CONFÉRENCE INTERAFRICAINE DE LA PRÉVOYANCE SOCIALE AVIS DE SELECTION I - OBJET Après un premier appel d offre infructueux, LA CONFÉRENCE INTERAFRICAINE DE LA PRÉVOYANCE SOCIALE (CIPRES) dont le siège est installé à Lomé (TOGO) lance cet avis de sélection pour le choix de son Commissaire aux Comptes. II - MISSIONS A l issue de la sélection, le candidat retenu aura pour mission de : - vérifier les comptes annuels de la Conférence clos le 31 décembre de chaque année en vue de leur certification conformément aux dispositions du Traité, du Règlement financier de la Conférence et des textes régissant le domaine du Commissariat aux Comptes ; - vérifier le système de contrôle interne ; - procéder à l improviste au moins une fois par an à une vérification de Caisse et de la Comptabilité de la Conférence ; - présenter son rapport au Conseil des Ministres de Tutelle de la Prévoyance Sociale. III - CONDITIONS DE SOUMISSION Peut soumissionner, toute personne physique ou morale régulièrement inscrite au tableau de l ordre ou agréée en expertise comptable et en commissariat aux comptes et installés dans l un des Etats membres de la CIPRES. Le candidat devra également justifier d une expérience et des compétences avérées dans la réalisation des travaux de commissariat aux comptes ainsi que d une bonne connaissance des Institutions Internationales en général et de la CIPRES en particulier.
2 IV - NOMINATION ET MANDAT Le Commissaire aux Comptes est nommé par le Conseil des Ministres de Tutelle de la Prévoyance Sociale pour une durée de trois (03) ans à compter de l exercice 2014. Ce contrat est renouvelable une (1) fois. V - RETRAIT DES DOSSIERS Les dossiers de candidature peuvent être retirés : - au Secrétariat Permanent de la Conférence Interafricaine de la Prévoyance Sociale (CIPRES) à l adresse ci-après : CIPRES, Immeuble de l ancien siège de la CNSS TOGO Hanoukopé - Avenue Kléber Dadjo (Ex. Avenue de la Nouvelle Marche) B.P: 1228 LOME (TOGO) Tel: (228) 22 21 17 94 - (228) 22 21 20 85 Fax: (228) 22 21 41 89 E-mail : cipres@lacipres.org ou - au siège des organismes (Caisses) de prévoyance sociale des Etats membres ; ou téléchargés sur le site internet de la CIPRES : www.lacipres.org VI DATE LIMITE DE DEPOT DES SOUMMISSIONS Les offres devront parvenir au Secrétariat Permanent de la CIPRES, à l adresse ci-dessus mentionnée au plus tard le 23 décembre 2014 à 17h 30mn. VII - INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Toute information complémentaire relative à cet avis de sélection, pourra être obtenue auprès du Secrétariat Permanent de la Conférence. Novembre 2014
CONFERENCE INTERAFRICAINE DE LA PREVOYANCE SOCIALE TERMES DE REFERENCE CHOIX DU COMMISSAIRE AUX COMPTES DE LA CIPRES
2 I - LE CONTEXTE La Conférence Interafricaine de la Prévoyance Sociale (CIPRES) est une organisation internationale créée par le Traité signé le 21 septembre 1993 à ABIDJAN par les Ministres des Finances et leurs collègues ayant en charge la tutelle de la prévoyance sociale, des 14 Etats africains membres de la zone franc (Bénin, Burkina Faso, Cameroun, Centrafrique, Comores, Congo, Côte d Ivoire, Gabon, Guinée Equatoriale, Mali, Niger, Sénégal, Tchad et Togo). Le Traité est entré en vigueur le 10 octobre 1995 et Lomé (TOGO) abrite le siège de la Conférence. La CIPRES a pour objectifs : fixer des règles communes de gestion, instituer un contrôle de la gestion des Organismes de Prévoyance Sociale, harmoniser les dispositions législatives et réglementaires applicables aux organismes et aux régimes, mettre en place une politique de formation initiale et permanente des cadres et techniciens des Organismes de Prévoyance Sociale. Dans le but de réaliser les objectifs précités, la CIPRES est dotée de trois organes : - le Conseil des Ministres, organe de décision de la CIPRES, composé des Ministres en charge de la prévoyance sociale des Etats membres ; - la Commission de Surveillance de la Prévoyance Sociale composée de cinq (05) membres titulaires ; veille à la bonne