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Centres d accès communautaire Internet des Îles TRAITEMENT DE TEXTE AVEC MICROSOFT WORD INTRODUCTION Les logiciels de traitement de texte permettent d écrire un texte et d y apporter quelques petites modifications, telles que de changer sa couleur ou de le souligner, en partie ou en totalité. En plus de ces fonctionnalités de base, Table des matières Introduction 1- Les outils de base 2 10 mins 2- L annulation de frappe 4 3 mins 3- La correction de l orthographe 4 7 mins 4- La technique du copier-coller coller 5 7 mins 5- Les images 5.1. Insérer une image 6 14 mins 5.2. Modifier une image 8 6 mins 6- Les tableaux 6.1. Insérer un tableau 9 6 mins 6.2. Modifier un tableau 9 5 mins 7- La numérotation de page 10 7 mins 8- Les en-têtes et les pieds de page 11 10 mins 9- Les notes de bas de page 12 7 mins 10- La mise en page 12 8 mins 11- L aperçu 13 5 mins 12- L impression 14 6 mins 13- L étape d enregistrement 13.1. Premier enregistrement 15 7 mins 13.2. Enregistrement des modifications 16 3 mins 14- L ouverture d un document 16 4 mins Conclusion : Autres types de document 17 5 mins Microsoft Word a la particularité, entre autres, de corriger l orthographe, de trouver des synonymes, d ajouter des images et de les agencer avec le texte ou de créer des tableaux. De plus, vous pouvez bénéficier de plusieurs modèles de conception qui vous permettront de créer des certificats, des feuilles pour l envoi de télécopie, votre curriculum vitae et bien d autres documents utiles. Durée prévue : 2 h Finalement, Microsoft Word est un outil qui s avère être très utile lorsque vous avez un document à créer et que vous avez besoin d un petit coup de pouce. Centres d accès communautaire Internet des Îles Révisé le : 15 janvier 2007

1 LES ES OUTILS DE BASE Les outils de base peuvent être choisis avant d écrire un texte, mais vous pouvez également les choisir lorsque le texte est déjà écrit. Pour ce faire, vous n avez qu à sélectionner le texte à modifier et appliquer les modifications. Le style et la taille de police Ces deux barres déroulantes vous permettent de choisir le style et la taille de la police de votre texte. Pour ce faire, cliquez sur la flèche et choisissez la police et la taille qui vous intéressent. Exemple : Voici un texte écrit avec un style de police Times New Roman de taille 12. Voici un texte écrit avec un style de police Courier New de taille 10. Les caractéristiques spéciales Ces trois icônes vous permettent d attribuer des caractéristiques spéciales. Vous n avez qu à cliquer sur l une d entre elles lorsque vous voulez l activer, puis à nouveau lorsque vous voulez la désactiver. Gras : Grossier le trait des lettres,, c est donc qu elles seront plus foncées. Italique : Incline les lettres vers la droite. Souligné : Trace une ligne sous les lettres. Le type d alignement Le type d alignement détermine la disposition globale d un paragraphe ou d un texte. En ordre on retrouve : 1- Alignement à gauche 2- Alignement centré 3- Alignement à droite 4- Alignement justifié (votre texte est aligné à gauche et à droite). Il est conseillé d utiliser ce type d alignement lors de la création de document professionnel. Par exemple, ce document-ci utilise le type d alignement justifié. Centres d accès communautaire Internet des Îles 2

Les puces et la numérotation Cette icône vous permet de créer une numérotation, telle que : 1. Amérique 2. Canada 3. Québec 4. Îles-de-la-Madeleine Cette icône vous permet de créer une liste à l aide de puces (celles qui apparaîtront seront les dernières utilisées, ou celles par défaut (- des ronds pleins -), telle que : Éducation Santé Environnement Vous pouvez également accéder à la liste complète des puces et numérotations disponibles. Pour ce faire, dans le menu du haut, cliquez sur «Format», puis «Puces et numéro». Choisissez ensuite l option dont vous avez besoin et faites «OK». La couleur de police et le surlignage Cette icône vous permet d attribuer une couleur au texte. Dans ce cas-ci, lorsque vous cliquez sur la flèche à côté de l icône, vous pouvez choisir l une des couleurs affichées ou aller plus loin en cliquant sur «Autres couleurs». Là, vous pourrez choisir une couleur, standard ou personnalisée, en cliquant sur celle qui vous plaît. Finalement, vous devez faire «OK». Cette icône vous permet d attribuer une couleur de fond au texte. Centres d accès communautaire Internet des Îles 3

