L art d e crire une demande aux IRSC Veuillez trouver ci-joint des résumés pour l ensemble complet des trucs et astuces pour écrire une demande aux IRSC. Désirez-vous en savoir plus? Visitez régulièrement notre page de ressources et d activité d apprentissage sur notre site web. http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/45095.html Donnez-vous les moyens : soyez prêts! 1. Êtes-vous vraiment prêt à soumettre une demande? 2. Examinez la possibilité de financement pour y trouver les renseignements essentiels 3. N attendez pas à la dernière minute Contenu de la demande : Le succès réside dans les détails 4. Lisez les instructions attentivement (et soyez prêt à les suivre À LA LETTRE!) 5. Répondez aux critères d évaluation 6. Justifiez vos affirmations 7. Incluez des notions de genre et de sexe dans votre plan de recherche (s il y a lieu) 8. Justifiez la composition de votre équipe 9. Parlez des limites de votre projet 10. Justifiez vos demandes budgétaires 11. Abordez les points soulevés dans les évaluations antérieures avec respect Rédaction et touche finale 12. Captivez votre auditoire : formulez votre demande en pensant à l évaluateur 13. Les résumés sont plus importants que vous le pensez 14. Faites réviser votre demande au préalable **********
Donnez vous les moyens : soyez prêts 1. Êtes-vous vraiment prêt à soumettre une demande? Les candidats sont invités à évaluer soigneusement et honnêtement dans quelle mesure ils sont prêts à présenter une demande. Êtes-vous admissible aux fonds des IRSC? Votre proposition répond-elle aux conditions d admissibilité de la possibilité de financement? Avez-vous l expérience voulue pour mener à bien votre recherche, conformément aux exigences indiquées dans la possibilité de financement? Votre établissement de recherche est-il en mesure de mettre à votre disposition le temps, les locaux et les installations dont vous avez besoin pour mener à bien votre recherche? Si vous n avez pas l expérience de recherche exigée dans la possibilité de financement, vous pouvez acquérir une expérience valable en étant un co-candidat principal ou co-candidat sur le projet d un autre chercheur. Demandez l avis de collègues qui ont réussi à obtenir des fonds des IRSC et demandez-leur s ils accepteraient de vous fournir une copie de leurs demandes fructueuses afin que vous puissiez vous en servir comme modèle quand vous rédigerez votre propre proposition. Lien Guide de subventions et bourses des IRSC conditions d admissibilité : http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/22630.html#f1 2. Examinez la possibilité de financement pour y trouver les renseignements essentiels Les nouveaux candidats sont souvent surpris par la quantité d information qu ils doivent digérer pour comprendre la «culture» de l organisation et se sentir confiants et à l aise lorsqu ils remplissent une demande aux IRSC. Le plus grand obstacle est de savoir «par où commencer». Les candidats devraient toujours commencer par la possibilité de financement. La possibilité de financement des IRSC comprend la «carte routière» qui vous guidera vers les importantes politiques et lignes directrices que vous devez suivre pour remplir une demande avec succès (et vous détournera de celles qui ne s appliquent pas). Dans les détails de la possibilité de financement, vous trouverez des renseignements sur les objectifs de cette dernière, les fonds disponibles pour le concours, les noms des organismes partenaires, les objectifs du programme ou de l initiative, les conditions d admissibilité, les exigences en matière d application des connaissances, les critères d évaluation, les coûts admissibles, les conditions de financement et 2
