Ville de Calais Règlement intérieur des salles municipales Paul CARON Blaise PASCAL CONSTANTINE LE MINCK Août 2007
A- ORGANISATION Article 1 : Affectation La mise à disposition des salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK, établissements de type L, est consentie exclusivement aux associations régies par la loi du 1 er juillet1901 déclarées et légalement constituées, dont le siège effectif est situé sur la Commune de Calais et qui ne disposent pas de locaux en propriété ou en location à titre gracieux ou onéreux. Elle ne peut en aucun cas avoir un caractère exclusif et permanent. La mise à disposition de ces salles municipales est consentie : - à titre gracieux mais moyennant une caution de garantie aux associations calaisiennes déclarées et légalement constituées et aux établissements scolaires qui en font la demande pour l organisation de réunions, de spectacles, de manifestations ludiques, récréatives ou sportives sous réserve que ces dernières soient compatibles avec la configuration des locaux. - aux comités d entreprises pour l organisation de manifestations à but social, aux associations non calaisiennes et aux organismes de formation moyennant le paiement d une redevance d occupation dont le barème est fixé par délibération du Conseil Municipal. Les Salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK ne peuvent être mises à disposition de mineurs ou réservés par des associations de Calais pour le compte d association ou de personne extérieures à la Commune. En cas de non-respect, la Commune se réserve le droit d encaisser la caution de garantie de et d'annuler la demande. Article 2 : Nature des activités La location à titre gracieux des salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK est consentie pour permettre la tenue des instances gestionnaires des associations (assemblées générales, conseils d administration, réunions de bureau) et en règle générale toutes les activités en relation avec l objet de l association. Ces équipements sont destinés à accueillir des activités ayant un caractère de loisir, culturel, pédagogique, de solidarité et d animation de quartier à l exclusion des manifestations de caractère privé ou ayant un aspect exclusivement commercial et de toutes autres manifestations (sportives, de cirques, d eaux.) non compatibles avec la configuration des locaux ou jugées comme telles par la Ville de Calais. Toutes activités à entrée payante ou qui imposeraient une contribution financière au public sont formellement prohibées. Pour tout spectacle, manifestation ou événementiel nécessitant des aménagements techniques précis (mise en place de podium, de sonorisation, de jeux de lumières ), l Utilisateur produira une fiche technique détaillée et s assurera de la faisabilité de la manifestation auprès du service gestionnaire. Toute utilisation est subordonnée à l accord préalable écrit de Monsieur le Maire formalisé par une convention d utilisation. 2-7
Article 3 : Gestion de l équipement La gestion des salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK est assurée par le service Vie Associative et Démocratie Locale. Ce service municipal est seul référent pour l organisation et le fonctionnement des dites salles. Il assure la gestion des plannings d utilisation et des moyens matériels affectés à l équipement et veille au respect des dispositions du règlement intérieur. Article 4 : Description - Jauge La Salle Municipale CONSTANTINE, sise 11 rue d Oran, est un établissement de type «L» classé en 4 ème catégorie et susceptible, eu égard à sa superficie, de recevoir au maximum 176 personnes. La Salle Municipale Paul CARON, sise 2 rue du Général Margueritte, est un établissement de type «L» classé en 4 ème catégorie et susceptible, eu égard à sa superficie, de recevoir au maximum 210 personnes. La Salle Municipale Blaise PASCAL, sise à l angle des rues Bossuet et Linné, est un établissement de type «L» classé en 5 ème catégorie et susceptible, eu égard à sa superficie, de recevoir au maximum 200 personnes. La Salle Municipale Le MINCK, sise 2 rue Jean François et Maurice Delannoy est un établissement de type «L» classé en 4 ème catégorie et susceptible, eu égard à sa superficie, de recevoir au maximum 300 personnes. Propriétés de la Ville et prêtés gracieusement aux associations, l'utilisateur prendra un soin particulier aux matériel et mobiliers. Ceux ci devront être rendus en parfait état de propreté et d utilisation. Tout changement d affectation de lieux des meubles et matériel est soumis au préalable à l accord de l Administration Municipale, via le service municipal gestionnaire. Article 5 : Ouvertures - Horaires L ouverture des salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK se fera selon les besoins entre 8h00 et 23h00 (fermeture des portes). Les utilisateurs doivent respecter le calendrier et les horaires qui leur sont impartis dans