LES OUTILS DE GESTION Les comptabilités analytiques

LES OUTILS DE GESTION Les comptabilités analytiques Laurent RENAUT CHU Angers MARTAA 2009

Les comptabilités analytiques Rappel Comptabilité Générale et Comptabilité Analytique La Comptabilité Analytique et l Arbre Analytique Le tome 2 Le tome 1 Le tome 3 Le tome 4

RAPPEL Compta générale Dépenses et recettes classées par nature selon un plan de compte NORMALISE. PCG M21 OBLIGATOIRE Compta Analytique Dépenses et recettes classées par destination. PAS D OBLIGATION. Donc pas de cadre normalisé. Avantage M21 : comptabilité des dépenses engagées par UF de consommation = comptabilité par destination Pour encourager le développement de la CAH Travaux du GACAH (ministère-ensp-ecole des Mines-Hôpitaux). Création des guides pour fournir une méthode commune.

LES COMPTABILITES ANALYTIQUES Pas d obligation = Plusieurs Comptabilités Analytiques. ABC : Étude des processus Direct Costing : Comparaison Charges variables et Charges fixes pour déterminer un seuil de rentabilité. Coût Marginal Coût Complet : utilisé en CAH (Base d Angers, ENC). = Outil de Gestion Interne Conséquence : Benchmarking - Comparaison impossible entre structure. Solution = normaliser Choix de normalisation : le coût complet

Méthode ABC Définition : elle considère l entreprise sous l angle des processus mise en oeuvre concourant à la réalisation et à la distribution des produits et services. Principe de Base : consomment consomment Ressources Activités Produits Processus de consommation des ressources par les produits, selon la méthode ABC. Intérêts : Elle permet de calculer facilement des coûts de processus (séquence d activités différentes reliées par des relations client-fournisseur qui s enchaînent). d identifier la valeur ajoutée dans les processus en confrontant le coût d une activité avec la valeur qu elle contribue à créer. D améliorer l efficience en offrant des éléments de comparaison (ABM). D agir sur les facteurs explicatifs de la formation des coûts. Limites : Elle coûte chère en temps et en argent (sonder le personnel, dépouiller des masses de documents et tester des hypothèses) et nécessite des systèmes d information fiables et performants.

Direct costing (= méthode des coûts variables) Définition : déterminer une marge, mesurant la contribution d un produit à l obtention du résultat de l entreprise et donc à la couverture des charges fixes. Principe de Base : Prix de Vente Marge sur coût variable ou marge brute Coût variable ou direct cost Résultat Analytique Charges fixes Charges Variables Intérêts : Elle permet de Le Direct costing Fournir les éléments essentiels sur l utilisation d une capacité de production. Simplifier les calculs de coûts. Mettre en évidence les produits rentables (contribution à la couverture des charges fixes), Calculer le seuil de rentabilité Limites : Elle suppose de renoncer à identifier la trace de la totalité des coûts et de séparer les charges fixes des charges variables ce qui n est pas toujours simple et de considérer le volume comme la seule source de variabilité.

Méthode du Coût Marginal Définition : Elle correspond à l accroissement de coût résultant de la fabrication et/ou de la vente d une unité supplémentaire de bien (ou de service). Il se compose donc des charges variables qu entraîne la réalisation de cette unité supplémentaire, majorées éventuellement du coût fixe qu il faut installer pour obtenir cette prestation. Calcul : Il est égal à la différence entre le coût total correspondant à N+1 produits et celui correspondant à N produits. Conséquence de la méthode du Coût marginal : Maximisation du résultat : on peut maximiser le bénéfice en poussant la production jusqu au point où la dernière unité vendue procure une recette additionnelle exactement égale au coût supplémentaire que celle-ci entraîne Saturation de l outil de production Opportunité de recourir à la sous-traitance : comparaison entre le prix d achat du bien sous-traité avec le coût marginal de la fabrication de bien par l atelier. Abandon d une production : possible si la baisse des recettes est inférieure à la baisse des coûts (fixes + variables) = COMPREHENSION DU RISQUE LIE A L ARRET D UNE ACTIVITE DE L INTERET DE PROMOUVOIR LES DEVELOPPEMENTS

