réservé aux petits projets avec deux lots (projet <100k ; projets > 100k ) 10 titulaires/lots Accord cadre: lot 1 Pilotage MOA; lot 2 conduite de projet MOA (recette, conduite au changement etc ); lot 3 qualité et méthode; lot 4 Conseil en organisation Cartographie des achats informatiques afin de définir les typologies d achats passés (quel type d AMOA/MOE, leur récurrence, volume?) et à venir afin de définir la forme contractuelle et l allotissement adapté Analyser les candidatures et demander la réalisation de cas Pour le recours à l accord cadre, la demande de cas, disposer d une masse critique d achats informatiques pour être attrayant et pouvoir stimuler son panel fournisseur Une erreur peut conduire à disposer de fournisseurs peu adaptés à son achat Marchés à bons de commande multi attributaire: Lot 1: assistance au Pilotage opérationnel et projets SI- Lot 2: assistance à la maintenance et aux recettes, - Lot 3: assistance au Pilotage d'ensemble. Cas le plus fréquent : un marché mixte (forfait/bon de commande) par projet informatique - 9 -

Contraintes Petit déjeuner débat 24 mai 2012 modalités Objectif EXEMPLES DE BONNES PRATIQUES OU DE RÉFLEXIONS ENGAGÉES (3) Disposer de clauses contractuelles adaptées à ses achats et à son organisation Optimiser ses clauses contractuelles afin de pouvoir les mobiliser pendant le contrat Ex: «Fiche profil» à remplir par les candidats et à contractualiser pour les opposer au titulaire Prévoir les aspects à préciser dans «les documents particuliers du marché» selon les CCAG Dérogations importantes aux CCAG- TIC souvent à prévoir (réflexion sur les clauses de VA/VSR, gestion des «réserves» souvent pratiquées en informatique, développement de la clause relative à la gestion des logiciels libres, intégration des logiciels mixtes, précisions sur les anomalies, etc ) Renforcer l adéquation entre CCAP et CCTP, les obligations de résultat sur les livrables, les possibilités de contrôle ultérieur du prestataire, la contractualisation des profils des intervenants afin de disposer de leviers pendant l exécution Adapter son contrat à son organisation (ex: en cas d organisation DSI de petite taille, limiter les indicateurs, les comités, le nombre de pénalités, tendre à la forfaitisation etc ) Des contrats inadaptés posent souvent des difficultés pendant l exécution (techniques, administratives et financières) Des contrats inadaptés ne peuvent être mobilisés en cas de qualité moindre des prestations Un risque de condamnation aux torts partagés en cas de clauses «floues» - 10 -