POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE En vigueur : 1 er janvier 2014 Révisée : 19 mars 2015 Politique de protection de la vie privée Page 1 de 8
CORPORATION WAJAX POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE POLITIQUE GÉNÉRALE Survol de la politique de protection de la vie privée La Corporation Wajax (Wajax) et ses partenaires se sont engagés à protéger l'exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès de ses clients, fournisseurs et employés. Pour y parvenir, Wajax a élaboré des politiques et des procédures relatives à la protection de la vie privée. Tous les employés de Wajax sont tenus responsables de se conformer à ces politiques de protection de la vie privée. Toutes questions concernant les politiques de Wajax peuvent être acheminées à son agent(e) de protection de la vie privée dont les coordonnées sont fournies ci-dessous. Objectif Cette politique de protection de la vie privée décrit et souligne l'engagement de Wajax à protéger et à préserver la vie privée de ses clients, de ses employés et des autres personnes concernées lors de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels. Définitions Les «renseignements personnels» concernent toute information liée à une personne identifiable. Ces informations peuvent inclure toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, concernant un individu identifiable, notamment le nom, l'adresse et le numéro de téléphone: les adresses courriel; les renseignements sur le revenu; l'origine ethnique; l'âge; les opinions; les évaluations; les commentaires; les renseignements financiers et les habitudes d'achat. Dans le cas d'un client, ces renseignements comprennent, sans s y limiter, son adresse électronique personnelle, l'adresse de son domicile, son numéro de téléphone et les informations de sa carte de crédit. Responsabilités Wajax est responsable de la protection des renseignements personnels sous son contrôle. Le directeur principal/la directrice principale des ressources humaines de Wajax a été désigné(e) comme l'agent(e) de protection de la vie privée de Wajax et sera Politique de protection de la vie privée Page 2 de 8
chargé(e) de veiller à ce que les procédures de protection des renseignements personnels de Wajax et toute autre législation sur la vie privée soient respectées. Vous pouvez joindre cette personne par courriel au privacy@wajax.com, ou encore par courrier au 2250, Argentia Road, Mississauga, Ontario, L5N 6A5, à l'attention de l'agent(e) de protection de la vie privée. Objectif de la collecte des renseignements personnels Wajax recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels uniquement à des fins spécifiques liées à l efficacité de la gestion de sa main-d'œuvre, à la fourniture de produits et au service à la clientèle, ou tel que requis par la loi. Les renseignements conservés dans les dossiers de Wajax sont utilisés uniquement à des fins légitimes. Les renseignements personnels peuvent être recueillis et conservés par Wajax aux fins suivantes : Pour le traitement des réclamations de garantie; Pour la facturation et le suivi après-vente; Pour les communications de base; Pour la recommandation de futurs produits ou services; Pour la conformité à toute exigence légale; Pour fournir les produits et les services demandés; Pour permettre aux partenaires financiers de Wajax tels que Wajax Finance, de traiter des demandes de crédit; Pour permettre aux tiers fournisseurs de services de Wajax de participer aux activités de la société, en fournissant des services tels que le marketing, le recouvrement des comptes en souffrance, la livraison des produits et le traitement des paiements et des frais de cartes de crédit; et Pour aider à établir, à gérer et à mettre fin à une relation de travail. Même cette liste recense les objectifs typiques, elle n'est pas exhaustive. Avant la collecte de renseignements personnels, Wajax devra obtenir un consentement, sous réserve des exceptions de la législation applicable. Méthodes de collecte de renseignements personnels Wajax peut recueillir des renseignements personnels de nombreuses façons, dont les plus courantes sont les suivantes : Politique de protection de la vie privée Page 3 de 8