Méthode des Coûts Complets Définition : Ensemble des coûts directs affectables et des coûts indirects répartis et imputés à l aide de clé de répartition permettant d aboutir au calcul du coût de revient d un produit, d une prestation ou d une activité. Principe de Base : Ventilation des charges incorporées aux coûts dans la méthode des centres d analyse Charges de la Charges affectation Coûts directes des produits Comptabilité Charges affectation Centres imputation ou générale semi-directes d'analyse des incorporables ou de commandes Charges répartition sections indirectes

Méthode des Coûts Complets (suite) Intérêts : elle permet d étudier l évolution des coûts d un produit, d un service, aux différents stades de son processus d élaboration. d esquisser une analyse de coûts par centre de responsabilité de prendre la décision de faire ou faire-faire. Inconvénients : Elle suppose de définir précisément le degré de finesse attendu des coûts. découper l organisation en centres d analyse et de définir des UO. bien choisir les UO ou clés de répartition représentatives de l activité des centres d analyse. d actualiser régulièrement le modèle de calcul des coûts (découpage des centres d analyse, choix des UO ). Méthode retenu par la Comptabilité Analytique Hospitalière

GUIDES COMPTABILITE ANALYTIQUE Les travaux du GACAH ont permis de réaliser un socle commun (les Guides) permettant des comparaisons inter-hospitalières. La Base d Angers et l ENC. NB : il peut y avoir des différences de vue entre les souhaits des contrôleurs de Gestion et la vue de la Base d Angers ou de l ENC. Panoplie d outils complémentaires d aide à la décision des gestionnaires.

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GUIDES DE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE Tome 1 Objet : TCCM + Découpage analytique de l'établissement Tome 3 Objet : Coût par séjour Tome 2 Objet : Coût par Activité

L ARBRE ANALYTIQUE Pour ventiler les dépenses et recettes par destination, les guides de Comptabilité Analytique Hospitalière proposent un arbre analytique de 5 niveaux. ETABLISSEMENT DE SANTE (entité juridique) NIVEAU 1 : FONCTIONS NIVEAU 2 : ACTIVITES ACTIVITES DE NIVEAU 3 ACTIVITES DE NIVEAU 4 ACTIVITES DE NIVEAU 5

Exemple d arbre analytique NIVEAU 1 : FONCTIONS GESTION GENERALE, LOGISTIQUE ET FORMATION Niveau 2 : Activités Gestion générale et autre logistique Niveau 2 : Activités Restauration Niveau 2 : Activités Blanchisserie Niveau 3 : Activités Direction Générale (hors DSIO) Niveau 4 : Activités D.S.I.O. Niveau 3 : Activités Gestion du Personnel Toutes les activités hospitalières ont été classées dans l arborescence des niveaux de l arbre analytique. Niveau 3 : Activités Gestion Economique Niveau 3 : Activités Gestion des Malades

LES ÉVOLUTIONS DES FICHES et DE L ARBRE ANALYTIQUE Actualisation de l arbre analytique défini dans le tome 1 du Guide pour faire le lien avec les SI du CAR (sous-groupe de travail). Une évolution vers l amélioration des fiches à la demande des adhérents : Consultations d instances spécialisées (ex : logistique, pharmacie, biomed ) Une revue de toutes les Unités d oeuvre à l occasion du passage à la T2A (CCAM ) Objectif : Consolider la Comptabilité Analytique et en particulier les Tomes 1 et 2 pour l aide à la décision. Partenariat FHF - CHU Angers : développement d un nouvel outil de saisie et de traitement des données avec à moyen terme un croisement des informations entre la BDHF et La Base d Angers.