2- L L ANNULATION DE FRAPPE Cette option est très pratique ; elle vous permet d annuler et/ou de rétablir une étape effectuée. Par exemple, si vous avez mis un encadré à votre texte et que vous voulez annuler cette action, utilisez la flèche «Annuler». Si après réflexion, vous voulez rétablir l encadré, vous n avez qu à cliquer sur la flèche «Rétablir». Notez que vous pouvez utiliser ces flèches pour annuler ou rétablir plus d une action. 3- LA CORRECTION DE L ORTHOGRAPHE De façon générale, votre traitement de texte soulignera vos fautes. Les fautes de grammaire en vert et celles d orthographe en rouge. Notez toutefois qu il n est pas infaillible : vous devez alors juger par vous-même si ses propositions sont véridiques. Cliquez sur cette icône pour corriger un texte en entier. Pour corriger seulement une partie du texte, sélectionnez d abord la partie du texte à corriger, puis cliquez sur l icône. Dans la fenêtre qui s affiche, vous devez choisir si vous voulez «Ignorer» la modification de ce mot ou «Remplacer» le mot par l une des suggestions (vous devez choisir la bonne dans la liste). Si la «Langue du dictionnaire» par défaut n est pas la langue utilisée pour la rédaction du texte, choisissez la bonne parmi la liste des langues proposées (ex : Français (Canada)). Centres d accès communautaire Internet des Îles 4

Pour corriger un seul mot, cliquez sur celui-ci avec le côté droit de votre souris, vous verrez alors s afficher les suggestions de correction à apporter. Dans le même menu, vous pouvez accéder à la liste des synonymes du mot. Pour en avoir la liste complète, sélectionnez «Synonymes», puis «Dictionnaire des synonymes». 4- LA TECHNIQUE DU COPIER-COLLER COLLER Le copier-coller vous permet de faire une copie d un texte ou d une image, dans un autre ou un même document. Pour ce faire : Sélectionnez le texte à copier Cliquez sur le texte sélectionné avec le côté droit de votre souris Choisissez l option «Copier» Positionnez votre curseur à l endroit où vous souhaitez copier le texte Cliquez avec le côté droit de votre souris Choisissez l option «Coller» * Remplacez le terme «Copier» par «Couper» et ainsi, déplacer un texte plutôt que d en faire une copie. * Pour les plus avancés : La technique du copier-coller est aussi accessible à partir de votre clavier avec les touches CTRL + C pour copier, CTRL + X pour couper et CTRL + V pour coller. Centres d accès communautaire Internet des Îles 5

5- LES IMAGES 5.1. 5.1. INSÉRER UNE IMAGE Pour insérer tous les types d image, dans le menu du haut, choisissez «Insertion», puis «Image». Là, vous verrez les différentes options qui vous sont proposées. Pour insérer une image contenue sur votre ordinateur : Choisissez «À partir du fichier». Ensuite, dans la fenêtre qui s affiche, repérez sur votre ordinateur l image à insérer, cliquez sur celle-ci une fois, puis sur «Insérer». Pour insérer une image de type WordArt : Choisissez «WordArt». Ensuite, dans la fenêtre qui s affiche, choisissez le style d écriture qui vous intéresse, puis faites «Ok». Dans la fenêtre suivante, où il est inscrit «Votre texte ici», inscrivez le texte à inclure à votre document. Choisissez ensuite la police et la taille de l écriture désirées. Vous pouvez également attribuer deux caractéristiques au texte, soit gras et/ou italique. Finalement, faites «Ok». Centres d accès communautaire Internet des Îles 6

