BASE INTRANET adhérents Mars 2013 1
2 Utilisation de la base adhérents Exports de données Exploitation des données Avec Open Office
3 Connexion à la base Par Aladin - ODOD Avec un ordinateur personnel sur le site de l ODOD : www.odod.fr Vous pouvez aussi Ouvrir votre navigateurinternet Cliquersur la barre d adresse Taper l adresse : Ou http://91.121.157.219:8062/ http://ns359491.ovh.net:8062/
4 Mise à jour de votre base La base adhérente que vous utilisez et la base du siège sont hébergées sur deux serveurs différents. Pour qu il y ait un échange d informations entre les deux bases d adhérents (chassé croisé des informations), une mise à jour est effectuée tous les jeudis. Afin que cette mise à jour se déroule dans de bonnes conditions, nous vous demandons de ne pas accéder à la base ni pour une modification, ni pour une consultation à ce moment-là.
5 Votre base Pour vous connecter à votre base : - Écrivez le nom de votre comité en majuscules - Tapez votre mot de passe - Cliquez sur Connexion
6 Accueil comité Dans Mes coordonnées, vous pouvez modifier votre mot de passe. (voir diapo 8) Vous pouvez choisir de visualiser : - Les adhérents par comité - Tous les adhérents de tous les comités - Les adhérents de votre comité, que vous pouvez modifier. Vous pouvez vous déconnecter de la base en cliquant sur Déconnexion
7 Visualisation des comités Dans ce champ, vous pouvez taper votre recherche par : - Nom - Prénom - Code adhérent Cliquez ensuite sur la ligne pour visualiser le résultat
8 Les rubriques modifiables Dans Mes coordonnées, vous pouvez modifier votre mot de passe. Tapez votre nouveau mot de passe, sans oublier de Valider les modifications.
9 Visualisation des adhérents par comité Dans ce champ, vous pouvez taper votre recherche par : - Nom - Prénom - Code alphabétique Vous pouvez aussi choisir : - le comité - l année d adhésion Par défaut, la sélection est réalisée sur le comité actif
Visualisation d une fiche adhérent Cliquez sur la ligne pour visualiser la fiche de l adhérent La fiche de l adhérent sélectionné apparaît. Si cet adhérent ne fait pas partie de votre comité, vous ne pouvez pas la modifier. Sortez de la page en cliquant sur la flèche 10
Fiches adhérents du comité Permet de changer l adhérent de comité. Un mail informera le nouveau comité d un nouvel adhérent et à la prochaine connexion il ne fera plus partie de votre comité Indique les renseignements portés à notre connaissance. Adhésion inactive = chèque revenu impayé ou ne veut plus recevoir d appel à cotisation etc.. Validez les changements avant de quitter la page! 11
Les rubriques modifiables Dans la fiche d un adhérent de votre comité, vous pouvez modifier : - Grade - Actif ou Retraité - Douanier ou lien avec la douane - Adresse - Téléphone - Mail Validez les changements avant de quitter la page! 12
13 Adhérents décédés Dès que le siège a connaissance du décès par le comité régional ou par la famille ou par le retour du courrier, nous désactivons la fiche et nous l affectons sur le comité Siège spécialement créé pour ce genre de problème à régler. Cette adhésion n apparaîtra plus dans vos listes. Adhésions désactivées Si l adhérent ne souhaite plus recevoir de courrier de notre part (appel à cotisation, journal, etc..), nous désactivons sa fiche pour ne plus le relancer par le biais de cette base de données. Si l adhérent règle sa cotisation par chèque et que celui-ci nous revient impayé, nous désactivons sa fiche pour qu il ne reçoive pas son reçu fiscal.
