PUBLIPOSTAGE SOUS WORD 2007 On utilise l outil publipostage ou Mailing dès que l on doit envoyer un même courrier à plusieurs personnes et que certaines informations personnelles au destinataire doivent changer. Le publipostage est donc le mariage entre 2 fichiers : 1 document principal (lettre ou prospectus) envoyé à plusieurs personnes différentes 1 source de données qui comprendra les adresses des différents destinataires ainsi que toutes les informations spécifiques à chacun d entre eux (nom, adresse, téléphone etc...) Avant de commencer à saisir : Étudiez votre document principal afin de noter les éléments qui devront devenir des champs de fusion, c est à dire être spécifiques à chaque courrier. (Exemple : le nom, l adresse, le titre (Monsieur, Madame), le numéro de client, le numéro de facture etc ) Méthode de travail Étudiez votre document comme expliqué ci-dessus Dans un nouveau document, saisissez votre courrier de la manière habituelle (Conseil : saisir le nom des champs à la place où ils devront être positionnés (exemple : société, adresse, titre, etc ) Mettre en forme votre document et «Enregistrez sous»: rangez votre document dans le bon dossier puis le nommer. C est lorsque le courrier est créé et mis en forme que l on peut procéder à la transformation de celuici sous forme de publipostage. Une fois votre courrier créé : Ruban «Publipostage» Sélectionner «Démarrer la fusion et le publipostage» : Choisir «Assistant Fusion et publipostage pas à pas» Un assistant à 6 étapes apparaît : Etape 1 Sélection du type de document Déterminer votre modèle dans notre exemple : «Lettres» Cliquer sur «Suivante» en bas de la fenêtre Séquence PUBLIPOSTAGE sous Word 2007 Page 1
Etape 2 Sélection du document de base Vous pouvez sélectionner «Utiliser le document actuel» Cliquer sur «Suivante» en bas de la fenêtre Etape 3 Sélection des destinataires 3 possibilités : - Utilisation d une liste existante (par ex un fichier Excel) Attention à bien vérifier la dénomination de vos colonnes, qui seront les champs de fusion positionnés. - Sélection à partir des contacts Outlook (par exemple pour un mail) - Saisie d une nouvelle liste : bouton «créer» Séquence PUBLIPOSTAGE sous Word 2007 Page 2
Une fenêtre «Créer une liste d adresses» s ouvre : C est ici que nous rentrerons, de la même manière qu un tableau, les entrées de chaque destinataire. «Nouvelle entrée» : permet de saisir une fiche supplémentaire (la touche clavier «tabulation» est également à utiliser) - Bouton «personnaliser colonnes» pour ajouter, supprimer, déplacer, renommer.. les champs. Bouton «OK» : Le logiciel vous demande d enregistrer votre liste : nommez la et enregistrez la sous le répertoire désiré Séquence PUBLIPOSTAGE sous Word 2007 Page 3
Votre liste une fois remplie et nommée se présente comme ci-dessous : En validant grâce au bouton «OK», la liste est prête à être fusionnée avec votre document principal. Cliquer sur «Suivante» en bas de la fenêtre Séquence PUBLIPOSTAGE sous Word 2007 Page 4
Etape 4 Ecriture de votre lettre (votre courrier est déjà créé) Sur votre courrier créé, il est temps d intégrer les champs de fusion : Positionnez vous à l endroit où vous souhaitez intégrer un champ de fusion Bouton «Insérer un champ de fusion» Positionnez les champs les uns après les autres (intégrez également les espaces entre les champs s ils se suivent sur une même ligne prévoir aussi la mise en forme si gras ou italique par exemple). Cliquer sur «Suivante» en bas de la fenêtre principale Etape 5 Aperçu de vos lettres Voici l aperçu du courrier qui reporte donc les données de votre liste de saisies précédentes : Vous pouvez changer de destinataire, l exclure, modifier votre liste etc.. Cliquer sur «Suivante» en bas de la fenêtre principale Séquence PUBLIPOSTAGE sous Word 2007 Page 5
Etape 6 Fin de la fusion Vous pouvez imprimer ou modifier les lettres individuelles si vous le souhaitez Séquence PUBLIPOSTAGE sous Word 2007 Page 6