Voici la barre d outils qui permet d apporter des modifications à une image WordArt : dont voici la signification des symboles : Insérer une autre image WordArt Modifier le texte Changer le design Changer le format (ex : couleur, taille, épaisseur, etc.) Changer la forme Changer l habillage (où vous voulez placer l image WordArt dans votre texte) Changer la hauteur (les minuscules seront de la même hauteur que les majuscules ou non) Mettre votre texte à la verticale ou à l horizontale Changer l alignement Changer l espace entre les caractères Pour insérer une image clipart : Choisissez «Images clipart». C est alors qu une fenêtre de recherche s affiche. Elle vous permet de choisir une image de la Bibliothèque multimédia de Microsoft. Dans l espace blanc à cet effet (sous le mot recherche), écrivez le nom concret de ce que vous cherchez (par exemple : tigre) ou le thème auquel il appartient (par exemple : animal), pour de plus amples résultats. puis sur «Insérer». Vous pouvez également insérer l une de vos images personnelles. Pour ce faire, à partir du menu du haut, cliquez sur «Insertion», «Image», puis «À partir du fichier». C est alors qu une fenêtre nommée Insérer une image (illustrée à gauche) s ouvrira ; il suffit d y repérer l image sur votre ordinateur, de cliquer sur celle-ci une fois, Centres d accès communautaire Internet des Îles 7

5.2. 5.2. MODIFIER UNE IMAGE Voici la barre d outils «Image». Si elle n est pas affichée et que vous voulez la rendre accessible, à partir du menu du haut, choisissez «Affichage», «Barres d outils», puis «Image». Pour attribuer des modifications à une image, cliquez sur l image en question, puis sur l icône de la barre d outils dont vous avez besoin. Voici la signification de ses symboles : Insérer une autre image de la Bibliothèque multimédia de Microsoft Changer la couleur Accentuer le contraste Réduire le contraste Accentuer la luminosité Réduire la luminosité Rogner l image (couper les parties de l image que vous voulez supprimer). Voici un exemple de ce que ça peut donner : Faire pivoter l image à 90 Ajouter un trait autour de l image Compresser une image ou plusieurs images Voici ce que nous vous conseillons comme option, car de cette façon, vous n aurez qu à faire cette étape une fois (lorsque toutes les images auront été ajoutées) et vous ne perdrez pas la qualité de vos images : - Dans la section «Appliquer à/aux», choisissez «Toutes les images du document». - Dans la section «Changement de résolution, choisissez «Aucun changement». - Dans la section «Options», assurez-vous qu il y a un crochet à côté des deux options proposées. Changer l habillage du texte (où vous voulez placer l image dans votre texte). Choisissez «Encadré» pour déplacer l image où vous le voulez dans le texte. Changer le format (ex : couleur, taille, épaisseur, etc.) Ajouter des zones de transparence (ne fonctionne pas avec les images de type.gif animé) Réinitialiser l image (vous retrouverez votre image de départ, avant toutes les modifications apportées) Centres d accès communautaire Internet des Îles 8

6- LES TABLEAUX 6.1. 6.1. INSÉRER UN TABLEAU Dans le menu du haut, choisissez «Tableau», «Insérer», puis «Tableau». Dans la fenêtre qui s affiche, indiquez le nombre de colonnes et de lignes dont vous avez besoin. Pour choisir un format original de tableau, cliquez sur «Format auto». Si vous avez choisi d utiliser un format original, choisissez le style de tableau qui vous plaît, puis faites «Ok». Finalement, cliquez sur «Ok». 6.2. 6.2. MODIFIER UN TABLEAU Pour insérer ou supprimer des lignes, colonnes ou cellules, dans le menu du haut, choisissez «Tableau», puis «Insérer» ou «Supprimer» selon le cas. Ensuite, choisissez l élément que vous voulez insérer ou supprimer parmi les choix proposés. Pour fusionner des cellules, sélectionnez, sur votre tableau, les cellules à fusionner ensemble, puis à partir du menu du haut, choisissez «Tableau», puis «Fusionner les cellules». Centres d accès communautaire Internet des Îles 9

