13 LA PErFECtiON. EN DétAiL. FinanceSuite ebam
2
3 FINANCESUITE ebam (electronic Bank Account Management) La nouvelle manière de gérer vos comptes bancaires : un aperçu global sur tous vos comptes, autorisations de signature et frais bancaires directement dans SAP! ebam peut être tellement plus qu un simple moyen de communication électronique : en effet, avec notre FinanceSuite ebam, vous pouvez automatiser et optimiser vos processus pour l ouverture, la modification et la fermeture et de comptes bancaires avec les autorisations de signature associées. Vous obtenez une efficacité en interne sans égal dans la gestion de vos comptes et conservez le contrôle total de vos frais bancaires. L approche de Hanse Orga permet aux services de trésorerie une performance optimale ainsi qu une traçabilité complète. Quelle est la situation actuelle dans votre entreprise? L ouverture, la fermeture, la modification d un compte ou l attribution d une autorisation de signature sont-ils des processus longs et fastidieux? Pouvez-vous contrôler en permanence dans votre entreprise qui est autorisé à signer, pour quel type de transaction, auprès de quelle banque, et à hauteur de quel montant? Savez-vous exactement quels sont les frais bancaires que vous payez, et s ils correspondent vraiment aux conditions conclues avec vos banques? Les réponses à ces questions entraînent parfois sur des chemins sinueux, qui plus est lorsque les informations sont enfouies dans diverses bases de données, feuilles de travail, fichiers Excel ou bien encore dans un coin de tête de vos employés. C est pour cela que Hanse Orga a développé avec la FinanceSuite ebam une solution intelligente simplifiant ces contraintes de travail complexes. En plus d une gestion efficace des relevés de comptes, la FinanceSuite ebam permet également des gains notables d efficacité pour la gestion des contacts avec les banques, ainsi que pour l analyse et l évaluation de vos banques. La FinanceSuite ebam repose donc sur les quatre piliers que sont l Administration des comptes bancaires, l Analyse de la performance bancaire, la Gestion des relations bancaires et la Déclaration des comptes bancaires. Notre solution est intégrée dans SAP. De plus, la gestion des sociétés non-sap est possible. Vous obtenez ainsi une vue exhaustive et détaillée à l échelle de votre entreprise et pouvez contrôler et suivre l ensemble des processus de manière centralisée. La prochaine fois qu un auditeur vous demandera le nombre exact de vos comptes bancaires, vous pourrez répondre en toute simplicité, et en un seul clic.
4 Grâce à la FinanceSuite ebam, vous obtenez également un aperçu en temps réel sur : Administration des comptes bancaires tout particulièrement lorsque des employés quittent votre entreprise et que les autorisations de signature doivent être modifiées pour les comptes bancaires, un aperçu détaillé de l ensemble des autorisations des employés est important. Avec quelle rapidité pouvez-vous identifier et modifier l ensemble des comptes pour lesquels les employés en partance possédaient des autorisations de signature, et à quelle vitesse pouvez-vous informer votre banque de tels changements? Plus ces délais sont élevés, plus les risques de fraude et de responsabilité le sont également. La FinanceSuite ebam permet aux gestionnaires de trésorerie de disposer d un contrôle central sur l ensemble des comptes, mandats et autorisations de signature. Chaque modification (ouverture, modification et fermeture,) est une activité obéissant à un processus de validation et à un Workflow associé, déterminé par vous-même. Vous pouvez donc suivre facilement et de manière centrale toutes les modifications. toutes les informations sont appelées automatiquement depuis le système SAP et actualisées automatiquement. De cette manière, aucune double gestion des utilisateurs ne se produit. Vous obtenez à tout instant un aperçu complet sur toutes les modifications et pouvez les communiquer directement à vos banques depuis la FinanceSuite ebam. Vous obtenez de plus une sécurité de révision complète nécessaire avec SOX et les autres réglementations internationales. En outre, cette solution vous offre un archivage central et numérique de tous les documents juridiques et permet ainsi à la fois la gestion des relevés bancaires basée sur les supports papiers/email et électroniques. Pour cela, des identités électroniques garanties et des signatures électroniques sont à votre disposition via IdenTrust, 3SKey,... les comptes ouverts, fermés, actifs ou inactifs, les