Résumé du rapport d audit AUDIT DE RENOUVELLEMENT DE CERTIFICATION PEFC Référentiel Référentiel PEFC : Schéma Français de certification forestière (Validé par l assemblée générale de PEFC France le 03 janvier 2012) Recueil des textes reconnus par le conseil de PEFC PEFC Limousin Limoges (87 France) Certificat : BV-GFD-6004375 Date d'obtention : 26 novembre 2007 Périmètre : Forêts du territoire de la Région Limousin dont les propriétaires ou gestionnaires sont adhérents à l Association PEFC Limousin Dates d'audit partie système : Les 28 et 29 novembre 2013 Dates d'audit contrôle interne : Les 26 et 27 novembre 2013 Diffusion : Mme Fernanda FERNANDES, Déléguée Régionale COMITE DE CERTIFICATION ECOCERT Environnement Emetteur LCS Contrôleur MDN 02/12/2013 Rapport n MDN2013GET057b/1 Doc.Mpre.018c.09 ECOCERT Environnement SAS au capital de 37 000,36 36, boulevard de la Bastille F-75012 Paris - SIREN 409 982 709 RCS PARIS Tél. +33 (0)1 53 44 74 44 Fax : +33 (0)1 73 01 79 34 www.ecocert.com
PREAMBULE Ce rapport est relatif à un audit de renouvellement de la certification PEFC du système de gestion forestière durable mis en place par l entité d accès à la certification (EAC) PEFC Limousin. Cet audit a pour but d'évaluer la bonne mise en œuvre de la démarche PEFC, ainsi que la prise en compte des éventuelles évolutions du contexte local ou plus global. Le périmètre de certification couvre : Forêts du territoire de la Région Limousin dont les propriétaires ou gestionnaires sont adhérents à l Association PEFC Limousin. Une première phase réalisée les 28 et 29 novembre 2013, dite audit de système, s'inscrit dans la nouvelle méthode d'audit de renouvellement des entités certifiées PEFC par ECOCERT Environnement. La seconde phase réalisée les 26 et 27 novembre 2013 porte sur l'évaluation des engagements des propriétaires et/ou des gestionnaires. CONTEXTE DE L'AUDIT Cet audit a été mené, en ce qui concerne PEFC, selon le document de référence "Méthodologie Audits PEFC" communiqués à l entité d accès à la certification. Les non-conformités ont été évaluées selon la méthode propre à ECOCERT Environnement décrite dans le document "Présentation de la méthode d'évaluation des non conformités" (Ref.Mpre.009) communiqué à PEFC Limousin. La conduite de cet audit permet d'avoir un degré de confiance raisonnable dans les résultats de l'évaluation du système de management environnemental selon les exigences liées au référentiel PEFC France. L'évaluation des engagements des propriétaires avec l'auditeur interne réalisée les 26 et 27 novembre 2013 complète l audit de l'entité d accès à la certification réalisé les 28 et 29 novembre 2013 sur le site de l entité d accès à la certification PEFC Limousin. Il est à noter que : L ensemble des documents a été fourni par l EAC. PEFC Limousin Doc.Mpre.018c.09 2/5 Rapport d'audit de renouvellement PEFC n MDN2013GET057b/1
CONFORMITÉ LIEE AU RÉFÉRENTIEL PEFC Cet audit a conduit à la mise en évidence : suite à l'audit de l'entité d accès à la certification les 28 et 29 novembre 2013, de : 0 (zéro) non-conformité, 9 (neuf) remarques. suite à l'audit d'évaluation de l engagement des propriétaires, les 26 et 27 novembre 2013, de : 0 (zéro) non-conformité, 0 (zéro) remarque. Non-conformité : rend le système de gestion forestière durable inopérant ou inefficace, ou partiellement inopérant ou inefficace ou qui ne remet pas en cause l'efficience ou l'efficacité du système de gestion forestière durable, mais qui pourrait entraîner des dérives aux conséquences préjudiciables. Remarque : il s'agit plus d'axes d'amélioration. Elles ne rentrent pas en compte dans le processus de certification, mais seront revues lors de l'audit de suivi si l'entité candidate est certifiée. POINTS SENSIBLES DU SYSTEME DE GESTION FORESTIERE DURABLE Aucune non-conformité n'a été détectée suite à l'audit. 9 remarques ont été émises. Elles ne demandent pas de réponse de la part de l entité lors de cet audit de renouvellement ; elles seront étudiées lors du prochain audit. 