gestion des Organismes et à la régulation du secteur de la prévoyance sociale, - l Inspection Régionale de la Prévoyance Sociale (IRPS) ou le Secrétariat Permanent de la CIPRES, organe d exécution chargé de la gestion quotidienne de la Conférence. Les ressources de la CIPRES sont essentiellement constituées des contributions versées par les Etats membres de la CIPRES. La gestion financière et comptable de la Conférence est régie par les dispositions du Traité et d un Règlement Financier. Le budget de la Conférence est établi pour une période de douze mois allant du 1 er janvier au 31 décembre. Il est préparé par le Secrétaire Permanent et adopté par le Conseil des Ministres de tutelle de la prévoyance sociale des Etats membres. Le Secrétaire Permanent est l'ordonnateur du budget. Un Agent Comptable est chargé sous sa responsabilité pécuniaire et personnelle, de l'ensemble des opérations financières et comptables des organes de la Conférence. Les comptes annuels de la Conférence sont examinés à la session du Conseil des Ministres de Tutelle de la Prévoyance Sociale qui se tient généralement au cours de la première quinzaine du mois de juin de chaque année à Genève (Suisse), en marge des réunions de l Organisation Internationale du Travail (OIT). La réunion dure trois (03) jours.
Ces comptes sont soumis à l examen d un Commissaire aux Comptes, nommé par le Conseil des Ministres de Tutelle de la Prévoyance Sociale pour une durée de trois (03) ans renouvelable une fois, qui en certifie l exactitude et la sincérité. Le Commissaire aux Comptes de la Conférence présente son rapport au Conseil des Ministres de Tutelle de la Prévoyance Sociale. Les présents termes de référence définissent les clauses générales et spéciales de la mission du Commissaire aux comptes et les conditions de réalisation de ses prestations. 1 Objet de la prestation II - CLAUSES GENERALES La prestation relative aux présents termes de référence, a pour objet la mission de commissariat aux comptes de la Conférence Interafricaine de la Prévoyance Sociale (CIPRES). Elle est régie par les articles 44 du Traité instituant la Conférence, 44, 45, 46 et 47 du Règlement Financier et Comptable des organes de la Conférence. Elle comprend : - la vérification des comptes annuels de la Conférence arrêtés au 31 décembre de chaque année en vue de leur certification conformément aux dispositions du Traité, du Règlement financier de la CIPRES et des textes régissant le domaine du Commissariat aux Comptes ; - l appréciation du système de contrôle interne ; - le contrôle à l'improviste au moins une fois par an de la Comptabilité de la Conférence. 2 - Conditions de Soumission Peuvent faire acte de candidature, toutes personnes physiques ou morales régulièrement inscrites au tableau de l ordre des Experts comptables en qualité d Experts Comptables et installées dans l un des Etats membres de la CIPRES. Le candidat devra également justifier d une expérience avérée dans la réalisation des travaux de commissariat aux comptes ainsi que d une bonne connaissance des Institutions Internationales en général et de la CIPRES en particulier. 3 - Dossier administratif Le dossier administratif de candidature comprend les pièces ci-après : - une attestation d inscription au tableau de l ordre des Experts Comptables d un des Etats membres de la CIPRES; - une copie de l agrément d exercice délivré par les Autorités compétentes du Pays où réside le postulant ; - les attestations prouvant que le soumissionnaire est en règle vis à vis de la législation commerciale, fiscale, du travail et de la sécurité du Pays. Toutes les copies des pièces devront être certifiées. Toute pièce manquante entraîne l élimination d office de l offre du candidat. 3