les exigences propres à la demande, en plus d informations vitales comme les dates limites et les coordonnées des personnes à contacter pour obtenir des renseignements. De plus, un grand nombre des possibilités de financement des IRSC sont complexes, et il peut arriver que les renseignements dans une possibilité de financement contredisent les renseignements ou les instructions trouvés ailleurs sur le site Web. Il est donc important de savoir que les renseignements dans la possibilité de financement l emportent sur les renseignements trouvés ailleurs sur le site Web. Si vous avez des questions tout au long du processus de demande, il est important de prendre contact avec les membres appropriés du personnel des IRSC dont le nom figure dans la section «Coordonnées» de la possibilité de financement. Lien La plupart des possibilités de financement des IRSC se trouvent dans la Base de données sur les possibilités de financement. Pour accéder à la Base de données sur les possibilités de financement, cliquez sur «Trouver du financement» dans la colonne de gauche de la page d accueil des IRSC. 3. N attendez pas à la dernière minute Le processus de demande des IRSC peut être très compliqué, surtout pour les nouveaux candidats. Les demandes sont présentées électroniquement, et les candidats doivent obtenir un NIP et ouvrir des comptes CV commun Canadien et RechercheNet. Le délai d exécution pour obtenir ceux-ci peut être plus long dans les périodes de pointe. De plus, vous devrez joindre des documents à votre demande, qui dans certains cas pourront être longs à obtenir (p. ex. lettres de collaboration, références, estimations de coûts, documents de votre établissement de recherche). Par souci de justice envers tous les candidats, les IRSC sont inflexibles quant à l intégralité des demandes et aux dates limites : les demandes en retard ne seront pas acceptées et les demandes incomplètes seront retirées. Commencer à préparer votre demande le plus tôt possible (p. ex. trois mois ou plus à l avance) vous aidera à ouvrir tous les comptes nécessaires et à obtenir les documents requis ainsi que des précisions du personnel des IRSC si vous avez des questions ou besoin de renseignements supplémentaires. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre lecture et de commencer votre réflexion sur le processus de demande. En outre, certains établissements fixent des dates limites internes pour les demandes qui peuvent être différents de la date limite des IRSC. Par conséquent, il est important de contacter le bureau des services de recherche de votre faculté ou établissement longtemps avant la date 3
limite des IRSC pour déterminer si une date limite interne plus hâtive s applique à votre établissement. Enfin, pour éviter les retards dans les systèmes durant les périodes de pointe, n attendez pas à la dernière minute pour soumettre votre demande dûment remplie sur RechercheNet. Coordonnées utiles : - Renseignements sur les subventions et bourses : 613-954-1968; 1-888-603-4178; info@cihr-irsc.gc.ca - Services techniques de l'informatique (RechercheNet) : 613-941-9080; support@researchnet-recherchenet.ca - CV commun : 613-941-0068 ou le numéro sans frais 1-888-603-4178; CCV-CVC@cihrirsc.gc.ca Contenu de la demande : Le succès réside dans les détails 4. Lisez les instructions attentivement (et soyez prêt à les suivre À LA LETTRE!) Les IRSC appliquent leurs exigences pour ce qui est des dates limites, de la présentation matérielle, des pages admissibles, de l admissibilité et de l intégralité de la demande afin que tous les candidats aient des chances égales : les demandes en retard ne seront pas acceptées et les demandes incomplètes seront retirées du concours. De plus, si votre demande n est pas jugée pertinente par rapport aux objectifs de recherche de la possibilité de financement ou de l initiative, elle sera retirée du concours. Par conséquent, il est extrêmement important de lire et de comprendre toutes les instructions relatives à la demande dans l énoncé d une possibilité de financement, et de les suivre À LA LETTRE. Vous trouverez les instructions, et les liens vers d autres exigences obligatoires, dans la possibilité de financement. Lisez-les attentivement, et s il y a quelque chose que vous ne comprenez pas, contactez les personnes des IRSC dont le nom figure dans la section «Coordonnées» de la possibilité de financement. 5. Répondez aux critères d évaluation C est une bonne idée de répondre aux critères d évaluation énoncés dans la possibilité de financement parce que votre demande sera examinée en fonction de ceux-ci. Les critères d évaluation varient selon la possibilité de financement. Les évaluateurs utiliseront l ensemble suivant de critères pour l évaluation des demandes présentées dans le cadre du programme courant de subventions de fonctionnement ouvertes des IRSC. D autres programmes peuvent 4