1. Chapitre 1.A.1.b.1 Modalités et procédures de fonctionnement des EAC - La procédure 4 concernant la gestion documentaire n intègre pas les documents relatifs au guide de contrôle : grille des écarts et grilles de contrôle des adhérents. - La procédure 5 prévoit le vote des membres à distance, notamment par Internet. Or la procédure ne prévoit pas que ces décisions soient validées lors du Conseil d Administration (CA) suivant et donc de l enregistrement formel du vote. 2. Chapitre 1.A.3.a Mise en œuvre du Programme d accompagnement & Annexe 8 Programme d accompagnement par les EAC pour la mise en œuvre des engagements PEFC VIGILANCE A 3 MOIS Le programme d accompagnement ne contient pas d indicateur de réalisation, d objectif ni de cible pour l ensemble des actions prévues. Ces absences ne permettent pas d évaluer la mise en œuvre du Programme et son efficacité. 3. Chapitre 1.A.3.a Mise en œuvre du Programme d accompagnement & Annexe 8 Programme d accompagnement par les EAC pour la mise en œuvre des engagements PEFC Les actions de réunions, de formations et de sensibilisation des propriétaires et exploitants ne permettent pas d identifier les adhérents certifiés parmi les participants (liste d émargement). PEFC Limousin Doc.Mpre.018c.09 3/5
4. Chapitre 1.A.3.a.2 Mise en œuvre du Programme d accompagnement par les membres de l EAC L engagement des membres dans le Programme d accompagnement n est pas formalisé. 5. Chapitre 1.A.3.b.2 Définition du programme annuel de contrôle des adhérents Les rapports de contrôles des adhérents ne contiennent pas toujours le périmètre de la propriété contrôlée (parcelle, lieu ). Les écarts ne sont pas systématiquement repris à la fin du rapport dans le tableau prévu à cet effet (utilisation d une tablette numérique). 6. Chapitre 1.A.4.b Communication Les actions de communication engagées, notamment par la diffusion d informations sur le site Internet de l EAC, ne permettent pas de mesurer le type et le nombre de documents consultés et d évaluer les actions de communication du Programme d accompagnement. 7. Chapitre 1.A.7 Revue de direction La revue de direction pilotée par le CA ne formalise pas et ne valide pas les actions correctives et préventives engagées à l issue des audits internes et externes. Les liens entre actions correctives, Programme d accompagnement et plan de communication ne sont pas suffisamment identifiés. L analyse des résultats des contrôles n est pas suffisamment valorisée. 8. Chapitre 1.A.8 Enregistrements Le tableau de gestion des enregistrements ne contient pas tous les documents et génère des confusions avec la présence de documents issus de l ancien schéma de certification forestière. 9. Chapitre 1.B.1 Relations PEFC France / EAC Transmission documentaire Les enregistrements des échanges entre PEFC France et l EAC ne sont pas suffisamment formalisés. OPPORTUNITES D AMELIORATION - L EAC pourrait développer des rencontres, de la communication vers les acheteurs publics afin de conforter la certification. - L EAC pourrait intégrer occasionnellement la présence des membres en observateur lors des audits propriétaires et exploitants afin qu ils puissent mieux établir le lien entre les résultats des contrôles et les objectifs et les actions du Programme d accompagnement, les projets de communication et de sensibilisation des adhérents. - La mise en œuvre d une revue de direction semestrielle permettrait d améliorer l évaluation et la dynamique du Programme d accompagnement. POINTS FORTS DU SYSTEME DE GESTION FORESTIERE DURABLE - Les personnels et les membres sont impliqués dans la mise en œuvre du schéma, la gestion et l organisation du système sont rigoureuses, le maintien de cette implication est nécessaire. - Le contrôle des adhérents est efficace et conforme à l ensemble des procédures mises en œuvre. PEFC Limousin Doc.Mpre.018c.09 4/5
CONCLUSION GENERALE L entité d accès à la certification PEFC Limousin développe de façon efficace son système qui est conforme au schéma de certification forestière PEFC. Les membres et le personnel de l EAC sont très impliqués dans la mise en œuvre du schéma, avec une gestion rigoureuse du système. Il faut cependant développer l évaluation du Programme d accompagnement avec des indicateurs, des cibles et objectifs mesurables, améliorer la revue de direction et compléter le système documentaire. PEFC Limousin Doc.Mpre.018c.09 5/5