14 Exportation des données - 1 Afin de travailler sur la base de données de vos adhérents, vous pouvez exporter les données vers votre tableur. 1 Sélectionnez l année d export des données, puis cliquez sur Trier afin de sélection les adhérents par année d adhésion. 2 Cliquez sur Exporter les adhérents pour créer un fichier contenant les données voulues
15 Exportation des données - 2 Une fenêtre de confirmation s ouvre : cliquez sur Enregistrer le fichier puis validez avec OK Créez dans votre ordinateur un dossier dans lequel vous allez enregistrer votre fichier. Par exemple, un répertoire ODOD / base adhérents comme ici. Donnez un nom à votre fichier, puis cliquez sur Enregistrer
16 Utilisation des données A présent, vous possédez dans votre ordinateur un répertoire dans lequel vous exportez régulièrement les données de la Base ODOD. Afin de les exploiter, il faut convertir le fichier dans un format utilisable par votre logiciel. Pour cela, démarrez le programme Open Office Calc et consultez les fiches suivantes : Conversion du fichier au format ODS - 3 Mise en forme du fichier - 4 Une fois les données converties, vous pouvez les utiliser avec les fiches suivantes : Exploitation des données 5 Mailing et étiquettes - 6
17 Conversion du fichier au format ODS - 3 Sous OpenOffice Calc, cliquez sur Fichier, puis Ouvrir pour récupérer les données que vous venez d exporter. Cherchez votre fichier sur votre ordinateur, puis cliquez dessus Sélectionnez dans le menu déroulant le format Texte CSV (*.csv, *.txt, *.xls) Puis cliquez sur Ouvrir
Conversion du fichier au format ODS - 3 Votre fichier apparaît pour être importé dans OpenOffice Calc. Cliquez sur OK Le fichier qui s affiche alors est au format *.xls. Avant de le mettre en forme, vous devez le sauvegarder sous le format *.ods. Cliquez sur Fichier, puis Enregistrer sous Dans la fenêtre qui s affiche choisissez le type Classeur ODF (.ods) (*.ods) Votre fichier est maintenant au bon format, prêt à être utilisé! 18
Mise en forme du fichier - 4 Pour paramétrer la colonne CP (code postal) -Sélectionnez la colonne en cliquant sur la colonne correspondante - Faites un clic droit et choisissez Formater les cellules Dans le menu qui apparaît, sélectionnez l onglet Nombres, puis dans la colonne Catégorie cliquez sur Défini par l utilisateur Dans le cadre Description de format, tapez 00000, puis validez en cliquant sur la coche verte à droite Terminez en cliquant sur OK 19
20 Mise en forme du fichier - 4 Dans le cadre Description de format, écrivez 00000 avec la touche numérique, puis validez en cliquant sur la coche verte. Terminez en cliquant sur OK Voici le résultat obtenu
21 Exploitation des données - 5 Dans OpenOffice Calc vous pouvez effectuer des tris et créer aussi votre base de données pour utiliser OpenOffice Writer. Cette base de données vous servira pour effectuer des sélections (exemple : actifs ou retraités) et expédier des mailings ou éditer des étiquettes. Conseil Enregistrer la base de données arrêtée au 31 décembre chaque année.
EXERCICES 22
Tris sur fichier adhérents - 6 Avant de faire un tri, vous devez sélectionner l ensemble du tableau. Pour cela, cliquez sur l angle en haut à gauche du tableau. Cliquez ensuite sur Données, puis Trier. La fenêtre de sélection s affiche. Dans notre exemple, nous trions sur la colonne A, à savoir le n d adhérent. Terminez en cliquant sur OK 23
24 Tris sur fichier adhérents 6 : les sous-totaux Avant de faire un sous-total, il est préférable de mettre des en-têtes de colonnes (titres). Pour cela, cliquez sur Insertion, puis Lignes. Saisissez ensuite un titre dans chaque colonne. Après avoir titré vos colonnes, cliquez sur Données, puis Sous-Totaux. La fenêtre de sélection des critères de calcul s affiche. Après avoir titré vos colonnes, cliquez sur Données, puis Sous-Totaux. La fenêtre de sélection des critères de calcul s affiche. Si par exemple vous souhaitez connaitre le nombre de douaniers et de non douaniers de votre comité, il suffit de cliquer sur le titre de la colonne sur laquelle vous souhaitez faire ce cumul, puis sélectionner la colonne sur laquelle s affichera le résultat et enfin l opération que vous souhaitez faire.
25 Exercice Définir le nombre d adhérents par grade, le total des adhésions ainsi que le don moyen. Il y a dans cet exemple 70 adhérents douaniers pour ce comité.