4 4- Présentation des offres Les soumissionnaires devront présenter, en plus du dossier administratif ci-dessus, une offre technique et une offre financière. 4.1 L offre technique comprend : a) la présentation du Cabinet (les moyens humains et techniques) ; b) la présentation et les Curricula vitae des différents intervenants ; c) la compréhension du problème et les modalités d'intervention ; d) les références professionnelles du postulant en qualité de Commissaire aux Comptes ainsi que ses références techniques concernant spécialement les missions réalisées auprès d organismes internationaux. 4.2 - L'offre financière sera présentée conformément aux tableaux n 1 à 5 joints en annexes en distinguant : - les honoraires des différents intervenants en hors impôts et taxes (tableau n 1) ; - les frais de transports (en classe économique), d hébergement et de séjour relatifs aux missions au siège à Lomé Togo (tableau n 2) ; - les frais de transports (en classe économique), d hébergement et de séjour se rapportant à la mission de Genève Suisse pour la présentation du rapport au Conseil des Ministres (tableau n 3) ; - les frais divers (tableau n 4) - le montant total de l offre financière sera présenté dans le tableau n 5. Les prix devront être libellés en Francs CFA, hors impôts et taxes. Ils sont fermes et non révisables. 5 La présentation des plis Les offres et les pièces exigées devront être présentées sous pli fermé. Le dossier administratif, les offres technique et financière devront être contenues dans trois (03) enveloppes distinctes et fermées portant la mention «dossier administratif», «offre technique» et «offre financière». Les offres techniques et les offres financières doivent être présentées en trois exemplaires dont un original et deux copies. Les trois plis (pièces administratives, offres techniques et offres financières) doivent être placés dans une enveloppe extérieure comportant les mentions ci-après : «Choix du Commissaire aux Comptes de la CIPRES» A n ouvrir qu en commission de dépouillement Les soumissionnaires sont tenus par leurs offres pendant quatre vingt dix (90) jours à compter de la date de dépôt des plis. La CIPRES n est pas tenue de retenir les offres présentées. Elle peut apporter toute modification jugée utile qui sera notifiée aux candidats. Toutes les demandes de précisions complémentaires par un Consultant, doivent être formulées par écrit trente (30) jours au moins avant la date limite de dépôt des plis.
5 6 - Dépôt des soumissions Les soumissions doivent être déposées ou parvenir par courrier au Secrétariat Permanent de la Conférence Interafricaine de la Prévoyance Sociale (CIPRES) au plus tard le 23 décembre 2014, à l adresse suivante : CIPRES, Immeuble de l ancien siège de la CNSS TOGO Hanoukopé Avenue Kléber Dadjo (ex. avenue de la Nouvelle Marche) B.P : 1228 LOME (TOGO) TEL : (228) 22 21 20 45 / 22 21 20 85 / 22 21 17 94 FAX : (228) 22 21 41 89 E-Mail : cipres@lacipres.org 7 Ouvertures des offres Le dépouillement des offres sera effectué au siège de la Conférence par la Commission de Surveillance de la Prévoyance Sociale. 8 Critères d évaluation des offres 8.1 Les pièces administratives Toute offre ne contenant pas l ensemble des pièces administratives ne sera pas examinée et sera rejetée. 8.2 L'Offre technique: (100 points) Les propositions techniques seront évaluées en fonction des critères de qualification générale que sont les diplômes, les formations et l expérience professionnelle des personnes affectées à la mission. a) Les qualifications et compétences des personnes affectées à cette mission (70 points) : Curriculum Vitae de l'intervenant principal (50 points) ; Curriculum Vitae de ses assistants s il y a lieu (20 points). b) L'expérience générale du Postulant dans le domaine faisant l'objet de l'appel à candidature (30 points) : Expérience du Postulant dans l'activité de Commissariat aux comptes (20 points) ; Le nombre d années d expérience de un (1) à cinq (5) ans sera affecté d une note de dix (10) points. Celle-ci est majorée de deux (2) points supplémentaires par tranche de deux (2) ans avec un maximum de dix (10) ans. Expérience du Postulant dans la conduite des activités de Commissariat aux comptes des Organismes internationaux (10 points).