Les demandes de crédit, les vérifications de crédit, les contrats d'achat, les contrats de location, les contrats de service et les autres accords commerciaux tels que ceux-ci; L inscription sur son site web; Les cartes professionnelles, les enquêtes, les études de marché et les autres sources de renseignements commerciaux telles que les agences de crédit; Les conversations, que ce soit par téléphone ou en personne; et Dans le cours normal des affaires ou grâce à des relations de travail. Informations numériques et par internet Wajax peut recueillir des informations à propos de votre matériel informatique et de vos logiciels. Cela peut comprendre les éléments suivants : votre adresse IP, le type de navigateur, le système d'exploitation, le nom de domaine, les temps d'accès et les adresses de sites web référents. De plus, Wajax recueille des informations sur des pages spécifiques qui sont consultées sur son serveur internet et ses applications. L'entreprise utilise cette information pour l'administration du système, l'équilibrage du débit sur le serveur web et sa liste de contrôle de sécurité interne. Inversement, Wajax ne relie votre adresse IP à aucune information personnelle que vous avez fournie par le biais de son site web. Cependant, ces informations peuvent être utilisées pour identifier la durée de la session d'un visiteur et recueillir des informations démographiques globales. En outre, pour certaines des applications web de Wajax, des cookies (fichiers témoins) sont utilisés. Les cookies sont des informations qui peuvent être placées sur votre ordinateur par le site web dans le but de faciliter ou d'améliorer la communication et l'interaction avec ce site. Les cookies permettent à Wajax d'offrir un contenu personnalisé et constituent une partie intégrante de certaines de ses applications web. Wajax peut également utiliser des cookies pour obtenir des statistiques sur l'utilisation de ses sites web et de ses applications. Vous pouvez empêcher ou restreindre l'installation de cookies sur votre ordinateur, ou les retirer de votre navigateur, en modifiant les préférences de votre navigateur. Cependant, le blocage de certains cookies peut interférer avec la fonctionnalité du site. Wajax n'utilise pas de cookies pour récupérer des informations à partir de votre ordinateur à des fins qui ne sont pas liées au service offert sur le site en question ou à votre interaction avec ce site. Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels Wajax ne recueillera, n utilisera et ne divulguera que les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins autorisées décrites ci-dessus. Politique de protection de la vie privée Page 4 de 8
Lorsque le consentement à la collecte de renseignements est requis par la loi, il sera obtenu en conformité avec la législation applicable. Le consentement sera explicite ou implicite, et pourra être obtenu soit verbalement, soit par écrit, selon la nature des renseignements en question. Les renseignements personnels seront divulgués conformément aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et seulement sur la base d'un besoin d'information spécifique. Les renseignements personnels liés à une personne ne seront pas divulgués à des tiers qui ne sont pas liés à Wajax sans le consentement de l'individu, à moins d'y être autorisé ou obligé par la loi. Si le consentement est requis pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, une personne peut retirer son consentement à tout moment. Cependant, ce retrait peut avoir des conséquences. Si une personne retire son consentement, Wajax l'informera des conséquences possibles d'une telle action. Une personne ne peut retirer son consentement si le retrait du consentement fait obstacle à l'exécution d'une obligation légale. Une personne peut demander une explication sur l'objectif spécifique de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels. Cette explication sera en tout état de cause fournie lorsque la loi l'exige. Protection des renseignements personnels Wajax s'engage à protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, l'utilisation ou la modification grâce à l'instauration de mesures de sécurité conformes à la sensibilité, à la quantité, au format, à la nature et au stockage de ces renseignements. Les renseignements personnels fournis à Wajax sous forme électronique sont stockés sur des serveurs informatiques sécurisés ayant un accès limité et situés dans des installations contrôlées. Il est important de noter que le fait d'envoyer un courriel à Wajax n'est pas un moyen de communication sécurisé, sauf si les messages sont cryptés. Les dossiers papier sont conservés dans des endroits sécurisés ayant différents niveaux d'accès restreint en fonction de la confidentialité des renseignements. Les fichiers contenant des informations sensibles sont conservés dans des classeurs verrouillés situés dans des locaux fermés à clé. Conservation des renseignements personnels Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire, conformément aux dispositions de la loi le temps nécessaire à la réalisation des fins auxquelles ils sont destinés ou pour satisfaire à des exigences légales ou Politique de protection de la vie privée Page 5 de 8