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LE TOME 2 : Le Coût par Activité. Périmètre : Etablissement. (Rappel ENC, périmètre = MCO) Objectif : Évaluer les coûts de production des activités transversales. = FOURNIR UN OUTIL D AIDE AU PILOTAGE AUX GESTIONNAIRES DES ACTIVITES. Thèmes : Activités Administratives, Logistique, Logistique Médicale et Médico-techniques. 30 Fiches représentant jusqu à 50% du budget d un établissement.

Activités suivies et Unités d Oeuvre

1)Principes d affectation des comptes ex : COMPTE 616 niveau 2 : Gestion Générale et Autre logistique niveau 3 : EN DIRECTION GENERALE : 616 1 multirisque 616 2 assurance obligatoire dommages et construction 616 5 responsabilité civile 616 6 matériel 616 88 autres risques EN GESTION DU PERSONNEL 616 7 capital décès 616 81 Primes d' assurance maladie, accident du travail. EN TRANSPORT 616 3 Assurance Transport

2) Paramétrage des UF : ex : Laboratoires Exemple : 94224 «Fournitures pour Laboratoires» est affecté en SA Laboratoires mais de niveau 2, donc insuffisant pour les activités étudiées : Laboratoire Morphologie : de niveau 4 Laboratoires Autres (hors Morpho) : de niveau 2 (hors niveau 4 de Morpho). Nécessité d un paramétrage des UF pour distinguer chaque UF devant recevoir du 94224. Nécessité d affecter ces UF aux 2 SA étudiées.

Les spécificités du coût par activité Les charges induites Les produits déductibles

Les charges induites PRINCIPE : certaines activités, définies limitativement, sont prestataires d autres activités. (ex : Biomédical sur bloc, imagerie, laboratoire ) CONSÉQUENCE : le coût des activités prestataires se déverse sur les activités consommatrices Ces activités sont liées à l'utilisation du Plateau technique et de la logistique médicale.

1 ère étape : Calculer le coût du Génie Biomédical. Ventilation des Charges Induites 2ème étape : Ventiler le coût du Génie Biomédical. Activités médico-techniques Urgences SMUR Dialyse Laboratoires de Morphologie Laboratoires Autres Bloc Obstétrical Bloc Autres Imagerie Radiothérapie Rééducation Fonctionnelle Anesthésie Explorations Fonctionnelles Génie Biomédical Activités de logistique médicale Pharmacie Stérilisation Activité Administrative Gestion du Personnel (Médecine du travail)

Ventilation des Charges Induites (suite) 3ème étape : Ventiler les charges d'anesthésie et de stérilisation sur le Bloc Obstétrical et sur les Autres Blocs. Anesthésiologie Bloc Obstétrical Autres Blocs Opératoires Stérilisation 4ème étape : Ventiler Bloc Obstétrical, Autres Blocs Laboratoire Morphologie, Autres laboratoires et Imagerie sur les Urgences Bloc Obstétrical Autres Blocs Opératoires Laboratoire de Morphologie Urgences Autres Laboratoires Imagerie

Les produits déductibles PRINCIPE : Le coût par activité a pour finalité essentielle les coûts bruts de production. A une production globale est rapportée la totalité des charges de l activité. Conséquence : NON DÉDUCTIBILITÉ DES COMPTES 7

Les produits déductibles (suite) 2 exceptions : ANNULATION DE CHARGES : 707 : cession de produits pharmaceutiques (déduction de la pharmacie des achats liés aux rétrocessions à titre onéreux). 75831 : remboursement de personnel Gestion du personnel : remboursement de personnel en détachement, Congés Longue Maladie, Congés Longue Durée. toutes SA : ex remboursement des emplois aidés, salaires trop perçus. 75834 : formation du personnel (Gestion du personnel). 71 et 72 : production stockée et immobilisée (entretien des bâtiments) 7588 : autres produits divers de gestion courante (recouvrement sur le FNAL : en Gestion du personnel ) Unités d'oeuvre partielles (le coût inclut des charges sans prendre en compte l'activité correspondante). Ex : co-utilisation d équipements lourds