conditions rattachées aux comptes (frais généraux, services, classement et profils de crédit de votre banque) qui est autorisé à signer, sur quel compte et jusqu à quelle hauteur, la nature des comptes et des autorisations de signature dans l ensemble de votre entreprise. FoNCTIoNS AdMINISTrATIoN des CoMpTES BANCAIrES : Contrôle central sur les autorisations de signature Ouverture, fermeture et modification électroniques de comptes et d autorisations de signature Workflows de validation définissables de manière flexible Archivage central et numérique des réquisitions et exigences bancaires ebam (XML ISO 20022 messages acmt 007 021) Processus BAM avec fonctions de publipostage Communication bancaire directe : host-tohost, SWIFT FileAct, documents PDF pour Export/import 3 SKey, IdenTrust et autres possibilités pour signatures électroniques
5 Création d une activité Demande d une filiale Worflow de validation Workflow & Monitoring FinanceSuite ebam ebam communication électronique Signature électronique Réquisitions bancaires BAM Papier/E-Mail Après achèvement de l activité pour les tâches exécutées, par ex. Créer un compte dans SAP Export FinanceSuite Payment Management Administration des comptes bancaires Processus Analyse de la performance bancaire Avec la FinanceSuite ebam, les gestionnaires de trésorerie se voient offrir un outil efficace pour le contrôle des frais bancaires et l analyse de la performance des banques. Frais de services bancaires, taux d intérêts, coûts de communication etc. sont analysés et comparés automatiquement avec la FinanceSuite ebam. Les informations relatives aux différents frais, coûts et enregistrements sont extraites directement des relevés de comptes. Les factures électroniques sont supportées par le biais des frais bancaires comme pour le format US ansi x 12 822 (analyse bancaire) ou le format international TWIST BSB. Ce qui simplifie la comparaison entre les frais mentionnés dans les contrats et les frais réels, œuvrant ainsi pour une transparence maximale. Les frais relatifs à la communication SWIFT peuvent être également suivis et pris en compte. Des fonctions pour une gestion des réclamations efficace et un reporting sur toutes les informations de gestion nécessaires (selon la banque, la devise, l entreprise, les mouvements de compte, les paiements, etc.) sont comprises dans la solution. Vous disposez ainsi de toutes les données sur la base desquelles vous pouvez prendre les décisions les plus pertinentes pour vos banques les meilleures. Fonctions Analyse de la performance bancaire : Analyse des frais, taux d intérêts et coûts liés à la communication bancaire Comparaison automatique entre les frais prévus contractuellement et les frais réels Gestion des réclamations et documentation Statistiques par banque, entreprise et type de paiement Informations de gestion sur les flux et le nombre de paiements, les pourcentages et l application des coûts relatifs aux communications bancaires
6 Déclaration de compte bancaire Gestion de relation bancaire Un composant CRM (Customer Relationship Management) détaillé vous accompagne pour une organisation optimisée de vos relations bancaires. tous les documents relatifs à la banque, notes de réunions, contacts, etc. peuvent être gérés de manière centrale, afin de visualiser les contacts précédents avec la banque concernée, permettant ainsi de préparer vos prochains rendez-vous bancaires de façon optimale. un calendrier interactif œuvre pour une gestion simplifiée et une vue détaillée de tous les entretiens et délais importants (par exemple date finale pour opérations de gestion de trésorerie). Une fonction de rappel ainsi qu une connexion directe avec la trésorerie complètent la solution. FoNCTIoNS gestion de relation BANCAIrE : Gestion des contacts bancaires Gestion des documents, notices, etc. Calendrier interactif Historique des contacts La FinanceSuite ebam permet d effectuer de manière automatisée une déclaration qui est obligatoire aux états-unis pour les comptes étrangers. Les règles du Foreign Bank Account Reporting (FBAR) [déclaration de compte bancaire étranger] font partie du Bank Secrecy Act de 1970 [Loi relative au secret bancaire] et exigent que citoyens et entreprises étatsuniens ayant intérêts ou autorisations de signature pour des comptes bancaires étrangers, des comptes réfléchies compris, livrent une déclaration relative à ces comptes lorsque les soldes agrégés pour une personne ayant une autorisation de signature dépassent 10 000 $ à un moment quelconque de l