6 8.3 L'Offre financière Seules les offres financières des soumissionnaires ayant obtenu une note supérieure ou égale à soixante-quinze (75) points au titre de l offre technique, seront examinées. Toute offre financière incomplète sera rejetée. 9 Adjudication A la suite de l analyse des offres techniques et financières, un classement des candidats répondant aux critères de sélection, sera effectué en fonction du nombre de points obtenus par chacun. Le premier au classement sera proposé à la nomination du Conseil des Ministres de Tutelle de la Prévoyance Sociale. Toutefois, une liste d attente, composée des deuxième et troisième du classement sera arrêtée. En cas de défaillance d un adjudicataire, il sera remplacé par le suivant sur cette liste d attente. III - CLAUSES SPECIALES La mission sera réalisée au siège de la Conférence à Lomé (Togo). Elle fera l objet d un contrat établi entre la Conférence Interafricaine de la Prévoyance Sociale (CIPRES), représentée par le Président en exercice du Conseil des Ministres et le candidat qui sera retenu par ledit Conseil des Ministres de Tutelle de la Prévoyance Sociale. Le contrat sera établi en hors taxe et précisera les obligations des deux parties. 1 - Organisation de la mission Le Postulant proposera dans son offre : - une méthodologie et une organisation qui assurent la meilleure conduite possible de sa mission ; - la durée et un chronogramme d exécution de la mission ; - le détail des honoraires et des frais accessoires en hors taxes (en précisant la qualité des intervenants, les temps d intervention, les tarifs horaires, etc.). Le profil des intervenants doit être en adéquation avec les tâches et responsabilités qui leur sont dévolues. Le Curriculum Vitae de chaque intervenant doit être joint à l'offre. 2 - Durée d intervention Les délais d exécution des principales phases de la mission doivent être précisés. Le Commissaire aux Comptes est tenu de se déplacer chaque année (habituellement au mois de juin) à Genève (Suisse) pour la présentation de son rapport au Conseil des Ministres de la CIPRES. A cet effet, les frais de transport aérien (en classe économique) et ceux relatifs à l hébergement et au séjour doivent être proposés dans l offre financière et dans la limite maximale de cinq (05) jours calendaires y compris les délais de route. 3 - Le financement de la mission
7 Les travaux de la mission de commissariat aux comptes de la CIPRES seront financés sur le budget de la Conférence. 4 - Réception des travaux A l issue de ses travaux, le Commissaire aux comptes élaborera : - un rapport détaillé de contrôle des comptes ; - un rapport sur le contrôle interne ; Le Commissaire aux Comptes doit déposer le résultat de ses travaux au Secrétariat Permanent de la Conférence, au plus tard 30 jours à compter de la réception des états financiers. A N N E X E S
Tableau n 1 10 REMUNERATIONS (HONORAIRES) NOMS EXPERTS TITRE APPORT Homme/Jour Taux Journalier Montant (Hors taxes) EXPERT 1 EXPERT 2 EXPERT 3 TOTAL HONORAIRES
Tableau n 2 11 FRAIS REMBOURSABLES Missions Siège : Lomé (Togo) Libellés Quantité Prix Unitaire Montant Frais de voyages Résidence Lomé (Aller/Retour) (1) Indemnités de séjour Lomé Frais d hébergement Lomé Frais de transport locaux (Lomé) Total Frais Mission Siège Classe Economique NB : Ces frais faisant partie des critères de sélection sont fermes et non révisables
12 Tableau n 3 FRAIS REMBOURSABLES Mission Genève (Suisse) Libellés Quantité Prix Unitaire Montant Frais de voyages Résidence Genève (Suisse) (Aller/Retour) (1) Indemnités de séjour Genève Frais d hébergement Genève Frais de transport locaux (Genève) Total Frais Mission Genève (Suisse) Classe Economique NB : Ces frais faisant partie des critères de sélection sont fermes et non révisables
13 Tableau n 4 DIVERS Libellés Quantité Prix Unitaire Montant Frais de communications Forfait P.M. P.M. Reproduction rapport Forfait P.M. P.M. Utilisation matériels Forfait P.M. P.M. TOTAL NB : Ces frais faisant partie des critères de sélection sont fermes et non révisables
Tableau n 5 14 RECAPITULATION N D ordre 1 Rémunérations (Honoraires) Libellés Montant en Hors Taxe 2 Frais Remboursables missions Lomé (Togo) 3 Frais Remboursables mission Genève (Suisse) 4 Frais Divers TOTAL GENERAL