contractuelles. Les documents contenant des renseignements personnels qui ne sont pas conservés seront détruits de façon sécuritaire, par exemple en les déchiquetant ou par le biais d'un service de destruction de documents, ou encore en les effaçant du logiciel ou du matériel informatique. Exactitude des renseignements personnels Wajax prendra les mesures appropriées pour veiller à ce que tous les renseignements personnels qu'elle recueille et conserve soient exacts, complets et constamment mis à jour. Droit d accéder à vos renseignements personnels et de les corriger Selon la législation en vigueur, une personne peut avoir le droit d'accéder à ses renseignements personnels détenus par Wajax et de demander la correction ou la rectification de ces renseignements conformément aux conditions suivantes : 1. Les demandes d'accès aux renseignements doivent être adressées par écrit à l'agent(e) de protection de la vie privée de Wajax au 2250, Argentia Road, Mississauga, ON, L5N 6A5. 2. Ces demandes doivent contenir suffisamment d'informations pour prouver l'identité du demandeur et identifier les renseignements qui sont demandés. 3. Wajax répondra aux demandes d'accès aux renseignements le plus rapidement possible et au plus tard 30 jours après la réception de la demande ou selon ce qui est requis pour se conformer à la législation applicable en matière de délai pour fournir les réponses à de telles demandes. 4. Wajax peut demander à la personne de payer les frais raisonnables nécessaires pour fournir les renseignements demandés. Une estimation écrite de ces frais sera fournie à cette personne avant que les renseignements demandés ne soient fournis. 5. Si la demande d'accès, de correction ou de rectification des renseignements est refusée, la personne sera informée, par écrit, des motifs de ce refus et des fondements législatifs qui l'appuient. Les coordonnées d'un représentant de Wajax pouvant répondre aux questions qui concernent le refus seront également fournies. Plaintes Si une personne désire émettre une plainte concernant la conformité de Wajax à cette politique ou à toute législation ou exigence de la loi liée à la protection de la vie privée, cette personne peut déposer une plainte écrite à l'agent(e) de protection de Politique de protection de la vie privée Page 6 de 8
la vie privée de Wajax au 2250, Argentia Road, Mississauga, Ontario, L5N 6A5. Toutes les plaintes reçues seront examinées de manière équitable, impartiale et confidentielle. Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse, vous pouvez choisir de rediriger votre plainte au directeur juridique et secrétaire général de Wajax au 3280, Wharton Way, Mississauga, ON, L4X 2C5. Pour toute autre information sur cette politique ou sur les autres politiques ou pratiques de Wajax touchant la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec l'agent(e) de protection de la vie privée à l'adresse indiquée ci-dessus. Application de la politique générale RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES EMPLOYÉS La politique générale s'applique également aux renseignements personnels des employés, sauf lorsque modifiée par les politiques particulières décrites dans la présente section. Les «renseignements personnels des employés» sont des renseignements personnels concernant une personne qui sont liés à l'établissement, à la gestion et à la cessation de la relation de travail. Cela n'inclut pas les renseignements personnels qui ne sont pas liés à l'emploi de la personne. Dossier de l'employé Les employés sont avisés que Wajax recueille de l'information et tient un dossier sur chacun de ses employés. L'objectif du dossier de l'employé est de permettre à Wajax de mieux gérer son personnel, les ressources humaines et les programmes relatifs au bien-être des employés. Un employé peut avoir le droit d'accéder à son dossier d'employé conformément aux procédures décrites ci-dessus sous la rubrique «Droit d accéder à vos renseignements personnels et de les corriger». Protection des renseignements personnels des employés La direction des ressources humaines et le service de la paie de Wajax garderont les dossiers des employés dans un endroit sécuritaire et mettront en œuvre des politiques de sécurité afin de s'assurer que les renseignements contenus dans les dossiers des employés sont protégés contre l accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation, la copie, la modification et l'élimination non autorisés. Politique de protection de la vie privée Page 7 de 8
Seules les personnes dûment autorisées, c est-à-dire les personnes qui ont besoin d'avoir accès à ces renseignements afin de s'acquitter de leurs fonctions, auront accès à ces renseignements. Conservation des renseignements personnels Wajax conservera les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision en matière d'embauche pendant au moins un an après les avoir utilisés, de manière à ce que la personne concernée ait la possibilité raisonnable d'obtenir l'accès à ces renseignements. Politique de protection de la vie privée Page 8 de 8