FICHE DE SAISIE STANDARDISÉE ET FICHE NORMALISÉE D ÉCART Restauration (synthèse, production) Anesthésiologie Laboratoires Autres

Quelques chiffres clefs (données 2007) 176 hôpitaux membres de la Base (+22 soit +14.3%) 22 CHU (+3 soit +15.8%) - 130 CH (+14 soit +12.1%) 22 CHS (+5 soit +29.4%) - 2 PSPH (=) Environ 3700 fiches d activité renseignées (+13%) SOIT 21 fiches par établissement. Des milliers de mails et d appels téléphoniques. Rappel : 30 fiches pouvant représenter jusqu à 50% du budget.

DES INSTRUMENTS POUR LE PILOTAGE «Benchmarking» Comparaison des coûts Comparaison des pratiques (services supports, trajectoire du patient, DMS, ) Analyse stratégique Faire ou faire faire Faire autrement (moins cher et mieux)

DES OUTILS POUR LA CONTRACTUALISATION INTERNE Les contrats d objectifs et de moyens internes : la logique des coûts Avec les services supports (logistique, plateaux techniques) Avec les services cliniques qui coûtent plus cher que l ENC. Les Budgets de pôles : la logique des recettes Le calcul des marges La responsabilisation des acteurs

ADHESION A LA BASE Base d Angers : Gratuite Progressive (quelques fiches au départ puis plus nombreuses les années suivantes). Incontournable dans le cadre de la T2A. Coordonnées : Cellule d Analyse de Gestion-CHU Angers M. Laurent RENAUT : Directeur Adjoint LaRenaut@chu-angers.fr 02.41.35.41.10 M. Wilfrid MARCHAND : Technicien en Comptabilité Analytique Gestionnaire de la Base des Coûts par Activité base_compta_ana@chu-angers.fr 02.41.35.50.80

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LE TOME 1 : Tableau Coût Case-Mix. Un outil global d appréciation de la performance basé sur la comparaison des coûts REELS aux coûts STANDARDS PRINCIPE : appliquer la structure de coûts de l ENC à l activité réelle et comparer aux coûts réels Avantage : un outil global et rapide à mettre en oeuvre Inconvénient : un outil global, peu utilisable en raison d un décalage de 2 années dans les comparaisons EXEMPLE

LE TOME 1 : Tableau Coût Case-Mix. COUTS DIRECTS DEPENS ES [A] [B] [B-A] Coûts Coûts valeur % 2 003 standards A - PERS ONNEL Personnel médical 13 699 703 10 062 432-3 637 271-36,15% Personnel soignant 63 039 908 37 984 035-25 055 873-65,96% Personnel autre 10 998 732 9 670 539-1 328 193-13,73% sous-total personnel 87 738 343 57 717 006-30 021 337-52,01% B - DEPENS ES MEDICALES 13 053 426 15 712 048 2 658 622 16,92% C - DEPENS ES HOTELIERES & GENERALES 283 564 D - AMORTIS S EMENTS 1 682 036 C+D 1 965 600 987 402-978 198-99,07% E - RECETTES -175 487 TOTAL 102 581 882 74 416 455-28 165 427-37,85% COUTS INDIRECTS 107 840 285 86 425 092-21 415 193-24,78% Logistique médicale sous-total 3 227 874 3 181 626-46 248-1,45% Pharmacie 1 122 327-1 122 327 Sté rilis ation 668 221-668 221 Dim 374 695-374 695 Biomédical 1 062 631-1 062 631 Hébergement Restauration 5 339 984 3 998 641-1 341 343-33,54% Blanchisserie 1 485 757 1 565 669 79 912 5,10% 2 années de décalage coûts réel 2007 coûts standards 2004-2005 Avantage : il permet de repérer les surconsommations Combinaison avec les coûts par activité Plateau technique Accueil des urgences 1 905 433 1 359 845-545 588-40,12% Smur 973 984 657 368-316 616-48,16% Dialys e 2 891 785 115 643-2 776 142-2400,62% Laboratoire s inte rne s 13 915 097 9 624 158-4 290 939-44,59% Laboratoires externes 73 650 0-73 650 #DIV/0! Blocs opératoires 17 493 605 14 063 246-3 430 359-24,39% Image rie inte rne 7 637 867 5 198 289-2 439 578-46,93% Imagerie externe 706 0-706 #DIV/0! Rééducation 936 796 433 759-503 037-115,97% Anesthésie 7 414 214 8 052 517 638 303 7,93% Explorations fonct. 3 355 034 2 970 656-384 378-12,94% Radiothérapie 0 118 943 118 943 100,00% Gestion logistique 32 871 141 28 907 011-3 964 130-13,71% Structure 8 317 358 6 177 720-2 139 638-34,63%