adapter ces critères ou en ajouter d autres pour répondre aux objectifs spécifiques de la possibilité de financement. 1) Approche de recherche 2) Originalité de la proposition 3) Candidat(s) 4) Environnement de recherche 5) Impact de la recherche L application des connaissances (AC) est un élément fondamental du mandat des IRSC et de nombreuses possibilités de financement exigent un plan d AC dans le cadre de la demande. La composante AC de la demande est évaluée par rapport au critère numéro 5 (Impact de la recherche). Liens Comprendre l évaluation par les pairs : Politiques et procédures : http://www.cihrirsc.gc.ca/f/39414.html À propos de l application des connaissances aux IRSC : http://www.cihrirsc.gc.ca/f/39033.html 6. Justifiez vos affirmations Le fait de justifier vos affirmations accroîtra la validité de votre proposition de recherche. Des données pilotes, des analyses de puissance, des résultats préliminaires ou les résultats de recherches précédentes ou de travaux référencés originaux peuvent aider à démontrer la validité de votre question de recherche. Des données préliminaires et des informations provenant de subventions antérieures des IRSC devraient être fournies dans la section «Résumé de la proposition de recherche» de la demande, ainsi que dans les publications et les références jointes à la demande. De plus, si vous choisissez une méthodologie plutôt qu une autre, veuillez expliquer pourquoi. 5
7. Incluez des notions de genre et de sexe dans votre plan de recherche (s il y a lieu) Les IRSC s'attendent à ce que tous les candidats chercheurs intègrent les aspects du genre et du sexe dans leurs plans de recherche lorsqu'il y a lieu. C'est pourquoi ils obligent maintenant tous les candidats à une subvention à répondre à des questions sur la place accordée à ces concepts dans leur plan de recherche (en vigueur en décembre 2010). Voici ces questions : 1. Est-ce que les notions de sexe (aspects biologiques) sont prises en compte dans cette étude? (O/N) 2. Est-ce que les notions de genre (aspects socioculturels) sont prises en compte dans cette étude? (O/N) 3. (Si la réponse à au moins une des questions précédentes est «OUI») Veuillez décrire comment votre projet de recherche tiendra compte du genre et/ou du sexe (maximum de 2 000 caractères). 4. (Si la réponse à au moins une des questions précédentes est «NON») Veuillez expliquer pourquoi on ne tient pas compte des notions de sexe et/ou de genre dans votre projet de recherche (maximum de 2 000 caractères). Les IRSC ont élaboré un outil qui fournit aux chercheurs en santé un cadre de réflexion sur la place à donner aux notions de genre et de sexe dans leur plan de recherche : Liens Guide concernant les notions de genre, sexe et recherche en santé : un outil pour les candidats des IRSC : http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/32019.html Intégrer les notions de genre et de sexe à la recherche en santé : un outil pour les pairs examinateurs des IRSC : http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/43216.html 8. Justifiez la composition de votre équipe Il faut que les évaluateurs comprennent l importance de votre équipe (du point de vue collectif et individuel) pour réaliser la recherche proposée. Les membres de l équipe doivent apporter les compétences qui sont nécessaires pour votre projet de recherche (p. ex. si vous procédez à un essai contrôlé randomisé, avez-vous un statisticien au sein de votre équipe? Si votre proposition a un volet AC, votre équipe compte-t-elle des utilisateurs des connaissances?) Indiquez le rôle de chaque membre de l équipe et comment les compétences de chacun contribuent à votre projet. Assurez-vous que la composition de votre équipe cadre avec les 6