Voici un exemple de tableau auquel des cellules ont été fusionnées (les cellules fusionnées sont celles des deux premières lignes de la première colonne). Pour redimensionner une partie du tableau (la hauteur ou la largeur des lignes, colonnes ou cellules), utilisez les flèches de réorganisation qui apparaissent lorsque vous survolez les lignes du tableau avec votre curseur. 7- LA NUMÉROTATION DE PAGE Dans le menu du haut, choisissez «Insertion», puis «Numéros de page». Dans la fenêtre qui s affiche, choisissez la position et l alignement des numéros de page. - Si vous voulez que la numérotation commence à la première page, laissez cochée la case à cet effet et faites «Ok». - Sinon, décochez-la et faites «Ok». * * Cette option est pratique, par exemple, lors de la production d un travail qui comprend une page de présentation et que vous ne voulez pas que cette dernière contienne le numéro de page «1». Ce document en est d ailleurs un exemple. Centres d accès communautaire Internet des Îles 10

8- LES EN-TÊTES ET LES PIEDS DE PAGE Dans le menu du haut, choisissez «Affichage», puis «En-tête et pied de page». C est alors que s afficheront, sur chaque page de votre document, des encadrés servant à entrer vos en-têtes et pieds de page. Notez que si vous écrivez un entête ou un pied de page sur une page, il se retrouvera sur chacune de vos pages automatiquement. Pour que l en-tête et le pied de page soient différents sur la première page de votre document, cliquez sur l icône «Mise en page», puis dans l onglet «Disposition», à la section «En-têtes et pieds de page», cochez la case «Première page différente». Ensuite, dans la section «Aperçu», à la question «Appliquer à», choisissez «À tout le document». Finalement, cliquez sur «Ok». Pour que l en-tête ou le pied de page soit différent à partir d une autre page que la première ou la deuxième, placez d abord votre curseur sur l en-tête ou le pied de page en question, puis cliquez sur l icône «Mise en page». Ensuite, dans la section «Aperçu», à la question «Appliquer à», vous devez choisir «À partir de ce point», puis cliquez sur «Ok». Ensuite, assurez-vous que l icône «Lier au précédent» ne soit pas activée. faites «Ok». Finalement, Pour que l en-tête ou le pied de page diffère seulement sur une page, faites les mêmes étapes décrites dans le paragraphe précédent, mais en plus, dans l onglet «Disposition», à la section «En-têtes et pieds de page», cochez la case «Première page différente». Centres d accès communautaire Internet des Îles 11

9- LES NOTES DE BAS DE PAGE Dans le menu du haut, choisissez «Insertion», «Référence», puis «Note de bas de page». Les options par défaut sont celles qui sont les plus utiles, mais vous pouvez quand même les change (par exemple, le format de nombre). Finalement, faites «Insérer». 10 10- LA MISE EN PAGE Pour changer la mise en page de votre document, dans le menu du haut, choisissez «Fichier», puis «Mise en page». Plusieurs options vous sont offertes, dont voici les principales. Dans l onglet «Marges» : Pour changer l orientation de votre document, cliquez sur celle qui vous intéresse dans la section «Orientation», soit «Portrait» ou «Paysage». Dans l onglet «Papier» : Pour changer le format du papier, choisissez celui qui vous intéresse dans la section «Format du papier». Les plus utilisés : «Lettre», format de papier 8.5 X 11 (par défaut) «Légal», format de papier 8.5 X 14 (feuille un peu plus longue) «Enveloppe n 10», format d enveloppe standard Finalement faites «Ok». Centres d accès communautaire Internet des Îles 12

11- L L APERÇU Avant d imprimer un travail, il est intéressant d en avoir un aperçu. Pour ce faire, cliquez sur l icône «Aperçu». Voici la signification des symboles de la barre d outils «Aperçu» : Imprimer le document Activer ou désactiver la loupe (si elle est désactivée, vous pouvez travailler directement sur l aperçu de votre texte) Afficher une page à la fois Afficher plusieurs pages à la fois Modifier le pourcentage du zoom Afficher la règle Ajuster le document (enlever les espaces inutiles du texte) Afficher l aperçu et sa barre d outils s affichent en mode plein écran Fermer l aperçu Centres d accès communautaire Internet des Îles 13