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LE TOME 3 : les Coûts par séjour. Application de la méthodologie de l ENC Principe : attribuer le plus de charge directement au patient pour obtenir une évaluation du coût de son séjour Inconvénient : Pertinence douteuse de l outil de tarification avec des GHS inhomogènes en coût Système très lourd à mettre en place

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LE TOME 4 : les Coûts par service Application de la méthodologie du TCCM, avec une déclinaison au niveau du service PRINCIPE : appliquer la structure de coûts de l ENC à l activité réelle du service et comparer aux coûts réels Avantage : c est un intermédiaire intéressant entre le TCCM et le coût par séjour Inconvénient : la valorisation des séjour multiunités n est pas validée ORIENTATION : compte d exploitation par service, couvrant toutes les recettes (T2A, EXT )

LE TOME 4 : les Coûts par service XXXX ZZZZZ DEPENS ES RECETTES COUTS DIRECTS [A] [B] [A-B] [C] [A-C ] Coûts Coûts valeur % Tarif valeur % 2 003 standards de base A - PERS ONNEL VALORIS ATION T2A Personnel médical 0 #DIV/0! GHS Personnel soignant 0 #DIV/0! EXH Personnel autre 0 #DIV/0! EXB sous-total personnel 0 0 0 #DIV/0! journées REA Journée SI B - DEPENS ES MEDICALES 0 #DIV/0! Journées SC C - DEPENSES HOTELIERES & GENERALES D - AMORTIS S EMENTS C+D 0 0 #DIV/0! E - RECETTES ACTIVITE EXTERNE Cons ulta tions Actes RECETTES SUBSIDIAIRES Régim e pa rticulie r TOTAL 0 0 0 #DIV/0! COUTS INDIRECTS 0 0 0 #DIV/0! Logistique médicale sous-total 0 0 #DIV/0! Pharmacie 0 #DIV/0! S té rilis ation 0 #DIV/0! Dim 0 #DIV/0! Biomédical 0 #DIV/0! Hébergement Restauration 0 #DIV/0! Blanchisserie 0 #DIV/0! Plateau technique Accueil des urgences 0 #DIV/0! Smur 0 #DIV/0! Dialys e 0 #DIV/0! Laboratoires internes 0 #DIV/0! Laboratoires externes 0 #DIV/0! Blocs opératoires 0 #DIV/0! Imagerie interne 0 #DIV/0! Imagerie externe 0 #DIV/0! Rééducation 0 #DIV/0! Anesthésie 0 #DIV/0! Explorations fonct. 0 #DIV/0! Radiothérapie Gestion logistique 0 #DIV/0! Structure 0 #DIV/0! Enveloppe totale 0 0 0 #DIV/0! Déduction E & R (-13%) 0 Facturables Enveloppe nette 0 0 0 #DIV/0!

Autres outils d analyse Le compte administratif retraité Le suivi budgétaire des dépenses par UF (issu de la comptabilité générale) L analyse de l activité : PMSI, diagnostics, actes Voir le contenu d un RUM Le suivi des recettes La SAE

pour un véritable contrôle de gestion sans comptabilité analytique L utilisation des capacités Taux d occupation des lits lundi/dimanche Activité des blocs L analyse des durées de séjours (cf inducteur de coûts) L analyse des projets au coût marginal