année. Les déclarations demandées peuvent à présent être effectuées automatiquement avec la FinanceSuite ebam. Les données de base nécessaires sont consolidées et formatées à partir de vos systèmes et les champs correspondants de la déclaration FBAr sont remplis automatiquement. La déclaration est facile à effectuer et réalisée en temps utile grâce à une gestion des processus FBAr, un aperçu clair des statuts et une fonction de calendrier et de rappel. L archivage des déclarations FBAr garantit en outre une traçabilité complète. FoNCTIoNS déclaration de CoMpTE BANCAIrE : Conformité aux directives étatsuniennes Remplissage automatique de la déclaration FBAr Gestion des processus FBAR Archivage des déclarations Aperçu des status des déclarations FBAR Fonction de calendrier et de rappel
7 financesuite pour sap AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION PAYMENT MANAGEMENT CASH & LIQUIDITY MANAGEMENT HR / IS-U / BW / MM FS-CD / CO / SD / FI TREASURY MANAGEMENT ebam Associez ebam avec d autres composantes de la FinanceSuite et profitez des avantages d une solution complète : AutoBank Automatic Cash Application, Cash & Liquidity Management, Payment Management et Treasury Management L approche complémentaire de Hanse Orga : une valeur ajoutée grâce à l intégration directe d ebam dans la FinanceSuite La toute nouvelle innovation produit FinanceSuite ebam de Hanse Orga complète les autres modules de la famille de logiciels FinanceSuite : AutoBank Automatic Cash Application, Cash & Liquidity Management, Treasury Management et Payment Management. Profitez des avantages de notre solution intégrée, dans laquelle vous pouvez mettre en œuvre la FinanceSuite ebam de manière individuelle, ou l utiliser en connexion avec d autres modules de la FinanceSuite. Ainsi, une notification est générée automatiquement par la FinanceSuite ebam pour les comptes qui n ont plus été sollicités depuis longtemps par la gestion de trésorerie, cette information permet d envisager la fermeture d un compte pour éviter les coûts qui y sont associés. De plus, la FinanceSuite ebam propose une connexion directe avec le module Payment Management et accompagne l évaluation des coûts pouvant être économisés via une centralisation des paiements dans une centrale de paiements. La FinanceSuite ebam en un coup d œil : Avec la FinanceSuite ebam, modernisez votre gestion de comptes bancaires directement et en toute simplicité : vous obtenez un aperçu détaillé, rapide et à l échelle de l entreprise de tous vos comptes et des autorisations de signature. Des processus automatisés permettent un travail efficace et un gain de temps lors de l ouverture, la fermeture et la modification des comptes et des autorisations de signature. Avec la FinanceSuite ebam, réduisez les risques de fraude et améliorez votre traçabilité avec SOX. Analysez la performance de vos banques et prenez les rênes des négociations et des relations bancaires. Gagnez une longueur d avance avec notre solution professionnelle intégrée à SAP : la FinanceSuite ebam!
8 FINANCESUITE EBAM les AVANTAgES UN CoUp d oeil : Aperçu de tous les comptes bancaires Administration des réquisitions bancaires et des documents juridiques électroniques
9 Aperçu des autorisations à signer Informations détaillées sur les autorisations à signer Visibilité et contrôle : vue d ensemble centralisée, gestion de l intégralité des comptes SAP et non- SAP et des autorisations de signature Efficacité et réduction des coûts : processus automatisés et optimisés Intégration de sociétés SAP et non-sap Intégration complète dans SAP Traçabilité et transparence : journalisation des activités en concordance avec SOX et les autres réglementations internationales Argumentaire de premier ordre lors de vos négociations bancaires Économies de frais bancaires
10 Expertise et fiabilité : Hanse Orga est votre partenaire confiance Fondée en 1984, l entreprise Hanse Orga AG s est fait un nom dans le développement de solutions comptables et financières, en particulier dans SAP, et est devenue un fournisseur leader dans ce domaine. Nous sommes partenaires officiels de SAP, «SAP Software Solution and Technology Partner», et nos produits sont certifiés «FinanceSuite 5.1» par SAP. Héritiers de notre longue expérience sur les marchés nationaux et internationaux, nos employés hautement qualifiés possèdent un savoirfaire unique tant dans les domaines techniques qu en terme de gestion. Nous nous faisons un plaisir de le mettre à votre service. Vous aussi, faites confiance à nos solutions