12- L L IMPRESSION Pour imprimer la totalité de votre document, vous pouvez cliquer tout simplement sur l icône «Imprimer». Mais pour changer les paramètres d impression (ils seront valides seulement pour l impression en cours), dans le menu du haut, choisissez «Fichier», puis «Imprimer». Vous pourrez, entre autres, choisir quelle(s) page(s) imprimer, dans la section «Étendue de page» ou le nombre de copies souhaité, dans la section «Copies». Finalement, faites «Ok» et votre document s imprimera automatiquement. Pour imprimer recto verso : Dans la section en bas à gauche, à la deuxième question «Imprimer», sélectionnez d abord «Pages paires» et faites «Ok». Ensuite, lorsqu elles sont imprimées, remettez vos feuilles dans le bac d alimentation, retournez dans cette fenêtre, sélectionnez «Pages impaires», puis faites «Ok». * Il est conseillé de faire un test pour savoir de quelle façon orienter vos feuilles lorsque vous aurez à les remettre dans le bac d alimentation. Centres d accès communautaire Internet des Îles 14

13- L L ÉTAPE D ENREGISTREMENT Voici l icône, le raccourci, qui vous permet de faire le premier enregistrement ainsi que l enregistrement des modifications. En fait, si vous l utilisez et qu aucun enregistrement n a été fait, la procédure du premier enregistrement sera enclenchée ; si le premier enregistrement est déjà fait, ce sera celle de l enregistrement des modifications. 13.1. 13.1. PREMIER ENREGISTREMENT Pour enregistrer un travail, la procédure est très simple. À partir du menu du haut, cliquez sur «Fichier», puis «Enregistrer sous». Dans la fenêtre qui s affiche, vous aurez à repérer l endroit où vous voulez enregistrer votre travail. Ensuite, choisissez le nom que vous voulez attribuer à ce dernier et inscrivez-le dans la case «Nom du fichier». Finalement, cliquez sur «Enregistrer». * Nous vous conseillons de faire cette étape avant la fin de votre travail, au cas où l ordinateur aurait un problème (par exemple : panne d électricité, gel de l ordinateur) ; pour éviter de perdre votre travail. Centres d accès communautaire Internet des Îles 15

13.2. 13.2. ENREGISTREMENT DES MODIFICATIONS Si vous avez modifié un travail déjà enregistré et que maintenant vous voulez sauvegarder les modifications apportées : Dans le menu du haut, cliquez sur «Fichier», puis «Enregistrer». * Nous vous conseillons de faire cette étape régulièrement lors de la production de votre travail, pour avoir toujours une version récente sur votre ordinateur (en cas de problème informatique). 14- L L OUVERTURE D UN DOCUMENT Voici l icône, le raccourci, qui permet d ouvrir un document déjà enregistré. Pour ouvrir un fichier déjà créé, dans le menu du haut, cliquez sur «Fichier», puis «Ouvrir». Ensuite, vous aurez à repérer où se situe votre document. Lorsqu il sera repéré, cliquez une fois sur le document, puis sur «Ouvrir». * Si votre document se trouve sur votre bureau virtuel, vous pouvez tout simplement l ouvrir en cliquant deux fois sur son icône, sans avoir à ouvrir le programme préalablement. Centres d accès communautaire Internet des Îles 16

CONCLUSION Pour ceux qui veulent aller plus loin, sachez que Microsoft Word offre plusieurs possibilités que l on peut découvrir en faisant, par exemple, des essais/erreurs. De plus, notez que plusieurs types de document sont mis à votre disposition. Pour y accéder, dans le menu du haut, choisissez «Fichier», puis «Nouveau». Ensuite, dans la barre d outils qui s affiche à votre droite, dans la section «Modèles», choisissez l option «Sur mon ordinateur». Là, vous pourrez choisir le type de document dont vous avez besoin. Centres d accès communautaire Internet des Îles 17