Mailing et étiquettes - 7 Insertion de la base de données Afin de créer des étiquettes de façon automatisée, il faut associer la base de données que vous avez créée avec votre logiciel d écriture. Pour cela, ouvrez OpenOffice Writer. Cliquez sur Champs, puis Autres. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquez sur l onglet Base de données, puis sur Parcourir. Sélectionnez sur votre ordinateur le fichier préalablement enregistré au format Open Office Calc (.ods). Le fichier se rajoute dans la liste des fichiers disponibles pour les mailing. Pour ne pas refaire la même opération à chaque importation, il suffit d écraser le même fichier à chaque fois. Terminez en cliquant sur Insérer 26
Réalisation du modèle d étiquettes Avant de pouvoir faire des jeux d étiquettes, il est nécessaire de faire le modèle. Pour cela, sous OpenOffice Writer, cliquez sur Fichier > Nouveau > Etiquettes Insertion et sélection des formats d étiquettes Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur l onglet Etiquettes. Sélectionnez la base de données que vous venez d insérer, puis les différents champs nécessaires sur l étiquette. Cliquer sur la flèche pour ajouter le champ sur l étiquette. Pensez à mettre des espaces entre chaque champ. Pour aller à la ligne faites au clavier la combinaison Shift + Entrée Choisissez le modèle d étiquettes. Conseil : essayez d utiliser toujours le même format d étiquette. Vous n aurez ensuite plus de mise en page à faire. 27
Dans l onglet Format, vérifiez la taille de vos étiquettes. Dans l onglet Options, cliquez sur Synchroniser le contenu. Terminez en cliquant sur Nouveau document La planche d étiquettes est prête! 28
Impression des étiquettes A présent que votre planche d étiquettes est prête, vous allez l imprimer. Pour cela, cliquez sur Outils > Assistant mailing La fenêtre de l Assistant Mailing s affiche. Cliquez sur Suivant >> jusqu à parvenir à l étape 8 de la colonne de gauche. 29
A l étape n 8, enregistrez le document. Cliquez sur Terminer pour que l ensemble des pages d étiquettes s affiche. Il ne vous reste plus qu à imprimer. 30
Réalisation d un mailing Dans un premier temps, vous avez déjà créé votre base de données adresses. Vous allez donc maintenant mettre en page votre modèle de courrier. Dans OpenOffice Writer, ouvrez votre base de données en cliquant sur : Affichage > Sources de données Vous pouvez également appuyer sur le bouton F4 de votre clavier, ou bien cliquer sur l icône Base de données Sélectionnez ensuite la table sur laquelle vous souhaitez travailler. Quand vous cliquez sur la feuille, le fichier s affiche. 31
Il faut à présent rédiger votre modèle de lettre. Pour inclure les données relatives à chaque adhérent (nom, prénom, adresse, civilité, etc.), cliquez sur l en-tête de la colonne, puis sans relâcher la souris, glissez le champ dans le document. 32
Votre courrier est prêt. Pour associer les champs variables avec les données de votre base de données, vous allez utiliser l Assistant Mailing. Pour cela, cliquez sur Outils > Assistant Mailing L Assistant Mailing s affiche. Comme pour la création d étiquettes, il configure votre mailing en plusieurs étapes. Cliquez sur Suivant >> 33
A l étape 2, choisissez Lettre. Cliquez ensuite sur Suivant >> pour aller à l étape 6 A l étape 6, le mailing est généré automatiquement selon le modèle que vous avez écrit, et le compteur des pages défile. Cliquez sur Suivant >> pour aller à l étape 8 34
A l étape 8, cliquez sur Enregistrer le document de base pour sauvegarder votre mailing. Cliquez sur Terminer : votre mailing est prêt à être imprimé. 35
Petite astuce pour l enregistrement des PDF de l espace militant du site odod.fr 36
Utiliser les PDF de l espace militant Sur le site www.odod.fr Cliquez sur Espace militant La fenêtre de connexion s affiche. Utilisateur : odod Mot de passe : acbb La liste des fichiers disponibles pour le téléchargement s affiche. Cliquez sur celui qui vous intéresse, par exemple le Guide du Délégué 37
Pointez votre souris sur le chapitre à ouvrir puis faites un clic droit. Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Enregistrer la cible sous Enregistrez le fichier sur le Bureau. Conservez le nom actuel ou renommez le fichier, mais en conservant l extension.pdf à la fin du nom. Attention il s agit d une suggestion d enregistrement, vous pouvez également aller chercher votre dossier ODOD directement si vous le souhaitez. 38
Pour ouvrir votre fichier, affichez votre Bureau. Faites un clic droit sur l icône et sélectionnez Ouvrir avec Adobe Reader. Votre texte apparaît. Vous pouvez l enregistrer à un autre endroit si vous le souhaitez. 39