de qualité et à nos services d expertise-conseil avérés. Outre des applications dans le standard SAP, nous pouvons vous proposer des solutions sur mesure, programmées en ABAP, ajustées à vos demandes. Plus de 500 moyennes et grandes entreprises de par le monde utilisent nos solutions logicielles intelligentes. Notre siège social se trouve à Hambourg, nous possédons des filiales en France, en Suisse, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas et aux États-Unis. Nos responsables de projet expérimentés peuvent vous aider à définir la meilleure solution pour votre entreprise. N hésitez pas à nous contacter! Hanse Orga AG Oldesloer Straße 63 22457 Hambourg Allemagne Tél. : +49 (0)40 / 51 48 08-0 Fax : +49 (0)40 / 51 48 08-188 E-mail : office@hanseorga.de http://www.hanseorga.de Hanse Orga International B.V. Nieuwe Prinsenkade 9 4811 VC Breda Pays-Bas Tél. : +31 (0)76 578 05 00 Fax : +31 (0)76 578 05 50 E-mail : office@hanseorga.com http://www.hanseorga.com Hanse Orga France S.a.r.l 36 avenue de la République 92130 Issy-les-Moulineaux France Tél. : +33 (0)1 46 42 01 05 Fax : +33 (0)1 47 36 06 41 E-mail : office@hanseorga.fr http://www.hanseorga.fr Hanse Orga International Corp. 205 N. Michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, Illinois 60601 États-Unis Tél. : +1 (312) 620 1200 Fax : +1 (312) 620 1201 E-mail : office@hanseorga.com http://www.hanseorga.com Hanse Orga Schweiz AG Thurgauerstrasse 40 8050 Zurich Suisse Tél. : +41 (0)44 2146197 Fax : +41 (0)44 2146198 E-mail: office@hanseorga.ch http://www.hanseorga.ch
11 HANSE ORGA group TOUT CE QU IL FAUT POUR VOS PROCESSUS FINANCIERS En 2014, Hanse Orga est devenu un groupe qui réunit sous un nom commun les trois entreprises suivantes : Hanse Orga AG, cogon GmbH et SymQ GmbH. Plus de 1 000 clients se sont déjà décidés pour nos solutions innovantes et ciblées, et bénéficient des services y afférents. Le groupe Hanse Orga offre l éventail complet de la gestion de la chaîne d approvisionnement financier : les add-ons SAP spécialisés, sous la forme de modules de la FinanceSuite de Hanse Orga ; les solutions financières modernes et indépendantes de PGI/ERP de cogon GmbH ; et les conseils compétents de SymQ GmbH pour la trésorerie de SAP. Nous nous comprenons comme un fournisseur de solutions logicielles modulaires et d expertise-conseil spécialisé en SAP, dont les services et les connaissances vont du début à la fin de la chaîne de besoins en ces domaines. Cela nous permet d assurer à nos clients une importante valeur ajoutée. Depuis 1984, nous développons des solutions financières à la pointe, en intégrant les technologies du moment et en nous intéressant aux tendances actuelles. Notre logiciel est créé par des experts de la finance pour des experts de la finance : c est de cette manière que nos clients bénéficient de solutions nouvelles, tant au niveau technique qu opérationnel. Allié à une expertiseconseil expérimentée et sérieuse, notre produit parle pour une qualité durable et une expérience des meilleures pratiques. Les solutions de Hanse Orga sont intégrées à SAP et certifiées par SAP, elles proposent aux entreprises un add-on utile, compatible à l environnement SAP existant. En effet, cet add-on permet d accroître l efficacité dans les domaines du traitement d entrées de paiement, de la gestion et du budget des liquidités, de la gestion de trésorerie, de la centrale des paiements et de la gestion électronique de comptes bancaires. L entreprise cogon GmbH se concentre volontairement sur des solutions financières innovantes et indépendantes de PGI/ERP dans les domaines suivants : opérations financières, traitement des relevés de compte, gestion des flux, trésorerie, liquidités. Les solutions de cogon se caractérisent par une grande flexibilité, la possibilité d enrichir les services proposés et l intégration aisée aux systèmes existants. SymQ propose une expertise-conseil qualifiée pour les grandes et moyennes entreprises de tous les domaines d activités sur les thèmes de la finance et de la trésorerie. Le panel de consultation va du développement de la stratégie à l élaboration de la solution en passant par l implémentation, sans oublier l optimisation constante des processus dans SAP. Copyright 11/2014 Hanse Orga AG. Tous droits réservés. SAP est une marque déposée et protégée par SAP SE.
12 Hanse Orga France S.a.r.l 36 Avenue de la République 92130 Issy-les-Moulineaux France Tél. : +33 (0)1 46 42 01 05 Fax : +33 (0)1 47 36 06 41 Email : office@hanseorga.fr http://www.hanseorga.fr