le cadre des jours et des heures d ouverture et de fermeture spécifiés dans la convention d utilisation. Toute demande sollicitant une amplitude d ouverture au-delà des jours et des horaires fixés par la convention d utilisation fera l objet d un examen circonstancié le service municipal gestionnaire. Ces salles sont fermées au public 1 semaine durant la période hivernale et 9 semaines durant la période estivale. Les utilisateurs seront informés des jours et heures précises de vacances de l équipement. B- UTILISATION Article 6 : Demande d utilisation L utilisation doit être sollicitée exclusivement auprès de Monsieur le Maire de Calais. La demande est obligatoirement écrite et préalable d au moins quinze jours ouvrables à la date envisagée de la manifestation. 3-7
Toute mise à disposition fait l objet d une convention rédigée en deux exemplaires. Les associations utilisatrices de l équipement déposeront avec leur première demande un exemplaire de leurs statuts précisant les références de leur déclaration au Journal Officiel et la composition de leur bureau. Article 7 : Autorisation L autorisation délivrée ne peut servir à d autres fins que celles prévues dans la convention d utilisation. Les autorisations sont précaires et révocables au gré de la Ville de Calais et ne confèrent aux associations d autre droit que celui d utiliser temporairement aux jours et heures fixés en accord avec la Ville, certains locaux spécifiquement désignés. Article 8 : Libre disposition Dans le cas où la Ville déciderait pour nécessité générale ou particulière, de prendre la libre disposition des locaux, la reprise aurait lieu de plein droit et sans que les associations utilisatrices puissent prétendre à une quelconque indemnité. Article 9 : Affichage L information par voie d affiche ou de message n est autorisée dans les salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK que sur les panneaux réservés à cet effet et après accord préalable du service gestionnaire de l équipement. Toute publicité est interdite à l intérieur des salles, sur le parking et les annexes extérieures des bâtiments. Aucun affichage sur les murs n est autorisé. Article 10 : Conditions financières La location est consentie gracieusement aux associations calaisiennes. Par délibération du Conseil Municipal en date du 8 février 2007, l usage des salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK est soumis à un droit de location pour la tenue de toutes manifestations à caractère commercial ou organisées par les comités d entreprises (arbres de Noël, soirées dansantes, lotos ). Les redevances d occupation des salles Constantine, Caron, Pascal et Le Minck sont déterminées comme suit Manifestations présentées sous l égide d une société commerciale, par des associations non calaisiennes ou des organismes de formation Droit de location de 220 par manifestation Manifestations organisées par les comités d entreprises Droit de location de 122 par manifestation Le montant des redevances d occupation sera récupéré auprès de l organisateur au moyen de titre de recette. Les associations calaisiennes sont soumises à un dépôt de garantie d un montant de 150, destinée à couvrir les frais résultant de la négligence ou de la malveillance des utilisateurs (détérioration de l équipement, vandalisme, insalubrité des locaux, vol ). 4-7
Article 11 : Etat des lieux Au début et à la fin de la location, un état des lieux contradictoire et contresigné par les deux parties est établi par le concierge. Il indiquera l état des locaux et de ses équipements et précisera les imperfections constatées sur ceux-ci, notamment sur les installations et équipements annexes (électricité, appareillages sanitaires et autres matériels ou mobiliers). En cas de détérioration ou de disparition des objets ou du matériel appartenant à la salle, le coût de remplacement sera à la charge de l utilisateur. Le montant des frais engagés par la Ville sera récupéré auprès de l organisateur au moyen d un titre de recettes. Article 12 : Vols et pertes Chaque usager devra surveiller ses effets personnels. La Ville de Calais décline toute responsabilité en matière de vols et de pertes d objets dans l enceinte des salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK, sur le parking et annexes extérieures. C- OBLIGATIONS Article 13 : Assurance La Ville de Calais prend à sa charge les frais d assurance contre les risques d incendie, d explosion, de dégât des eaux tant en ce qui concerne le lieu faisant l objet des présentes que pour le matériel et objets lui appartenant. L Utilisateur devra s assurer auprès de la compagnie d assurance de son choix contre les risques d incendie, d explosion, de dégât des eaux pour le matériel qui est sa propriété. Il s engage en outre à souscrire une assurance responsabilité civile. Il justifiera de l exécution de ses obligations à toute réquisition de la Ville de