LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL Fabio Ciarrocchi, fci@oxfamsol.be 17 octobre 2008
Oxfam-Solidarité ASBL: Types d activités commerciales: Produits de deuxième main: vêtements, ordinateurs, livres, brocantes Ventes via notre réseau de magasins ou ventes en gros Quelques chiffres: Chiffres d affaires 2007: 4.843.661 Bénéfice net 2007: 907.540 Nombre d employés: 120 Nombre de bénévoles: 600 Nombre de points de vente: 42 LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 2
Introduction: Les activités commerciales visent les objectifs suivants: Financement des activités principales de l ASBL Récolte de fonds au profit d autres organisations Réinsertion socioprofessionnelle de ses bénéficiaires L environnement de contrôle interne doit assurer: 1. La gestion efficace des ressources 2. Limiter les risques de malversations LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 3
Composantes visées La gouvernance L analyse et l évaluation des risques spécifiques Le suivi financier et logistique La mise en place d outils informatisés de contrôle et de surveillance LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 4
Gouvernance Rôle du conseil d administration: Suivi de la rentabilité Planification financière à Planification stratégique: Participer à + Validation financière des activités court terme l élaboration des objectifs généraux Participer à l identification des opportunités d affaires et des risques liés à ces opportunités. + Validation des choix stratégiques Approbation du plan opérationnel LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 5
Gouvernance L efficacité du conseil d administration dépendra des facteurs suivants: 1) Composition du conseil d administration Expérience des individus Complémentarité 2) Outils de gestion mis à sa disposition Rapports de suivi budgétaire Rapports de suivi des liquidités Analyse bilan / ratios LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 6
Analyse et évaluation des risques spécifiques Risques liés aux activités commerciales: Risque commercial lié aux facteurs suivants: Compétitivité du secteur Biens de remplacement Limitations des sources d approvisionnement Défaut de paiement de clients institutionnels Risques légaux Risques liés à la réputation LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 7
Analyse et évaluation des risques spécifiques Analyse et évaluation des risques spécifiques: Outils implémentés chez Oxfam-Solidarité: Groupe de gestion des risques Création d un registre des risques (Risk Register) Révision des risques par le conseil d administration et validation des mesures proposées pour les mitiger. Mise à jour du processus: annuel LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 8
Suivi financier et logistique A) Suivi financiers et comptables: Exemples de contrôles spécifiques: a) b) c) d) Réconciliation des fonds de caisses Réconciliation des dépôts bancaires Contrôle des annulation de ventes Contrôle des totaux de ventes La fréquence de ces contrôles doit être adaptée à la nature des opérations. LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 9
Suivi financier et logistique A) Suivi financiers et comptables: Suivi budgétaire: Outils de contrôles Instrument de motivation Intervenants: Équipe de gestion de la branche commerciale Équipe de direction Conseil d administration et d audit Bénévoles et autres collaborateurs LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 10
Suivi financier et logistique A) Suivi financiers et comptables: Défis rencontrés: a) Recours aux bénévoles: Roulement important Implication ponctuelle Résistances au changement b) c) Gestion de la TVA Gestion des stocks LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 11
Suivi financier et logistique B) Suivi logistique: Des systèmes sont requis pour gérer les flux de marchandises et d informations liés aux cycles suivants: a) b) c) d) Cycle de fabrication ou de réception des marchandises Gestion des stocks Gestion des commandes clients Expéditions et transit de stocks À ces cycles logistiques s ajoutent les cycles comptables spécifiques suivants: a) Facturation b) Suivi des paiements clients LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 12
Suivi financier et logistique B) Suivi logistique: Résultats attendus de contrôles internes sur les cycles: Suivi adéquat des coûts de chacune des composantes du cycle Assurer l intégrité physique des stocks Assurer un service à la clientèle adéquat Composantes de l environnement de contrôle interne: Contrôles physiques Organisation du travail adéquate Systèmes informatiques de suivi LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 13
OUTILS INFORMATISÉS DE CONTRÖLES ET DE SURVEILLANCE: Systèmes requis: a) Logiciel comptable b) Systèmes informatiques de support c) Tableaux de bord de gestion Contraintes: a) Valeur de l investissement b) Compétences internes c) Capacité de l ASBL à déployer de nouveaux systèmes LES ACTIVITES COMMERCIALES AU SEIN DES ASBL 14