aspects clés de votre proposition, et qu il ne vous manque pas un joueur clé. S il y a lieu, indiquez comment les membres de l équipe interagiront pendant toute la durée du projet. 9. Parlez des limites de votre projet Soyez honnête et indiquez les limites de votre projet. Toutes les propositions de recherche ont des limites, et il est certain que les évaluateurs les repèreront même si vous les passez sous silence. Il est de loin préférable que les évaluateurs sachent que vous êtes conscient des problèmes qui peuvent se poser au cours de la recherche et que vous avez pensé à la façon d y faire face. Assurez-vous de mentionner les stratégies de rechange que vous utiliserez au besoin. 10. Justifiez vos demandes budgétaires Le comité d évaluation par les pairs peut recommander une réduction de votre budget s il détermine que les sommes demandées ne sont pas suffisamment justifiées. Il est donc important de justifier clairement les articles de votre budget. Lorsque vous mettez votre budget par écrit, il est essentiel que vous relisiez les renseignements fournis dans la section «Coûts admissibles» de la possibilité de financement pour vous assurer que les articles de votre budget sont admissibles. De plus, associer le personnel et les autres coûts à des buts particuliers, et expliquer votre demande de budget dans des termes simples et clairs, aidera à faire en sorte que les évaluateurs comprennent vos besoins financiers. De même, n attendez pas à la dernière minute pour le budget. La préparation de votre budget pourrait vous faire découvrir des lacunes critiques à corriger dans la proposition. 11. Abordez les points soulevés dans les évaluations antérieures avec respect Ne vous découragez pas si votre demande n est pas fructueuse la première fois. Même les chercheurs les plus aguerris doivent souvent revenir à la charge avant de finalement réussir à obtenir des fonds. Vous avez maintenant l avantage de profiter des commentaires des évaluateurs, ce qui peut améliorer vos chances de succès. Sous la rubrique «Commentaires aux évaluations antérieures», vous avez deux pages pour adresser les commentaires reçus par les évaluateurs dans un concours antérieur. Il est préférable d utiliser ces deux pages intelligemment en répondant poliment et en montrant que vous avez considéré soigneusement les commentaires et suggestions, et que vous avez tenu compte des points qui ont été soulevés. Assurez-vous que votre réponse est «complète» et compréhensible en elle-même, car les évaluateurs n auront pas accès à votre demande précédente, et il n est pas garanti que 7
les mêmes évaluateurs examineront votre demande présentée de nouveau. Vous devez savoir aussi que revenir sur les évaluations antérieures peut ne pas augmenter vos chances de succès parce que chaque concours est «nouveau» et que le groupe de demandes est différent chaque fois. Pensez-y bien, toutefois, avant de revenir à la charge immédiatement au prochain concours si vous n avez pas eu le temps de considérer attentivement les commentaires des évaluateurs et d apporter des améliorations. Comme la concurrence est vive dans les concours, et comme l évaluation des demandes exige beaucoup de temps et d énergie, vos chances de succès seront très réduites si votre demande est envoyée aux mêmes évaluateurs la deuxième ou la troisième fois. Liens Les documents suivants sont publiés avec les résultats de chaque concours du Programme ouvert de subventions de fonctionnement des IRSC et fournissent des statistiques sur les demandes et le financement accordé, ainsi que des renseignements généraux sur la façon dont les résultats au concours ont été déterminés : Subventions de fonctionnement : 2011-2012 notification des décisions de financement (concours de septembre 2011-201109MOP et 201110MOP) http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/44779.html Concours du Programme ouvert de subventions de fonctionnement des IRSC - Foire aux questions (FAQ) 2012 http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/44787.html Rédaction et touche finale 12. Captivez votre auditoire : formulez votre demande en pensant à l évaluateur Sachez intéresser les évaluateurs de votre proposition en pensant à eux quand vous la rédigez. Souvenez-vous que les évaluateurs des IRSC fournissent leurs services bénévolement. De plus, ils sont des chercheurs hautement respectés qui consacrent une part considérable de leur précieux temps de recherche personnel à l évaluation de votre demande. Vous n avez pas besoin d être un rédacteur professionnel, mais l emploi de quelques techniques d écriture simples peut vous aider à intéresser les évaluateurs à votre projet. Vous pouvez rendre votre demande plus facile à examiner en organisant son contenu de façon fluide, en étant concis et précis, en évitant le jargon, les acronymes et les abréviations, et en utilisant un langage clair et non ambigu. Venez-en au fait rapidement (indiquez la question de 8