Calais par la production des polices et des quittances y afférentes. Pour le cas d occupation occasionnelle, l attestation d assurance devra comporter dans sa responsabilité générale une garantie couvrant les risques d occupation pour une mise à disposition occasionnelle de moins de 15 jours consécutifs. Article 14 : Entretien La Ville de Calais prend en charge le nettoyage général des locaux. Il est demandé à tous les occupants de respecter la propreté des lieux, l intégrité des murs et des sols et de remettre la salle en ordre à la fin de son occupation. L Utilisateur devra organiser et assurer lui-même après utilisation le nettoyage des locaux avant de quitter les lieux et déposer les déchets dans les conteneurs prévus à cet effet. (Le verre sera trié et déposé dans les conteneurs de la Commune). L installation des chaises, tables et autres matériels ainsi que leur rangement après utilisation dans le local réservé à cet usage relèvent de la compétence de l Utilisateur. 5-7
Article 15 : Attitude et Comportement L Utilisateur doit respecter et faire respecter les dispositions légales et réglementaires concernant les bonnes mœurs et l ordre public. Les occupants s engagent à respecter la tranquillité des personnes fréquentant l équipement. L Utilisateur sera tenu pour responsable du comportement général de l ensemble des individus participant aux manifestations qu il organise aussi bien à l intérieur des locaux qu à proximité immédiate de ceux-ci. Ces salles étant situées à proximité de maisons d habitation, il convient que leur utilisation n engendre aucune gêne pour le voisinage. L utilisateur veillera particulièrement à maintenir la salubrité des lieux et à prévenir toutes nuisances sonores Les véhicules devront être garés en fonction des emplacements prévus sans aucune gêne pour le voisinage. Article 16 : Réglementation Il est formellement interdit : d utiliser des appareils à alimentation gaz ou alcool, d accéder à la chaufferie et à l armoire électrique. Toute modification de l'installation électrique est rigoureusement interdite d accueillir un public (participants ou organisateurs) supérieur au nombre légal autorisé par l article 4 fumer dans les salles (décret 2006-1386 du 15.11.06) L introduction d animaux, même tenus en laisse est interdite dans le bâtiment. (à l exception des chiens guides d aveugles). Il appartient aux organisateurs de se mettre en règle avec les différentes administrations selon l'utilisation envisagée: Centre des Impôts (déclaration de buvette), SACEM, URSSAFF, etc,,,, Article 17 : Sécurité Incendie Afin de permettre l évacuation du public en cas d incendie : - Les dégagements et issues de secours devront en permanence être laissés libres - Un couloir de circulation de 0,60m de largeur devra être maintenu sur le pourtour de la salle - Un dégagement de 0,60m de largeur devra être respecté tous les 16 sièges quelle que soit la disposition des sièges dans la salle. En cas d aménagements affectant la jauge de la salle ou la configuration des lieux (installation de gradins ou de podiums), l avis du service de sécurité incendie devra être sollicité. Article 18 : Ouverture de buvette L ouverture d un «débit de boissons temporaire» doit être sollicitée auprès de Monsieur le Maire (article L 148 du Code des débits de boissons). Elle est soumise à déclaration auprès de la Recette des Douanes et donne lieu au paiement d une redevance. 6-7
Seules les boissons appartenant au premier groupe (boissons sans alcool ou présentant des titres d alcool non supérieurs à un degré) et au deuxième groupe (vin, bière, cidre, vin doux naturel, ) seront autorisées à la vente. L organisateur doit adresser sa demande sur papier libre à «Monsieur le Maire Service Hygiène et Salubrité, Mairie - B.P. 329 62107 CALAIS Cedex» dans un délai de 20 jours au moins avant la manifestation en précisant la date, le lieu de vente, les espèces et quantités de boissons possédées (article 502 du Code Général des Impôts). Un modèle de demande d autorisation de buvette est à la disposition de l Utilisateur au Service Vie Associative. Article 19 : Sanctions En cas d inobservation dûment constatée aux dispositions du présent règlement, le contrevenant pourra voir prononcer à son encontre des sanctions allant du simple avertissement à la suppression du bénéfice de l utilisation des locaux pour une durée de 3 mois, mesure qui pourra être aggravée en cas de récidive jusqu à l exclusion totale et définitive. La décision de l Administration Municipale n est pas susceptible d appel. Elle devient exécutoire de plein droit dès notification à l utilisateur par lettre recommandée avec accusé de réception. Article 20 : Modification de règlement Le Conseil Municipal se réserve le droit de modifier sans préavis le présent règlement, qui sera affiché dans les salles municipales Paul CARON, Blaise PASCAL, CONSTANTINE et Le MINCK. 7-7