Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B35 4000 LIEGE 1 www.chuliege.be Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement Liège, le 4 juin 2014 APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N 2014-029 En vue de pourvoir à 1 poste de Secrétaire médicale (H/F) à 80% d un temps plein (30h24 /sem.) DEFINITION DE FONCTION Voir annexe 1. Positionnement : O.R.L. (cadre méd. : 20,90 ETP, cadre PATO : 10,50 ETP) sous la direction de Monsieur le Professeur Ph. LEFEBVRE 2. Responsabilités/Activités : Voir annexe CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : 1 er août 2014 Type de contrat : durée indéterminée Site de prestation : Sart Tilman; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du CHU. Horaire : 80% d un temps plein soit 30h24 /sem., du lundi au vendredi 08h00 18h00 Grade : secrétaire médicale Pour les candidatures internes, en cas de changement de grade, pendant la période probatoire, maintien du grade actuel et obtention d une indemnité pour fonction supérieure. Traitement mensuel brut : 1 733,59 Echelle 1.55, à 80% d un temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,6084 (janvier 2013) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. Appel 2014/029 1/7
PROFIL REQUIS 1. Appel interne et externe réservé aux candidats ayant déjà réussi les épreuves de sélection de secrétaire médicale Condition(s) de diplôme Niveau(x) Orientation(s) Expérience souhaitée/exigée Graduat Baccalauréat (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Fédération Wallonie Bruxelles) Secrétaire de direction Secrétaire médicale Expérience exigée en secrétariat médical En outre, possibilité d accès par transfert ou promotion internes pour les agents statutaires et contractuels définitifs du C.H.U. Modalité Grade requis Ancienneté Par transfert à grade équivalent Secrétaire Médicale/administrative - Par promotion Rédacteur Rédacteur comptable Ancienneté cumulée de rédacteur et rédacteur comptable 6 ans 4 ans 6 ans 2. Etre de bonne conduite, vie et mœurs 3. Disposer des aptitudes physiques requises constatées par le médecin du travail. MODALITES DE SELECTION - Examen des CV - Epreuve d orthographe - Test de bureautique - Entrevue en présence d un jury Appel 2014/029 2/7
DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 11 juin 2014 au plus tard, au Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement à l attention de Madame S.BILLET CHU Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège,. par écrit,. par fax (n 04/366.83.63). ou par mail (e-mail : recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : si vous êtes membre du personnel du CHU : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une photo d identité - si vous n'êtes pas membre du personnel du CHU : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une copie de votre carte d identité (avec photo de bonne qualité) o d une copie du diplôme requis pour l engagement (ou copie de la reconnaissance de l équivalence) et de ses annexes (formations théorique et pratique) Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois. POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès de Mme WALTREGNY Laurence, tél. 04/366.72.70 Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Département de Gestion des Ressources Humaines - Service Recrutement Madame SOPRANA Dalila, tél. 04/366.83.76 Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : 2014/029 Secrétaire médicale au service O.R.L. Appel 2014/029 3/7
Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B35 4000 LIEGE 1 www.chuliege.be Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement Intitulé Secrétaire médicale Mission La secrétaire assure le secrétariat médical d un service ou d un secteur. Périmètre d activité Service O.R.L. Positionnement Liens hiérarchiques : Sous l autorité du Chef de service (éventuellement de la secrétaire de direction ou des collaborateurs avec fonction managériale). Liens fonctionnels : Travaille en collaboration avec o les responsables et agents du secteur/ service/ Département o les différents services internes du CHU Cadre de l activité Procédures et réglementations internes Appel 2014/029 4/7
I. RESPONSABILITES et ACTIVITES Responsabilités Missions de secrétariat Support à l organisation et la gestion du service /secteur Travaux d assistance de production Activités Interface Gérer les appels téléphoniques, les agendas, etc. Accueillir des visiteurs, patients, stagiaires, etc. Assurer les contacts internes et externes, le transfert et la diffusion d informations Gestion du courrier entrant et sortant par voie postale, fax ou mail Distribuer et assurer le suivi Rédiger et dactylographier Assurer l expédition Tâches organisationnelles Organiser de réunions, Fournir un support dans la gestion des activités du département, service, secteur Organiser des voyages, des événements, etc. Support logistique Assurer la gestion des fournitures et du matériel (gestion de stock, rédaction du réquisitoire, suivi et réception des commandes, etc.) Assistance (de la secrétaire de direction) Fournir une aide sur les aspects RH et/ou la gestion administrative et financière et/ou les missions spécifiques Analyser, traiter et exploiter les données, dossiers, etc. o suivi de bases de données, échéanciers, etc. o recherches relatives à l activité du service (ex : statistiques) o préparation administrative des dossiers (production, réalisation et mise à disposition de documents, etc.) Assurer la gestion documentaire (scannage, photocopies, classement archivage), le publipostage, la diffusion des impressions, etc. Rédiger des procès-verbaux Dactylographier divers documents (ex. présentation, cahiers des charges, appel, contrat, PPT, etc.) Appel 2014/029 5/7
Missions spécifiques Participation aux activités spécifiques ou projet du service Assistance dans les unités de soins, policliniques, consultations, etc. Accueillir les patients Gérer les données dans les unités (encodage, validation, mise à jour) o données des admissions (coordonnées patients, dates) o engagement paiement o médecin responsable, discipline, type de chambre o patients prévus, non présentés, vérification situation patient o gestion des lits : tableau des lits de l unité, date prévisionnelle sortie, confirmation date sortie, o classement et tri des événements du dossier informatisé o bilan de sortie du patient vérification du dossier (encodage, facturation diverse) o gestion et suivi des formulaires légaux Appel 2014/029 6/7
II. COMPETENCES Savoirs Les savoirs liés au secteur d activité Maitrise de la langue française (orthographe, grammaire, ponctuation, mise en page) et le calcul Connaissance de langues étrangères Les logiciels de bureautique (Word, Outlook, Excel, Access, Power Point) Les logiciels de gestion institutionnels liés à l activité du service Procédures et réglementations du service ou du CHU Savoir-faire Etre capable de S exprimer dans un français correct (oral et écrit) Dactylographier Prendre des notes Organiser et planifier son travail Créer des outils d aide à la gestion, suivi et organisation de l activité Respecter les échéances gérer son temps Respecter les procédures Rédiger Utiliser un dictaphone Manipuler les logiciels de bureautique et institutionnels Se former à de nouveaux logiciels Savoir-être Aptitudes Discrétion Respect du secret professionnel Disponibilité Adaptabilité, flexibilité Esprit d équipe Capacité mnésique Sens de la communication et des relations publiques Esprit d initiative Rigueur et vigilance (précision) Appel 2014/029 7/7