recherche, l approche et les résultats probables dans les quelques premières pages) et définissez clairement vos termes. Servez-vous d exemples pour aider à expliquer, à clarifier et à mettre en relief les principaux points, et assurez-vous de relire la version finale pour éliminer les fautes d orthographe et de grammaire. Respectez scrupuleusement les directives de mise en page, comme la police, les marges et la taille du document. Enfin, ne vous attendez pas à ce que tous les évaluateurs soient des spécialistes de votre domaine particulier. Utiliser un langage que les généralistes comprendront, mais qui convaincra aussi les experts du comité d évaluation que vous savez vraiment de quoi vous parlez. 13. Les résumés sont plus importants que vous pensez Dans le cadre du processus de soumission de demande, vous devez résumer votre projet de diverses façons (c'est-à-dire, «résumé non scientifique» et «résumé de la proposition de recherche»). Il serait tentant d'expédier ce travail, étant donné toutes les autres tâches à accomplir. Toutefois, il faut se rappeler que les résumés constituent un des plus importants volets de votre demande. Dans le processus actuel, les membres du comité d évaluation par les pairs utilisent le «résumé de la proposition de recherche» pour déterminer s ils possèdent ou non les compétences nécessaires pour procéder à l évaluation de la demande. Dans le cas du programme courant de subventions de fonctionnement ouvertes des IRSC, le résumé présenté avec l inscription est aussi utilisé pour confier la demande au comité d évaluation par les pairs le mieux placé, sa teneur étant comparée aux mandats des comités d évaluation par les pairs, en concertation avec le président et l agent scientifique du comité. De plus, dans les concours stratégiques, le «résumé du projet de recherche» sera utilisé pour déterminer si votre proposition s enligne avec les objectifs et avec les domaines de recherche stratégiques de la possibilité de financement. (S il est déterminé que votre proposition est «non pertinente», elle sera retirée du concours). Assurez-vous que le «résumé de la proposition de recherche» rend compte de manière concise du thème de recherche, donne un aperçu de chaque partie du plan de recherche, décrit votre méthodologie et énonce les buts précis du projet. Le résumé devrait rendre compte de l'importance du projet et de sa concordance avec les domaines de recherche pertinents d'une initiative stratégique. S'il est déterminé que votre projet de recherche présente de l'intérêt pour le grand public, le «résumé non scientifique» sera publié sur le site Web des IRSC et pourrait aussi être communiqué aux médias. Le «résumé non scientifique» doit être rédigé dans un langage clair, afin que le grand public comprenne la nature de votre projet de recherche. 9
Enfin, vous pouvez songer à récapituler souvent tout au long de votre proposition pour reprendre les points clés ou les idées complexes. Les évaluateurs pourront ainsi plus facilement suivre le fil de votre pensée. 14. Faites réviser votre demande au préalable Le mentorat peut être très important pour vous aider à obtenir des fonds de recherche. Avant de cliquer sur «Soumettre», songez à demander à un ou à des collègues de confiance de jeter un coup d œil critique sur votre demande. De plus, certains établissements exigent que les demandes soient soumises à un processus d évaluation interne avant d être présentées à l organisme subventionnaire. Vous pouvez aussi chercher à savoir si votre établissement procède à des «évaluations préalables» informels au profit de ses chercheurs. Ces «évaluations préalables» formelles et informelles peuvent parfois être très détaillées, avec des comités internes structurés sur le modèle d évaluation par les pairs de l organisme pertinent. Lien : Comprendre l évaluation par les pairs : Processus (du début à la fin) : http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/39382.html 10